商务英语写作的原则
商务英语写作的三大功能和七个原则
商务英语写作的三大功能和七个原则English:Business English writing serves three key functions: conveying information clearly and concisely, fostering goodwill and positive relationships with stakeholders, and promoting credibility and professionalism. To achieve these functions effectively, seven principles guide business writing: clarity (using straightforward language and structure), conciseness (being concise and avoiding unnecessary details), courtesy (maintaining a respectful tone and positive language), coherence (ensuring logical flow and organization), correctness (using accurate grammar, spelling, and punctuation), consistency (maintaining uniformity in style and formatting), and completeness (providing all necessary information for the intended audience).中文翻译:商务英语写作有三个关键功能：清晰简洁地传达信息、促进与利益相关者的良好关系和友好氛围、提升可信度和专业性。
商务英语写作中礼貌原则的应用
商务英语写作中礼貌原则的应用
在商务英语写作中，礼貌原则是非常重要的，以下是一些常用的礼貌原则的应用：
1. 使用礼貌的称呼：在写作中使用尊敬和礼貌的称呼是非常重要的，例如在称呼客户时可以使用"Dear valued customer"，在
称呼业务伙伴时可以使用"Dear Mr./Mrs./Ms."等等。
2. 表达感谢和请教：在商务写作中，表达感谢和请教是礼貌且重要的一部分。
例如，在信件的开头或结尾表达感谢，或不确定某个问题时请教对方的意见。
这样可以展示您的尊重和关注。
3. 使用恰当的语气和措辞：在商务英语写作中，使用恰当的语气和措辞非常重要。
要尽量避免使用过于直接或冷漠的措辞，而应该使用礼貌和委婉的措辞来传达自己的意愿和请求。
4. 遵守规定和约定：在商务英语写作中，遵守规定和约定是维系良好商业关系的关键。
无论是对于双方约定的付款时间，交货日期或其他商业协议，都应该遵守并相应地写明。
5. 考虑他人的权益和利益：在商务英语写作中，要尽量考虑其他人的权益和利益。
避免使用过于强硬或自私的语言，要尽量平衡彼此的利益，注重双方的关系和合作。
总之，在商务英语写作中，礼貌原则是建立和维护良好商业关系的重要一环。
遵循礼貌原则可以增加对方的尊重，加强沟通效果，并塑造出积极的商业形象。
商务英语写作7c原则
商务英语写作7c原则
商务英语写作的7C原则是商务英语写作中应遵循的基本原则，包括：
1. 清晰性（Clarity）：文章的内容必须清晰明了，表达直接，读者能够快速理解作者的意图和信息。
2. 简洁性（Conciseness）：文章应简洁明了，避免冗余和复杂的表达方式，使读者能够快速理解文章的主旨。
3. 具体性（Concreteness）：文章应使用具体、明确的词汇和表达方式，避免抽象和模糊的表达。
4. 准确性（Correctness）：文章的语言和信息必须准确无误，避免使用错误的语法、拼写或表达方式。
5. 一致性（Consistency）：文章在逻辑和语言表达上必须保持一致，避免前后矛盾或不确定的表达。
6. 正式性（Cordiality）：在商务英语写作中，文章的语言和语气应保持正式和礼貌，尊重读者的感受和利益。
7. 完整性（Completeness）：文章必须完整地传达作者的意思，不遗漏任何重要信息或细节。
这些原则是商务英语写作中应遵循的基本准则，可以帮助作者更好地表达自己的意图，提高文章的可读性和理解性，同时也可以建立良好的商业形象和信誉。
商务英语的写作原则
商务英语的写作原则何谓“7C” ：“7C”原则是商务写作的基本原则。
“7C”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“C”开头的单词,即:清楚(clearness)正确(correctness)体谅(consideration)礼貌(courtesy)完整(complete)简洁(conciseness)具体(concreteness)1. 清楚(clearness)在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。
因此,信函中所述的问题必须让对方清楚明白,不会产生歧义或误解。
例如:1).The credit will remain valid the end of this month. (Worse)2).The credit will remain valid until May 31, 2009. (Better)2. 正确(correctness)一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的,其中包括术语选择等。
错误的用词不仅容易造成双方的误解,导致交易出现纠纷,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。
例如:1).This goods’ price is high t. (×)2).This article is high in price. (√)3. 体谅(consideration)拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。
要做到体谅,写信人需注意以下两点:1). 使用“您”、“贵方”多于“我”或“我们”,例如:Y ou will be happy to know…Y our new charge account is now open for your convenience.2). 让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的, 例如:We are now enclosing the latest pamphlet to you for your reference.Y ou earn 4% discount when you pay cash.4. 礼貌(courtesy)礼貌是外贸函电的重要特征。
商务英语邮件写作介绍：清楚正确简洁的3C原则
商务英语邮件写作介绍：清楚正确简洁的3C原则The purpose of writing is to communicate information effectively and, in todays busy working environment, quickly and efficiently.Today people have limited time to read emails and other business documents. By using Plain English you can ensure that your writing is clear and easily understood.写作的目的是更有效地交流信息，在如今的工作环境下，也要注重快速和高效。
今天，人们阅读邮件和其他商务文件的时间有限，通过使用直白的英语表达，你能够确保你写的东西表达明确、容易理解。
Always remember the “3 C’s” ：-记住“3C”原则：1. Deliver a Clear message1. 要传达一个Clear（清楚）的信息2. Use Correct grammar, vocabulary and punctuation2. 使用Correct（准确）的语法，词汇和标点符号3. Be Concise3. 表述要Concise（简洁）Use short and simple words when possible e.g "buy"instead of "purchase".尽可能使用更短更简单的词。
比如用“buy”代替“purchase”。
Remember the ideas is to deliver your message efficiently rather than impress your refer with the extent of your vocabulary.记住重点在于更有效的传达信息，而不是用你丰富的词汇量给对方留下印象。
商务英语信函的7C原则
商务英语信函的7C原则为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务信函的原则。
一般地，商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C原则”：1.Clearness 清楚原则清楚包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。
这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。
2.Conciseness 简洁原则简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。
简洁使信函更加简明有力。
商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。
这要就要写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子商务英语信函的“7C原则”商务英语信函的“7C原则”。
3.Correctness 准确原则商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。
准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。
准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。
因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。
4.Concreteness 具体原则具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。
商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。
例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.5.Courtesy 礼貌原则为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。
商务英语信函的写作原则与技巧
商务英语信函的写作原则与技巧商务英语信函是商业交流中至关重要的一种沟通工具。
一封精心起草的信函不仅能够传达清晰的信息，还能展示出专业和商务礼仪。
本文将介绍商务英语信函的写作原则和技巧，帮助您提升信函写作的能力。
一、准备阶段在写商务英语信函之前，有几个准备阶段是必要的。
首先，确保您对写信的目的和收信人有清晰的了解。
其次，收集相关信息和数据以支持您的观点。
最后，分析受众群体和他们的背景，以便使用正确的语言和说话方式。
二、结构与布局商务英语信函的结构应简明扼要。
一般而言，信函应包括以下几个部分：1. 信头：包括您的姓名、职位、公司名称、地址、电话、传真和电子邮件地址等联系方式。
2. 日期：明确信函起草的日期。
3. 收件人的称谓：使用适当的尊称，如"Dear Mr./Ms."等。
4. 正文：重点部分，需要说明清楚目的、解释细节或提供建议等。
正文应简洁明了，段落之间要使用恰当的过渡词或短语。
5. 结尾：写明感谢并表示期待对方的回复或进一步的合作。
您可以使用一些礼貌性的结束语，如"Sincerely yours"等。
6. 署名：写上您的姓名，并在下方留出足够的空间供您签名。
信函的布局要整洁美观，可以使用适当的段落间距和空白行来分隔各个部分。
字体宜选择商务风格常用的Arial、Helvetica或Times New Roman等。
字号一般为12号字，标题可适当加大。
三、语言和文体商务英语信函的语言要求准确、简洁和礼貌。
以下是一些写作技巧：1. 使用标准英语：确保使用正确的语法、拼写和标点符号。
2. 避免使用过于复杂的术语或行话：尽量使用简单明了的词汇和短句，以保证受众能够理解您的意思。
3. 使用积极语气：避免过于直接或消极的表达方式，用肯定和礼貌的语气传递信息。
4. 避免冗长和废话：信函应言简意赅，直截了当地陈述问题并给出解决方案。
5. 注意礼貌用语：使用合适的称谓和礼貌语句，如"DearSir/Madam"、"Thank you for your attention"等，以显示尊重和专业。
商务英语写作8c原则
商务英语写作8c原则English:The 8c principle of business English writing refers to clarity, conciseness, coherence, coherence, correct grammar, courtesy, consideration, and concreteness. Clarity involves clearly conveying the message to the reader, avoiding ambiguity and confusion. It is essential to use plain language that is easily understood and to organize the content in a logical manner. Conciseness means expressing ideas in as few words as possible without compromising the message's meaning. In business writing, being concise helps to maintain the reader's attention and allows for the efficient communication of information. Coherence refers to the logical and orderly presentation of information, ensuring that the content flows in a way that is easy to follow and understand. Correct grammar is crucial for maintaining professionalism and credibility in business writing. Grammar errors can detract from the message and may create a negative impression of the writer. Courtesy involves maintaining a respectful and professional tone in all business interactions, acknowledging the reader's position and using appropriate language. Consideration requires being mindful of thereader's needs and perspectives, tailoring the message to be relevant and valuable to them. Lastly, concreteness involves providing specific and tangible details to support the message, enhancing the credibility and clarity of the communication.中文翻译:商务英语写作的8c原则是指清晰、简洁、连贯、正确、礼貌、考虑周全和具体性。
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facial expressions
space and distance
外语教学与研究出版社 4
Forms of Business Communication
reports
e-mails
voice mails
letters
Web
conversation
linguistic faxes
memos
notes
Conciseness Completeness
外语教学与研究出版社 12
1. Courtesy （礼貌）
Special attention should be devoted to assuring the courtesy of business communication. It means treating people with respect and friendly human concern.
on your request could be possible. (NG) I am sorry we cannot approve your
request.
外语教学与研究出版社 18
Courtesy
4) use “you approach” (reader-oriented) Compare:
request
外语教学与研究出版社 16
Courtesy
2) use positive words and expressions instead of negative words and expressions
Compare: The office is closed after 4. (NG) The office is open until 4. We cannot have these figures for you
BUSINESS WRITING
外语教学与研究出版社 1
Chapter 1 An Overview of Business Writing
商务写作概述
外语教学与研究出版社 2
Lead-in Questions
What is business communication?
Business communication is a process of exchanging information and ideas in a business setting.
外语教学与研究出版社 6
Functions of Business Writing
1. To inform 2. To influence/persuade 3. To entertain
外语教学与研究出版社 7
To inform
Messages to inform are used to convey the vast amount of information needed to complete the day-to-day operations . The major purpose of most of these messages is to have the receiver understand a body of information and concentrate on the logical presentation of the content.
Writing is important for understanding and formal confirmation and as a source for later reference.
In order to achieve good communication, we should consider the following “six C’s principles”.
外语教学与研究出版社 8
To influence/persuade In addition to providing information, a business message must also influence the reader’s attitudes and actions.
外语教学与研究出版社 9
Courtesy, Correctness, Conciseness, Clarity, Concreteness, Completeness
外语教学与研究出版社 11
Six C’s Principles （6C原则）
Courtesy
Clarity
Correctness Concreteness
1) use proper expressions Thanks, when others do favor for you Please, when you ask for something
from others Sorry, when you cannot satisfy others’
It is a positive value, not neutral (中立的） or negative. The tone must convey positive goodwill, positive warmth, and positive interest in the reader.
❖ Being prompt in replying to the opposite part’s letter. The reply should usually be sent on the same day. If it is impossible for you to give a prompt reply in detail on the same day, you should write a short note to the client explaining why.
外语教学与研究出版社 10
Criteria for Effective Business Writing
Business people can’t afford paying a personal visit each time they want to transact business in various parts of the world, instead, they make phone calls, write letters, send faxes, or e-mails.
We presume that there must be some reasons for you having trouble with these articles.
外语教学与研究出版社 15
Courtesy
The following are ways to make your writing be courteous:
We will accept bids until June 10. You may submit a bid(投标）until June 10. (reader-oriented) Please accept our apologies for the delay. We hope you have not been seriously
2) effective business writers can use their skill to help increase their company’s sales and profits by promoting good relations.
3) proficiency in writing gives a personal advantage over less capable writers and contributes substantially to his/her selfconfidence---- a necessary quality for business success.
外语教学与研究出版社 14
Example 1
Dear Sirs, we are sorry you have misunderstood us.
Dears Sirs, we are sorry we didn’t make ourselves clear.
We cannot understand why you have had trouble with these articles.
proposals
minutes telephone calls
外语教学与研究出版社 5
Why Business Writing?
The ability to write effectively is a valuable business asset.
1) a great deal of business is transacted in writing, which is involved in every part of business.
Can you name some ways to communicate people in a business setting?
外语教学与研究出版社 3
Forms of Business Communication
eye contact
physical appearance
gesture
nonlinguistic posture
To entertain
To secure the desired response, it is necessary to have an adequate knowledge of the English language and an understanding of human nature. The writer should have an acquaintance with the particular interest and, if possible, the emotions of the reader. No communication is wholly successful unless it retains the reader’s goodwill.