文件发放管理制度2020.7.9
公司公文发放管理制度
公司公文发放管理制度第一章总则第一条为规范公司的公文发放管理工作，提高行政效率，规范公文的起草、审批、印发、分发等流程，特制定本管理制度。
第二条公文是公司内部及与外部单位、个人之间进行书面交流的载体，是规范公司日常工作、决策和指导各项工作的文件。
第三条公文发放管理工作应遵循快捷高效、规范有序、公平公正、倡导环保的原则，保障公司信息的准确、及时、完整传达。
公司全体员工应严格按照本管理制度的要求执行公文的发放管理工作。
第四条公文的发放涉及公司内部文件以及与外部单位的沟通交流，在该制度中特别强调对于机密文件及重要文件的管理规定，要求各部门在处理相关公文时要严格遵守相应的保密规定。
第二章公文的种类第五条公文的种类主要包括通知、通报、命令、文件、通函、函电、请示、报告等。
第六条公文的具体内容应当严格遵循公司相关规章制度和要求，避免使用夸张、个人情感等不符合规范的措辞。
第七条公文的格式应当统一规范，以便于员工阅读、理解和管理，不得出现错误、遗漏或混乱的情况。
第八条公文的抄送对象应当根据具体情况进行选择，抄送方应当严格执行抄送范围，不得私自扩大抄送对象。
第三章公文的起草第九条公文的起草应当由具有相关工作积累和专业能力的人员负责，确保公文的准确、清晰、简洁、得体，避免文字过多、表达不清等问题。
第十条公文的起草要求遵守相关法律法规，不得违反国家法律法规和公司规章制度。
第十一条公文的起草人员应当对公文的重要性、机密性有清晰的认识，保密的文件应当妥善处理，避免造成信息泄露。
第十二条公文的起草人员在撰写公文时应当准确填写文种、标题、日期、主题、正文等内容，确保公文的准确性和规范性。
第四章公文的审批第十三条公文的审批应当按照公司相关规定和程序进行，确保公文的合法性和准确性。
第十四条公文的审批权限应当与其涉及的内容、重要性相匹配，不得超越职权范围进行审批。
第十五条公文的审批程序应当严格遵守公司相关规定，不得私自变更、擅自操作。
文件发放管理制度
文件发放管理制度一、总则为规范文件发放管理，加强文件管理工作，提高文件利用效率，便于文件的查阅和使用，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门的文件发放管理工作。
三、文件发放的原则1、合理合法原则：文件发放必须合理、合法，保障文件的利用权和保密性。
2、服务原则：文件发放要以为员工提供服务为宗旨，为了员工能够顺利完成工作，提高工作效率。
3、审核原则：对于机密、重要文件的发放要进行审核，确保安全可靠。
四、文件管理责任1、公司领导层要对文件管理工作进行全面监督和管理，保障文件管理工作的有效开展。
2、各部门主管应严格把关文件发放，加强对文件的保护和管理，确保文件的安全和有效利用。
3、文件管理员要严格执行文件管理制度，对文件的存档和发放进行认真管理。
五、发放流程1、文件的发放应当经过申请、审核和登记的程序，确保文件的安全和信息准确可靠。
申请人需填写《文件发放申请表》，并附带所需文件的具体内容和用途。
审核人要对文件的申请进行核实，确定文件的使用性质和保密等级，做出相应处理。
之后将申请表交给文件管理员进行发放，文件管理员应进行登记，确定发放的文件内容和领取人。
六、发放管理1、普通文档的发放：一般的文件如通知、公告等，可以直接在办公室内提供打印机和复印机，供员工自行打印和复印使用。
2、机密文件的发放：机密文件的发放必须要求领取人出示相关的证明文件，如工作证、部门证明等，以确保文件的安全使用。
同时还需进行相关记录和备份，防止文件遗失。
3、重要文件的发放：对于重要文件的发放必须经过领导审核，并由文件管理员进行记录和跟踪，以确保文件的安全和可靠。
七、文件的返还和废弃1、普通文件的返还和废弃：员工在使用完文件后，应自行归还到办公室指定的位置，或者将文件放入废纸篓进行处理。
2、机密文件的返还和废弃：使用机密文件后，应立即进行归还，并由文件管理员进行记录。
对于废弃的文件应及时进行销毁。
3、重要文件的返还和废弃：使用完重要文件后，应立即进行归还，并由文件管理员进行记录。
文件收发管理制度
文件收发管理制度一、引言文件是组织进行管理和业务活动的重要载体，对于组织的发展具有重要的作用。
文件收发作为重要的桥梁之一，对组织发挥作用具有重大影响。
因此，制定一套完善的文件收发管理制度对于组织健康发展具有积极的意义。
二、适用范围该制度适用于本组织内所有部门、员工及相关人员的文件收发工作。
三、基本原则1.文件收发应遵循“正确、及时、准确、保密”的原则。
2.收发文件应在制度规定的范围内办理，不得违反国家有关法律法规。
3.文件收发应签署具有法律效力的文书，保证文书的真实性、完整性和准确性。
4.文件收发应遵循保密原则，并对机密文件进行密封。
5.文件收发应尽量使用电子方式，减少纸质文件的使用和打印。
四、文件收发类型1.内部文件：指同一部门或单位之间、上下级之间、同级之间发生的文件。
2.外部文件：指与外单位或个人之间的文件，包括来文、发文、请示、报告、函电等。
3.其他文书：指通知、通告、备忘录、会议记录等。
五、文件收发流程收文流程1.内部文件（1）负责人或主管部门收到文件后，签署《收文回执单》，并交由秘书室进行编号、登记、分类、分发及归档工作。
（2）秘书室将原件及复印件分发至有关部门，并通知收文人员领取。
（3）收文人员检查文件内容，做好传阅、办理情况记录，并及时按照流程办理或移交相关责任人员办理。
2.外部文件（1）秘书室收到外部文件后，必须签署《收文回执单》，并及时通过系统分发给负责人或主管部门。
（2）负责人或主管部门收到后，进行传阅或办理，并做好传阅及办理情况记录，并及时将审核意见反馈给秘书室。
（3）秘书室根据意见反馈及时办理，并将结果通知发文单位。
发文流程1.发送内部文件（1）起草单位完成文件草稿及相关材料后，送交主管领导审批签字确认。
（2）主管领导签字后，提交给秘书室进行编号、登记、分类、分发及归档工作。
（3）秘书室完成以上工作后，将原件及复制件分发至有关部门，并通知文书人员领取于部门共签、确认。
（4）所有签字确认后归档。
文件发放与管理制度
文件发放与管理制度一、总则为规范文件的发放和管理工作，提高文件的传达效率和管理效果，制定本制度。
二、文件发放1. 文件的发放范围：本制度适用于全单位所有员工。
2. 文件的发放方式：文件的发放方式主要包括纸质文件和电子文件两种方式。
（1）纸质文件的发放：由办公室管理员定期将纸质文件送至各部门，部门主管负责将文件分发给相关人员，并在文件上签字确认。
（2）电子文件的发放：电子文件通过电子邮件、办公软件等方式分发给相关人员，接收人员要及时查收并确认。
三、文件管理1. 文件分类管理：根据文件性质、内容和保密等级将文件分为内部文件、外部文件、机密文件等，分别进行管理。
2. 文件存档管理：对于重要文件，要进行存档管理，确保文件的完整性和安全性。
存档文件要进行编号、分类、盖章、归档等工作。
3. 文件查阅管理：员工需要查阅文件时，应向相关部门办公室提出申请，经批准后方可查阅。
查阅完毕后要及时归还文件，并保证文件的完整。
4. 文件归档管理：文件归档要按照规定的流程和要求进行，确保文件的正确归档。
归档工作由专门的人员负责，定期进行归档整理工作。
5. 文件销毁管理：对于已失效、过期或无用的文件，应及时进行销毁处理，以保护机密信息安全。
文件销毁由专门的人员进行，销毁过程中需要保证文件的安全和完整性。
四、文件管理责任1. 部门主管对本部门的文件管理负责，要确保文件的及时发放、存档、查阅和归档等工作。
2. 办公室管理员负责文件的整理、发放和归档等工作，要保证文件的安全和完整。
3. 所有员工都要严格遵守文件管理规定，保护文件的安全和机密性，不得泄露文件内容。
五、文件管理制度执行1. 全单位各部门要认真学习和执行本文件管理制度，做好文件的发放和管理工作。
2. 定期开展文件管理制度的培训和检查工作，提高员工对文件管理制度的认识和执行力度。
3. 对违反文件管理制度的员工进行相应的管理和惩罚，确保文件管理制度的有效执行。
六、附则本制度由办公室管理员负责解释，如有需要，可根据实际情况进行修订。
公司公文发放管理制度
公司公文发放管理制度第一章总则第一条为规范公司公文的发放管理，提高办公效率，保障信息及时、准确传达，特制定本制度。
第二条公司内部公文包括通知、通告、通报、规程、制度、文件、表格、通讯录等各种文书，是公司内部信息传达的重要方式。
第三条公司各级领导及员工应遵守公司公文发放管理制度，确保公文的及时传达、正确处理。
第四条公司公文发放应遵循公开、透明、便捷、高效的原则，促进信息的有效沟通。
第五条公司所有单位和员工应当保障公文的保密性，不得私自泄露、篡改或利用公文谋取不正当利益。
第六条公司公文发放管理应建立完善的制度和流程，明确责任，确保公文的及时传达和正确处理。
第七条公司公文发放应遵守国家法律法规和公司相关规定，切实履行相关职责。
第二章公文的种类及应用范围第八条公司的公文包括内部公文和外部公文，内部公文主要是针对公司内部人员的通知、规程等文书，外部公文则是与外部单位或个人的沟通文书。
第九条公司公文的种类主要包括：通知、通告、通报、规程、制度、文件、表格、通讯录等。
第十条公司内部公文适用范围为公司全体员工，外部公文适用范围为与公司有业务往来的单位或个人。
第十一条公司公文的发放应当遵循信息安全的原则，确保公文的保密性。
第三章公文的发放流程第十二条公司公文的发放流程主要包括拟稿、审定、编号、发放、归档等环节。
第十三条公文的拟稿人应当按照公司规定的格式和要求写好公文，内容明确、表述清晰。
第十四条公文的审定人应当进行严格审核，确保公文内容准确无误，符合公司规定。
第十五条公文的编号人应当按照公司规定的流水号进行编号，确保公文的顺序和完整性。
第十六条公文的发放人应当将已审定和编号的公文按照规定传达给相关人员，确保及时传达。
第十七条公文的归档人应当将已发放的公文按照规定进行归档，便于查阅和管理。
第四章公文的管理责任第十八条公司各级领导及员工应当遵守公文管理制度，依法、依规、依纪执行公文管理工作。
第十九条公司领导及负责人应当加强对公文管理工作的监督和指导，确保公文的及时传达和正确处理。
行政文件发放管理制度
行政文件发放管理制度为了规范行政文件的发放管理，提高管理效率，促进工作顺利开展，特制定本制度。
一、发放对象行政文件的发放对象为本单位内部各部门和单位员工。
二、发放方式1. 行政文件可通过电子邮件、办公通讯软件、文件传输共享平台等电子方式进行发放，也可通过纸质文件进行发放。
2. 发放文件的紧急性和重要性应根据具体情况确定，必要时可通过专人递送或挂号信方式进行发放。
三、发放程序1. 发放人员应根据行政文件的内容和重要性确定发放对象，并按照相关规定在规定的时间内发放文件。
2. 在发放文件之前，应对文件进行审查，确保文件的准确性和完整性，避免错发、漏发等情况发生。
3. 发放人员应及时将发放情况报告给上级主管，确保上级主管对发放情况进行监督和跟踪。
四、保密要求1. 发放文件时应严格遵守保密规定，确保涉密文件只限于发放对象知晓，不得外泄。
2. 发放机密文件时，应根据机密等级确定发放对象和方式，遵守相关规定进行发放。
3. 发放人员应加强保密意识，确保行政文件的安全性，不得将文件外借或转发给无权限者。
五、管理及监督1. 由主管部门负责对行政文件的发放管理进行监督，确保发放程序规范、及时、准确。
2. 主管部门要定期对发放情况进行检查和评估，对不符合要求的发放行为进行纠正和处理。
3. 发放人员应按照相关规定履行发放职责，确保行政文件的发放工作顺利进行。
六、处罚规定1. 对违反发放管理制度的人员，将根据违规情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、记过、记大过等。
2. 对严重违反保密规定的人员，将依法追究法律责任。
七、附则1. 本制度自颁布之日起生效，任何单位和个人不得擅自修改或违反。
2. 对于未尽事宜，应根据相关规定进行补充和完善。
3. 对违反本制度的行为，应及时通报并纳入档案，供相关部门查阅。
以上为本单位行政文件发放管理制度，为确保行政文件的及时、规范、保密发放，各部门及人员应严格遵守相关规定，确保工作有效进行。
文件下发的管理制度
文件下发的管理制度一、总则为规范文件下发工作，提高文件下发的效率和管理水平，保证文件下发的有效性和合法性，制定本管理制度。
二、适用范围适用于本单位内各部门、岗位的文件下发工作。
三、文件下发的原则1.合法性原则：文件下发必须符合国家法律法规和单位的内部规章制度，不得违反法律法规和单位规定。
2.公开透明原则：文件下发应当公开透明，保证所有应知应晓的人员能够及时收到文件，并了解文件的内容和要求。
3.及时有效原则：文件下发应当及时有效，确保文件及时下发并能够为工作提供指导。
4.协调一致原则：文件下发要与其他相关文件相协调一致，确保文件不会相互冲突或产生混乱。
5.责任追究原则：文件下发责任要明确，对于错误下发或者不按规定下发文件的行为要追究相应责任。
四、文件下发的程序1.文件草拟：文件下发的单位或者部门应当确定下发文件的必要性，并进行著作。
2.审核审批：草拟完成后，应当进行审核审批。
审核审批应当符合单位规定的程序，确保文件的合法性和准确性。
3.下发传达：审核审批完成后，应当及时将文件传达下一级单位或者相关岗位，确保文件下发到位。
4.登记归档：文件下发完成后，应当及时进行登记和归档，确保文件能够追溯和审查。
五、文件下发的责任1.行政主管单位负责文件下发的监督和管理。
2.各部门负责文件的草拟和审核审批。
3.文件下发的责任人应当按照规定的程序，及时有效地进行文件下发。
4.文件下发的接收人应当及时收到文件，并按照文件要求进行执行。
六、文件下发的管理1.建立文件下发的台账和档案，及时归档和整理文件。
2.定期对文件下发的情况进行检查和评估，发现问题及时纠正并进行整改。
3.加强对文件下发工作的宣传和培训，提高相关人员的法律意识和规章制定意识。
4.建立健全文件下发的考核制度，对文件下发工作进行定期考核，确保文件下发的合法性和有效性。
七、附则1.本管理制度自发布之日起生效。
2.本管理制度的解释权归行政主管单位所有。
以上为文件下发的管理制度，各单位、部门和岗位应当按照本制度的要求，规范文件下发工作，提高管理水平，确保文件的有效性和合法性。
文件发放及管理制度
文件发放及管理制度第一篇：文件发放及管理制度文件发放及管理规定目的1.1为加强公司文件档案、声像档案资料的管理工作，保证文件档案、声像档案的及时归档和妥善保管。
1.2统一规范文件的发放权限，增加公司文件保密程度，特制定本规定。
范围本制度包括公司所有文件。
职责3.1本公司文控中心负责本制度的拟定、审核及执行解释及档案资料的归档督促和日常管理工作；董事长/总经理负责本制度的批准执行。
3.2本公司各总监、部门经理及主管，为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。
4 规定内容4.1 公司文件大致分：制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。
4.1.1制度类文件分为：规定、制度、办法、决定及方案等。
4.1.2合同类文件分：合同、合约、契约、协议及约定等。
4.1.3报告类文件分：请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。
4.1.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。
4.1.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。
4.1.6技术类文件分：作业指导书、操作规程、检验细则、工艺卡片及产品图纸等。
4.2制度类文件4.2.1审批流程4.2.1.1制定：制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。
4.2.1.2审核：制度类文件编写完成后，由制度编制人交本部门最高负责人审核，审核完毕后，应在相关部门进行传阅，征询意见，会签《文件制度资料征询意见登记表》，直至无异议。
（注：仅需部门内部传阅征求意见时用《文件传阅记录表》）4.2.1.3批准：部门最高负责人将审核后的制度类文件提交本公司总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。
4.2.2发放流程4.2.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件，由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷，并复制一份交由文控中心备案后执行下发及收回失效文件的工作。
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文件发放管理制度
一、文件发放管理
1.生产科负责以分公司名义发布质量、环境、健康安全类的文件，生产科对拟发文稿内容、格式把关，确定分发对象、份数并报主管领导进行审核。
2.经主管领导审批签发后的文件统一编号打印，生产科做好发文范围、件数、及签字手续。
二、发文范围
1.分公司质量、环境、健康安全方面重要决定。
2.部门规章制度。
3.转发上级文件或根据上级文件精神制定的部门文件。
4.其他有关生产科的重大决定。
三、发文要求
1.发文内容要情况属实，表述正确，条理清楚，字词规范，力求简短。
2.认真做好拟稿、初核、校对等工作，确保不出现文字、标点失误或不当之处等现象。
四、签发要求
签发文件统一用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔。