技术资料与电子文档管理
技术资料管理
技术资料管理技术资料管理的重要性技术资料是现代企业不可或缺的资源之一，对于企业的发展和创新具有重要的支撑作用。
而有效管理技术资料则是确保这些资源能够充分发挥其价值的关键，因此，技术资料管理成为了企业不可忽视的一部分。
本篇文章将从技术资料管理的意义、方法以及挑战方面展开探讨。
一、技术资料管理的意义1.提高工作效率技术资料管理可以帮助企业在进行相关技术工作时迅速找到需要的资料，减少查找时间，提高工作效率。
通过合理的分类和整理，员工可以在需要时快速获得所需的技术资料，避免了重复工作和资源浪费，提高了工作效率和生产效益。
2.促进技术创新技术资料管理可以促进企业的技术创新。
通过有效的技术资料管理，企业可以及时了解和掌握最新的技术发展动态，提高技术创新的能力。
合理管理技术资料，使其成为企业技术创新的重要参考和支撑，有助于企业在市场竞争中保持竞争优势。
3.保护企业知识产权技术资料管理有助于企业保护自身的知识产权。
通过建立完善的技术资料管理制度和规范，企业能够管理和保护自身的核心技术和商业秘密。
有效管理技术资料可以防止技术泄露和盗窃，保护企业的商业利益和竞争优势。
二、技术资料管理的方法1.建立分类体系建立合理的技术资料分类体系是技术资料管理的基础。
可以根据技术类型、专业领域、项目阶段等相关因素，制定适合企业的分类标准，将技术资料按照一定规则进行分类。
分类可以基于文档的内容和属性进行，比如技术报告、设计图纸、实验数据等。
2.制定管理规范制定技术资料管理的规范和流程是建立有效管理的关键。
通过明确技术资料管理的责任部门和人员，规定技术资料的录入、存储、检索和更新等具体环节的操作流程，确保技术资料的完整性、准确性和及时性。
同时，还可以制定相关的文档管理权限和使用权限，保护技术资料的安全性。
3.应用技术工具借助现代化的技术工具来辅助技术资料管理，可以提高管理效率和便捷性。
比如可以利用电子文档管理系统来实现技术资料的电子化管理，通过全文检索和关键词搜索等功能，快速找到所需资料。
公司技术文件及资料管理制度模板模版（五篇）
公司技术文件及资料管理制度模板模版第一章总则第一条为了加强公司技术文件及资料的管理，提高公司技术工作的效率和质量，避免遗失、泄露和损毁等情况的发生，制定本制度。
第二条公司技术文件及资料管理制度适用于公司内所有的技术文件和资料的管理。
第三条技术文件和资料是指公司技术工作中产生的文件和资料，包括但不限于技术规范、设计文件、实验数据、测试报告、专利文件等。
第四条技术文件和资料的管理应遵守法律、法规和公司的相关规定，保证文件和资料的安全、完整和可检索性。
第五条公司技术文件及资料的管理责任主体为技术部门和文件资料管理部门。
第六条技术文件和资料的归档应按照文件和资料的重要程度和保密级别制定相应的安全保密措施，并进行密级标记。
第七条技术文件和资料的使用应遵循合理、合法、及时和准确的原则，并经相关部门的审批和授权。
第八条离职人员应交接技术文件和资料，并签署相关保密协议。
未经许可，离职人员不得擅自复制、带走或泄漏技术文件和资料。
第九条技术文件和资料的借阅应填写借阅登记表，并经相关部门的审核和审批。
第十条技术文件和资料的销毁应按照公司相关规定进行，并做好销毁记录和报告。
第二章技术文件和资料的分类和命名第十一条技术文件和资料应按照内容和用途进行分类，包括但不限于设计文件、测试报告、标准规范等。
第十二条技术文件和资料的命名应规范、易于识别和检索，避免使用含糊不清的名称和缩写，原则上不得使用涉密信息作为文件和资料的名称。
第三章技术文件和资料的存储和保管第十三条技术文件和资料的存储应建立相应的电子数据库和实物档案室，保证文件和资料的安全和可靠性。
第十四条技术文件和资料的电子存储应进行备份，确保数据的完整性和可恢复性。
第十五条实物档案室应具备防火、防潮、防盗和防尘等基本条件，文件和资料应按照分类进行整理和存放，并做好登记和标识。
第十六条技术文件和资料的保管人应定期检查和保养存储设备和档案室，并做好相应的维护和保养记录。
第十七条技术文件和资料的借阅应经借阅人填写《技术文件和资料借阅登记表》和保管人的审批，并在指定时间内归还。
电子技术文件管理制度(4篇)
电子技术文件管理制度第一章总则第一条为了加强电子技术文件的管理，确保电子技术文件的安全性、可靠性和完整性，提高电子技术文件的利用效率，制订本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有电子技术文件的制作、存储、传递、利用和销毁。
第三条电子技术文件是指采用电子信息技术和设备创建、存储、管理和传递的技术文件，包括但不限于电子文档、电子图纸、电子数据等。
第四条电子技术文件管理的原则是科学性、规范性、安全性、便捷性。
第五条电子技术文件管理应遵循国家相关法律法规、规章和政策制度，并根据本单位的实际情况进行具体操作。
第六条本单位的电子技术文件管理工作由相关部门负责，具体职责如下：1. 制定并修订电子技术文件管理制度；2. 组织实施电子技术文件管理工作，确保电子技术文件系统的正常运行；3. 指导和督促各部门落实电子技术文件管理制度。
第二章电子技术文件的制作第七条电子技术文件的制作应符合以下要求：1. 采用标准化的电子文档格式进行编制；2. 采用规范的命名方式进行命名，包括文档名称、版本号、制作日期等要素；3. 相关数据应准确、可靠、完整、一致。
第八条电子技术文件的制作应由具备相应资质和技术水平的人员进行，并按照相关标准和规范进行操作。
第九条电子技术文件的制作应进行质量控制，确保技术文件的准确性、完整性和一致性。
第三章电子技术文件的存储第十条电子技术文件的存储应采用合适的存储介质和设备，确保电子技术文件的安全性和可靠性。
第十一条电子技术文件的存储应采用分级管理的方式，按照文件的重要性和保密级别进行分类存储。
第十二条电子技术文件的物理存储应符合以下要求：1. 存储介质应具备抗磁场、抗湿度、抗辐射等特性；2. 存储设备应定期维护和检测，确保设备正常运行；3. 存储环境应干燥、无尘、温度适宜，并采取防火、防水、防盗等措施。
第十三条电子技术文件的逻辑存储应采用合理的文件结构和管理方法，确保文件的易取得、易查找和易操作。
第十四条电子技术文件的存储应做好备份工作，确保文件的备份完整、可靠、可恢复。
公司技术文件及资料管理制度模板范文（4篇）
公司技术文件及资料管理制度模板范文一、概述技术文件及资料是公司实施技术管理、保证技术质量和推动技术创新的重要依据和基础，为规范公司技术文件及资料的管理，加强信息共享和利用，提升公司技术水平和竞争力，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有技术文件及资料的管理，包括但不限于技术规范、设计图纸、测试报告、实验数据、研究报告、专利文件等。
三、责任主体1. 技术部门负责制定技术文件及资料管理的具体规定、流程，并对执行情况负责；2. 各相关部门负责按照技术部门的规定执行，保证技术文件及资料的完整性、准确性和安全性；3. 所有员工都有责任遵守本制度，认真履行技术文件及资料的保密义务。
四、技术文件及资料的分类和标识1. 技术文件及资料根据内容的不同，分为技术规范、设计文档、测试报告、实验数据等，每个类别都有专门的标识和编号；2. 技术文件及资料的标识应包括文件类别、文件名称、版本号、制定日期、生效日期等信息，以便快速查找和识别。
五、技术文件及资料的编写与修订1. 技术文件及资料应由专业人员编写，确保准确性和可操作性；2. 编写和修订技术文件及资料时，应注明修订日期和内容，同时保存原始版本及所有修订版本；3. 修订过的技术文件及资料应及时通知相关部门，并由技术部门进行统一管理。
六、技术文件及资料的存储和保管1. 技术文件及资料应以电子文档的形式进行存储，同时备份至安全的服务器或存储设备；2. 技术文件及资料的存储位置应明确，且只有授权人员可以访问和修改；3. 所有技术文件及资料的存储设备和服务器应有定期维护和备份计划，确保数据不会丢失或损坏；4. 技术文件及资料的保密性要求高，应采取技术控制和管理措施，防止泄露和不当使用。
七、技术文件及资料的使用和共享1. 技术文件及资料的使用应符合相关政策和法规要求，做到合法合规；2. 技术文件及资料的共享应在授权的范围内进行，需要对外共享的需经相关部门批准；3. 共享技术文件及资料时，应明确接收方的责任和义务，以确保信息安全和合理使用。
资料部的岗位职责
资料部的岗位职责资料部是一个组织中非常重要的部门，它负责处理和管理各种形式的信息和文档。
在现代化办公环境中，资料部的工作范围很广，包括但不限于以下岗位职责：1.文档管理：资料部负责建立和维护一个系统化的文档管理系统，包括收集、分类、归档和检索各种文件和资料。
这些文件可以是公司的各种文件，包括合同、报告、会议记录等，也可以是员工的个人档案，包括聘用合同、绩效评估和培训记录等。
2.电子文档管理：随着信息技术的发展，越来越多的文档以电子形式存在。
资料部负责管理这些电子文档，确保文档的安全和可靠性，并提供方便的访问和共享方式。
这包括使用电子文档管理系统来存储、检索和共享文档，以及制定和执行电子文档管理的政策和流程。
3.档案管理：资料部负责管理公司的档案，包括活动档案和历史档案。
活动档案是指与公司当前业务相关的文件和资料，需要随时访问和使用；而历史档案是指与公司过去业务相关的文件和资料，通常不需要频繁访问，但需要妥善保存。
资料部负责确保档案的安全、完整和易于访问，并决定档案的保管期限和销毁方式。
4.信息管理：资料部负责管理和处理各种形式的信息，包括公司内部信息和外部信息。
公司内部信息包括各部门的报告、数据和统计，资料部需要收集、整理和分发这些信息，以便其他部门使用。
同时，资料部也负责收集和整理公司外部的信息，包括竞争对手的动态、行业趋势和市场报告等，以便公司领导层做出决策。
5.数据分析：随着大数据时代的到来，数据分析变得越来越重要。
资料部需要运用各种工具和技术对公司的数据进行分析，提供有益的信息和见解，为公司的决策提供支持。
这包括通过统计分析、数据挖掘和数据可视化来发现数据背后的模式和关系，以及帮助公司发现机会和挑战。
6.保密管理：资料部需要负责保护公司的机密和敏感信息，确保其不受未经授权的访问、使用和泄露。
这包括制定和执行保密政策和措施，对员工进行保密培训，监控和审查对机密信息的访问和使用，以及应对安全漏洞和突发事件。
技术资料管理流程
技术资料管理流程技术资料管理流程是指对企业或组织的技术资料进行有效、规范的管理和利用的过程。
技术资料是企业或组织实施技术活动、进行技术创新以及解决技术问题所必须的信息和文档。
正确的技术资料管理流程有助于提高工作效率、降低成本，确保技术项目的顺利进行和技术成果的保密性、可用性和可追溯性。
1.资料采集与整理：首先，确定需要收集、整理和管理的技术资料。
对于关键的技术项目，应明确负责人和责任范围。
然后，制定采集和整理技术资料的具体方法和要求，包括对技术资料的收集渠道、格式、分类和存储方式的规定。
2.资料存储与保管：确定技术资料的存储和保管方式。
建立统一的技术资料管理系统，确保技术资料的安全和可追溯性。
采用数字化管理方式，通过创建电子文档库或知识管理平台，使得技术资料更易于存储、检索和分享。
3.资料审查与更新：定期对技术资料进行审查和更新。
对于过时或不再使用的技术资料，及时归档或删除。
对新的技术资料进行审查和验证，确保其准确性、可靠性和合法性。
建立技术资料的版本控制机制，追踪资料的变更历史和责任人，以确保技术资料的真实性和完整性。
4.资料共享与传播：建立技术资料共享的机制和渠道，促进内部员工之间的交流和合作，提高团队的创新能力和工作效率。
采用内部网站、邮件、会议等形式，定期分享技术资料和经验，使得技术资料可以在组织内部广泛传播和利用。
5.资料培训与利用：对员工进行技术资料管理培训，提高其对技术资料的正确使用和管理能力。
推广技术文化，鼓励员工主动学习和应用技术资料，提升团队的整体素质和竞争力。
6.资料安全与保密：制定技术资料的保密政策和保护措施，确保企业的核心技术和商业机密不被泄露。
建立权限控制机制，限制技术资料的访问范围，对关键技术资料进行加密或存储在安全的服务器中。
7.资料评估与总结：对技术资料管理流程进行定期的评估和总结，发现问题，并进行改进和优化。
建立绩效评估机制，对技术资料管理工作进行考核，激励员工积极参与和推动技术资料管理工作。
电子文档管理系统
电子文档管理系统1. 概述随着信息技术的不断发展和应用，电子文档管理系统在各个领域中得到了广泛的应用。
电子文档管理系统，简称EDMS，是一种通过网络或互联网对文档进行管理的软件系统。
EDMS将传统的纸质文档转换为电子文档，通过数字化的方式对文档进行存储、管理、检索和交流，提高了信息资源的利用效率、管理效率和服务水平。
2. EDMS的工作原理EDMS主要是利用计算机和通信技术将传统的纸质文档电子化，并通过互联网等多媒体手段对这些文档进行管理与传播。
EDMS通过数字化的方式存储文件，使文档处理变得更多元化、灵活和高效。
电子文档管理系统的工作原理如下：1. 创建文档：用户使用电子文档管理系统创建一个文档，可以是从其他电子文件拷贝内容、上传文档或从无到有创建文档。
2. 存储文档：创建的文档被存储到EDMS服务器中，采用分区的方式，按照用户需求和权限存放。
3. 管理文档：EDMS系统为文档提供了许多管理功能，例如文档版本控制、文件审批、文档兑现、借阅管理等，以方便用户对文档进行管理。
4. 检索文档：用户需要查找某个文档时，可以通过EDMS 系统中预定义的检索模板或自定义条件进行检索，方便快捷。
5. 分享文档：EDMS可以将文档以电子邮件、网页链接、即时消息和社交媒体的方式分享给其他用户，以满足合作和共享的要求。
6. 安全保护：为每一个文档和用户设置了访问权限和安全策略，提供了完整的安全保护措施。
3. EDMS的主要特点电子文档管理系统的特点主要包括以下几个方面：1. 易于使用：EDMS利用直观的用户界面和简化的操作，使用户能够更容易地处理、管理和共享文档。
2. 安全可靠：EDMS系统针对文档的管理和保护提供了全面的安全策略和技术手段，确保文档的安全性、完整性和可用性。
3. 多样化管理：EDMS提供了多种文档管理工具和功能，包括版本管理、邮件通知、审批流程、文档对比、文档备注和文档关联等，以适应不同用户的需求和业务流程。
公司技术文件及资料管理制度范文(6篇)
公司技术文件及资料管理制度范文一、总则及范围为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。
本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。
二、管理业务与分工1.技术部负责人。
负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。
2.技术员。
负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。
三、管理内容与要求1.技术文件的种类(1)技术类文件由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。
(2)管理类文件由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。
2.文件登记(1)技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全部文件的情况。
其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。
(2)文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。
3.文件的归档及保管技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。
4.文件的借用(1)文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。
5.文件的修改与审批(1)当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师(或专业的业务负责人)分析确定是否需要修改。
(2)技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师(或专业的业务负责人)填写《设计更改单》。
《设计更改单》应包括下列内容：(a)技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；(b)更改理由；(c)会审意见、会审签名；(d)设计、工艺负责人签名；(e)修改内容和修改要求(以图纸和文档形式表现)。
(3)技术文件的审查与批准一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行审查和签字批准即可。
重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。
(4)技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性(图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记)。
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4.2.3，品质部：品质异常单，硬度检测报告，品检员异常统计，客户投诉，生产部月度品质异常统计等
4.2.4，生产部：生产图纸与加工清单，各种生产过程中使用的其它清单及报表,CNC加工程式与3D图档，员工月度考核表等
6.6.3.7，其他品质部内部资料经主管判定文件重要性后由部门自行管理。
6.6.4，生产部：
6.6.4.1，生产加工用图纸在生产过程中要仔细保管，尽量保证图面整洁，报废重做工件要重新打印图纸并编号，并将原图纸交营业担当处理，在订单出货后，生产图纸由营业担当根据订单编号进行整理，确认图纸全部收回后按编号顺序装订成册归档，电子文档分别保存到网络共享与营业部电脑内，如客户有图纸更新，共享文件必须将原文件覆盖或将原文件删除，但必须在营业部电脑里备份并注明版本。
6.6.1.3，生产加工用图纸在订单出货后，由营业担当根据订单编号进行整理，确认图纸全部收回后按编号顺序装订成册。
6.6.1.4，客户每批次订单附带的技术要求等资料，除电脑网络共享外，另需打印成书面文件，打印文件中有英文、日文或其他外语文字的，营业担当必须详细翻译成中文后一式两份，一份交生产部加工使用，另一份上交文控部归档。
6.6，各部门文件资料管理细则：
6.6.1，营业部：
6.6.1.1，营业部门与客户相互收发的所有电子邮件除存入各营业担当的邮箱外，另需将邮件内容所在页面全部下载到U盘或其它移动载体内，部分重要的邮件还应打印成书面文件，包括客户邮箱地址、收发日期、邮件内容、附件等全部整理齐后交文控部门归档保存。
6.6.1.2，营业担当将收到的客户报价图档及订单图档除存入网络共享外，必须另外下载保存在各自计算机内，并根据客户名称建立相应的文件夹以便于管理，并将存档路径及文件名称上报文控部做记录备案。
6.4，新成文的电子文档被确认为受控电子文档后，应于三天内将文档用软盘、光盘或其它移动载体进行备份，并将文档打印或复印一份后一并交公司文控部门归档备案。
6.5，文控部在收到各部门上报的各种电子文档后应及时分类、标识和整理，同时将文件详细记录到《电子文档目录》。被确认为受控电子文档的文件除指定人员外，其他人不得借阅，如因特殊原因需要借阅的，必须报经理审批。
4.1.1，客户邮件，包括收件箱与发件箱的所有与客户相关的邮件
4.1.2，电子图档，含报价图档、订单图档以及生产过程中实际使用的图档。
4.1.3，客户技术要求，包括标准件与非标准件的各种技术要求。
4.1.4，客户会议记录。
4.2，内部文件
4.2.1，营业部：报价单，客户订单，客户清单，发货运单，订单评审表，订单管理表等。
6.6.4.2，加工清单存入生产部文件夹内，生产文员下发图纸的同时打印清单两份，自己与生产主管各执一份，电脑文档任何人不得任意删改。
6.6.4.3，生产文员统计员工生产日报表时，必须保证报表工时与加工清单工时完全一致，实际工时与计划工时有冲突时，由生产部开具异常工时单，工时单工时一并纳入到生产日报表，由生产文员统计出个人每天生产效率后存入到生产部电脑与网络共享文件夹。
6.6.3.3，硬度测试报告由品检员如实填写，定期汇总后由品质文员上交文控部门存档。硬度测试异常的要在备注栏注明，同时开具品质异常单交采购部处理。
6.6.3.4，品检员异常统计由品质主管或品质工程师填写，品质统计文员月底按人员分别进行统计，交品质主管对各员工进行月度考核，同时将《品检员异常统计表》上交文控部门存档。
6.6.2.8，采购部应在网络共享盘建立本部门文件夹，凡与其他部门相关，经主管确认有必要网络共享的电子文档，由采购文员进行统一管理。
6.6.3，品质部：
6.6.3.1，品质部文件及相应表格统一由品质统计文员管理，并在网络共享盘建立品质部文件夹，所有共享电子文档存入相应的文件夹内。
6.6.3.2，品质异常单按公司《品质异常单管理流程》处理完后，按内部加工与外协加工分别由品质统计文员与外协采购文员统计整理成《月度品质统计表》，品质异常单统一由品质文员进行分类整理后上交文控归档。
5.3，各部门文员或资料管理员负责本部门文档资料的整理与定期归档工作，一般情况下每周应对本部门文档进行整理分类。
5.4，各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入和下载电子文档的保存与整理工作。
5.5，文控部对各部门受控电子文档的下载、整理、归档负指导责任，并负责各部门计算机的正确安全使用。
深圳市麦科隆机密机械有限公司
MICRONSIN PRECISION MACHINE(H.K) LIMITED
文件名称
技术资料与电子文档管理规定
编制日期
2011-01-07
生效日期
2011-01-07
文件编号
MCN-COP11001
页面
一，目的：对公司重要的技术资料与电子文档实施管控，明确受控文档的输入输出、使用及归档的管理办法，确保各类资料与文档的使用、更改、删除按规定的要求与程序执行。
6.6.1.8，所有提供给客户的报价单，营业部必须保存底稿，按客户及报价单号分类整理后由营业部文员统一管理，网络共享的必须设置权限密码，除经理、营业担当或指定人员外，其他人一律不允许查阅。
6.6.1.9，营业部在下发订单前应召集各部门负责人进行订单评审，经各部门签字确认的订单评审表先由营业担当暂时保管，在订单出货并填入发货运单号后上交文控部归档。
6.6.1.5，凡客户参与的各项会议，包括网络会议、电话会议、桌面会议等，营业担当应做好详细的会议记录，记录内容包含会议.1.6，营业部所有以电子文档形式建立的内部文件，都应存入网络计算机共享。
6.6.1.7，营业担当每天上午9：00前对《订单管理表》进行更新。每次更新的最新文件除网络共享外，应同时保存到营业担当各自的电脑内进行备份。
6.6.2.2，供应商提供的报价单由采购文员按供应商类型与等级以及订单编号分类后电脑存档，同时打印书面文件一份，由采购文员统一管理，采购价格如有变动，相关资料要同时更新。
6.6.2.3，采购前要求报价的询价单由采购部自行分类并存档管理。
6.6.2.4，采购合同及采购单在合同期间由采购部先行保管，合同期结束，确认合同内容全部完成且经品质部确认或仓库收货后，采购部将相应资料上交文控部门归档。
6.6.3.5，所有客户投诉单由营业担当填写好投诉内容后，交品质主管处作原因分析，并由相关责任人与品质主管共同提出改善措施后，由品质文员整理分别存入网络共享与本地电脑，打印文本按客户名称与订单编号分类整理后交营业担当回复客户，底稿由营业部门妥善保管。
6.6.3.6，《月度品质统计表》分别存入共享文件相应的文件夹内，每月底由品质统计文员与外协采购文员按部门、员工或外协商分别进行统计汇总，表格内除详细录入品质异常单上的各项内容外，还应填写相应的损失费用及处理结果。
六，文件管理制度：
6.1，各部门或个人在电脑上制作的程序、文件、图样及其他文件完毕并审定后，应立即上报部门主管或文控部门确认文件是否受控。
6.2，对确认受控的文档资料应设定专用的文件夹，以便于查找、调阅、修改、保存。文件夹应按部门和文件种类分别设置。
6.3，各部门应在网络共享盘设置各自部门文件夹并建立各类《电子文档目录》，建议同时在电脑本地磁盘中建立备份，并将备份文件名与存档路径逐一登录到部门《电子文档目录》。
6.6.4.4，生产部文员每天根据生产日报表的统计数据，计算处个人生产效率后填入到当月《员工生产效率考核表》内，月底进行汇总，并根据各班组当月平均生产效率计算出个人月度相对生产效率。统计好的文件除网络保存外，还需发送到行政部电脑存档，同时打印成书面文件后张榜公示。
6.6.4.5，所有CNC程式应同时存入CNC电脑与网络共享CNC文件夹，程式名要根据客户名、订单编号及编程日期进行分类，常用程式需与3D图档一同存放，CNC编程工程师定期对程式和3D图档进行整理。
6.6.1.10，营业担当下发客户订单时应同时附上客户清单，相应的订单资料与客户清单除网络共享外，应同时存入各营业担当电脑备份。
6.6.1.11，发货后的运单由营业部文员统一管理。
6.6.2，采购部：
6.6.2.1，供应商资料卡应随时进行更新，并根据上月合作表现每月进行等级评分，分别保存到网络共享盘与采购部电脑，共享文件要设置权限密码。
6.6.2.5，所有材料订购单按客户名称和订单编号分类后分别存入网络硬盘与采购部本地电脑，材料订购单上应详细按供应商与材质分类，并分别统计出各项价格后汇总，便于公司进行订单成本统计，报废或异常补料的由采购备注说明后录入同一订单订购表。共享文件须设置权限密码，除经理、采购及指定人员外，其余人等查看必须经采购部批准。
二，适用范围：所有以电子文档格式存在的公司外来文件与内部资料。
所有公司重要而需归档保存的资料。
各部门工作中与电脑相关的员工。
三，定义：
电子文档：指通过计算机录入、保存、下载、输出的文件和资料
受控电子文档：指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。
四，文件分类：
4.1外来文件
6.6.2.6，外协加工管理表按客户名称、订单编号及外协商类型分类后分别存入网络硬盘与采购部本地电脑，文件要详细注明加工内容、供应商名称、发货时间、要求交货期及实际交货期等内容，供应商交货后文件要随时更新保存，共享文件须设置权限密码，除经理、采购及指定人员外，其余人等查看必须经采购部批准。
6.6.2.7，其他采购部内部资料经主管确认文件重要性后由部门自行管理。
6.6.4.6，其他生产部内部文件经主管判定其重要性后由部门自行管理。
6.6.4.7，生产部所有技术资料全部由文控部统一管理，查看资料需到文控部办理节约手续。
6.6.5，其他部门：
其它各部门文件及资料由各部门内部管理，但经主管判定为重要文件的必须进行网络备份或文控存档。
4.3，受控文档：