广东公路工程竣工文件编制及归档指南_pdf

4
等）
建设单位、使用单位
永久
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5
财务决算、工程结算、支付报表
建设单位
永久
6
竣工图
[1] 总说明书
[2] 路线平、纵面竣工图
交通部档案馆、综合档案 馆、交通主管部门、建设
单位、使用单位
永久
[3] 路基、路面竣工图
[4] 路基防护竣工图、
[5] 桥梁、涵洞竣工图 [6] 隧道工程竣工图 [7] 路线设施及其它工程竣工图
G 1·1· 1 —001
案卷顺序号 四级类目（综合文件） 三级类目（具体项目） 二级类目（如高速公路或大桥……） 大类代号（公路项目）
第二节 案卷的编目
一、编写案卷页号 1．案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 2．页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文 件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。 3．卷内目录、备考表不编页号。 4．案卷的页号为小流水号，每个案卷均从 1 开始编页号。 5．页号统一用页码机打印。 二、案卷封面的编写 1．案卷封面：采用案卷外封面形式，外封面粘贴在卷盒的正表面，式样见 图 2 所示。 2．案卷题名：案卷题名应简明、准确，揭示卷内文件材料的内容，应限制 在 50 个字内。每一案卷题名都写“XXX 工程”，案卷题名示例如下：
综合档案馆、交通主管部 门、建设单位、使用单位
注：1、参建单位形成的文件如需保存由各自单位复制归档；
永久
2、综合档案馆接收项目档案，应以特色项目为主，需接收时，应事先指定项目，接收范围按本表
执行；
3、交通部档案馆接收范围待交通部确定后另行通知。
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公路工程竣工文件编制及归档指南
综合档案馆、交通主管部 门、建设单位、使用单位
永久
[8] 环保工程竣工图
[9] 通用图
八 科研项目文件
1
课题报告、任务书、批准书
2
协议书、委托书、合同
综合档案馆、交通主管部 门、建设单位
永久
3
研究方案、计划、调查研究报告
综合档案馆、交通主管部 门、建设单位
长期
4
实验记录
5
实验分析、计算、整理数据
6
阶段报告、科研报告、技术鉴定
6．密级：暂不填写或按交通主管部门有关保密规定执行。 7．档号：填写档案的分类号和案卷顺序号（移交前可用铅笔填写）。 8．档案馆号（缩微号）：暂不填写，由接收单位填写。 9．外封面中“案卷题名、立卷单位、起止日期”内容填写时，用黑体字打 印在专用的封面纸上，贴在对应位置。
第三节 案卷脊背项目的编制
案卷脊背的项目有档号、案卷题名、类别，如图 3 所示。 脊背“案卷题名”与案卷封面相同，用黑体字自右至左竖写，首行空两字； 桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。 脊背内容用专用脊背纸统一打印，再贴在脊背对应位置。贴纸要求比脊背宽 度窄 2mm。
施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总 责；各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总并理 顺后向建设单位移交；凡由建设单位分别发包的，各承包单位负责各自文件材料 的收集和整理，向建设单位移交，由建设单位进行汇总并负总责。
第二章 竣工文件资料档案案卷的构成及质量要求
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公路工程竣工文件编制及归档指南
表 1 公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表
（ 本表为粤交办函
号《广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》附件二）
序号 一 1 2 3 4 二
1
2 三
1
2 3 四 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 五 1
2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
建设单位（业主）在与参建各方签订承包合同时，应明确项目竣工文件的收 集、整理、归档和移交责任。竣工文件按谁形成谁收集、整理的原则进行，监理、 施工单位必须立卷归档。建设单位（业主）对各单位移交的全部案卷进行系统整 理、排列及编号，编写本项目竣工文件编制情况的报告，办理档案的验收与移交 工作。
监理单位（驻地监理办）不但要完成责任范围内监理文件材料的编制工作， 而且要督促各施工单位竣工文件的编制工作，并对施工单位编制归档的资料进行 审查签认。
第一节 案卷的构成
案卷由案卷盒（夹）、软封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表构成。 一、案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。 二、卷内目录：登录案卷内文件题名并固定文件次序的表格，排列在卷内文 件之前。 三、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的记录单，排列在卷内文件之后。 四、档号：由分类号、项目代号和案卷号组成。 竣工资料收集整理后应装入科技档案案卷内。
卷盒、封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表应向省档案馆购买
案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即 305mm×10（20、30、40、50、60）mm，采用专用脊背 纸制作，如图 3 所示，案卷脊背格式也可直接印在案卷脊背格上，但各参编单位应统一。
卷内目录、卷内备考表格为：297mm×210mm，图 4、5 所示。 公路工程科技文件材料分为四级类目，除大类号以英文字母冠以外，其余均以阿拉伯数字代表。 档号形式例如：
公路建设项目的建设、设计、施工、监理等单位应把竣工文件编制归档工作 作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。各参建单位须建立项目档案 管理责任制，配备专人负责项目文件材料的收集、整理和归档工作，保证项目资 料的形成与建设同步。
市交通局及其下属的工程质量监督站负责监督、指导本市公路建设项目 的竣工文件编制、归档工作，履行事前指导、中间检查、最后审查的职责。
第四节 卷内目录的编制
一、顺序号：用阿拉伯数字从 1 起依次标注。 二、文件编号：填写文件文号或图样的图号，没有则空着。 三、责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。 四、文件题名： 1．按文件标题拟写。 2．标题以“会议纪要”、“通知”等出现的，应重新拟写一个符合文件材料 内容的标题，外加“[ ]”号。 3．每件文件材料的标题，在拟写时要顶格，一横格内书写两行。 4．文件题名要完整地拟写在卷内目录内；如过长可用习惯缩写法拟写。 五、日期：填写文件的形成时间（填写时间可省略“年、月、日”字样，如 用“2003.6.28”式样表示）。 六、页号：填写每份文件首页上的页号，最终件注起止号。如所归档文件属 符合档案保管要求的成本成册的材料，己编有页号的只需在卷内文件目录页次中 填写册数，并在备考表中注明合计页数。 七、备注：留作说明用（如有与文件内容相关的特殊载体档案，可在此标注 具体载体的档号）。 八、电脑打印填写内容采用仿宋体。
永久
永久 永久或长期
永久 永久 长期
永久 长期
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公路工程竣工文件编制及归档指南
15 工程声像资料
六 监理文件
1
监理规划、监理实施细则
2
合同管理文件
3
计划进度管理文件
4
工程技术管理文件
建设单位
长期
5
工程质量控制文件
6
工程计量与支付
7
监理通知、开（停复）工令
建设单位
永久
8
备忘录、会议纪要
第二篇 竣工文件资料编排顺序
第一章 单位、分部、分项工程的划分…………………………………………………… 13 第二章 建设单位竣工文件资料编排顺序……………………………………………… 15 第三章 监理单位竣工文件资料编排顺序………………………………………………… 16 第四章 施工单位竣工文件资料编排顺序………………………………………………… 17
归档文件 可行性研究 项目建议书及批复 工程可行性研究报告及批复 项目评估 环境预测及调查报告 设计基础材料 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要 土岩样说明 水文、气象等其它设计基础材料 设计文件
总体规划设计
审批的各阶段设计及有关文件 公路用地图 工程管理文件 征地批文及红线图 占地用图、土地使用证 征地数量一览表 拆迁、补偿建筑物、电力电讯设备协议书 招标、投标、定标、租赁文件 承包、发包及委托合同、协议书 技术规范的补充文件、修改文件 施工许可证 审计、档案、劳动安全卫生、消防规划等验收文件 电、暖、煤气等供应协议书 施工文件 开工报告、施工组织设计、施工方案、施工计划 工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、重要会 审纪要 分项工程开工申请单及附件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告 原材料试验报告 设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续 施工原始记录 试验材料汇总表 中间检验报验单及试验资料 隐蔽工程验收记录 工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告 单位、分部、分项工程质量检验评定报告 技术总结 专项检测及监控材料
示例 1：管理性文件
XXX 工程项目建议书及批复
示例 2：项目技术文件 项目名称+起讫桩号（公路）+单位、分部、分项工程名称+文件名称
3．立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目责任部门。 4．起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。 5．保管期限：详见表 1“公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表”。
附件一：建设、监理及施工单位竣工文件编制细则 附件二： 归档资料总表 附件三：分项工程归档资料表 附件四：原材料检测资料表 附件五：常用施工监理表 附件六：广东省公路工程施工表格
注：附件均为电子文档。
公路工程竣工文件编制及归档指南
第一篇 竣工文件资料编制要求
第一章 竣工文件资料编制的组织与职责
公路建设工程项目从立项、勘察、设计、施工到竣工全过程形成的反映工程 建设有关活动、具有考查利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入 公路建设工程档案。
科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式，卷盒、卷夹式样见图 1，案卷封面见图 2。卷盒的外表
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公路工程竣工文件编制及归档指南
面规格为：305mm×220mm，厚度分别为 10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六种，卷夹的外 表面规格为：305mm×220mm，厚度为 20mm。竣工资料根据归档文件厚度选用不同厚度的卷盒。
第一节 综合文件………………………………………………………………18 第二节 施工文件…………………………………………………………………18
一、路基工程………………………………………………………………19 二、排水工程………………………………………………………………22 三、涵洞工程………………………………………………………………23 四、防护工程………………………………………………………………26 五、路面工程………………………………………………………………29 六、桥梁工程………………………………………………………………33 七、隧道工程………………………………………………………………63 八、交通工程………………………………………………………………64 第三节 竣工图……………………………………………………………………68
保管单位 综合档案馆、交通主管部 门、设计单位、建设单位
建设单位 交通部档案馆、综合档案 馆、交通主管部门、设计
单位、建设单位 交通主管部门、设计单位
设计单位、建设单位
建设单位
建设单位、使用单位 建设单位、使用单位
建设单位 建设单位 建设单位、使用单位
建设单位 建设单位、使用单位
保管期限 永久
永久 永久 永久 长期
建设单位
长期
9
施工质量抽验检验文件
10 监理工作会议记录或纪要 11 与各单位的来往文件
建设单位、使用单位
永久
12 监理声像资料
七 竣工文件
1
工程交竣工申请报告
建设单位
永久
2
工程竣工验收报告
3
竣工验收鉴定书、验收委员会名册
交通部档案馆、综合档案 馆、交通主管部门、建设
单位、使用单位
永久
参建各方工程总结汇总（建设、设计、施工、监理
目录
第一篇 竣工文件资料编制要求
第一章 竣工文件资料编制的组织与职责…………………………………………………1 第二章 竣工文件资料档案案卷的构成及质量要求…………………………………………1
第一节 案卷的构成………………………………………………………………1 第二节 案卷的编目…………………………………………………………………2 第三节 案卷脊背项目的编制……………………………………………………5 第四节 卷内目录的编制…………………………………………………………5 第五节 卷内备考表的编制…………………………………………………………5 第六节 案卷装订的要求……………………………………………………………6 第三章 竣工文件资料组卷及编制时间要求………………………………………………6 第一节 组卷要求…………………………………………………………………6 第二节 编制时间要求……………………………………………………………7 第四章 竣工文件资料档案的验收及移交…………………………………………………7 第一节 档案的验收…………………………………………………………………7 第二节 档案的移交………………………………………………………………8