归档章式样模版
一、归档章格式及示例
277
年度
xx
保管期限
永久
机构问题
监督
指导类
起止件号
1
18
盒号
1
附件：1、文书档案归档格式及示例
三、归档文件目录封面示例
归档文件目录
全宗号277
全宗名称xx市档案局
年度xx年
保管期限永久
四、归档文件目录填写示例
归档文件目录
序号
档号
文号
责任者
题名
日期
密级
页数
备注
1
0277-WS·xx-
永久-监督指导类-0001
一、归档章格式及示例
（一）归档章栏目格式
┃← 2.4mm →┃←2.6mm →┃
全宗号
年度
件号
—
↑
16mm
↓
—
机构.问题
Hale Waihona Puke 保管期限页数┃←----------5mm---------→┃
（二）栏目填写示例
277
xx
16
综合类
30年
5
277
xx
1
监督指导类
永久
31
277
xx
216
档案管理类
10年
22
二、档案盒脊填写示例
临档发
[xx]
37号
xx市
档案局
xx市档案局关于推行新修订的《归档文件整理规则》和《会计档案管理办法》的通知
xx
-09
-30
31
机构代码表参考式样
附件1:机构（问题）代码表参考式样书档案分类代码表附件2：归档章式样及填写示例***单位文书档案分类代码表***单 位文3x15注：标有号的为选择项。
图例1:归档章规格及式样图例2：归档章选择填写式样収位：mm比例：1 : 13x15附件3：归档文件目录式样及填写归档文件目录图例1：目录式样归档文件目录注：序号中的题名为问文与复问合为一件的拟写方式；序号中的题名为自拟题名拟写方式。
图例2：目录填写式样附件4：归档文件目录封面式样归档文件目录全宗号全宗名称年度保管期限机构（问题）比例：1 : 2 附件5：永久保管的归档文件装订方法文件正面丈件正面图例1:直角装订方法及效果图例厶三孔一线装订方法附件6：档案盒封面式样及规格A=B=C=20/30/40/50mm 等图例1:档案盒盒面及盒脊式样图例2：档案盒盒面及盒底式样附件7：档案盒盒脊、盒底边式样附件8：备考表式样单位：mm 比例：1 : 2档案盒盒脊式样注：标有号的为选择项。
档案盒底边式样单位：mm 比例：1 : 2备考表盒内文件倩况说明15.垄理人:檢苣人年月日年月日90210附件9：归档文件的排架“保管期限-一年度-一机构”分类法排架示意2016 年Y 厂办公室人教处0001、0002、0003…0001、0002、0003•-•••0022-0030永久＜"办公室0001、0002、0003 (0026)2017 年y 人教处0001、0002、0003… (0020)2018 年••••“保管期限-一年度-一问题”分类法排架示意k党群类0001、0002、0003 (0016)2016年』行政类0001、0002、0003 (0025)30 年党那类0001、卩002、0003 (0035)2017年＜行政类0001、0002、0003 (0018)X, ••••••2018年……未按照机构（问题）分类的排架示意2016 年0001、0002、0003 (0080)永久2017 年0001、0002. 0003 (0100)2018年…2016 年0001、0002、0003 (0100)30 年2)17 年0001、0002、0003 (0060)2018年。
归档章式样
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
5b撤销婚姻档案目录
室编卷号
决定
机关及文号
姓名
身份证件号码
页数
备注
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
5c离婚登记档案目录
室编卷号
离婚证字号
姓名
身份证件号码
页数
备注
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
5d补发婚姻登记证档案目录
室编卷号
补发证件字号（结/离）
姓名
身份证件号码
页数
备注
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
男：
女：
附件6
婚姻登记档案目录封面式样
婚姻登记档案目录
全宗名称：
全宗号：
目录号：
年度：
婚姻登记性质：
编制机关：
编制日期：
附件1
归档章式样
全宗号
年度
室编档案盒封面式样
（全宗名称）
（婚姻登记处名称）
附件3
档案盒盒脊式样
全宗号
年度
婚姻登记性质
起止卷号
室
馆
档案目录格式规范
档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
表格至顶端纸边距离应为35mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。
全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。
表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。
索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局公布的中华人民共与国档案行业标准《归档文件整理规则》与湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或者一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先务必明确几种情况1、下列文件或者文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包含定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有储存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或者手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
假如报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种与稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，根据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不一致文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包含成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文与收文日期等等。
分年度时，通常来说就以文件签发日期（或者落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，关于计划、规划、总结、预决算、统计报表与法规性文件等内容涉及不一致年度的文件，统一规定按文件签发日期（或者落款日期）判定文件所属年度。
附附录格式
A C
B
30
30
30
310
30
A
全宗号
年度 保管期限 *机构（问题）
起 止 件 号
盒号
30
30
30
30
C
B
单 位 ： mm 比 例 ：
1∶2 档案盒盒脊式样
C
全宗号
年度
保管期限 *机构（问题）
起 止 件 盒号 号
B
单位：mm 比例： 1∶ 2 档案盒底边式样
25
25
25
25
25
25
25 10
220
附：附录格式
归档章式样及示例
2×8
归档章式样
(全宗号) (年度) (件号) *（机构或问 (保管期限) (页数)
题）
3×15
注：标有“*”号的为选择项，下同。
单位：mm 比例： 1∶1
“年度—保管期限”分类方案 归档章示例
0166
2016 永久
0001 45
序号 名
备注：采用档案管理软件录入或电子表格录入生成归档文件目录。
日期 密级 页数 备注
归档文件目录封面式样
归档文件目录
全宗号 全宗名称 年度 保管期限 *机构（问题）
比例： 1∶2
直角装订
装订方法
（文件正 面）
装订效果 （文件正 面）
档案盒式样
A C
B
A=B=C=20,30,40,50mm 等
档案盒封面式样及规格
备考表式样
30 36 20
备考表
盒内文件情况说明
10
55
15
15
297 15
10
整理人： 检查人：
归档章
全宗号 年度 件号
16 8
类别
保管期限
页数
3＊15mm
附件 3：归档文件目录样式 归档文件目录
类别： 件号 责任者 文件编号 题名 日期 页数 保管期限 备注
（归档文件目录幅面用纸：长×宽为 297mm×210mm）
附件 4：归档文件目录封面样式
归 档 文 件 目 录
单位名称 年 类 度 别
全宗号
年度
类别
馆
D CD E 2 CE D 22 5 mm
- 29 -
盒号
件 号
9×30mm
附件 6：备考表
30
- 27 -
5A： 附件 5A：档案盒样式
- 28 -
5B： 附件 5B：档案盒盒脊样式
A B
AB
CD 5
2 mm mm
全宗号 档案室代号 年度 保管期限 类别
起 止 件 号Leabharlann ACBD室 馆
盒号
C
D
5C：档案盒底边样式（与上同） 附件 5C：档案盒底边样式（与上同）
9×22mm
C E
档案室代号
室
保管期限
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男：
女：
5b撤销婚姻档案目录
室编卷号
决定
机关及文号
姓名
身份证件号码
页数
备注
男:
女：
男:
女:
男:
女:
男：
女：
男:
女:
男：
女:
男：
女：
男:
女:
男:
女：
5ｃ离婚登记档案目录
室编卷号
离婚证字号
姓名
身份证件号码
页数
备注
男：
女:
男：
女：
男：
女:
男：
女：
男:
女:
男:
女：
男:
女:
男：
女：
男：
女:
5d补发婚姻登记证档案目录
室编卷号
补发证件字号（结/离）
姓名
身份证件号码
页数
备注
男:
女:
男:
女：
男：
女:
男：
女:
男:
女:
男：
女：
男：
女：
男:
女:
男:
女：
6
婚姻登记档案目录封面式样
婚姻登记
婚姻登记性质 :
编制机关:
编制日期:
使用说明
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1
归档章式样
全宗号
年
室编卷号
页数
馆编卷号
2
档案盒封面式样
(全宗名称）
(婚姻登记处名称）
3
档案盒盒脊式样
全宗号
年
婚姻登记性质
起止卷号
室
馆
盒号
４
备考表式样
备考表
盒内案卷情况说明
整理人:
检查人：
年月日
5
婚姻登记档案目录式样
5a结婚登记档案目录
室编卷号
结婚证字号
姓名
身份证件号码
页数
备注
男:
女:
男:
女：
男：
女：
男：
女:
男:
女：
男：
女：
男：