人力资源信息化管理办法

人力资源信息化管理办法
第一章总则
第一条目的及依据
为规范和加强办公室对集团公司EAS-HR系统的应用和管理，提升人力资源标准化管理、流程化操作，防范管理风险，确保信息准确、完整，为学院人才管理和决策提供详实有力的信息，根据集团公司的相关要求，结合学院实际，制定本办法。

第二条适用范围
本办法适用于学院办公室规范操作EAS-HR系统的管理。

第三条定义
本办法所称操作用户，是指学院办公室操作HR系统的教职工。

第二章职责与权限
第四条学院办公室负责学院HR系统管理：
（一）按照集团公司要求，制定和完善学院HR系统管理办法；
（二）指导本部门人员应用HR系统，完成相关HR业务模块操作；
（三）负责审批各操作用户提交的权限申请、权限变更、权限撤销、数据修改、更新等的申请单；
（四）负责审核学院信息，并对HR系统中录入的信息的真实性、准确性、完整性和及时性负责；
（五）负责检查、监督HR系统客户端的使用、管理、维护工作；
（六）负责协助集团做好对系统应用人员的培训工作。

第五条系统管理员（兼）主要职责：
（一）协助集团公司HR系统管理员与学院应用系统进行对接相关工作；
（二）负责解决操作用户在使用HR系统中出现的问题，对解决不了
的问题及时向集团公司人力资源部门反馈；
（三）定期对HR系统的数据库进行定期检查，发现问题要及时处理并反馈集团公司，保证系统稳定运行及数据安全。

第六条学院严格按集团公司HR系统用户的角色（组织管理、教职工管理、合同管理、时间管理、薪酬管理、培训管理、招聘管理和社保管理等）要求进行学院办公室人员的相应模块的工作分配。

学院办公室HR系统操作用户的主要职责：
（一）按集团要求，按时按质完成职责内模块数据的录入工作；
（二）负责职责功能内权限申请与变更，数据修改与更新；
（三）负责录入数据的安全性，未经学院领导同意，不可随意查阅数据；
（四）负责本人HR系统操作密码的安全性，密码只能本人使用不得告之他人。

第三章功能及使用
第七条组织管理：
学院组织机构及职位设置管理，由管理员按照学院机构调整文件，对学院组织机构及职位进行设立，变更，合并，撤销等操作，并申报集团公司批准。

第八条教职工管理：
学院从业人员基础信息，教职工异动，报表统计等管理；由管理员负责，定期更新教职工基础信息，按照学院人员变动情况，及时调整。

按要求对学院人员情况进行统计，形成相关人事报表。

第九条合同管理：
学院在册教职工合同管理，由管理员负责录入相关合同文本信息，并进行编号，在教职工合同到期时，应及时开展劳动合同续签工作，并
对系统信息进行更新。

第十条薪酬管理：
学院从业人员薪酬业务管理；由管理员负责，设置学院薪酬方案，对教职工定薪定级，定期上报集团公司工资总额计划，并按学院薪酬发放情况，定期计算，结转教职工工资，打印工资报，并按照学院要求统计相关薪酬报表。

第十一条招聘管理
管理学院招聘流程由管理员负责，设置学院招聘活动并开展，对新教职工简历录入及更新，跟进面试阶段，记录面试情况及结果，上报学院领导及集团公司审批，形成相关报表。

第十二条培训管理
记录学院培训管理情况，由管理员负责，编制培训计划上报集团公司，设置培训体系，相关课程、讲师等，开展培训活动并记录情况，根据学院培训情况定期更新，检查，对培训结果进行总结分析并记录，形成相关培训报表。

第四章系统安全管理
第十三条未经集团公司系统管理员许可，任何人不得在HR系统上安排编译软件和其他与系统运行无关的程序。

如果因系统运行需要必须在EAS 系统上安排或运行软件、程序、脚本、补丁等，须在系统管理员处进行备案。

第十四条HR系统涉及的各类数据和信息未经学院办公室负责人批准，任何操作用户不得转移、外借、公布和使用。

第十五条各操作用户在使用过程中发现任何问题应及时告知上级主管部门。

凡利用系统功能漏洞、故障等操作生成违反学院人力资源管理制度的相应业务单据，一律视为无效单据和业务。

第十六条HR系统操作用户在权限范围内所知晓的保密信息，应根据集团公司和学院保密管理工作要求履行保密义务。

保密信息包含但不限于：教职工个人基础信息、学院人才信息、薪酬信息等涉及学院和个人的相关信息。

第十七条操作用户在使用系统时必须做到：
不授权他人使用本人的用户名和密码登录HR系统；不使用未经安全确认的存储介质在装有HR系统的计算机上进行文件交换；不在HR系统终端机安装非办公软件；不将HR系统软件包拷贝至非学院用户计算机；不向非学院人员透露服务器端口设置信息。

HR系统操作用户因故离开工作岗位（计算机）、暂不使用HR系统时须关闭EAS系统，避免他人使用该账号。

禁止长期闲置和无操作挂网，避免占用系统资源。

第五章档案管理
第十八条在HR系统中开展的招聘、入职、培训、薪酬发放等业务时，在系统外所产生的各类纸质文件资料，操作用户必须按学院档案管理的要求归档，移交档案管理部门管理。

第十九条本系统所产生的电子数据档案指定专人负责收集、上报、整理和归档。

第六章奖惩与责任追究
第二十条学院办公室负责人作为HR系统管理的第一责任人，须认真落实管理职责，确保人力资源系统各项数据和操作的准确、及时和完整。

第二十一条当故意泄露HR系统中涉及学院、个人秘密的，一经发现核实，将按照学院保密管理制度处理。

第二十二条系统使用人员应按照系统操作说明书进行系统操作，不得违规做危害系统运行的事情。

如造成不良影响的，应负责赔偿，并根据情
节轻重情况，给予罚款、考核扣分、通报批评、降级、降职、调离岗位、解除劳动合同等处罚。

情况严重的，依法追究民事或刑事责任。

第七章附则
第二十三条本办法自院务会议审议通过，院长签发之日起生效。

第二十四条本办法委托学院办公室负责解释。

附件1：权责清单
附件2：HR系统使用流程
权责清单
HR系统使用流程
1.控制目标
规范和加强办公室对集团公司EAS-HR系统的应用和管理，提升人力资源标准化管理、流程化操作，防范管理风险，确保信息准确、完整，为学院人才管理和决策提供详实有力的信息。

2.流程图
3.流程说明
4.风险控制矩阵。