行政处罚案件档案管理办法
处罚案卷档案管理制度
第一章总则第一条为规范处罚案卷档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、安全性和有效性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规，结合本部门实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门办理的各类行政处罚案件，包括行政处罚决定书、处罚依据、证据材料、调查笔录、当事人陈述和申辩等。
第三条本制度遵循“统一管理、分级负责、规范操作、确保安全”的原则。
第二章案卷的收集与整理第四条承办人应当在案件办结后，按照规定的时间和要求，将全部案件材料收集齐全，包括但不限于以下内容：（一）行政处罚决定书及相关法律文书；（二）证据材料，包括书证、物证、视听资料、电子数据等；（三）调查笔录、当事人陈述和申辩等；（四）其他与案件相关的材料。
第五条案件材料收集齐全后，承办人应当对材料进行整理，确保以下要求：（一）材料完整，无缺漏；（二）材料分类清晰，便于查阅；（三）材料排列有序，便于装订。
第六条承办人整理完毕后，应当将案件材料移交给档案管理人员。
第三章案卷的归档与保管第七条档案管理人员应当对移交的案卷进行验收，确保以下要求：（一）案卷材料齐全；（二）案卷材料分类清晰；（三）案卷材料排列有序。
第八条验收合格的案卷，档案管理人员应当进行以下工作：（一）逐页编定页码；（二）编写卷内目录；（三）填写案卷封皮；（四）装订案卷。
第九条装订好的案卷应当整齐、美观，便于保管和查找利用。
第十条归档后的案卷必须妥善保管，不得遗失、损坏，避免受潮腐蚀，保管期限一般为十五年。
第四章案卷的借阅与调用第十一条案卷的借阅和调用应当经过所领导批准，档案管理人员同意后，填写借阅登记表。
第十二条借阅时间为一星期，到期归还，保持案卷完好。
第五章案卷的评查与监督第十三条定期对案卷进行评查，确保案卷质量。
第十四条对案卷评查结果进行通报，对不合格案卷的承办人员，进行通报批评，并视情况作出相应处理。
第十五条对案卷管理工作中存在的违法违纪行为，依照《中华人民共和国档案法》等法律法规进行查处。
行政处罚案件档案管理办法
行政处罚案件档案管理办法行政处罚案件档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规，制定本办法，规范行政处罚案件档案的管理工作。
第二条行政处罚案件档案是指行政机关依法对违反行政法规、规章的行为作出处罚决定，所形成的有关当事人及相关事项的记录、文件和资料的集合。
第三条行政处罚案件档案管理应当坚持依法、规范、统一、高效的原则，确保行政处罚案件档案的保存、利用和保密。
第四条行政处罚案件档案管理主管部门应当建立健全行政处罚案件档案管理制度，完善档案管理的相关工作规范和流程。
第五条行政处罚案件档案管理主管部门应当加强对行政处罚案件档案工作的指导、监督和检查，发现问题及时处理。
第六条行政处罚案件档案的管理机构应当配备专业档案管理人员，确保档案管理工作的专业性和规范性。
第七条行政处罚案件档案管理应当采取电子化管理手段，提高档案管理的效率和安全性。
第二章档案的分类和整理第八条行政处罚案件档案按照处罚形式、案由、当事人等因素进行分类，详细列出各类档案的范围和要求。
第九条行政处罚案件档案应当及时进行整理，确保档案的完整性和有序性。
第十条行政处罚案件档案的整理应当按照文件的形式、时序和关联性进行，形成完整的档案体系。
第三章档案的保存和利用第十一条行政处罚案件档案应当按照规定的保存期限进行保存。
第十二条行政处罚案件档案保存期满后，能够进行公开的应当予以公开，不能公开的应当继续保存，直至解密或者销毁。
第十三条行政处罚案件档案管理机构应当加强对档案的利用工作，为上级行政机关和其他相关部门提供档案查询和复制的服务。
第四章档案的保密第十四条行政处罚案件档案应当严格保密，严禁泄露或者私自复制档案。
第十五条行政处罚案件档案管理机构应当做好档案的存储设施和设备的安全保护工作，防止档案遭受损害或丢失。
第五章附则第十六条本办法自发布之日起施行。
第十七条本办法由行政处罚案件档案管理主管部门负责解释。
附件：1. 行政处罚案件档案管理制度范本2. 行政处罚案件档案整理流程图法律名词及注释：1. 行政处罚法：中华人民共和国立法机关制定的专门用于处理行政违法行为的法律。
国家档案局令 第 20 号《档案行政处罚程序 规定》
国家档案局令第 20 号《档案行政处罚程序规定》范本一：第一章总则第一条为了规范档案行政处罚程序，维护国家档案系统的正常秩序，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于国家档案局及其直属单位和下级机构（以下简称被处罚方）对违反档案法律法规及管理制度的行为进行处罚的程序。
第二章处罚机关第三条处罚机关应当按照法定程序依法对违法违规行为进行划定、处罚。
第四条处罚机关根据案情的复杂程度和涉及对象的不同，将案件分为一般案件和重大案件进行处罚。
第五条处罚机关依法对违法违规行为进行调查，搜集相关证据，听取相关当事人、证人和其他相关人员的陈述和申辩。
第三章处罚程序第六条处罚机关应当对违法违规行为进行立案登记。
第七条立案登记应当包括以下内容：违法违规行为的基本事实、可靠证据的来源或保存地点、相关人员的身份和联系方式。
第八条处罚机关应当依法对立案的违法违规行为进行调查核实和初步批准处罚措施。
第九条调查核实应当包括以下内容：调查的范围和方式、调查取证的方法和过程、调查结果的核实和评估。
第四章处罚措施第十条处罚措施应当根据违法违规行为的性质、情节和影响程度进行合理确定。
第十一条处罚措施包括警告、罚款、责令停业整顿、吊销执照等。
第十二条处罚机关应当依法对处罚措施进行公告或告知被处罚方。
第五章处罚结果第十三条处罚机关应当对处罚结果进行书面通知，并告知被处罚方的申诉权利和申诉途径。
第十四条被处罚方不服处罚结果的，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。
第六章附则第十五条本规定自公布之日起施行。
第十六条其他与本规定不一致的规定，以本规定为准。
附件：无法律名词及注释：1. 档案法律法规：指中华人民共和国档案法及其相关法律法规。
范本二：第一章绪论第一条国家档案局令第 20 号《档案行政处罚程序规定》（以下称本规定）根据国家档案局有关法律法规制定，依法规范档案行政处罚程序。
本规定适用于国家档案局及其直属单位和下级机构对违反档案法律法规及管理制度的行为进行处罚。
处罚案卷档案管理制度
第一章总则第一条为规范处罚案卷档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有涉及行政处罚的案卷档案，包括但不限于立案登记表、调查取证材料、行政处罚决定书、听证笔录、送达回证等。
第三条案卷档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保案卷档案的完整性，不得随意销毁或丢失；2. 准确性原则：案卷档案内容应真实、准确，反映案件事实；3. 安全性原则：采取必要措施，确保案卷档案的安全；4. 有效性原则：提高案卷档案的利用率，为行政处罚工作提供有效服务。
第二章管理机构与职责第四条成立案卷档案管理小组，负责本制度的实施和案卷档案的日常管理工作。
第五条案卷档案管理小组的职责：1. 制定和修订案卷档案管理制度；2. 负责案卷档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 组织开展案卷档案的鉴定、销毁工作；4. 定期对案卷档案进行清理、检查，确保档案安全；5. 负责对案卷档案管理人员进行培训。
第三章案卷档案的收集与整理第六条案卷档案的收集：1. 各业务科室在办理行政处罚案件过程中，应按照规定收集、整理案卷档案材料；2. 案卷档案材料应齐全、完整，不得随意增减或变更；3. 案卷档案材料收集后，应按照规定时间报送案卷档案管理小组。
第七条案卷档案的整理：1. 案卷档案整理应按照《档案整理规范》进行；2. 案卷档案应按照案件性质、类别、时间等进行分类；3. 案卷档案的装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。
第四章案卷档案的归档与保管第八条案卷档案的归档：1. 案卷档案整理完毕后，应按照规定时间报送案卷档案管理小组；2. 案卷档案管理小组对案卷档案进行审核，符合要求的予以归档；3. 归档的案卷档案应填写《案卷目录》。
第九条案卷档案的保管：1. 案卷档案应存放在安全、干燥、通风、防尘、防虫、防鼠的专用档案室；2. 档案室应配备必要的消防、防盗等设施；3. 案卷档案的保管期限应根据档案的保存价值确定。
行政处罚档案管理办法
行政处罚档案管理办法第一条为加强行政处罚档案管理工作，规范行政处罚行为，推动依法行政，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《XX省档案管理条例》等法律法规，制定本办法。
第二条本办法所指行政处罚档案，是指在行政处罚工作中形成的各种文字、声像、图表、电子文件及其它形式的原始记录。
第三条行政处罚档案由各实施行政处罚的基层监管所负责立卷，结案后实行集中统一管理。
第四条实施行政处罚的基层监管所的行政处罚档案工作受政策法规股的监督、指导，并接受区政府及上级档案管理部门的监督和指导。
第五条立卷单位应明确专人负责本单位行政处罚档案的保管和利用工作;档案管理人员工作变动时，必须办理档案工作交接手续。
第六条立卷单位应建立健全行政处罚档案的收集、保管、利用、保密、鉴定、销毁制度。
第七条行政处罚档案的归档范围和保管期限按照各立卷单位制定的归档范围及保管期限表划定。
第八条行政处罚档案应当采用耐久材料书写，字迹清楚，制作规范，齐全完整。
第九条卷内纸张无破损、大小规格统一;需要归档的证据、文书材料与规定格式不一的，应当将有关材料粘贴在相应规格纸张上入卷。
第十条适用一般程序的行政处罚案件档案，一案一卷;适用简易程序的可多案一卷。
案件承办人负责行政处罚文件材料的收集、整理、归档和档案移交工作。
第十一条适用一般程序的行政处罚案卷材料应当在案件办理完结后1个月内整理、归档完毕，由本单位档案管理专人保管。
第十二条行政处罚档案卷内文件材料应按结论性材料和办案程序依次排列，并打印出卷内文件目录，填写备考表。
第十三条行政处罚档案的卷内文件页号，统一用阿拉伯数字在文件正面的右上角和背面的左上角空白处编写;文件背面无内容的，可不编写文件页号。
第十四条行政处罚案卷封面用纸格式应当统一;案卷题名应简明扼要，字迹工整;案卷采用三孔一线装订或采用不锈钢订书针装订，不得出现压字和掉页情况。
第十五条行政处罚案卷按照归档时间先后编制流水号。
行政处罚案卷档案管理办法
⾏政处罚案卷档案管理办法第⼀条为加强⾏政处罚案件案卷档案管理，进⼀步规范执法办案⼯作，根据《中华⼈民共和国档案法》、《⼯商⾏政管理机关⾏政处罚程序规定》，结合⾏政执法档案的特点，特制定本办法。
第⼆条案卷档案是指办案机构及其调查⼈员在履⾏⼯商⾏政管理职责、查处各种违法案件⼯作中形成的,能够反映案件真实情况、具有保存价值、经过整理⽴卷归档系统保管的案件材料。
第三条案卷档案管理,应当遵循⼀案⼀卷、利于保密、⽅便利⽤的原则。
第四条分局实⾏统⼀的案卷档案管理制度。
第五条⾏政执法案卷的整理、装订、⽴卷⼯作由案件承办⼈负责。
谁办案件谁⽴卷,案结卷成。
⼀切能够反映案件真实情况的事实材料均应及时收集；⾏政处罚决定执⾏完毕，应按照《⼯商⾏政管理机关⾏政处罚程序规定》的要求，及时将案件材料⽴卷归档。
第六条要及时做好案件材料的收集整理、⽴卷归档⼯作。
按时完成每季度的⽴卷归档任务，不得借故拖延和积压。
第七条办案机构应设置案卷专柜,实⾏专⼈管理。
办案机构以分局名义查办的⼀般程序案件，应在每年年未将办结案件卷宗直接移交分局综合档案室。
办案机构以⼯商所名义查办的⼀般程序案件，应将办结的案件卷宗⼀周内交给所内档案管理⼈员管理，并将处罚决定书报分局法制科备案。
按照简易程序实施⾏政处罚的，应当⾃当场处罚之⽇起5⽇内将当场处罚决定书、当事⼈当场缴纳款的单据（或复印件）等材料⼊卷，⼀周内交由档案管理⼈员保管。
移交案件卷宗，应填写《档案材料移交清单》⼀式两份，双⽅各执⼀份。
第⼋条案件主办⼈应从受理案件开始，注意收集办案全过程中涉及和形成的相关材料，结案后及时整理。
案件材料若有遗漏或缺损，应附说明。
第九条⽴卷的案件材料应符合下列要求：（⼀）⼀般只保存⼀份，重复的材料⼀律剔除。
（⼆）字迹清楚，内容完整。
（三）办案⽂书应当使⽤A4办公纸，并碳墨打印或⽤⽑笔、钢笔（碳素、蓝⿊墨⽔）书写。
第⼗条⽴卷的案件材料按照正、副卷顺序装订，也可根据情况分为正卷和副卷装订。
行政处罚案件档案管理暂行规定
行政处罚案件档案管理暂行规定总则第一条为进一步加强和完善分局经济处罚案件档案管理，根据《中华人民共和国档案法》，国家工商局58号令及《怀化市工商行政管理系统经济案件档案管理暂行办法》的有关规定，制定本规定。
第二条本办法所指行政处罚案件档案是指分局在查处经济违法违章案件中形成的应立卷归档的全部案件材料。
第三条行政处罚案件档案实行集中统一管理。
分局各职能股室的专职或兼职档案人员按照案件编号分类对本部门和工商所的各类案件档案进行集中管理。
归档范围第四条凡是在查处经济违法违章案件中形成的证明案件真实情况和反映案件查处情况的各种案件材料均应归档。
按文件材料内容，归档材料分为正、副卷。
归入正卷的主要内容及顺序：底稿上有不宜对外公开的内容，则将底稿与副本一份归入副卷，同时正卷内归一份副本。
根据行政复议决定或行政诉讼判决重新作出的处罚决定书归在原处罚决定书前面。
撤案（包括撤销立案和撤销处罚决定）视为结案，有关材料参照处罚决定书的顺序归档。
减免罚没款的决定及有关材料附在处罚决定书之后。
复议决定书，包括撤销复议申请书。
复议申请书。
立案呈批（报告）表。
询问笔录和行驶粉的陈述材料。
认定违法事实的合同、协议、发票、单据、照片、证人证言等其它各类证据。
暂扣、冻结、暂停支付、划拨、收购、罚没财物的凭证和单据。
可以对外公开的其他材料。
送达回执。
备考表。
归入副卷的主要内容及顺序案件来源。
指举报信、电话、口头举报记录、举报电报等需保密的举报经济违法违章案件的材料。
调查终结报告或案件处理呈批表。
（本项适用于经同级机关内部审批可直接处理的案件）。
案件研究笔录。
案件请示，呈批报告及批复、结案报告。
（本项适用于须报上级机关审批的案件）。
询问笔录和行为人的陈述材料。
询问、调查提纲。
其他。
第五条举报人奖励、重大案件查缉破案奖励审批表。
立卷方法及要求第六条按照归档范围的规定，案件承办人员从受理案件开始，即收集有关本案的各种材料，并按案情的形成规律和特点保持文件之间的有机联系，做到案结卷成。
行政执法案件档案管理制度
第一章总则第一条为加强行政执法案件档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门及其所属机构在行政执法过程中形成的各类案件档案。
第三条行政执法案件档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、保密性、连续性、规范性的原则。
第二章档案分类与归档第四条行政执法案件档案分为以下几类：1. 行政许可案件档案；2. 行政处罚案件档案；3. 行政强制案件档案；4. 行政检查案件档案；5. 其他行政执法案件档案。
第五条案件档案的归档应当遵循以下程序：1. 案件调查结束后，办案人员应当及时将案件材料整理完毕，填写《行政执法案件档案归档登记表》；2. 档案管理员对归档材料进行审核，确保档案的完整性、准确性；3. 经审核合格的档案，由档案管理员按照分类进行归档，并做好登记；4. 归档的档案应当立卷成册，编号清晰，便于查阅。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应当遵循以下要求：1. 档案库房应当保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案柜应当配备防盗、防火、防潮、防尘设施；3. 档案管理员应当定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第七条档案利用应当遵循以下规定：1. 申请人查阅档案应当填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅；2. 查阅档案时，应当遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄、损坏档案；3. 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅。
第四章档案销毁第八条档案销毁应当遵循以下程序：1. 档案管理员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；2. 拟销毁的档案应当经单位负责人批准；3. 档案销毁时，应当采取符合环保要求的方式，并做好记录。
第五章奖励与处罚第九条对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
第十条对违反本制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、通报批评、纪律处分等处理。
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吉林市工商行政管理局
行政处罚案件档案管理办法
第一章总则
第一条为规范行政执法行为，加强行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《工商行政管理机关行政处罚程序规定》及档案管理有关规定，制定本办法。
第二条行政处罚案件档案（简称案卷），是指在依法办理行政处罚案件中形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。
第三条本办法适用于全市工商行政管理系统行政处罚案件的档案管理。
第四条行政处罚案件档案应当由档案管理部门统一进行管理，建立健全相关制度，明确岗位职责，确保案件档案的规范、完整和安全。
第二章立卷装订
第五条行政处罚案卷包括简易程序案卷和一般程序案卷。
第六条简易程序案件可以合并立卷，20至50案装订成一卷；一般程序案件原则实行“一案一档一号”的立卷原
则，也可以分为正卷、副卷。
第七条简易程序案件立卷材料及装订顺序：
（一）卷内目录表
（二）卷内材料部分
1.当场处罚决定书
2.必要的证据材料【现场笔录、询问笔录、与案情相关的情况说明】
3.行政处罚收据或执行情况记录
4.其他文件材料
第八条一般程序案件立卷材料及装订顺序：
（一）卷内目录表
（二）综合材料部分（隔页纸）
1. 立案审批表
2. 行政处罚决定书
3. 对当事人制发的其他法律文书
3.1.询问通知书
3.2.责令改正通知书
3.3.实施强制措施决定书[含(场所、设施、财物)清单]
3.4.解除行政强制措施决定书
3.5.延长（查封、扣押）期限决定书
3.6.（检测、检验、检疫、技术鉴定）期间告知书
3.7.（查封、扣押）财物移送通知书
3.8.先行处理物品通知书
3.9.分期（延期）缴纳罚款通知书
3.10.行政处罚（听证）告知书
3.11行政决定履行催告书
4. 送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书，送达所填写的送达回证[送达处罚决定书、检验报告等]
5.听证笔录
（三）证据材料部分（隔页纸）
1. 当事人或者其委托代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料
2. 当事人的主体资格证明材料
2.1.单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书
2.2.个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等;
2.3.委托代理人: 委托代理人身份证明及其委托代理证明文件；
3. 证据复制（提取）单【涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等】
4. 证人证言材料【所有身份证明材料均附于其提供的证言或者书证之后】
5. 鉴定结论【含抽样取证记录】
6. 现场笔录和现场检查图片材料；
7. 其他作为证据使用材料【巡查记录等】
（四）财物处理及其他材料部分（隔页纸）
1. 财物处理单据
1.1.罚没款收据
1.2.物品处理记录[含销毁记录和图片]
1.3. 其他财物处理材料
2. 其他材料
2.1.涉嫌犯罪案件移送书
2.2.案件移送函
2.3.行政建议书
2.4.实施行政强制措施(场所、设施、财物)委托保管书
2.5.委托鉴定书
2.6.当事人提交的延期或分期缴纳罚款的申请
2.7.强制执行申请书
（五）副卷（隔页纸）【分副卷则不需隔页纸】
1. 副卷目录表
2. 案件来源登记表
3. 投诉、申诉、举报等案件来源材料
4. 指定管辖通知书
5. 案件调查终结报告【涉嫌犯罪案件情况调查报告、案件销案报告】
5. 行政处罚案件有关事项审批表【实施强制措施审批、强制措施延期审批、解除强制审批、处罚建议审批、延期结案审批、分期或者延期缴纳罚款审批、物品处理审批、涉嫌犯罪移送审批等】
6. 行政处罚决定书草拟稿
7. 案件核审表
8. 案件集体讨论记录
9. 行政处罚决定审批表
10. 听证报告
11. 行政处罚案件结案报告
12.其他有关材料【预警通知书、(建议去掉)协助调查函、检查建议书、行政处理告知记录、、回访表等】第九条案卷封面推荐采取打印，目录及卷内文书材料应当使用打印或钢笔书写，字迹要工整、清楚；内容要完整、准确。
第十条案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：
（一）文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；
（二）文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；
（三）文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；
（四）以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；
（五）不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。
（六）案卷一般采用三孔一线的方法用线装订，左侧装订，文书材料的左边和下边必须对齐，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。
（七）案卷厚度以不超过2厘米或者200页为宜，过多时可以分正卷、副卷装订。
第十条案卷正副卷页码应当分别编排，页码应当标注在每页的右上角，如有反页则标注在左上角，封面、封底、卷内目录、隔页纸、无文字的不编页码。
第十一条案卷页码应当使用打码机顺序标注，页码标注通常采用三位数标注法，如“001”；卷宗材料超千页的，可以采用四位数标注，如“0001”。
第十二条案卷使用卷绳装订成册后，应当在加封处盖上骑缝印，在案卷材料最后一页与案卷底皮相接处加盖截封印章，印章上应有“截封”字样，并标明办案机关和截封日期。
第十三条有关行政处罚文书的文号、内容填制一律按照国家工商总局2009年版《工商行政管理机关行政处罚文书使用手册》的规定及市局制定的《行政处罚文书制作规范》的具体要求填制。
第十四条年度内办结的行政处罚案件完成立卷装订后，由办案人员妥善保管。
于次年1月份之前，由办案机构统一呈报同级法制部门登记后，移交档案管理部门保管。
如因工作需要，也可以采取即时归档方式。
第三章档案管理
第十五条案卷移交档案管理部门前，承办机构负责人应当对立卷装订质量进行检查，确保移交案卷的规范性和完整性。
第十六条与案卷有关的电子文件或者有关证物应当随纸质案卷一并移交。
第十七条档案管理部门接收移交的案卷时，对不符合归档要求的案卷可以要求案件承办机构重新装订完善，案件承办机构应在10日内将重新装订完善的案卷移交档案管理部门。
第十八条案卷移交时应办理移交手续，建立移交登记。
移交登记包括：时间、案卷名称、案卷页码、移交人签字、接收人签字、备注等内容。
第十九条案卷移交档案管理部门后，档案管理人员应当按照档案管理规定进行归档分类、编目、编制检索工具等工作。
第二十条案卷归档后，任何人不得私自增加或者抽取案卷材料。
第二十一条档案管理部门应当建立《案卷查借阅制度》和《案卷查借阅登记簿》，履行查借阅登记手续。
案卷查借阅登记簿应当包括：时间、案卷名称、查阅用途、查阅事项、查阅单位、查阅人签名、查阅证件、借卷归还时间、备注等内容。
第二十二条下列单位或者个人经本级局局长（含副局长）批准后，可以借阅案卷：
（一）法院、检察院、公安机关；
（二）案件的当事人及其委托代理人；
（三）案件的利害关系人及其委托代理人；
（四）工商行政管理机关及其行政执法人员因工作需要；
（五）其他依据有关规定可以借阅案卷的单位或者个人。
第二十三条借阅案卷时，单位应当出具介绍信及经办人员的身份证明；个人应当出具身份证明；委托代理人应当出具委托人身份证明、委托书及本人的身份证明。
不能出具的，不得借阅案卷。
第二十四条经批准借阅案卷的人员应当在档案管理部门办公场所查阅案卷，案卷管理人员应当陪同。
经批准，案卷借阅人员可以复印案卷的有关材料。
复印时，案卷管理人员应当陪同。
第二十五条除上级机关调取及本单位工作需要外，原则上不得将案卷带出档案管理部门。
第二十六条依照有关规定应当对借阅人保密的案卷材料，借阅人不得查阅。
比如：实名举报材料、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的材料等。