办公室日常事务
办公室日常事务工作总结7篇
办公室日常事务工作总结7篇办公室日常事务工作总结 1一年来，我热衷于本职工作，严格要求自己，摆正工作位置，时刻以“谦虚”、“谨慎”、“律己”的态度开展每一项工作，在局领导和全体同事的共同指导帮助下，通过自身的学习和工作，取得了一定的成效，很好地履行了岗位职责。
现将一年来工作情况作如下工作总结：一、办公室的日常管理工作办公室对我来说是一个全新的工作领域。
作为办公室的主任，自己清醒地认识到，办公室是总经理室直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，推动各项工作朝着既定目标前进的中心。
办公室的工作千头万绪，在文件起草、提供调研资料、数量都要为决策提供一些有益的资料，数据。
有文书处理、档案管理、文件批转、会议安排、迎来送往及用车管理等。
面对繁杂琐碎的大量事务性工作，自我强化工作意识，注意加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，至今基本做到了事事有着落。
1、理顺关系，办理公司有关证件。
公司成立伊始，各项工作几乎都是从头开始，需要办理相关的手续及证件。
我利用自己在xx部门工作多年，部门熟、人际关系较融洽的优势，积极为公司办理各类证件。
通过多方努力，我只用了月余时间，办好了证书、项目立项手续产权证产等。
充分发挥综合部门的协调作用。
2、及时了解情况，为领导决策提供依据。
作为x企业，土地交付是重中之重。
由于拆迁和我公司开发进度有密切关联，为了早日取得土地，公司成立土地交付工作小组。
我作小组成员之一，利用一切有利资源，采取有效措施，到、拆迁办等单位，积极和有关人员交流、沟通，及时将所了解的拆迁信息、工作进度、问题反馈到总经理室，公司领导在最短时间内掌握了及拆迁工作的进展，并在此基础上进一步安排交付工作。
3、认真做好公司的文字工作。
草拟综合性文件和报告等文字工作，负责办公会议的记录、整理和会议纪要提炼，并负责对会议有关决议的实施。
认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作;公司所有的文件、审批表、协议书整理归档入册，做好资料归档工作。
办公室日常事务处理及注意事项
办公室日常事务处理及注意事项办公室是一个高效运作的地方，日常事务处理的顺畅与否直接影响着工作效率和团队合作。
本文将详细介绍办公室日常事务处理的注意事项，帮助您更好地管理和组织办公室事务。
一、文件管理1. 文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，例如合同文件、财务文件、人事文件等。
可以使用文件夹、标签或数字编号等方式进行分类。
2. 文件命名规范：为了方便查找和辨识，建议使用简洁明了的文件命名规范，如日期+文件名或项目名+文件名等。
3. 文件归档：定期清理桌面和电脑中的文件，将不再需要的文件进行归档存储，以保持工作环境的整洁和效率。
二、会议安排和管理1. 会议前准备：提前确定会议的目的、议程和参会人员，并将相关资料提前发送给参会人员，以便他们做好准备。
2. 会议纪要：会议结束后及时整理会议纪要，并发给与会人员，确保大家对会议内容有清晰的了解和回顾。
3. 会议时间管理：合理安排会议时间，避免时间冲突和浪费。
对于长时间的会议，可以适当安排休息时间，以提高参与者的专注度和效率。
三、日程管理1. 日程安排：合理规划每天的工作日程，根据工作的紧急程度和重要性进行任务的排序和安排。
2. 时间分配：合理安排工作时间和休息时间，避免长时间连续工作导致疲劳和效率下降。
3. 时间管理工具：可以使用日历软件或时间管理工具来帮助记录和管理日程，提醒重要事项和任务的截止日期。
四、邮件和文件传递1. 邮件管理：及时回复和处理邮件，避免邮件堆积和遗漏。
对于重要的邮件，可以使用标签或星标来标记，以便后续查找和追踪。
2. 文件传递：对于需要传递文件的情况，可以使用云存储或共享文件夹的方式，确保文件的安全和及时传递。
3. 保密性：对于涉及机密信息的文件和邮件，要注意保密性，避免泄露和不当使用。
五、办公设备和环境管理1. 办公设备维护：定期检查和维护办公设备，确保其正常运行和安全使用。
2. 办公环境整洁：保持办公室的整洁和清洁，定期清理桌面和办公区域，营造一个舒适和高效的工作环境。
综合办公室日常事务
综合办公室日常事务综合办公室日常事务对于一个组织来说非常重要。
它确保公司及其员工能够高效地运作，并能够顺利完成各项任务。
下面是综合办公室日常事务的一些重要方面：1.文书工作：综合办公室负责处理和管理公司的各种文件和文件夹。
这包括文件的存档和检索，准备和处理商务函件以及其他日常文书工作。
综合办公室还负责确保所有文书工作符合公司的标准和要求。
2.行政支持：综合办公室提供给员工和管理层的行政支持。
这包括为会议和活动安排日程，制定会议议程和记录会议纪要，为员工提供必要的信息和支持，协助处理日常时间表安排等。
综合办公室也负责协调和监督外部服务提供商，如保洁服务、IT支持等。
3.办公设备维护：综合办公室是负责维护和管理办公设备的部门。
这包括打印机、复印机、传真机、电脑等办公设备的维护和修理，确保这些设备的正常运作。
综合办公室还需要定期检查保养办公电器以确保安全使用，并要保持设备和文件的安全性。
4.办公用品采购：综合办公室负责采购和管理办公用品。
它需要与供应商进行联系和协商，确保公司在办公用品上获得合理的价格和优质的产品。
综合办公室还需要定期检查办公用品的库存，并根据需要及时补充。
5.电话和邮件管理：综合办公室负责接听和处理公司的电话和邮件。
这包括回答来电的查询，转接电话给适当的人，处理重要和紧急邮件，并及时传达给相关人员。
综合办公室还负责记录并跟踪公司收到的邮件，确保邮件能够安全地送达给收件人。
6.外访协调：综合办公室也负责协调公司的外访活动。
这包括为员工安排出差行程，预订机票和酒店，处理签证和护照办理手续，提供必要的旅行信息和支持等。
综合办公室还需要确保员工在外访期间的安全和顺利进行。
7.信息管理：综合办公室负责管理和保护公司的信息。
这包括确保公司的机密信息不被泄露，管理电子文档和数据库，设立和执行数据备份策略，确保公司的信息安全。
总之，综合办公室日常事务对于一个组织的顺利运作至关重要。
它涵盖了文书工作、行政支持、办公设备维护、办公用品采购、电话和邮件管理、外访协调和信息管理等多个方面。
办公室日常事务工作总结6篇
办公室日常事务工作总结6篇办公室日常事务工作总结 11. 认真做好办公室的文件归档整理工作。
特别是配合了工程部对合同的管理。
2. 完成了公司的证照年审、变更工作由于公司股东和法人发生了变化，对公司工商执照、组织代码证等证照进行了了变更并在6月x日之前完成了所有证照的年检工作。
3. 完成公司各项会议、接待等后勤工作。
对在公司召开的会议，会前做好各项准备工作，保证会议按时召开，会后完成记录。
完成了20xx年召开的开工仪式的酒店预订车辆的接送。
以及职工食堂就餐、住宿等后勤工作4. 完成了办公室日常费用的报销和预算工作。
5. 完成了职工的工资发放和个税等交纳工作。
6. 严格用章管理，明确了重要印章登记使用程序。
7. 在经理室的领导下完成了公司组织结构调整及工作流程编制工作。
8. 努力做好公司内部各部门之间的协调、沟通工作。
9. 编制和汇总了公司各项规章制度。
10. 做好公司保洁卫生和安保工作。
11. 做好公司人事、劳资管理工作。
根据公司需求与聘用人员签订了劳动合同，办好了职员的缴纳社保各项手续和交费，解决了员工的后顾之忧。
办公室日常事务工作总结 2过去的一年，综合办公室在公司领导的关心和帮助下，在全体员工的不懈努力下，各项工作有了一定的进展，为工作奠定了基础，创造了良好的条件。
为了总结经验、寻找差距，促进部门各项工作再上一个台阶，现将工作总结汇报如下。
一、综合办公室行政管理工作：1、认真做好综合办公室的文件整理工作1月至11月，按照公司要求拟定综合性文件、报告96份;整理对外发文167份;整理外部收文125份，综合办公室已认真做好相关文件的收、发、登记、分发、文件和督办工作，以及对文件资料的整理存档工作。
2、协助公司领导，完善公司制度根据公司运行工作实际，协助公司领导相继完善了《规章制度汇编》、《员工手册》等规章制度。
通过这些制度，规范了公司员工的行为，增加了员工的责任心。
对在公司召开的会议，会前做好签到本、茶水、椅子、会议通知、车辆接送等各项准备工作，保证会议按时召开。
办公室工作清单
办公室工作清单办公室工作清单是一份详细列出办公室日常工作任务的文档，它可以帮助办公室员工和管理人员更好地组织和安排工作，提高工作效率和准确性。
以下是一份典型的办公室工作清单，包括办公室日常事务、文件管理、会议安排和沟通协调等方面的任务。
一、办公室日常事务1. 打印和分发文件：根据需要打印和复印文件，并按照指示进行分发。
2. 信件和包裹处理：负责接收、分类和分发信件和包裹，并及时通知相关人员。
3. 电话接听和转接：接听来电并根据需要转接给正确的人员或部门。
4. 材料采购和库存管理：负责办公用品的采购和库存管理，确保办公室物资的充足和及时更新。
5. 接待来访者：热情接待来访者，并提供必要的协助和指引。
6. 办公室设备维护：负责办公设备的维护和保养，及时处理设备故障或报修。
二、文件管理1. 文件整理和归档：负责文件的整理、分类和归档，确保文件的有序存放。
2. 文件检索和传递：根据需要检索文件，并及时传递给需要的人员。
3. 文件备份和存储：定期进行文件备份，并妥善存储备份文件，以防数据丢失。
三、会议安排1. 会议日程安排：根据需要安排会议时间和地点，并通知相关人员。
2. 会议材料准备：负责会议材料的准备和分发，确保与会人员提前收到相关资料。
3. 会议记录和汇总：记录会议内容和决议，并及时汇总和分发会议纪要。
四、沟通协调1. 内部沟通：负责组织内部沟通，包括办公室的通知、公告和内部邮件的发送。
2. 外部沟通：与外部合作伙伴、客户和供应商保持良好的沟通，解答相关问题和提供协助。
3. 行政支持：为办公室员工提供行政支持，包括行程安排、会议预订和出差安排等。
以上是一份典型的办公室工作清单，根据实际情况和工作需求，可以进行适当的调整和补充。
通过合理使用办公室工作清单，可以更好地组织和管理办公室工作，提高工作效率和准确性，确保工作任务的顺利完成。
办公室工作清单
办公室工作清单一、日常办公事务1. 管理文件和文档：- 建立并维护文件管理系统，确保文件的分类、整理、存档和检索工作顺利进行；- 确保文件的保密性和安全性，制定文件保密措施；- 定期清理档案室，归档或者销毁过期文件。
2. 会议安排和协调：- 安排会议时间和地点，并提前通知预会人员；- 准备会议议程和相关资料，并确保在会前分发给预会人员；- 跟进会议决议和行动计划的执行情况。
3. 电话和邮件管理：- 及时回复和处理来电和电子邮件，确保信息的及时传递和沟通；- 建立并维护联系人数据库，方便快速查找和联系相关人员；- 整理和归档重要的电话和邮件记录，便于后续查询和追踪。
4. 接待来访人员：- 提前了解来访人员的身份和目的，并做好接待准备；- 安排来访人员的接待事宜，包括接待时间、地点和接待人员；- 提供必要的协助和指引，确保来访人员得到良好的接待体验。
5. 办公用品和设备管理：- 根据需要及时采购办公用品和设备，并确保库存充足；- 维护办公设备的正常运行，定期检查和保养设备；- 跟踪办公用品和设备的使用情况，及时处理维修和更换。
二、行政支持和协调1. 人事行政支持：- 协助人事部门进行员工招聘和入职手续，包括发布招聘信息、安排面试和办理入职手续等；- 维护员工档案和人事信息，确保信息的准确性和完整性；- 协助处理员工的请假、离职和转岗手续。
2. 差旅和会务安排：- 协助安排员工的差旅事宜，包括预订机票、酒店和交通工具等；- 组织和协调公司内外部会议、培训和活动，包括会议室预订、设备准备和餐饮安排等；- 跟进差旅和会务费用的报销和结算。
3. 办公室维护和安全：- 负责办公室的日常维护和清洁工作，确保办公环境整洁和舒适；- 跟踪办公室设施和设备的维修和保养，及时处理故障和问题；- 负责办公室安全管理，制定和执行安全措施和应急预案。
4. 公司对外联络：- 负责公司对外联络工作，包括与客户、供应商和合作火伴的沟通和协调；- 维护良好的与外部联系人的关系，建立并更新联系人数据库；- 协助处理客户投诉和问题，确保及时解决和回复。
办公室日常事务工作总结6篇
办公室日常事务工作总结6篇办公室日常事务工作总结 1以做好每一项工作为前提，突破办公室工作中“按部就班”的传统思维，一丝不苟做好办公室的重点工作1、参谋辅助力求抓住关键。
积极按照全局的工作部署，紧扣全局中心工作，密切关注和把握不同阶段的工作动态和工作重点，前瞻思考，超前谋略，尽力发挥参谋辅助作用。
2、办文办会力求精炼。
认真执行机关公文处理条例，严格把好行文关、会签关、政策法规关、文字关和格式关，切实提高公文质量;建立健全文秘工作责任机制，不断提升文秘人员写作能力。
认真做好各项会议的会务筹备工作，力求达到会议目的，收到实际效果。
3、信息督查力求落到实处。
按照政务信息上报的要求，确保各项工作信息快速报送，切实发挥作用，坚持全方位、多领域、多角度的报送信息。
进一步落实督查制度，及时了解掌握贯彻落实过程中的进展情况和存在的问题，并认真抓好督办情况的反馈工作，务求事事有着落、件件有结果。
办公室日常事务工作总结 2(一)重细节，做好文秘管理工作。
全年共收发文件995余件，电话通知420余个，网络通知50余个，均及时反馈领导批办，未出现遗漏，确保了全局工作顺利推进。
(二)重规范，做好文印管理工作。
一是文件分类。
按性质分类、登记编号、报领导审批、分类传递、传阅，督促相关科室完成任务，最后整理存档。
二是各种报刊、杂志按顺序整理归档，以备查阅学习。
三是印文管理。
印发红头文件55篇，下发通知22篇，今年上线了与市政府公文网上传输。
四是加强印章使用管理，由专人负责，坚持“先签批，后使用”的原则，规范印章使用程序，确保不出差错。
(三)重落实，做好会议组织工作。
一是与群众路线教育活动相结合，组织专题、学习会议40余次。
二是通过采取幻灯片、视频观看等方式，创新学习方式，提高学习效率。
三是做好会前、中、后工作。
会前安排布置、会中组织记录、会后打扫清理，共接待督导组检查、组织年会、安排学习等30余次。
(四)重节俭，做好后勤管理工作。
办公室日常事务处理及注意事项
办公室日常事务处理及注意事项办公室是一个高效运转的地方，日常事务处理和注意事项对于保持工作流程的顺畅和团队的协作至关重要。
在本文中，我将详细介绍办公室日常事务处理的一般步骤和一些重要的注意事项，帮助您更好地管理办公室事务。
一、日常事务处理步骤1. 时间管理在办公室中，时间管理是至关重要的。
合理规划和安排时间，可以提高工作效率。
建议您制定一个日程表或使用时间管理工具，如时间管理软件或应用程序，以帮助您跟踪任务和会议。
2. 文件管理办公室中处理大量文件是常见的。
为了更好地管理文件，请确保使用适当的文件夹和标签，以便快速找到所需的文件。
此外，建议您定期清理档案，将不再需要的文件进行归档或销毁。
3. 电子邮件管理电子邮件是办公室中常用的沟通工具之一。
为了有效管理电子邮件，请遵循以下几点：- 确保您的电子邮件清晰简洁，准确传达信息。
- 使用文件夹和标签来组织电子邮件，以便快速找到和回复。
- 定期清理收件箱，删除不再需要的电子邮件。
4. 会议管理会议是办公室中必不可少的一部分。
为了更好地管理会议，请遵循以下几点：- 在会议前制定议程，并将其发送给参与者，以便大家提前准备。
- 确保会议开始和结束的时间准确，避免浪费时间。
- 在会议期间记录重要讨论和决策，并将会议纪要发送给参与者。
5. 任务分配与跟踪在办公室中，任务分配和跟踪对于完成工作非常重要。
以下是一些建议：- 将任务分配给适当的人员，并明确任务的截止日期。
- 使用任务管理工具或项目管理软件来跟踪任务的进展。
- 定期与团队成员进行沟通，了解任务的进展情况。
二、注意事项1. 保持办公室整洁一个整洁的办公环境可以提高工作效率和员工的工作积极性。
请确保办公桌、文件柜和公共区域的干净整洁。
定期清理垃圾，保持办公室的卫生。
2. 尊重他人的隐私和空间在办公室中，尊重他人的隐私和空间是非常重要的。
请避免在他人不同意的情况下随意进入他人的办公区域或触碰他人的私人物品。
3. 保持良好的沟通良好的沟通是办公室中协作的关键。
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办公室是秘书和其他工作人员的工作室，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出；工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。
办公室管理质量直接影响到整个公司工作质量，关系企业生产经营效率；办公室又是企业与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。
办公室的设施、装饰、环境；办公人员的工作态度和工作作风，都有代表着企业的形象。
树立良好形象，是企业生存、发展的必备条件1、美化办公室的程序步骤美化和布置办公室首先要做好的，是先对各部门和业务及工作内容与性质，加考查与分析，明确各部门及各员工的关系，以供决定其位置时的依据。
列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。
按工作人员的数额及其所需空间，设定空间大小。
通常办公室的个人空间大小，因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室，大者可3~10平方米，普通者1.5~8平方米即可。
根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。
依据这些步骤所得的结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。
a.美化办公室的原则美化和布置办公室可以参考下列原则：使用同一大小的办公桌，既可增加美观，又促进职员相互平等。
使用同一式样档案柜、架、袋。
采用直线对称布置、避免弯曲成角度排列。
采用直线工作流程，避免倒退，交叉与不必要的文书移动。
相关部门相邻排置，便于联系。
将常有来客访问的部门，置于门口处。
将饮水机、公告板置于不易引起员工注意及不拥挤地方。
方便工作者，并使工作者的移动，减至最小限度。
主管座位位于部属之后，便于主管观察工作时发生的事情。
使全体员工座位面对一个方向，不可面对面。
光线应来自桌子左上方或斜下方。
勿使员工面对窗户靠近热源或坐在通风线上。
采用屏风挡墙，易于架设，随意重排。
装设充分，地板电源插座，使办公室与机器够用。
常用设备，置于使用者附近。
资料柜、架背对背放置。
各种器材及用品，放在合适位置，以方便使用。
光线、颜色、音乐、空气、声音配合得当。
特别提醒:随着“文明”大量涌入，如空调设备的大量使用，化学地毯、塑料家具、地板蜡、粘合剂、油漆等散发有毒气体。
据美国国家室内研究所测定，现代办公室内空气中化学毒物比室外高数倍。
办公室人员出现“办公室综合症”，表现为关晕、噪子难受、皮肤干燥、胸闷、昏昏欲睡、浑身无力、萎靡不振。
必须加强通风、谨用空调、并在室内放置月季、吊兰、天兰葵等能吸收有毒气体的植物，既净化空气又美化环境.整齐清洁，有条不紊是美化办公室的总原则。
办公室美化不仅包括环境与物业美化，还包括人员行为美化。
二、办公用品的选购和摆放按照企业界CI设计品味，选择配套的，便宜的，耐用的，造型美观的办公用品，这也是秘书的工作之一。
一个规范的办公室，基本应配备和拥有以下两类办公用品：1、办公用纸信纸。
商业通信一般使用70克到90克的高级书写纸，规格以A4型为宜。
大多数企业都喜欢采用带信头的公文纸与客户通信。
印制信头的风格、字体、标志、颜色经过精心选择与设计，力求与企业形象相吻合。
信头通常由下列部分组成：企业名称、地址、企业董事长或总经理姓名、企业性质、电话号码等。
复写纸有单面和双面涂层，可根据复写誉印需要选用，它的重量为50克左右。
航空信纸。
航空信函越轻越好，可节省邮寄费用，因此，航空信纸宜选择25克到30克纸。
油印纸。
如果你的企业经常有大量文字资料需复制，则宜购买油印机，则油印机用纸必须具有很强的吸引性能，才能最快速度地吸收油墨。
这种纸重量为60克左右。
无碳复写纸。
这是一种用特殊材料处理过纸的某一面的纸，具有复写作用，常用于商业格式的便笺。
备忘录纸：由于是企业内部使用，纸质可一般，不必用高质量的纸，但最好印上信头，规格以A4型为宜。
问候便条。
是小张的64开纸规格，可做备忘录与简单附言。
2、信封选用信封应与所用信纸质地重量相配，可分为下列几种：*银行用信封。
封口和封盖是在信封较长的一侧。
一般用于寄信。
*口袋信封。
封口和封盖是在信封较短一侧。
一般用于邮寄文件和报告。
*带衬信封。
体积较大，一般用于邮寄易折易碎物品和照片等。
*开窗信封。
便于让人看清信封内内容。
*邮资已付信封。
免贴邮票，用于大批量信件寄发。
3、笔记本和便笺根据用途需要种类繁多，现介绍主要几种：*硬皮备忘录。
适用于长期保存的记录。
*螺旅型装订本。
适用于临时记事，口述速记。
*活页便笺簿。
适用于调整页数的记录。
*口信便笺。
适用于记录电话记事，访客留言等。
*格式表本。
适用于记录编号的凭证及内容。
4、其他文具*铅笔、彩色铅笔、圆珠笔、墨水笔、签字笔、彩色记号笔、彩色显影笔、油印钢板专用铁笔；*橡皮、涂改修改液、修正液稀释液、蜡纸修正液；*墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒；*打孔机、装订机、订书机、日期号码机、切纸机；*订书针、图钉、曲别针、大头针、纸夹、削铅笔刀、剪刀、裁纸刀；*日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、索引卡片盒、档案柜（文件柜）；计算器、拆信器、碎纸机；*蜡纸、标签纸、手纸、透明胶带、胶粘带、绳、橡皮筋、各种尺、报告封面纸。
办公文具库存量大小，应视企业规模及工作使用量而定，太多则积压资金显得浪费，太少则影响工作显得寒酸，总之通过一段时间熟悉，便会掌握适度购买的标准。
办公用品的摆放都有其大概的位置，但亦应根据办公室大小，人员多少，办公桌面积是否顺手，及工作流程综合考虑而定，一般原则是：一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观清洁整齐为宜。
再加上你个人的顺手习惯与品味，便可以创造出一种办公室氛围来。
******特别提醒***一般来讲，选购办公用品一是满足工作要求，二是提高工作效率，三是节约人工费用，四是树立公众企业形象，因为只有高质量，配套的办公用品才容易使客户对你的企业产生完美的印象。
二、邮件的收发、传阅秘书每天可能收到大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等什么都有，也可能每天要寄出大堆信函或包裹。
这些事看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除细心与熟练外，还需掌握一定程序和方法。
1、邮件收进的程序和要求当你从信箱里，取出了当天的邮件，你要做的：a\分类。
邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类。
然后按其轻重缓急分别处理。
*电报、特殊性传递、航空信等急件。
*业务往来公函*写明上司亲启的信函*汇票、汇款单*包裹、印刷品*报纸、杂志*同事的私人信件。
b\拆封*写明上司亲启和同事的私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。
万一无意拆开，应立即封口并注明：“误拆”，还需签字，一般会取得谅解。
*其他邮件均需拆去封皮，就注意原件的完好、整洁，不受破损。
拆信时不可随手就撕，以免撕坏信笺、邮戳，而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开。
*抽出信笺后再看看信封内有无小附件，如单据、名片等，勿使遗漏。
*信封不可丢弃。
因上有邮戳、地址、电话号码等。
c\登记*除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。
*登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等。
d\分送*上司亲收件应立即呈送。
应归部门办理的文件信函要及时送交各部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件。
*同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交。
报刊杂志则分别上夹或上架。
一般邮件按常规处理或授权由秘书自己处理。
e\阅办*秘书阅看文件、信函应仔细、认真。
重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意；还应为上司处理事情提供有关依据。
*如注意参阅某日来信、某某文件等；内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。
*每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办毕保管备查。
2、邮件的发出邮件发出，规模较大的单位往往有专门的信邮寄送部门或人员，小型公司则由秘书负责。
但无论是秘书将邮件交专人寄或自己直接寄送、秘书都需在发出前完成下列工作程序。
a\内容校核由秘书拟写的信函，在发出前必须仔细校核，务必格式正确，文句无错意，无错、别、漏字；签名、盖章清晰无误。
如有附件，必须收齐勿遗漏。
b\信封、封皮查对*凡寄出的信件和邮件，信封与封皮必须查对。
如地址、收件人姓名或单位、邮政编号、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号如“急件”、“秘密”、“挂号”、“亲启”等。
*纸笺及附件折叠时应小于信封周边各一公分左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。
信封封口及印刷品应包扎牢固，以免寄送途中松口、破损。
c\邮件寄发*秘书去邮局寄发邮件时应将邮件分类，如先将信件、印刷品、包裹等区分开；信件则进一步分为境内平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递等。
*同等邮资的信件一起寄。
这样计算邮资和粘贴邮票都要方便些。
要点罗列：##收进程序分类——拆封——登记——分送——阅读##发出程序内容校核——封皮查对——寄发邮件C、办公室电话的转接a、接听电话的原则电话作为人们往来联系、缩短联络时间的工具，已在各单位普遍使用。
在使用电话处理公务时，重要电话通话、发、接都要有完备的电话记录并清理归档。
*电话响两遍须马上接听。
如果长时间响，不仅有失礼貌，而且影响同事工作。
*如暂时离开办公室，委请别人代接电话。
*若对方拨错号，不要说：“找错了”马上挂断，而应礼貌地说道：“我想你拨错号码了。
”*培养较强的听辨能力，一拿起电话就能听出对方声音并直接称呼，这样会给对方留下特别热情的印象。
*电话交谈中嘴里切忌咬铅笔、口香糖或香糖等，声音不宜太长、太快，嘴和话筒应保持1英寸到1英寸半距离。
声音也不亦太小，嘈杂或对方口音不清，应客气请对方再讲一遍。
*传呼电话先告诉对方，以免对方认为你挂断了电话。
如去取资料超过30秒则要询问对方是否愿意等、拟或等随后打去，因为半分钟对一个等电话的人来说是很长的。
*对方要找的人不在，切勿立即挂断，应问对方是否愿意留话、以便转达。
*拿起话筒说：“您好，请问您找谁？”结束电话应说：“再见“。
*结束电话等对方挂断电话后，再轻放。
如对方也在等你挂断电话，但可轻放大不要用力过大，使对方耳朵受震。
附表：电话记录表来电单位：空格来电人：空格来电时间：空格年空格月空格日空格时空格分电话号码：空格内容摘要领导批示处理意见特别提醒：**电话礼貌是十分重要。
当外界人士打电话与某单位联络时，也许首先听到的是秘书的声音。
他们在电话里体察到的形象，不仅仅是秘书个人的形象，而且是一个企业的形象，如果你的应答能给对方好感，那么他对你及这个企业必会产生良好印象。
如果你气势汹汹或爱理不理，对方会对你乃至你所在的单位产生不好的看法。
b、领导电话的接转秘书在处理电话过程中，一项特殊任务是甄别电话。
面对目的各不相同的电话，或是业务联络，或是推销产品或是拉赞助募捐，秘书先要弄清来意，甄别是否转给上司。
*摸清对方身份，若对方是你认识的，或主动表明身份，这好办。