access窗体及报表的创建(word格式
Access数据库打印功能的设置
Access数据库打印功能的设置Access数据库处理功能十分强大，但在打印设置功能上却不及Word，所以我们可以请出Word来美化设置和打印Access数据表格。
首先，在Access打开源数据库，做完排序等数据处理后，在“导航”窗格中，选择包含待导出数据的对象。
接下来根据所用Access版本不同，介绍后续不同操作。
一、Access2003表格在“工具”菜单中，指向“Office链接”→“用Microsoft Office Word发布”(如图1)，系统将自动生成一个Word RTF格式的文件，并自动打开这个文件的Word编辑窗口。
二、Access2007表格单击“外部数据”选项卡，在“导出”组中，单击“Word”(如图2)。
只有在数据库打开时，才能使用“导出”命令。
在“导出向导”中，指定目标文件的名称;如果你想在导出操作完成之后查看Word文档，请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框;如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录，可以选中“仅导出所选记录”复选框(如图3)。
不过，如果想导出视图中的所有记录，请保持该复选框处于清空状态。
如果没有选择记录，此复选框会显示为不可用状态。
设置完毕，单击“确定”按钮。
无论是哪一个Access版本，当同名的.rtf文件已经存在，会弹出是否替换已有文件的对话框，提示你单击“是”以覆盖该文件(如图4)。
单击“否”可更改目标文件的名称。
现在，在Word编辑窗口，就已经是由Access数据库转换而成的表格了。
这时，你可以对这个表格的字体、边框、底纹等进一步进行设置，然后在Word中打印输出就万事大吉了。
三、注意事项当你使用“导出向导”导出对象时，Access会在一个Word RTF 格式文件(*.rtf)中创建该对象数据的副本。
对于表、查询和窗体，可见字段和记录在Word文档中会显示为表格。
“导出向导”始终会导出带格式的数据。
这就意味着只有在对象或视图中能看到的字段和记录会连同显示格式设置一起导出。
创建和使用报表
创建和使用报表前面我们已经详细介绍了创建窗体的操作，还看到了如何使用窗体输入、修改和查询数据库里的数据。
然而，即使窗体具有如此强大的功能，它还是不能代替报表。
可以这样说，大部分的数据库管理信息系统的最终目标都是为了获得内容丰富、数据准确的报表。
因为数据库的主要功能之一就是对原始数据进行整理、综合和分析，并将整理的结果打印出来。
报表恰恰是实现这一功能的最佳方式。
6.1 Access报表的概述我们知道在Access中如果要以打印格式来显示数据，使用报表是一种有效的方法。
因为报表为查看和打印概括性的信息提供了最灵活的方法。
我们可以在报表中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容，例如，可以在报表中增加多级汇总、统计比较、甚至加上图片和图形。
报表中大部分内容是从基表、查询或SQL语句中获得的。
报表中的其他内容将存储在报表设计中。
同时，在Access的报表中，使用图形化对象——控件，可以在报表与其记录来源之间创建联系。
控件可以是用于显示标题的标签，以及用于可视化组织数据、美化报表的装饰线条等。
一般来说，报表应该具备以下一些功能：报表不仅可以打印和浏览原始数据，还可以对原始数据进行比较、汇总和小计，并把结果也打印出来。
还可以生成清单、标签和图表等形式的输出内容，从而可以更方便地处理商务。
以上的输出内容的格式可以按照用户的需要定制，从而使报表更美观，更易于阅读和理解。
6.1.1 报表的分类在Microsoft Access 2003中，创建的报表可以分为三种基本类型，它们分别是：1. 表格式报表表格式报表以行和列的形式打印出带有分组和汇总数据的报表。
2. 纵栏式报表纵栏式报表像窗体一样打印数据，可以包括汇总和图形。
3. 标签报表标签用来建立多栏标签或者折叠栏报表一、纵栏式报表2纵栏式报表又称为窗体式报表，它通常是用垂直的方式在每页上显示一个或多个记录。
纵栏式报表像数据输入窗体一样可以显示许多数据，但报表是严格地用于查看数据的，而不能用来进行数据的输入。
Access第7章 窗体设计
2. 向导启动控件
在其他工具按钮使用期间启动对应的辅助向导，该按 钮通常处于选中状态。
3. 标签控件
按一定的格式在窗体上显示文本信息， 用来显示窗体中各种说明和提示信息。该控 件的属性主要包括标签的大小及颜色、内容、 字体字号和风格等
4. 文本框控件
用于表或窗体中非备注型和通用型字段 值的输入/输出等操作。
格式1： [<集合名>].<对象名>.属性名=<属性值> 格式2：With <对象名> <属性值表> End with 例1：Forms!学生窗体. RecordSource= "Select * from 学生表 where 籍贯='北京' " 例2： Forms!学生信息处理!CmdDel.Enabled=False
6. 列表框控件
是一种以表格式的显示方式输入/输出数据 的，表格中有若干行和列。 在打开窗体时，可以从列表中选择一个值 作为新记录的字段值或更改记录的已有字段值， 列表框的主要属性是表格的列数。 在窗体中选择一个列表框控件，系统将自 动启动列表框向导。
7. 组合框控件
由一个列表框和一个文本框组成，主要是 从列表项中选取数据，并显示在编辑窗口中。 组合框控件的属性主要包括组合框控件的大小 及组合框输出信息字体的大小、风格等。
Access 有数据库的7 个对象： 表、查询、窗体、报表、页、宏和模块 此外，Access还提供一个重要的对象： DoCmd对象。它的主要功能是通过调用 包含在内部的方法来实现VBA 编程中对 Access 的操作。
2. 属性 属性（Attribute）是对象特征的描述。 （属性是对象的物理性质，是用来描述对象 特征的参数。）每一窗体、控件都有各自的 属性设置，可以利用属性来更改特定项目的 外观和行为。 在窗体设计视图中，每当使用“工具箱” 向窗体添加某个控件后，可随时设置该控件 的属性。使用属性表、宏或VBA都可以查看 并更改属性。 控件属性分为格式属性、数据属性、事件 属性和其他属性四种。
Access数据库系统与应用 第5章 报表设计与打印
ACCESS数据库应用
1.报表的美化 设置报表格式
在“设计视图”中|“格式”菜单|“自动套用格式”命令
添加背景颜色及图案
选择对象|鼠标右键|背景 “属性”窗口|“对象” 框中选择“报表”|图片
操作演示
ACCESS数据库应用
2.设置分页符、页码、时间 插入分页符
“设计视图”|工具箱中的“分页符”按钮
【例5.4】在“高校图书馆管理系统”数据库 中使用“标签向导”创建“图书编目表”标 签报表，制作“书名和定价”标签。
操作演示
ACCESS数据库应用
3.利用“设计视图”创建报表 利用设计视图创建报表
通常在下列情况下，可以直接使用“设计视图”创 建报表： • 报表的数据源不是由表或查询提供的 • 需要自行设置报表的数据源
ACCESS数据库应用
2.报表的分组与汇总
对记录分组与汇总具体操作方法：
在使用“报表向导”创建报表时，添加分组级别。 在报表的“设计视图”中，打开“排序与分组”对话框，设置排序 与分组字段或表达式和排序方式，在“组属性”中选择报表“组页 眉”和“组页脚”的参数为“是”，在具体的组页脚节中添加文本 框，设置分组字段表达式。 添加“报表页眉/页脚”节，在报表页脚节中设置字段统计表达式， 报表汇总表达式的控件一般为文本框。
【例5.2】在“高校图书馆管理系统”数据库中 使用“报表向导”创建“读者档案表”报表。
ACCESS数据库应用
（2）利用“图表向导”创建
操作步骤：
启动“图表向导”，选择创建图表报表所需的数据源； 选出用于图表的字段； 选定图表类型； 确定图表的“轴”、“系列”和“数据”信息； 输入图表标题； 保存图表。
【例5.8】使用“自动报表”创建一个“表格式”的 报表“读者借阅表2”，然后编辑报表，统计每个读 者借阅书籍的本数及所有借出书籍的本数。
《Access2016数据库教程》第7章报表
节。一般在组页眉中显示和输出用于分组的字段的值，在 组页脚中添加计算型控件，对同组记录的数据汇总和显示 输出。
【例7-8】在“学生成绩管理”数据库中，基于“例7-4学生清单 （报表设计）”设计一个按“院系代码”分组的报表，并要求 统计各院系学生的人数，报表名称为“例7-8 统计各院系学生 人数报表”。
7.2.2 使用“空报表”按钮创建报表
❖ 类似于用“空白窗体”创建窗体。启动一个空报表， 自动打开一个“字段列表”窗口
❖ 可以通过在“字段列表”窗口中双击字段或拖曳字 段，在设计界面上添加绑定型控件显示字段内容。
【例7-2】 在“学生成绩管理”数据库中，使用“空报表”按钮 创建一个报表，在该报表中能打印输出所有学生的学号、 姓名、选修的课程、该课程成绩和学分，并使输出的记录 按“学号”升序排列。报表名称为“例7-2学生选课成绩报表 （空报表）”。
7.1.1 报表的类型
提供了4种类型的报表 （1）纵栏式报表
每个字段都显示在主体节中的一个独立的行上，并且左边 带有一个该字段的标题标签。 （2）表格式报表 以行和列的方式输出数据，一个记录的所有字段显示在一 行。 （3）图表报表 报表中的数据以图表格式显示，类似Excel中的图表。 （4）标签报表 是一种特殊类型的报表，用来邮寄学生的通知、信件等。
7.3.3 报表中添加日期时间和页码
❖ “报表”和“报表向导”生成的报表中，系统自动 在页脚处生成显示日期和页码的文本框控件。
❖ 自定义生成的报表，可通过系统提供的“日期和时 间”对话框添加日期和时间。
❖ 添加计算控件：添加文本框，将“控件来源”属性 设置为日期、时间或者页码的表达式。如设置为 “=Date( )”、“=Time( )”、“=[Page]”，（报 表的当前页码） “=[Pages]”（报表的总页码数）。
Access窗体的操作
图6-9 纵栏式窗体
纵栏式窗体还可以通过选择需要创建窗体的对象“清华 出版社”后，单击工具栏中如图6-10所示，“自动窗体” 创建而成。
图6-10 用“自动窗体”创建窗体
2．表格式窗体 以表格的形式显示数据，其优势是可以同时显示多条记 录，不但具有窗体的功能，而且体现了数据表多记录显示的 特点，如图6-11所示。
1.2 窗体的结构 窗体一般由五部分组成，每个部分称为一个节，其结构 如图6-2所示。
图6-2 窗体设计视图
页眉和页脚总是成对出现。其中窗体页眉主要用来显示 窗体标题、窗体使用说明，打开相关的窗体，或运行其他任 务的命令按钮等，出现在屏幕的顶部或打印时首页的顶部。 窗体页脚显示窗体、命令按钮或接受输入的非绑定控件 等对象的使用说明，即一些总结性文字，出现在屏幕的底部 或最后一张打印页的最后。 页面页眉在第一页的顶部显示字段的标题、页号、日前 时间等，在每个打印页的顶部显示。 页面页脚显示诸如日期、页号以及其他信息。在每个打 印页的底部显示。 主体是窗体的核心部分，用于显示记录个字段的详细内 容。在此可以将各种控件有机地组合在一起，完成各种各样 的功能。 “节”具有属性，在某个节上单击鼠标右键，选择“属 性”命令，可查看所选节的属性。
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2 创建窗体
2.1 用向导创建窗体 Access 2003提供了几种向导帮助创建窗体，选择不 同的向导，可以建立不同风格的窗体。向导会通过询问一 步步收集数据，并根据输入建立窗体，对于初学者来说是 个好方法。利用向导创建好窗体后，可以在窗体视图中加 以修改。 使用窗体向导能够基于一个或多个表或查询来创建窗 体。向导会要求输入所需记录源、字段、版式和格式信息， 根据用户的大案创建窗体。
图6-28 工具栏
3.2 记录的编辑 利用窗体可以很方便地维护所基于的源表或查询的记录， 这些维护操作包括：向窗体源表或查询中添加新记录、删除 记录、修改记录等。 1．定位记录 要修改窗体所基于的表或查询的数据，首先要定位到相 应的记录，然后才能对数据进行操作。在窗体视图中，窗体 的左下角有一个工具条，可以称之为记录定位工具，如图629所示。
在Word中利用Access的数据
⼀、在Word中利⽤access的数据(⼀)在原有Word⽂档中插⼊Microsoftaccess表或查询的内容1.在Word⽂档中选定要插⼊表或查询的位置。
2.寻视图”中的“⼯具栏”，然后点击“数据库”，显⽰“数据库”⼯具栏，然后单击“插⼊数据库”按钮。
3.在弹出的“数据库”窗⼝中单击“获取数据”按钮，在“打开数据源”的“⽂件类型”中选择“MSAccess数据库”。
在“⽂件名”框中输⼊所需Microsoftaccess数据库的名称，然后单击“打开”按钮。
4.单击“表格”或“查询”，然后选择所需表格或查询，最后单击“确定”按钮。
5.如果要选定记录、域或⼆者的⼦集，并将它们包含在Word表格中，请单击“查询选项”按钮，选好所需选项，再单击“确定”按钮。
6.如果要⾃定义Word的表格形式，请单击“表格⾃动套⽤格式”按钮，选定所需选项后单击“确定”按钮。
7.单击“插⼊数据”按钮，在“插⼊记录”下，选定希望包括在Word表格中的记录。
8.如果希望源数据改变时可更新Word表格中的数据，可再选中“将数据作为域插⼊”复选框，然后单击“确定”即可。
(⼆)将Microsoftaccess数据输出到Word⽂档中1.在Microsoftaccess中，打开所需数据库，然后打开数据库对象：表、查询、窗体或报表。
2.选定所需输出数据的⾏和列。
3.单击“⽂件”菜单中的“另存为/导出”命令。
4.选择“另存为⼀个外部⽂件或数据库”选项，然后单击“确定”按钮。
5.在“保存类型”框中，为输出数据选择格式：如果要创建保持原有数据格式的⽂档，请单击“RTF格式”；如果要创建普通的⽂本⽂件，作为邮件合并数据源使⽤，请单击“MicrosoftWord合并⽂件”按钮。
6.在“⽂件名”框中，指定新⽂档的⽂件名称。
7.如果以RTF格式保存⽂档，并且希望马上启动Word打开此⽂档，请选中“⾃动启动”复选框。
8.如果要选定指定的数据⾏列，则要选中“选择”选项。
第6章 Access中的报表
利用报表设计视图设计报表的主要步骤 如下： （1）创建一个新报表或打开已有报表，打开 报表设计视图。 （2）为报表添加数据源。 （3）向报表中添加控件。 （4）设置控件的属性，实现数据显示及运算。 （5）保存报表并预览。
6.3.1 创建简单报表
利用数据库中存储的数据可以创建所需 要的报表，例如，生成学生名册、教师考勤 表及学生成绩单等。 【实例6-6】使用学生表创建学生名册报表， 包括学号、姓名和性别字段，报表样式如图 6-33所示。
6.1.4 报表的视图
报表视图有4种，分别是设计视图、布局视图、 报表视图和打印预览 。 1．设计视图 报表的设计视图用于报表的创建和修改，用户可 以根据需要向报表中添加对象、设置对象的属性，报 表设计完成后保存在数据库中。 2．布局视图 布局视图是Access 2010新增加的一种视图，实 际上是处在运行状态的报表。在布局视图中，在显示 数据的同时可以调整报表设计，可以根据实际数据调 整列宽和位置，可以向报表添加分组级别和汇总选项。
（4）选择“学生”表并单击“+”按钮展开表 中的字段，在列表框中会显示所选中表的所 有字段。
（5）将报表所需字段“学号”、“姓名”和 “性别”拖曳到报表设计视图的“主体”节 中，在主体区域中即出现绑定文本框以及附 加标签，然后利用“剪切”和“粘贴”方法 将附加标签放置于“页面页眉”节中，并与 所属文本框对齐。 （6）为报表添加标题。在“页面页眉”节中 添加一个标签，设置其标题属性为“学生名 册”，同时利用属性窗口设置标签的字体、 字号等属性。 （7）在“页面页脚”节中添加一个标签，标 题为“制表人：王明”，添加一个文本框。 其“控件来源”设置为“=date()”，如图所 示。
（2）选择“课程”和“选课”表为数据源 创建查询，查询名称为“选课人数统计”， 如图所示。
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５、“教师批阅”处由课任老师填写评语，给出实验成绩，并作为平时成绩，参与期末成绩总评。
2011年3月13日
实验项目：窗体及报表的创建
实验目的：1、掌握access窗体的创建
2、掌握ACCESS报表的设计
实验仪器：计算机一台（系统：Microsoft Windows XP Pentium（R）Dual-Core CPU:T4300内存：2G应用软件Microsoft Office Access 2003
琼州学院
课程实验报告
(2010~2011年度第二学期)
专业2009级网络工程
课程数据库系统原理
班级网络工程1班
姓名李楠
学号09240018
教师陈作聪
琼州学院电子信息工程学院制
实验报告填写说明
１、填写一律用钢笔或圆珠笔填写或打印，要求字迹工整，条理清晰。
２、“实验题目”可以填写章节名称或用文字表述。
３、“实验目的”要逐条列出，“实验内容”以简练的文字进行概括。
实验步骤（或程序清单：）
一、如下图所示，先打开ACESS 2003，选择“窗体”——“在设计视图中创建窗体”创建student，course表的录入窗体
（一）
如下图所示，为studet表的录入窗体：
二、如下图所示，为实验二中（三）、（四）、（五）、（六）、（七）创建的窗体。
（三）
（四）
（五）
（六）
三、如下图所示，为窗体控件下设计的封面窗体。 四、如下图注（续）
附注（续）
附注（续）
附注（续）
附注（续）
附注（续）
实验结果分析：
学会了Microsoft Office Access 2003的一些基础性的操作，；了解了一些属性的一般设置，了解了表的一般窗体和报表的创建方法，为以后作更加详细的表打下了基础。
教师批阅：