第5讲 表的操作(二)

计算机应用基础（ACCESS）教案第4章表的基本操作（二）【主要讲授内容】4.5 输入与编辑记录4.6 显示表中数据4.7 数据表的排序与索引4.8 建立表间关联关系【重点与难点】1. 重点：输入与编辑记录、显示表中数据2．难点：建立表间关联关系【教学要求】1．输入与编辑记录、显示表中数据的操作方法2．熟悉工具栏各按钮含义及作用【实施方法】模拟实验室（教务成绩管理）进行课堂讲授、演示、讲练结合。

【学时安排】2学时【教学设备】电脑、投影、PowerPoint软件、Access 2003软件【教学准备】模拟实验室资料（教务成绩管理资料,包括:学生信息表、课程情况表、学生成绩表）；PowerPoint教学演示幻灯片讲授新课：4.5 输入与编辑记录当数据库的表结构创建好以后，用户就可以向表中添加数据了。

一个表有了数据才是一个完整的表。

本节介绍对数据的基本操作，即添加数据、修改数据、删除数据和计算数据等操作。

4.5.1 从键盘输入记录从键盘输入记录在表的“数据表视图”窗口中进行，在输入记录的同时也可以修改记录。

例4.12 编辑“学生”表的“照片”字段数据值为图片。

4.5.2 数据的导入与导出Access系统的导入和导出功能实现了在不同的程序之间进行数据的共享。

1．导入数据导入数据是把数据从另一个应用程序或数据库中加入到Access表中，或将同一数据库中其他表的数据复制到本表中，既可以简化用户的操作、节省用户录入记录的时间，又可以充分利用所有的数据。

可以导入的数据可以是文本、Excel电子表格和数据表等。

例4.13将Excel工作表中的学生成绩数据导入“成绩”表中。

3．导出数据Access数据库中的数据不仅可以供数据库系统本身使用，也可以允许其他的应用项目共享。

也就是说，Access可以按照外部应用项目所需要的格式及其数据形式导出数据，从而实现数据的共享。

例4.14将“学生”表转化为Excel电子表格。

4.5.3 编辑记录编辑记录包括添加记录、删除记录、修改数据和复制数据等，编辑记录的操作在”数据表视图”窗口下进行。

在Access中，数据的显示与存储是同步的，即无须保存，数据库中的数据可以立即改变。

1．定位记录在“数据表视图”窗口中打开一个表后，窗口下方会显示一个记录定位器，该定位器由若干个按钮构成，如图4.38所示。

定位记录的方法如下：●使用定位器中的“第一条”、“上一条”、“下一条”和“最后一条”等按钮定位记录。

●在记录编号框中直接输入记录号，然后按回车键。

●直接将光标定位在指定的记录上。

图4.38 记录定位器2．选择数据选择数据可以分为在行的方向选择记录和在列的方向选择字段以及选择连续的区域。

（1）选择记录（2）选择字段（3）选择部分区域的连续数据3．添加记录在Access中，只能在表的末尾添加记录，4．删除记录在“数据表视图”窗口中打开表，选定要删除的记录，然后选用以下方法之一：方法一：按【Delete】键。

方法二：按【Ctrl+-】组合键。

方法三：单击工具栏上的删除记录按钮。

方法四：选择“编辑”菜单中的“删除记录”命令项。

方法五：单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令项。

不论使用以上哪种方法，系统都会弹出一个提示框，让用户确认是否删除选定的记录，如图4.39所示。

5．修改数据修改数据是指修改某条记录的某个字段的值，先将鼠标定位到要修改的记录上，然后再定位到要修改的字段，即记录和字段的交叉单元格，直接进行修改。

6．复制数据复制数据是指将选定的数据复制到指定的某个位置，复制数据可以减少重复数据或相近数据的输入。

7．查找和替换查找数据是指在表中查找某个特定的值，替换是指将查找到的某个值用另一个值来替换。

在Access中，选择“编辑”菜单的“查找”和“替换”命令项，完成查找和替换功能，查找的范围可以指定在一个字段内或整个数据表。

例4.15在“学生”表中查找专业为会计的记录。

4.6 显示表中数据显示表中数据最快的方法是使用数据表视图。

数据表视图中显示的内容是由一系列可以滚动的行和列组成的。

为了使用方便，用户可以定制数据表视图窗口及其功能，如改变其外观、筛选数据和限制对字段的访问等。

4.6.1 浏览记录1．浏览记录操作打开“数据表视图”窗口即可浏览记录。

2．改变“数据表视图”窗口可以按照不同的需求定制“数据表视图”窗口，如改变行高和列宽、重新安排列的位置、显示或隐藏表格线等。

4.6.2 筛选记录进行筛选共有5种方法，分别是：按窗体筛选、按选定内容筛选、内容排除筛选、高级筛选、筛选目标，这5种方法都可以指定一个或多个筛选条件，也都可以对两个以上字段的值进行筛选。

1．按选定内容筛选例4.17 只显示“学生”表中女生的记录，2．内容排除筛选“按选定内容筛选”实际上是判断某个字段的值是否等于选定的值，也可以按某个字段的值是否不等于选定的值，这就是“内容排除筛选”。

例4.18 在“学生”表中筛选不是英语专业的记录。

3．筛选目标“筛选目标”这种筛选方式实际上是在“筛选目标”文本框中输入筛选条件，然后将某个字段的值满足指定条件的记录筛选出来。

例4.19 在“学生”表中筛选入学成绩在550分以下的记录。

4．按窗体筛选按窗体筛选记录时，Access将数据表显示成一个记录的形式，并且每个字段都是拉列表框，用户可以在每个列表框中选择一个值作为筛选的内容。

例4.20 在“学生”表中筛选出女生中的团员。

5．高级筛选高级筛选是在“筛选”窗口设置筛选条件，可以设置复杂的筛选条件，还可以对筛选结果设置显示的顺序，即对筛选结果排序，更重要的是，还可以实现按参数筛选。

例4.21在“学生”表中筛选出1988年以前出生（不含1988年）的男生，并按学号降序输出。

例4.22 在“学生”表中对“学号”字段创建参数筛选，操作步骤如下：输入不同的学号值，就可以筛选出不同学号的记录。

4.6.3 显示指定的列在”数据表视图”窗口中浏览记录时，如果表中的字段较多、列宽也较大时，有些字段就不能显示在”数据表视图”窗口，此时可移动水平滚动条，显示想查看的字段。

为了避免移动水平滚动条带来的诸多不便，Access系统提供了冻结列的操作，对于一些不想浏览的数据也可以使用隐藏列的操作。

1．冻结列有时希望表中的某些列在屏幕上固定不变，当滚动显示其他列时，这些列不随其他列的滚动而移动，这就需要将这些列冻结起来。

冻结某些列时，先在字段名处选定要冻结的列，然后选择“格式”菜单中的“冻结列”命令项即可，这时，被冻结的列始终显示在窗口的最左边。

用同样的方法还可以继续将其他的列冻结。

如果这些列不再需要冻结时，可以取消，方法是选择“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令项。

2．隐藏列隐藏表中列的操作可以限制表中字段的显示个数，隐藏起来的字段若要再使用，可撤销字段的隐藏。

（1）隐藏某些列。

隐藏列的操作比较简单，在“数据表视图”窗口中，选定要隐藏的列，然后选择“格式”菜单中的“隐藏列”命令项，这时，选定的列就被隐藏起来。

（2）显示被隐藏的列。

显示被隐藏的列要使用菜单命令4.7 数据表的排序与索引创建表并录入记录时，这些记录的顺序是按数据输入的先后顺序排列的，但是在实际应用中，原始排列顺序不一定能满足不同的使用要求。

在Access中，提供了两种重新组织数据表中记录顺序的方法：排序与索引。

4.7.1 对表中数据进行排序排序是按一个或多个字段值的升序或降序重新排列表中记录的顺序，在Access中，排序的规则如下：●英文按字母顺序，大小写视为相同。

●汉字按拼音字母顺序。

●数字按大小。

●日期和时间字段按先后顺序。

●如果某个字段的值为空值，则按升序排序时，包含空值的记录排在最开始。

●备注型、超级链接型或OLE对象不能进行排序。

对一个表排序后，保存表时，将保存排序的结果。

可以使用“记录”菜单中的“排序”命令项和“应用筛选/排序”命令项进行排序，如图4.51所示，下面分别介绍它们的使用。

1．使用“排序”命令项使用“排序”命令项可以在”数据表视图”窗口中对记录进行排序。

例4.23对“学生”表按“出生日期”字段升序对记录进行排序。

操作步骤如下：例4.24 对“学生”表中的记录按“性别”和“出生日期”两个字段降序排序。

2．使用“应用筛选/排序”命令项例4.25对“学生”表中的记录按“性别”和“入学成绩”两个字段排序，其中“性别”字段为升序，“入学成绩”字段为降序。

4.7.2 数据表的索引索引是表记录排序的另一种方法，其主要目的是为了加快查询的速度，类似于利用拼音检索来查字典。

一个没有设置索引的表就如同一本未经整理的散乱数据的字典，如果要查找某个字，就必须一页一页逐步去翻阅，耗时又费工。

字典通常会按照拼音的顺序来编排，其目的就是让用户快速、准确查到所需的字。

1．索引的概念数据表的索引是通过索引字段的值与数据之间的指针来建立索引文件，以图4.55为例来说明：指定表的“学号”字段为索引字段，以此字段值作为索引文件的值，而索引文件中的指针会指向表所对应的索引字段值所在的记录。

每当添加一条记录时，此记录索引字段的值会决定其存放表中的位置，同时存放位置的指针及索引字段的值会依其顺序加入索引文件中。

图4.55 索引示意图这样的存放方式在查询此字段时，可通过索引值所对应的字段，快速找到该条记录。

在Access中，除了OLE对象型、备注型数据不能建立索引外，其余类型的字段都可以建立索引。

2．索引的类型索引主要有以下几种类型：（1）主索引。

主索引是指索引字段或索引表达式的值是惟一的，不能重复。

也就是说，有重复值的索引字段或索引表达式是不能创建主索引的。

对已创建主索引的字段输入数据时，如果输入重复值，系统会提示操作错误。

同一个表中只能建立一个主索引。

（2）惟一索引。

惟一索引也是指索引字段或索引表达式的值是惟一的，不能重复。

但同一个表中可以建立多个惟一索引。

（3）普通索引。

普通索引是指索引字段或索引表达式的值是可以重复的。

如果表中多个记录的索引字段或索引表达式相同，可以重复存储，并用独立的指针指向各个记录。

3．创建索引在Access中，可使用单个的字段或多个字段的组合作为索引关键字。

创建索引时，可以在表的“设计视图”中创建，也可以在“索引”对话框中设置。

（1）创建单字段索引。

例4.26 对“学生”表中的“专业”字段创建普通索引。

操作步骤如下：（2）创建多字段索引。

进行索引排序时，有时希望先按第一字段进行排序，若字段值相同时再按第二字段值进行排序，这时可利用“索引”对话框创建多字段索引。

例4.27对“学生”表按“性别”字段升序和“出生日期”字段降序创建普通索引。

4．维护索引在表的“设计视图”和“索引”对话框中，都可以对表的索引进行修改或删除操作。

（1）在表的“设计视图”中维护索引（2）在“索引”对话框中维护索引例4.28按照上面的操作步骤，将“学生”表中的“学号”字段设置为主键。