一般公文格式

一般公文格式一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又称通用型公文格式。

根据国务院新《办法》规定，公文格式一般由份数序号、秘密等级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成，平行文和下行文格式一般由除签发人以外的上述其他各要素组成。

一份完整的公文分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线(又称“间隔线”)以上的各要素统称公文眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称公文主体；置于主题词以下的各要素统称公文版记。

一般公文格式各部分的要素及其编排顺序、标识规则如下：一、眉首部分眉首部分又称文头和版头，包括份数序号、秘密等级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等要素。

份数序号。

“绝密”或“”公文应当标明公文份数序号。

份数序号即该份文件印制份数的顺序编号，以阿拉伯数字标识在公文版心的左上角第一行。

份数序号总位数根据公文印数确定。

如公文总印数100件，其第1份文件份数序号即为“001”。

“绝密”或“”公文分发给收件人时，均要按数序号登记。

非密级公文不偏份数序号，必要时可在版记最后的印发日期前标明印发份数。

秘密等级和期限。

秘密等级是指公文容涉及秘密程度的等级。

按《法》规定，秘密等级分为“秘密”、“”、“绝密”三级。

期限即对公文期的规定，至期限之后公文自行解密。

期限标识一般以日、月、半年、年为时间段。

秘密等级和期限标示在首页版心右上角第一行位置，右边顶格，秘密等级和期之间加★。

如秘密等级为、期限1年，则标识为“★1年”。

如为“秘密”等级无期限，则只标“秘密”2字，两字之间空1字。

紧急程度。

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。

紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，标在版心右上角第一行，右边顶格，两字之间空1字。

公文如需同时标识秘密等级与紧急程度，“紧急程度”应标在“秘密等级”下1行。

发文机关标识。

俗称文件红头。

由发文机关全称或者规化简称后加“文件”二字组成，一般采用红色小标宋体，居中均匀排列。

发文机关标识上边缘距版心上边缘25mm。

联合行文时，主办机关名称在前，其他机关名称并列下方，右侧“文件”二字上下居中排布；不管联合行文机关多少，都必须保证公文首页显示正文。

发文字号。

发文字号又称文号，由发文机关代字、年份和序号组成。

在发文机关标识下空2行居中标识。

发文字号的书写顺序是：机关代字、年份、序号，如“国统字〔2005〕1号”表示国家统计局在2005年度制发的第1号文。

发文字号由本机关公文管理部门统一编写。

年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不应编为001），不加“第”字。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

发文字号之下4毫米标一条与版心等宽的红色反线。

二、主体部分主体部分是公文的最主要部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关印章、附注、附件等要素。

公文标题。

完整的公文标题包括发文机关名称、事由、文种三要素。

其中，发文机关名称应当与发文机关标识中的发文机关一致，使用发文机关全称或规化简称；事由应准确、简要地概括公文的主要容，文种要符合法定文种。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

标题位于红色反线下方(空2行)，用1行或分行居中、对称排列；移行排列时要注意保持标题中的词意完整、引用的书名、人名、数字等不要拆开跨行。

主送机关。

主送机关，又叫做“抬头”，指公文的主要受理机关。

主送机关写在正文之前、标题之下(空1行)，左侧顶格，后加全角冒号。

主送机关应当使用全称或者规化简称、统称。

如主送机关较多时，应按其性质、级别或惯例依次排列，同类并列机关中间用顿号、类与类之间用逗号隔开。

其排列顺序通常为：一是按先地方机关后中央机关；二是按党政军群(有关团体)顺序；三是按发文容需要确定。

若主送机关太多，则要注意必须保证首页显示正文。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。

正文。

正文是公文的核心部分。

用来表述公文的具体容。

正文紧接主送机关下1行，每自然段开头左侧空2个字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

为了公文防伪，新《办法》取消了“(此页无正文)”版式说明，并明确规定盖章的公文页必须有正文容。

如公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页面。

附件说明。

公文如有附件，应在正文下1行标识附件说明。

附件说明包括“附件”二字和附件名称，“附件”前空2字，后标全角冒号。

如有2个以上附件，要以阿拉伯数字标识附件序号（如“附件：1.×××××2.×××××”）；每个附件名称分行并列排列，附件名称后不加标点符号。

如附件名称较长需回行时，下一行的左边第一个字应与上一行附件名称第一字对齐。

附件序号和名称应分别与正文后面所附的附件排列顺序和标题相一致。

被批转、转发或以命令发布的公文，不应作附件处理，即不加附件说明。

附件是公文的附属公文，是文件的组成部分。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号的应标阿拉伯数字序号；如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识该公文的发文序号并在其后标识“附件”或“附件”加序号。

附件中若有附件，一般附在其主附件后面，子附件说明只注明“附”字和附件名称。

印章。

公文，除会谈纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。

印章是公文的生效标识。

单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只加盖机关印章。

印章应端正、居中下压成成文日期，印章上端距正文2-4mm。

当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上(下套方式)；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上(中套方式)。

两个机关联合制发的公文，需加盖2个印章时，应将成文日期拉开居中，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超过3mm，并互不相交或相切。

三个以上机关联合制发的公文，需加盖3个以上印章时，应在成文日期和正文之间署写各发文机关名称(一般用简称)，加盖相应机关印章，以防止出现空白印章。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，则居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

公文用印的颜色为红色，印迹必须端正、清晰、完整。

印章加盖后，其字迹应端正地自左而右环行，完整、清晰地表达发文机关的名称，以体现公文的严肃性和有效性。

成文时间。

成文时间一般以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准；会议通过的公文以通过日期为准。

成文日期关系到公文的生效时间，国家行政机关公文中成文日期的年、月、日要用汉字完整书写(如“二○○五年十一月二十一日”，不能写为“2005年11月21日”或“二零零五年十一月二十一日”)。

单一机关发文的成文日期一般右侧空4个字。

联合发文的成文日期标识方法按上面“印章”中对其相关要求书写。

党委群团机关成文日期，使用阿拉伯数字如“2010年7月2日”。

附注。

附注指正文无法表述，但又需说明的事项。

公文如有附注，标识在成文日期下1行，加括号，左空2字。

如“(此件传达到县、团级)”、“(联系人：×××，联系：××××××××)”等等。

三、版记部分版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等。

版记部分位于公文最后一页的底部，均在偶页页面。

版记中各栏目间用黑色实线割开。

主题词。

是按照主题词表选用的用来标引公文主题容的词或词语，主要功能作用在于方便电脑存储和文件检索。

主题词标示版记顶部，左侧顶格，由“主题词”3字(后加全角冒号)及若干词组组成。

“主题词”为黑体字，词组为宋体字。

主题词须选自规的主题词表(如《国务院公文主题词表》或本机关的主题词表)，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。

每份公文的主题词一般不超过5个，其词组的标引顺序为：类别词、类属词和文种，词组间不加标点符号，空1字。

抄送机关。

抄送机关是指除公文主送机关外需执行或知晓的其他机关。

“抄送机关”标在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与第一行冒号后的第一个抄送机关首字对齐；在最后一个抄送机关后用句号。

抄送机关应当使用全称或者规化简称、统称。

如主送机关需要移至主题词之下位置标识时，标识方法同抄送机关。

印发机关、印发日期和份数等。

印发机关即印发公文的机关，应写全称。

印发日期即印制公文的日期，要写年月日全称，用阿拉伯数字标识。

印发机关和印发日期在同一行，印发机关左空1字、印发日期右空1字。

份数即该文件的实际印发份数，一般标识在印发机关和印发日期之间，或版记最后一行的右下方。

如需要标识审核人、校对人时，则可在印发机关和印发日期下1行标识，但要求标识均匀，对称美观。

四、公文版式及其他有关规定(一)公文用纸和版心规格《国家行政机关公文格式》国家标准规定，公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）；纸的规格一般为60g/m2-80 g/m2的胶板印刷纸或者复印纸。

公文版心规格为：156mm×225mm(不含页码)。

公文页边为：上白边(天头)空37mm±1mm，下白边35mm±1mm；左白边(订口)空：28mm±1mm，右白边(翻口)：26mm±1mm。

(二)排版规格公文排印，汉字从左而右横排，少数民族按其书写习惯排印。

正文用3号仿宋字(16P，其字型高与宽为5.6mm，下同)，一般每页排22行，每行排28个字。

行距(即字体高度加行间距离)以3号仿宋字距再加上3号仿宋体字的7/8倍(10.5mm)为宜，一般为10mm。

一般公文格式(平行文或下行文)的发文机关标识上边缘至版心为25mm，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

眉首部分下方的红色“反线”(即间隔线)为红色实线，位于发文字号下方4mm，红线粗1mm，与版心同宽，一般长156mm。

版记部分的横线为黑色实线，与版心同宽，一般长156mm。

(三)公文字号公文的印刷字体，一般按发文机关标识、大标题、小标题、正文等顺序，依次从大到小选用。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识；发文机关标识字与以醒目美观为原则酌定，但一般应小于“国务院文件”标识字号，即应<15mm×22mm。