电力企业电子邮件系统安全管理
公司邮件平台管理制度
公司邮件平台管理制度一、总则为规范公司内部邮件通信渠道的使用，提高工作效率，保护公司信息安全，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内部所有员工在工作中使用邮件平台进行沟通和工作交流的行为。
三、邮件平台的使用规定1. 员工在使用公司邮件平台时需遵守国家相关法律法规和公司制度，不得进行任何违法行为。
2. 员工不得使用公司邮件平台发送、接收不当内容，包括但不限于淫秽色情、暴力恐怖、虚假谣言等内容。
3. 员工在使用公司邮件平台时，应注意保护公司信息安全，不得随意泄露公司内部机密信息。
4. 员工在处理邮件时需注意及时回复，对于紧急重要的邮件应尽快回复。
5. 员工不得滥发垃圾邮件，不得给同事发送无关工作的邮件。
四、邮件平台管理1. 公司对邮件平台进行统一管理，设置管理员对邮件平台进行监控和维护，保证邮件平台的正常运行。
2. 公司会定期对员工的邮件通信记录进行审查，检查是否有违规行为，并进行相应处理。
3. 公司对邮件平台进行备份，以防止重要邮件丢失或被篡改。
五、员工责任1. 员工应认真遵守本管理制度和公司其他相关规定，严格遵守公司邮件平台使用规范。
2. 员工应提高信息安全意识，妥善保护公司信息安全，不得泄露公司机密信息。
3. 员工应在工作中合理使用邮件平台，保证工作效率。
4. 员工不得私自使用公司邮件平台发送个人私事邮件，一律应该使用私人邮箱。
六、违规处罚1. 对于违反公司邮件平台管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应处理，包括但不限于口头警告、书面警告、扣减奖金、追究法律责任等。
七、其他1. 公司对本管理制度拥有最终解释权。
2. 本管理制度自发布之日起正式生效。
以上即为公司邮件平台管理制度，望所有员工严格遵守，共同维护公司信息安全和工作效率。
公司电子邮箱管理制度
公司电子邮箱管理制度第一章总则为规范公司电子邮箱使用，有效保护公司信息安全和加强内部沟通，制定本管理制度。
第二章适用范围本制度适用于公司内所有员工，包括全职员工、兼职员工、实习生等。
第三章电子邮箱管理1、公司将为每位员工提供一个专属的公司电子邮箱，员工应严格遵守邮箱使用规定，不得私自更改邮箱密码、删除已发送或接收的邮件等操作。
2、员工应当每日查收公司电子邮箱，并及时回复邮件，保证邮件及时交流。
3、公司电子邮箱只能用于工作相关事务，不得用于私人活动或非工作相关的信息传递。
4、员工应注意保护自己的邮箱账号和密码，不得向他人透露或泄露。
第四章邮件内容管理1、员工在发送邮件时，必须做到言之有据、客观真实，并严格遵守公司相关规定。
2、不得在公司电子邮箱发送或接收包含淫秽、暴力、色情、违法、违规内容邮件，一经发现将会受到严厉处罚。
3、不得在公司邮箱发送或接收商业广告、违规营销邮件等，一旦发现立即清理并通报领导。
第五章邮件安全管理1、员工应当妥善保管邮箱账号和密码，不得随意泄漏给他人。
2、不得将公司重要信息发送至非公司授权邮箱或非安全性邮箱，以防保密问题发生。
3、一旦发现自己的公司邮箱账号存在异常，应立即向公司信息安全部门报告，及时采取措施防范风险。
第六章违规处理1、发现员工违规使用公司邮箱的情况，一经确认，公司将按照相关规定给予相应的处罚，并可能引起法律责任。
2、公司将定期对员工的邮箱进行检查，如发现违规情况，将严肃处理。
3、员工如发现有违规行为，应及时向公司信息安全部门举报，公司将保护举报人的合法权益。
第七章附则1、本制度由公司信息安全部门负责解释和制定修改。
2、本制度自发布之日起执行。
3、员工对本制度有任何疑问或建议，可向公司信息安全部门提出。
公司电子邮箱管理制度旨在规范员工使用公司邮箱的行为，确保公司信息安全，并促进内部沟通。
只有严格遵守规定，才能更好的保护公司利益和员工的权益。
希望全公司员工共同遵守本制度，共同维护公司的和谐稳定发展。
浅谈电力网络安全管理及防御措施
浅谈电力网络安全管理及防御措施发布时间：2021-08-20T12:03:01.803Z 来源：《当代电力文化》2021年4月第10期作者：陈雨农[导读] 伴随着社会经济的发展进步，互联网发展速度越来越快，网络信息技术受到更多人的关注，多种多样的网络监控体系应运而生，并被应用到各种各样的工作当中，电力工作也不例外。
陈雨农国网福建省电力有限公司南安市供电公司，福建省南安市 362300摘要：伴随着社会经济的发展进步，互联网发展速度越来越快，网络信息技术受到更多人的关注，多种多样的网络监控体系应运而生，并被应用到各种各样的工作当中，电力工作也不例外。
网络监控系统被应用到电力工程当中，提升了电力生产工作网络监控体系的整体水平，确实能够提升工作成效，减轻更多工作人员的负担。
但是，网络监控体系仍存在着很多安全隐患，网络安全成为了电子监控系统运行时最大的难点和关键点。
关键词：电力网络；网络安全；安全管理；防御措施引言近年来，电力监控系统的外部环境发生了变化，系统网络不再独立封闭，更多的系统互联。
外部攻击源从单点个体变化为规模化团体攻击，攻击从个体行为向团队协作过渡，甚至国家级力量开始介入。
攻击技术在软件即服务等新技术的加持下，恶意代码获得便捷、多元、快速，攻击行为全天候，产生恶意代码变种的速度空前加快。
攻击手段趋于定制化、个性化、复杂化，APT技术运用越来越多。
工业自动化进一步发展，智慧电厂、互联如火如荼，广泛的互联互操作使生产网络趋向复杂，风险点增多。
1 提升电力监控系统网络安全的具体要求在整个电力监控系统中存在多种多样的问题，网络安全防护是非常重要的问题之一。
若要切实保障电力监控系统的网络安全，那么就必须按照相关要求进行网络安全防护工作。
实际上，电力监控系统网络安全防护工作就是必须保证相关数据资料不被侵犯或者盗取，保证所有重要的资料信息都被完好无损的保存下来。
管理人员必须提前制定好电力监控系统网络安全防护方案，防范黑客或者不法分子的入侵，利用一系列防护技术保障电力监控系统的安全。
网易企业邮箱安全说明
系统安全技术说明目录系统安全技术说明 (1)一、机房环境 (2)1.机房基本情况： (2)2.机房电力： (2)3.机房空调： (2)4.机房防灾防震： (2)5.机房门禁： (2)二、网络环境 (2)三、系统安全 (3)1.操作系统 (3)2.系统架构 (3)3.反垃圾和反病毒 (3)四、操作安全 (4)1.用户登录 (4)2.密码安全机制 (4)3.Webmail访问机制 (4)五、邮件传输安全 (4)1.WEB安全请求 (4)2.POP/SMTP over SSL (5)六、数据安全 (5)七、管理安全 (5)一、机房环境网易企业邮服务器架设在北京网易数据中心，该数据中心属于电信超大型数据中心级别，各种类型的专业设备保证了高品质服务的提供。
1.机房基本情况：机房建筑面积14000平方米，层高3.5米。
接地网严格接地，达到10级防静电标准。
2.机房电力：机房有三路市电供电，能防止部分地区的电力供应问题影响到机房的正常运作。
共有16套UPS保证供电，每套系统十分关心冗余互备，电池持续供电时间不短于4小时。
机房共配备了9台柴油发电机组，分别采用并机或单机后备方式，保证在三路市电同时意外断开后30秒内自动切换并正常供电。
对动力设备实时监控，7*24小时值班制度，保证设备维护及后勤保障迅速快捷。
3.机房空调：配备了100多台大型电信机房专用精密恒温恒湿空调，水冷机组6台，保证了机房的温度、湿度均保持在最佳运行状态。
4.机房防灾防震：独有的楼宇控制系统、加固的防地震建筑物，抗8级地震设计。
采用激光主动式早期火灾预警，温感、烟感双路感应消防预警及气体灭火系统，可以定点报警，多控制器设计可实现分区灭火。
5.机房门禁：设置IC卡门禁系统，公授权人员可以进入，并有登记制度及记录备查，保证机房硬件的安全。
二、网络环境对邮件系统网络拓扑进行了精心的设计，将网络分为公网和内网两部分，公网与内网在网络拓扑上互相隔离。
求公司邮箱管理制度
求公司邮箱管理制度
任何公司的邮箱管理制度都应该从明确政策目的开始。
该制度旨在指导员工正确使用公司
邮箱，保护公司信息资产，防止数据泄露，并确保符合相关法律和行业标准。
制度还应该
包括对违规行为的处罚措施，以增强执行力。
是用户账户管理。
公司应为每位员工分配唯一的邮箱账户，并根据员工的工作职责和需要
访问的信息等级设置不同的权限。
新员工入职时应及时提供邮箱账户，并在离职时立即关
闭其账户，以保护公司资料不被未授权人员访问。
邮箱使用规则是管理制度的核心部分。
公司应明确规定员工在使用邮箱时必须遵守的行为
准则，例如：不得发送含有病毒或恶意软件的邮件，不得泄露敏感信息，不得用于私人用
途等。
同时，应鼓励员工使用强密码，并定期更换，以提高账户安全性。
数据备份与恢复也是不可忽视的一环。
公司应定期对员工邮件进行备份，以防数据丢失或
损坏。
同时，应制定应急计划，以便在数据丢失或系统故障时能够迅速恢复邮件服务。
防垃圾邮件和防病毒措施也是必不可少的。
公司应安装有效的垃圾邮件过滤器和防病毒软件，以减少垃圾邮件和病毒对公司邮箱系统的侵扰。
员工也应被教育识别和处理垃圾邮件，以防止诈骗和病毒感染。
监督与审计是确保邮箱管理制度有效执行的关键。
公司应定期审查员工的邮件使用情况，
以确保遵守制度规定。
对于发现的违规行为，应及时采取纠正措施，并视情节轻重给予相
应的纪律处分。
浅析电力公司办公自动化（OA系统）网络安全
浅析电力公司办公自动化（OA系统）网络安全发布时间：2022-03-23T08:22:58.704Z 来源：《当代电力文化》2021年第25期作者：宋坤[导读] 计算机的普及运用使得电力企业办公实现了网络化，从整体上提高了企业人员的办事效率。
宋坤中国大唐集团有限公司内蒙古分公司摘要：计算机的普及运用使得电力企业办公实现了网络化，从整体上提高了企业人员的办事效率。
办公自动化（OA系统）使企业信息交流、资源共享更加方便，提高了办公效率，但同时也带来了网络安全问题。
办公自动化的安全保障是系统能够发挥有效作用的前提，安全保障不仅包括各项安全技术措施，而且要包括安全管理方面的措施，只有安全技术得到有效实施，同时安全管理制度得到保证，系统使用人员和管理的安全意识也得到增强，才能从根本上保证办公自动化（OA系统）安全可靠的运行。
关键词：电力企业办公自动化网络安全1.办公自动化（OA系统）在电力企业的应用电力企业OA系统是针对电力企业特有的管理模式，工作特点设计和实现的。
落实“双碳”目标，通过国有企业三年行动改革，实现高质量发展，所以信息化手段设计和电力企业OA系统的支撑是改革发展需要，不仅能够提高工作效率、减低成本，还能提升电力企业管理质量，优化管理流程，提高电力企业品质。
在办公自动化（OA系统）中，电力公司办公室是该系统核心，该部门主要是通过协同办公系统为企业管理者提供信息，与其他部门相互协调。
2.电力企业信息网络安全存在的问题信息网络安全的主要目标是保护网络信息系统，使其远离危险、不受威胁、不出事故。
从技术角度来讲，网络安全体现在几个方面：保密性。
防止信息泄漏给非授权的个人或实体，只允许授权用户访问的特性。
完整性。
信息在未经合法授权时不能被改变的特性，也就是信息在生成、存储或传输过程中保证不被偶然或蓄意的删除、修改、伪造、插入等破坏和丢失的特性。
可用性。
网络信息系统可被撞权实体访问并按需求使用的特性。
可靠性。
保障电力企业电子邮件系统安全的技术措施与管理方法
明文的方式来 发送和存储 的 ，这样就 又存 在着泄露企业机密及
个人 隐私 的安全威胁 。在电力企业 中， 电子 邮件系统承担了大量
的信息和财务金融数据 。这种攻击主要依赖 “ 伪造” 邮件 ， 收件 将 人指引到欺诈性站点 ， 诱骗用户输入机密的金融数据 ， 如信用 卡 号、 账户名、 口令等 。钓鱼活动 的诈骗者典 型情 况下通过假 冒的
科技情报开发与经济
文章编号 ：０ ５ ６ ３ （０ １２ 一 １ ５ ０ １０ — ０ ３２ １ ）７ Ｏ １ — ３
Ｓ Ｃ－ Ｅ Ｈ Ｉ Ｏ Ｍ ＴＯ Ｅ Ｅ Ｏ Ｍ Ｎ Ｎ ＣＮＭ
２１年 第 ２ 卷 ０ １ ｌ
第 ２ 期 ７
以作为电子邮件附件诱使用户打开或运行 ，它们 就可以破坏一
台主机系统的数据 ， 将计算 机变成可被远程控制 的网络僵尸 ， 甚
传统 的信息传输模式相 比， 电子邮件 具有很强 的实效性 。正是 由
于电子邮件应用的广泛性 ， 随之 而来 的安全 问题也 日渐突出 ， 迫
至可 以 导致 电力企业蒙受 巨大的损失。举个例子来说 ， 有一种特
（） ３ 垃圾 邮件 。垃圾邮件虽然不像病毒感染一样是一种明显 的威胁 ， 但是垃圾 邮件可以极快地淹没用户 的收件箱 ， 这就使 得 用户难于查看 合法 的电子邮件 。垃圾邮件问题 已经相 当严重 ， 以 至于用户会放弃某个 由垃圾 邮件摧毁 的电子邮件账户 。垃圾 邮 件还是钓鱼者和病毒制造者喜欢 的传播媒介。
电子邮件的安全经常被看作 是一个 独立的 问题 ，但实 际上 它是 几种不同威胁的混合物 ，这些威 胁都可 以单独地破坏计算 机及欺诈收件 人 ， 甚至攻击 整个局域 网， 而且可 以损害 Ｅ ｍａ 的 — ｉ ｌ 有效性 、 可靠性及人们对邮件 系统 的信任 。电子 邮件威胁可被分
网络和信息系统安全运行管理实施细则
网络和信息系统安全运行管理实施细则目录第一章总则 (2)第二章职责与分工 (2)第三章运行值班管理 (4)第四章事件管理 (4)第五章变更管理 (5)第六章网络管理 (5)第七章应用管理 (7)第八章机房管理 (9)第九章信息设备管理 (10)第十章账号管理 (13)第十一章信息资料管理 (14)第十二章备份管理 (15)第十三章耗材管理： (15)第十四章移动存储介质管理 (16)第十五章补丁管理 (18)第十六章漏洞管理 (19)第十七章日志审计 (19)第十八章外包管理 (20)第十九章人员管理 (21)第二十章附则 (22)第一章总则第一条为了保证XX有限公司(以下简称“XX公司”）网络和信息系统的安全运行,依据《天津市电力公司信息系统安全管理规定》等相关制度,结合XX公司实际,制定本实施细则.第二条本实施细则适用于公司所属各部门（以下简称“各部门”）.第二章职责与分工第三条XX公司党政领导一把手是信息系统的第一安全责任人；各部门的一把手是本部门信息系统安全的第一责任人。
信息安全考核纳入安全生产考核和经济责任制考核。
第四条XX公司信息系统为三级管理，XX公司建立信息化工作领导小组，运维检修部负责信息化工作的职能管理，是公司的归口管理部门，各部门是信息化工作的具体落实部门。
第五条XX公司信息化工作领导小组是公司信息安全的领导组织。
负责审定公司的信息安全管理有关规定，负责落实上级主管部门的安全管理防范的技术策略和信息安全管理有关规定.第六条XX公司安全监察质量部负责监督和考核公司信息系统的运行状况。
信息系统发生事故，按照《天津市电力公司信息系统事故调查及考核办法》，由安全监察质量部牵头组织事故分析，提出处理意见，运维检修部配合进行专业分析。
第七条运维检修部是公司信息化管理的职能部门,设置信息化管理专责。
主要工作：1、组织实施公司各项信息管理制度，做好监督、检查、指导信息安全管理及信息运行维护工作，组织实施安全防范措施。
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关于电力企业电子邮件系统安全管理探讨摘要：随着各国政府、企业事业单位逐步地实现办公自动化，普遍使用电子邮件系统来改善服务质量和提高工作效率，电子邮件的归档安全管理也就显得尤为重要。
本文简述了公务电子邮件管理，并针对邮件系统的安全问题进行了简要分析，结合实际情况提供了行之有效的技术措施和管理办法供电力企业电子邮件系统的管理人员参考。
关键词：电子邮件；系统安全；技术措施；管理方法；电力企业中图分类号：tu714文献标识码：a文章编号：abstract:with the governments, enterprises and institutions to realize office automation, the widespread use of e-mail system to improve the quality of services and improve the work efficiency, email archiving safety management becomes very important. this paper describes the official e-mail management, and for the mail system security problem undertook brief analysis, combined with the actual situation to provide the effective technical measures and management measures for power enterprise email system management of reference.key words: e-mail; system security; technical measures; management method; electric power enterprise引言电子邮件广泛应用于全国各种类型的政府机关和企事业单位的行政事务处理、信息交流和相关业务活动中，为异地办公和文件信息化管理提供了便利条件。
其传输速度快、表述效率高、实现异地通信、保证多种形式的信息交流和费用低廉等特性,简化了机关企业的工作流程，提高了工作效率。
与传统的信息传输模式相比，电子邮件具有很强的实效性。
正是由于电子邮件应用的广泛性，随之而来的安全问题也日渐突出，迫切需要解决。
电子邮件系统是一个开放的系统，假冒地址、垃圾邮件等令人烦恼不堪，服务器也不堪重负。
同时，电子邮件是以明文的方式来发送和存储的，这样就又存在着泄露企业机密及个人隐私的安全威胁。
在电力企业中，电子邮件系统承担了大量文件及工作信息的传输任务，邮件内容的安全就变得尤为重要，只有做到有效的技术措施与科学的管理方法相结合才能消除安全隐患，捍卫企业利益。
1公务电子邮件的归档管理电子邮件作为电子文件的一种，不再是直观的纸质文件，需要借助现代电子设备进行管理和利用。
网络的普遍应用，办公自动化的逐步成熟，使得大量的电子邮件产生于电子邮件系统上。
电子邮件系统是产生和接收电子信息的数据系统，不存在文件的保存、利用与处置等功能，因而缺乏对文件保存和文件管理最基本的支持。
第一，电子邮件系统的有限容量已经无法应付电子邮件源源不断地产生，且其中很大一部分电子邮件信息只有短暂的价值，使用后不必保存或暂时性保存。
第二，保存在电子邮件系统中的邮件，由于系统的功能缺失，无法快速检索或搜索到所需信息，导致邮件信息的可获取性和可利用性较差。
第三，电子邮件系统缺乏对邮件信息证据的保存。
作为电子证据的一种，电子邮件具有对高科技物质介质的依赖性，如对计算机硬盘及服务器的依赖。
电子邮件证据本身具有易被破坏性，如在生成、存储、传送与接收、收集等诸多环节中都可能被改变，且被破坏后不易留下痕迹，从而影响了电子邮件证据的真实性。
为保证公务电子邮件的质量控制和法律效应，公务电子邮件的归档管理应当充分考虑电子文件属性要求，实现电子邮件的文档一体化管理。
根据《iso15489文件管理国际标准》，电子文件的属性要求真实性、可靠性、完整性和可用性。
真实性，即文件与其用意相符；文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；文件的形成或发送与其既定时间一致。
可靠性指文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据。
完整性指文件是齐全的，并且未加改动。
可用性则说明文件可查找、可检索、可理解、用户性能好、高利用率等。
2电子邮件面临的威胁电子邮件的安全经常被看作是一个独立的问题，但实际上它是几种不同威胁的混合物，这些威胁都可以单独地破坏计算机及欺诈收件人，甚至攻击整个局域网，而且可以损害e－mail的有效性、可靠性及人们对邮件系统的信任。
电子邮件威胁可被分为几种不同的种类：（1）病毒、蠕虫、特洛伊木马。
这3种罪大恶极的恶意代码可以作为电子邮件附件诱使用户打开或运行，它们就可以破坏一台主机系统的数据，将计算机变成可被远程控制的网络僵尸，甚至可以导致电力企业蒙受巨大的损失。
举个例子来说，有一种特洛伊木马称为键盘记录器，它可以秘密地记录系统活动，可以导致恶意用户访问公司的财务信息及其他资源。
（2）网络钓鱼。
钓鱼攻击可以利用社交网络工程，窃取个人的信息和财务金融数据。
这种攻击主要依赖“伪造”邮件，将收件人指引到欺诈性站点，诱骗用户输入机密的金融数据，如信用卡号、账户名、口令等。
钓鱼活动的诈骗者典型情况下通过假冒的身段来隐藏自己，这些身份是通过从银行、在线交易商、信用卡公司等窃取的。
（3）垃圾邮件。
垃圾邮件虽然不像病毒感染一样是一种明显的威胁，但是垃圾邮件可以极快地淹没用户的收件箱，这就使得用户难于查看合法的电子邮件。
垃圾邮件问题已经相当严重，以至于用户会放弃某个由垃圾邮件摧毁的电子邮件账户。
垃圾邮件还是钓鱼者和病毒制造者喜欢的传播媒介。
3技术措施据统计，87％的电脑病毒是通过邮件互相传染的，而病毒又能产生大量的垃圾邮件，采用多项防御手段保护邮件系统的安全已成为企业必备的安全措施。
让这些措施构成对付网络威胁的铜墙铁壁。
3.1邮件安全网关邮件网关是目前最受企业用户关注的邮件安全产品，邮件网关可以保护邮件服务器不受各种形式的网络攻击，同时为邮件用户提供：屏蔽垃圾邮件、查杀电子邮件病毒（包括附件和压缩文件）和实现邮件内容过滤（包括各种附件中的内容）等功能。
结合邮件服务器工作原理以及新型邮件系统构架，邮件网关有效地以网关形式从网络层到应用层为邮件服务体系提供安全保护，避免在每一种邮件服务器上都开发相应的防病毒、防垃圾、防攻击等功能模块。
增加邮件网关后，邮件系统可以长时间稳定工作，各种病毒邮件、垃圾邮件基本被拒之门外；同时对于各种针对邮件服务器的攻击，邮件网关都能进行邮件的防范，更可以在应用层有效保护邮件的投递。
这种新型构架和体系代表了今后邮件系统构架发展的潮流和方向。
3.2防火墙许多企业级防火墙不但可以阻止网络攻击，还可以通过过滤附件中的恶意代码而保障邮件系统的安全性。
当然这需要企业预先设置相关的规则。
3.3加密既要防止恶意的邮件到达用户桌面，又要保护向外发出的邮件安全，最简单的方法就是采用加密，即将外发的消息变为一种非授权的人员不可阅读的形式。
在发送电子邮件的过程中，用户还可以采用加密的传输通道。
3.4合理运用反病毒工具就目前来看，许多反病毒工具都可以嵌入到邮件客户端，并可以查找和清除邮件中的病毒、蠕虫、特洛伊木马等。
如卡巴斯基等软件都具有此功能。
4信息系统中电子邮件管理方法4.1妥善保管电子邮件地址不要把邮箱的电子邮件地址随意泄露。
核实列于收件人和抄送文本框中的邮件接收人确实有权接收消息，并且确保在这个过程中不会暴露他人的电子邮件地址。
关于保护他人邮件地址不被公开，这里有几种简单方法。
首先，如果需要让其他同事的邮箱地址不被其他外部消息接收者看到，不妨用密送功能。
其次，转发邮件时，把他们的邮箱地址从消息中去除。
这花不了多少时间，却可以减少让同事的电子邮件地址在网络空间内疯狂复制繁衍的机会。
4.2明智地处理附件电子邮件的附件消耗了过多的邮件服务器的存储空间和网络带宽，而且对病毒的发作难辞其责，可是，它们又常常是传送文件的最简单方法。
当用户发送附件时，就请确保按以下指导方针进行：（1）不要附加大文件；任何大于1 mb或者2 mb的东西都不应该通过电子邮件发送。
（2）限制消息所含附件的数量为5个或者更少。
（3）把附件保存到硬盘上，然后删除包含此附件的电子邮件消息。
（4）不要打开突如其来的附件，不要打开不知来自何方的附件。
（5）打开附件前，每次都先用反病毒软件扫描一遍。
在没有得到无毒的确认之前，永远不要点击附件。
（6）不要给接收人转发他们不能访问的附件。
如果附件的使用需要运行某个不常见的新应用程序，就先在邮件中说明白。
5文件管理的公务电子邮件归档系统的功能实现基于文件管理思想的基础和成熟信息技术的保障，现在公务电子邮件归档系统基本实现了邮件归档、存储、索引、查找和统计等功能。
5.1公务电子邮件文件的检索公务电子文件归档系统提供快速、便捷的查询功能，使用简洁，用户界面友好，可以通过发件人、收件人、主题等信息对邮件进行查询。
5.2公务电子邮件文件的查看当用户从电子邮件归档系统中检索到需要查看的历史邮件，可以通过web的界面直接浏览邮件的内容。
在web界面中，显示了邮件头、发件人、收件人、主题、正文等主要的邮件属性。
5.3公务电子邮件文件的统计利用由于邮件的归档是保存在数据库中的，电子邮件归档系统提供web方式的数据库管理和存储报表的界面。
这项功能向管理员提供了归档内容对数据库和磁盘空间的使用情况，便于管理员及时了解存储空间增长的趋势，以便随时做出调整。
6结语电子邮件作为承载信息、传递信息的新生媒介，其本身还具有法律凭证、辅助业务等档案功能。
通过建立具有文件管理思想的电子邮件归档系统，对电子邮件进行前端控制，从电子邮件的产生过程、传输过程、收集整理过程进行全程监控式管理，运用动态思维的视角观测活动的全局和整个过程，使得电子邮件信息资源得到全方位、全范围和全阶段的管理和利用。
参考文献[1]刘海明.信息安全中的信息隐藏技术及其应用[j].科技信息,2009(6)[2]肖妍．议电子邮件管理政策的制定[j]．山西档案，2005,(1):32-34。