档案管理表格-存档资料清单
各部门档案资料分类目录(地产)
财务部档案分类简表一级类目编号二级类目存档形式计划财务(05)1本公司年度投资计划的请示及上级的批复、通知原件2本公司及下属公司清产核资、审计报告原件3本公司及下属公司验资报告原件4本公司关于股权转让、购买的报告及上级批复、买卖协议、合同原件5本公司及下属公司投资项目效益测算报告原件6本公司关于银行信贷、授信额度、开设账户的请示及上级的批复原件7本公司抵押、按揭贷款、预售监管等协议书、合同原件8本公司财务预算、决算的编制及上级的批复原件9本公司财务规章制度原件10本公司下属单位年度财务审计、报告、结论原件11上级普发的财务工作文件（重要的）原件（一般的）原件12与下属企业的结算中心借款合同原件13银行信用评级资料原件凭证(01)1原始凭证、记账凭证、汇总凭证、收付款凭证、转帐凭证原件2涉外原始凭证、记账凭证、原件帐簿(02)1现金日记账、现金出纳账、银行存款日记账原件2总账、明细账、往来账原件3涉外账簿（日记账、明细账、总账等）原件4往来对账单、银行余额调节表、科目汇总表原件报表(03)1会计年度报表、预算决算报表、年度以上财务分析报告原件2会计月、季度报表及分析报告原件3专项涉外资金报表原件其他(04)1会计档案移交清册、保管清册原件2会计档案销毁清册原件3银行余额调节表等其它资料原件成本部档案分类简表一级类目编号二级类目存档形式行 政事 务0101本公司成本管理会议记录、纪要原件+电子版02本公司成本管理年度计划、总结原件+电子版03本公司成本管理、控制规章制度原件+电子版04本公司成本管理问题的请示、报告及上级的批复、通知原件5考察、培训形成的声像材料（PPT报告及相片等）原件+电子版06来信来访来函来电处理结果及复函原件直接委托、密封比价、招标类（02）直接委托1合同（附会签面单）原件2直接委托文件审批单（附：成本小组会纪要）原件3价格审核单（附：报价书或预算书、成本小组会纪要）原件4甲供材选用确认单（附：集团采购总部回函）原件5结算单（附验收单、签证单、预警单、工程计量单和工程款支付证书等）原件密封比价1合同附会签面单原件合同金额图纸原件2比价思路（附：单位考察报告、比价单位及比价原则会签、成本小组会纪原件3比价文件比价书（附审批面单）原件比价图纸（加盖招标专用章，附图纸目录及电子文件）原件+电子版澄清文件原件4比价开标记录原件5各单位比价报价书正本原件6价格审核单原件7标书分析原件8中标通知书（附：成本小组会纪要）原件9结算单（附验收单、签证单、预警单、工程计量单和工程款支付证书等）原件公开招标1合同附会签面单原件合同金额图纸原件2招标思路（附：投标单位考察报告、会签面单、成本小组会纪要）原件3招标文件招标书（附审批面单）原件招标图纸（加盖招标专用章，附图纸目录及电子文件）原件+电子版招标澄清文件原件工程量清单原件+电子版4标底原件5投标上限价审批表原件6定标书（附：投标单位投标签到表）原件7各投标单位投标书：经济标正本原件+电子版8中标单位投标书：技术标正本原件+电子版9投标承诺书原件10标书分析原件11询标文件（附：谈判纪要）原件12中标通知书（附：成本小组会纪要）原件13开工令原件14结算单（附验收单、签证单、预警单、工程计量单和工程款支付证书等）原件注：资料归档不仅限于以上范围；各种资料要保存完整、注明制作日期。
公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。
各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。
合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。
文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。
凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。
因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。
2．归档时间工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。
各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。
其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。
3．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。
归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。
档案管理流程及流程图
档案管理工作流程
具体工作
收集各部门、分公司的文书档案
流程图
详 下发通知 →审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕 细 对于此流程图的解释 工 档案室每年 1 月份下发通知,要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料,各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单,经部 作 门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对,符合要求的进行接收,档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有 流 按时移交的部门,档案室进行统计上报董事局办公室,由其再进行督办,直到移交完毕。 程
程
具体工作
刻录光盘
档案管理流程及流程图
流程图
详 登记(申请) →刻录 →检查→下发
细 关于此流程图的解释
工
作 (1)刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记,注明部门、文件内容、分数等要求,档案管理员根据登记要求进行刻录,完毕
流
后检查刻录内容,最后下发给所需部门。
程 (2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》,经部门负责人签字确认,档案管理员进行刻录,完毕后检查刻录内容,最
作
流
程
具体工作
图纸档案接收、整理
详 流程图
细 取图 →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档 工 关于此流程图的解释
作
流 由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸就是否有总工办与设计部对此图纸的确认印章,审核后给图纸进行 程 编号,加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。
具体工作
集团营业执照的年检
详 流程图 细 下载申请表→填写表格→网上注册年检 →向财务部要财务报表 →申请盖章 →请款 →到工商局办理年检
文件和档案资料管理制度
文件和档案资料管理制度制定部门：某某单位制定时间：202X年X月X日1文件和档案资料管理制度为规范本单位生产生活及工作次序，确保本单位相关工作有序正常运转，根据单位发展需要，结合单位工作实际情况，特制定《文件和档案资料管理制度》，望本单位职工严格执行!一、文件管理1、有关文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发相关的记录；若是一些如需回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
2、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。
3、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
二、档案资料管理1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指按期限内准时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、所有档案资料均要按期清查，借出的档案资料要在指按期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监管与督查下进行核对，务必做到物单相符。
4、借阅的文档资料不经过领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，务必经总经理批示。
6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取2必要的安全措施。
7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
8、在部门主管安排、监管与督查下，按期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，保证现有文档资料与目录清单一致。
9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，务必在文档目录中及时添加。
【疫情复工必备表格】员工个人档案清单管理工具
37
已完成数量
32
不完善数 量
2
空缺数量
3
完成状态设置
资料分类 资料编号
资料名称
数量要求 资料形式 完善状态 备注
√
已齐备
1 个人求职登记表或应聘申请表（附照片）
2 个人简历（中/英文）
3 身份证
4 学历证书
5 免冠正面2寸照片
个
人
6 有关资格证书、职称证书、培训证书
信
息
7 在各级各类报刊杂志发表、刊登文章
√
料
25 个人福利记录（津贴、保险、住房等）
√
部
分
26 晋级记录（包括总监以上级别建议证明）
√
版权所有：北京未名潮管理顾问有限公司何建湘
料
部
分
27
公司内、外部奖励证明（包括总经理意见证明、社会 奖励）
√
28 个人休假明细（包括重要病、事、休假申请证件）
▲
29
培训记录（包括各种培训证件复印件、公司外派学习 记录、个人学习记录）
×
14 面试评估成绩单
√
15 录用通知书
√
16
试用及转正记录（包括评估成绩表、转正证明、进入 公司时间记录）
√
17 聘任书
√
18 劳动合同
√
19 保密协议书
√
20 工作承诺书
√
21 使用公司财物清单（包括固定资产、低值易耗品）
×
22 月度考核成绩单
√
工
23 月度考勤记录
√
作 资
24
工资涨浮、月奖金记录（包括总监以上级别建议证 明）
温馨提示：1.表格右侧设置好的完成状 态及资料形式请不要删除；2.完成状态 符号、资料形式只需要通过下拉菜单录 入即可，颜色为自动显示；3.如果增添 内容清单，可在表格任意位置添加；4. 如果减少内容清单，直接删除整行数据 即可，但是不要删除右侧设置列所在行
建设工程档案归档文件资料目录清单
建设工程档案归档文件资料目录清单工程名称:
建设单位:
建设工程准备阶段文件材料
建设工程档案指导验收记录
工程名称:
施工单位:
建筑桩基础工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
人防（地下室）工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
建筑装饰工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
建筑幕墙工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
市政道路工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
地下管线工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
市政桥梁工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
市政排水泵站工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位:
污水处理厂工程文件材料
建设工程档案指导验收记录工程名称:
施工单位：
监理文件材料。
设备档案管理表格(样板)新版
日期
备注
（十）设备事故报告
编号：
设备名称
设备编号
使用部门
操作/保养人
事故发生时间
事故责任人
事故发生原因：
事故造成损失：
事故后处理方法：
设备现运行情况：
工程设备部意见：
负责人：年月日
使用部门意见：
负责人：年月日
总经理意见：
负责人：年月日
备注：
（十一）鉴定证书及确认说明
（十二）出厂报告
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资料仅供参考！
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安装位置
安装日期
安装图图号
安装图存放处
安装பைடு நூலகம்查记录
结论
安装负责人：
检查人：
安装单位：
使用单位：
（八）设备调试验收单
编号
设备名称
规格型号
生产厂家
出厂时间
安装地点
参验部门
调试情况记录：
调试人：年月日
试运行情况记录：
操作者：年月日
结论：
负责人：年月日
备注：
（九）设备保养维修记录
设备名称
所属岗位
保养维修内容
数量
生产厂家
用途
单位
原值
备注
（五）设备易损件清单
名称
生产厂家
型号规格
材质
数量
单位价格
备注
（六）设备开箱检查验收单
编号：
设备名称
规格型号
制造厂商
出厂年月
参检部门
检查负责人
外包装检查：
设备外表检查：
随机附件检查：
档案管理流程及流程图
.
档案管理工作流程
具体工作
收集各部门、分公司的文书档案
详 流程图 下发通知→审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕
细 对于此流程图的解释
工 档案室每年 1 月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，
jz*
档案管 理专员
档案管 理专员
.
主流程工程
档案管理流程
注解
.
责任人
jz*
.
5.3 入职资料〔5.3.1〕 5.4 在职资料〔5.4.1〕 5.5 调职调薪资料〔5.5.1〕
.
〔5.3.1〕入职资料：
A. "员工登记表"； B. 一寸免冠照片 4 张〔其中一张粘贴在"员工登记表"相应位置上〕； C. "查询函"或离职证明或个人声明； D. 担保证明文件〔需要提供此证明的相关岗位〕； E. 背景调查〔经理级及以上人员〕； F. 经员工本人签字确认的"员工手册确认书"； G. "录用通知书"； H. "岗位薪资确认单"； I. 保险通知函； J. 安康检查材料； 要求：各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。入职 培训后进展的考试和"规章制度学习确认单"。 〔5.4.1〕在职资料：
工 关于此流程图的解释 作 每月由各工程资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进展存 流 档。
程
jz*
.
.
具体工作
结算资料接收
详 流程图 细 接收 →核对 →录入 →存档 工 接收合同要求： 1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字；2、应按移交部门出具的移交单进展一一核