民政行政复议和行政应诉档案管理办法——民发〔2008〕119号

民政行政复议和行政应诉档案管理办法
民发〔2008〕119号
第一条为了加强行政复议、行政应诉档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国行政复议法实施条例》等有关法律、法规，制定本办法。

第二条受理行政复议案件的民政部门、作为行政复议被申请人的民政部门、作为行政诉讼被告的民政部门，应当整理行政复议、行政应诉形成的文书材料、声像材料以及其他相关材料归档。

第三条民政部门负责行政复议、行政诉讼案件的承办机构应当在结案后3个月内完成案件文件材料的初步整理，由直接负责人审核后移交本机关档案管理机构。

本机关档案管理机构应当对案件文件材料的归档工作进行指导，并做好行政复议、行政应诉档案的接收、保管和利用工作。

第四条整理案件文件材料应当注意下列事项：
（一）清除重份的或者与本案无关的文件材料；
（二）破损的文件材料要进行一定的修裱；
（三）字迹容易褪色的文件材料要制作复印件；
（四）纸张过大的文件材料要折叠，纸张过小的文件材料要粘贴在A4规格的白纸上，装订线部分有文字内容的文件材料要加贴衬纸；
（五）信封上要保留邮票或者专递记录；
（六）文件材料上的金属物应当拆除。

第五条案件文件材料按照一案一卷的原则立卷归档。

立卷分为正卷、副卷。

主要文书、反映外部程序的材料归入正卷；集体讨论记录、请示与批复、涉及秘密的材料以及其他不宜公开的内部程序材料归入副卷。

正卷、副卷编制同一个案卷号。

行政诉讼一审、二审、审判监督程序形成的案件文件材料分别立卷，编制同一个案卷号，用A、B、C卷区分。

案件文件材料较多的，可以分开立卷，编制分案卷号。

有关案件的证据材料，凡是能够附卷的应当编写证据目录，附卷保存；不能附卷的，应当装入证物袋，注明年度、案由、案卷号等事项，随同本案卷宗归档。

第六条卷内文件材料排列，应当将行政复议决定书、行政诉讼判决书或者裁定书等结案材料排在前面，其他材料应当按照形成的过程依顺序进行排列。

（案件文件材料归档范围和排列顺序参照附件1）。

第七条卷内文件材料一律用阿拉伯数字逐页连续编写页号，页号编写在有文字页面的正面右上角和背面左上角。

照片、图表等正面难以编写页号的，可以编在背面左上角。

第八条案卷内应当附文件目录和备考表（见附件2图1和图2）。

卷内文件目录按照以下要求填写：
（一）在件号栏目，填写卷内文件的顺序号，每份文件编一个件号；有证据目录的，可以保留原证据目录，将证明一个事实的证据目录编一个件号；
（二）在责任者栏目，填写制发文件的组织或者个人；
（三）在文号栏目，有文件发文字号的要填写文号；
（四）在题名栏目，有文件标题的按原文件标题填写，没有文件标题的可以自拟标题，并用“﹝﹞”符号标明；
（五）在日期栏目，填写文件的形成时间；
（六）在页号栏目，标明每份文件的起始页号，最后一份文件同时标明终止页号；
（七）在备注栏目，填写本份文件需要说明的其他有关情况。

卷内备考表按照以下要求填写：
（一）在本卷情况说明栏目，说明卷内文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或者有特别意义的重要文件等情况；
（二）在整理人栏目，由负责整理归档的人员签名；
（三）在检查人栏目，由案卷质量审核人签名；
（四）在立卷时间栏目，填写立卷完成的时间。

第九条档案管理机构接收案卷材料后，应当将案卷分为行政复议档案和行政应诉档案，分别按照形成时间顺序排列，编制案卷号。

案卷号按年度从“1”开始标注。

第十条案卷应当加装封面或者装入档案盒。

封面、档案盒脊或者底边应当设置以下项目（见附件2图3）：
（一）在全宗名称栏目，填写立档单位的全称；
（二）在类别栏目，填写行政复议档案或者行政应诉档案；
（三）在年度栏目，填写本案卷的归属年度；
（四）在案卷号栏目，填写已编制的案卷号；
（五）在保管期限栏目，填写本案卷的保管期限。

第十一条案卷制作完成后，应当分别编制行政复议、行政应诉档案案卷目录（见附件2图4）。

行政复议档案案卷目录应当写明下列内容：
（一）在案卷号栏目，填写编制的案卷号；
（二）在行政复议受理情况栏目，根据案件受理的不同情况填写不予受理、受理、告知、转送、转接或者责令受理；
（三）在行政复议案件名称栏目，填写行政复议申请人名称、被申请人名称和申请事项；
（四）在行政复议结果栏目，根据案件办理结果的不同情况填写撤回、维持、撤销、变更、确认违法、责令履行、和解、驳回申请或者终止；
（五）在日期栏目，填写行政复议结案日期；
（六）在文件数量栏目，填写卷内文件的总件数；
（七）在页数栏目，填写卷内文件材料的总页数；
（八）在备注栏目，填写与本案卷有关的其他情况说明。

行政应诉档案案卷目录应当写明下列内容：
（一）在案卷号栏目，填写编制的案卷号；
（二）在人民法院栏目，依次填写行政诉讼一审、二审和审判监督程序的审级人民法院全称；
（三）在行政诉讼案件名称栏目，填写行政诉讼原告名称、被告名称和诉讼请求；
（四）在行政应诉结果栏目，根据审判的不同情况填写撤诉、维持、撤销、变更、确认违法、责令履行、不予受理、驳回起诉或者终止；
（五）在日期栏目，填写行政诉讼判决或者裁定日期；
（六）在文件数量栏目，填写卷内文件的总件数；
（七）在页数栏目，填写卷内文件材料的总页数；
（八）在备注栏目，填写与本案卷有关的其他情况说明。

有副卷的，按照案卷编排的各项要求直接编排在正卷后面，并且与正卷使用同一个案卷号。

第十二条案卷目录应当装订成册，并加档案目录封面。

封面应当设置全宗名称、类别、年度、保管期限、编制机关、编制日期等项目（见附件2图5）。

第十三条行政复议被申请人应当参照上述规定将行政复议案件材料归档。

案卷材料包括行政复议申请书及相关材料、答复意见及相关证据材料、行政复议机关结案材料等。

第十四条行政复议、行政应诉档案的保管期限为30年。

第十五条行政复议、行政应诉档案利用应当遵守下列规定：
（一）本单位档案管理机构应当建立档案的查阅、借阅制度，对副卷的利用必须符合国家有关保密的规定；
（二）案件承办人或者本单位综合机构需要查阅、借阅档案，须经本部门主要负责人同意，借阅的需要在5日内归还；
（二）业务处（科、室）需要查阅与业务内容相关的档案，须经本单位档案管理机构同意，并通报案件承办机构；
（三）上级民政部门，政府法制、监察、公安部门，检察院、法院等单位因公务需要可以查阅档案；
（四）律师凭律师执业证书和律师事务所证明，可以查阅与承办法律事务有
关的档案正卷；
（五）查阅、借阅或者复印档案，不得损毁、丢失档案材料。

第十六条档案管理机构应当会同案件承办机构、办公综合机构，对保管期限到期的行政复议、行政应诉档案进行鉴定，对无保存价值的档案予以销毁，有继续保存价值的延长保管期限。

销毁的档案应当建立销毁清册。

销毁清册与行政复议、行政应诉档案目录一起永久保存。

档案管理机构应当派专人监督档案销毁过程，并在销毁清册上签字。

第十七条省级人民政府有关部门对行政复议和行政应诉档案管理另有规定的，从其规定，但应当按照本办法要求制作副本。

第十八条本办法自发布之日起施行。

附件1.1
行政复议案件文件材料排列顺序
一、行政复议决定书（维持、撤销、变更、责令履行职责）
二、行政复议不予受理决定书
三、驳回行政复议申请决定书
四、行政复议调解书
五、行政复议终止通知书
六、行政复议申请书（行政复议申请笔录）
七、行政复议告知书
八、行政复议补正通知书
九、行政复议受理通知书
十、第三人参加行政复议告知书（第三人参加行政复议申请书）十一、复议申请转送函
十二、责令受理通知书
十三、责令履行通知书
十四、提出答复意见通知书
十五、答复意见书（附证据、依据和有关材料）
十六、行政复议听证告知书、通知书、笔录
十七、行政复议委托鉴定书
十八、复议机构实地调查核实证据、调查询问笔录
十九、具体行政行为停止执行通知书
二十、行政复议中止、恢复通知书
二十一、行政复议决定延期通知书
二十二、规范性文件处理转送函
二十三、强制执行通知书
二十四、行政复议意见书
二十五、行政复议建议书
行政复议案件有其他的文件材料需要入卷的，按逻辑顺序适当确定编排位置。

附件1.2
行政应诉案件文件材料排列顺序
一、行政判决书
二、行政裁定书
三、行政赔偿调解书
四、应诉通知书
五、起诉状（上诉状）副本
六、答辩状
七、证据材料（包括与具体行政行为有关的证据、依据和其他文件材料等）
八、法定代表人授权委托书
九、代理词
十、开庭通知书
十一、强制执行申请书
行政应诉案件有其他的文件材料需要入卷的，按逻辑顺序适当确定编排位置。

附件2
文件目录
图1 文件目录式样
图2 备考表式样
图3A 封面式样
图3B 档案盒盒脊及底边式样。