档案员培训资料
【档案员培训资料】声像、电子、实物档案的收集与整理课件
传统录音录像带的整理基本程序
录音录 像带整理 录音带 录像带
永久
30年
10年
传统录音 录像带
数码录 音录像
1995 1995 年 年
1996 1996 年 年
1995年
1996年
会议
视察检查
其他
会议
视察检查
其他
会议1
会议2
5
某领导 视察
一样，一般情况 下，直接分类、编号、排列。应当注意的是，录 音带、录像带应分开整理，不应混合排列与编号。
三是按电子文件类型分类。电子文件类型 包括：
文本文件以XML、RTF、TXT等为通用格式。 图像文件以JPEG、TIFF等为通用格式。 视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。 音频文件以WAV、MP3为通用格式。
16
电子档案整理前进行真实性、完整性 和有效性进行检验。入册前在光盘上 用油性笔编上全宗号-分类号-保管期 限-盘号，标明电子文件格式和运行环 境，也可以贴标签。 如：51-Dg1-1，表示51号全宗电子档 案永久保管第1盘
1、分类
在一般单位，录音带、录像带较少，此时可 将录音带、录像带分开后，按其收到的先后次序 编号、编目、排列即可。
6
在广播电台、电视台、高等院校等录音录像 较多的单位，应先将录音录像带分开后，再采用 问题分类法将其分为若干类。其分类方案一般可 根据本单位录音录像的数量及其内容自编。一般 教育部门应采用学科分类方法，如基础学科、应 用学科、综合性学科等；广播电台的录音带可按 其节目分类，电视台的录像带可按其内容分新闻、 专题、故事片等；艺术团体的录音、录像带可按 艺术种类分类。
最后编制目录。
兼职档案员工作培训
档案价值与鉴定
档案价值
档案的价值体现在其凭证价值、情报价值、历史研究价值等 方面。不同类型的档案具有不同的价值，需要根据实际情况 进行具体评估。
档案鉴定
档案鉴定是对档案价值的评价和预测，是档案工作的重要环 节。通过鉴定，可以区分档案的不同价值，确定其保管期限 ，为档案的科学管理提供依据。
03
档案管理工作流程
制定档案安全管理制度和操作规程，规范档案的日常管理和使
用。
强化档案安全防护措施
03
采取防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等措施，确保档案实体和
信息安全。
档案防灾减灾策略
制定档案防灾预案
针对可能发生的自然灾害和突发事件，制定档案防灾预案和应急 响应机制。
加强档案灾害预警和监测
利用现代技术手段，对档案库房进行灾害预警和监测，及时发现和 处理潜在的安全隐患。
对收集来的档案进行分 类、编目、装订等整理 工作，使之有序化、系
统化。
档案保管
负责档案的安全保管工 作，防止档案遗失、损
坏或泄密。
档案利用
根据工作需要，为相关 部门或个人提供档案查
询、借阅等服务。
档案工作重要性
01
02
03
04
历史记录
档案是组织和个人历史活动的 真实记录，对于了解过去、总
结经验具有重要意义。
数字化设备操作与维护
01
02
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数字化设备种类
扫描仪、数码相机、录音 录像设备等。
设备操作
熟练掌握各种数字化设备 的操作方法，包括设备连 接、参数设置、文件格式 选择等。
设备维护
定期对数字化设备进行保 养和维修，确保设备处于 良好状态。
数字化质量控制与评估
档案人员培训计划
档案人员培训计划一. 培训目标1.1 整合档案管理知识1.2 提升档案人员专业素养1.3 提高档案管理水平1.4 掌握档案管理工作方法和技巧二. 培训内容2.1 档案管理基础知识2.1.1 档案管理概念2.1.2 档案管理原则2.1.3 档案管理法律法规2.2 档案分类和整理2.2.1 档案分类原则2.2.2 档案整理方法2.2.3 档案保管要求2.3 档案检索与利用2.3.1 档案检索规范2.3.2 档案利用技巧2.4 电子档案管理2.4.1 电子档案管理系统2.4.2 电子档案保管要求2.4.3 电子档案安全管理2.5 档案管理工作流程2.5.1 档案传递流程2.5.2 档案审批及归档流程2.5.3 档案销毁流程2.6 档案管理技术2.6.1 档案数字化技术2.6.2 档案条码识别技术2.6.3 档案管理软件应用三. 培训方法3.1 理论教学3.1.1 以课堂讲授为主，介绍档案管理相关理论知识3.1.2 面向全体档案管理人员，进行集中培训3.2 实践操作3.2.1 开展实地考察和实际操作，加深学员对档案管理工作流程的理解 3.2.2 安排实际案例，让学员充分参与和实践3.3 讨论交流3.3.1 组织学员讨论和交流，促进相互学习3.3.2 安排案例研讨和小组讨论，加强学员之间的互动和合作3.4 培训考核3.4.1 设立课程测验和综合成绩考核3.4.2 安排实际操作考核，考察学员综合运用所学知识的能力四. 培训计划4.1 时间安排4.1.1 档案管理基础知识理论课程，持续3天4.1.2 实践操作和案例研讨，持续2天4.1.3 电子档案管理技术和软件应用，持续2天4.2 地点安排4.2.1 确定培训地点，设立专门的培训场地和实践操作场地4.2.2 确保培训场所的设施和设备配备齐全4.3 讲师安排4.3.1 邀请具有丰富经验的档案管理专家担任讲师4.3.2 安排具有实践经验的从业人员进行实践操作教学4.4 材料准备4.4.1 准备相关档案管理理论和实践操作教材4.4.2 提前准备实际操作所需的工具和设备五. 培训效果评估5.1 参训人员评价5.1.1 对参训人员进行满意度调查，收集培训效果反馈意见5.1.2 根据学员的评价结果进行课程和培训方法的改进5.2 档案管理水平提升5.2.1 进行培训前后的知识水平测评5.2.2 比较培训前后的档案管理工作能力和工作表现5.3 企业绩效提高5.3.1 从整体绩效角度评估培训效果5.3.2 通过档案管理质量指标反映企业绩效提高情况六. 培训成本6.1 市场调研6.1.1 开展市场调研，掌握培训市场价格水平6.1.2 辅助管理层制定合理的培训预算6.2 经费预算6.2.1 总结培训所需费用，包括培训地点、讲师费用、材料费用等 6.2.2 制订详细的经费预算表，监督经费使用的合理性6.3 经费管理6.3.1 设立专门的经费管理团队，监督经费的使用情况6.3.2 提交经费使用报告，及时向管理层汇报经费使用情况七. 培训预案7.1 制定详细的培训计划7.1.1 按照培训目标和内容制定培训计划7.1.2 确立培训时间、地点和讲师安排7.2 确定培训对象7.2.1 根据企业需求，确定培训对象和人数7.2.2 调研确定培训对象的知识水平和培训需求7.3 提前准备培训资源7.3.1 做好培训所需资料和设备的采购和准备7.3.2 确定培训场地和就餐住宿安排7.4 安排培训宣传7.4.1 制作宣传材料，吸引更多档案管理从业人员参与7.4.2 进行媒体宣传，提高培训的知名度和参与度八. 培训方案执行8.1 培训管理8.1.1 招募专门的培训管理团队，负责培训项目执行8.1.2 确定培训组织管理体系和岗位职责8.2 培训实施8.2.1 严格按照培训计划，进行培训项目执行8.2.2 加强培训资源的统筹和协调8.3 培训监督8.3.1 安排专门的培训检查组，对培训过程进行监督8.3.2 对培训的效果进行跟踪和评估九. 培训成果总结9.1 培训效果评估9.1.1 对培训效果进行综合评价和总结9.1.2 总结培训的优点和不足，提出改进意见9.2 写作总结报告9.2.1 撰写培训总结报告，包括培训流程、效果、成本等9.2.2 提出下一步培训工作的建议以上就是关于档案人员培训计划的详细内容，希望对您有所帮助。
档案员培训
目 录
01
02
03
04
培 训 目 的
文 件 登 记 、 文 件 积 累
重 点 要 求
招 标 文 件 收 集 要 求
01
培训目的
1、为有效统计和分析集团及所属公司各种文件材料的流转状态，确定 文件处理程序、归档管理工作节点和归档职责提供良好的数据基础。
2、为培养集团员工形成良好的文件管理习惯，确保文件材料的齐全、 完整，避免重要文件材料的遗失，奠定文件材料归档工作的基础制定本 细则。
招标文件收集
1.项目前期的调研、商洽、会议纪要、资金预算文件等； 2.招标阶段文件：招标审批文件、招标公告/投标邀请函、招标文件（投标人须知、 评标办法、合同条款与格式、工程量清单、图纸、技术要求、投标文件格式）等；
3.投标阶段文件：投标文件（商务标、技术标）、投标函、法定代表人授权书、投 标一览表、投标报价、施工组织设计、投标保证金缴纳证明、资质文件、投标单位 入围审批表等；
否
自行保存或异动时 移交
结束
收文登记
（一）序号： 部门在年度内收到文件的流水号，以自然数递增，当转为下一年度时，重 新计数。 （二）文号：文件形成时的编号,如合同编号、公文字号、单据编号、图纸编号。 （三）来文单位：收到文件的发送公司（部门）的完整名称。 （四）文件题名：文件的标题，如关于某某事项的通知，不用录书名号。标题内容不完整的要进行补写，补写的内容写在[]方括号内。电子文件 要带后缀名，如关于某某事项的通知.doc 。
名称： 年度： 姓名： 编号： 密级：
某某旗滨公司 文件积累□袋□盒
XXXX部门
示例
感谢观看
文件积累、文件登记
文件材料积累：是指各工作岗位任职人员针对自身岗位形成和处理的各类文 件材料所开展的规范化留存，此项工作既是各岗位日常工作的内容，也是保 证文件材料高质量归档的基础。 文件登记：是指处理事务时对收发的文件所进行的记录活动，此项工作既是 各部门、员工日常工作内容，也是文件、档案数据统计分析工作的基础。
档案人员岗位业务知识培训
档案人员岗位业务知识培训档案工作，就像是一座神秘的宝库，里面藏着无数珍贵的信息和故事。
而咱们档案人员，那就是守护这座宝库的卫士！要想把这份工作干得漂亮，扎实的岗位业务知识可不能少。
先说档案的收集，这可不能像个没头苍蝇乱撞。
得有一双火眼金睛，把有价值的资料从茫茫“文海”中挑出来。
这就好比在菜市场挑菜，得挑新鲜的、有用的，不能啥都往篮子里装。
要是没挑好，那后面的工作可就麻烦啦！档案的整理，那更是个细致活儿。
要像给书架上的书分类一样，把各种档案资料整理得井井有条。
这可不是简单地堆在一起，得按照一定的规则和标准来。
不然，找个东西就像大海捞针，多让人头疼！档案的保管，那可得小心翼翼。
就像照顾娇嫩的花朵，得给它合适的温度、湿度，不能让它受到一点儿伤害。
万一保管不当，资料受损，那不就成了大罪过？再说说档案的利用。
这就像是打开宝库的钥匙，要让需要的人能顺利找到他们想要的宝贝。
可不能把钥匙藏起来，让人干着急。
还有档案的信息化管理，这可是时代的潮流。
就跟我们从走路变成坐高铁一样，速度快、效率高。
但这也得小心，别在这高速路上“翻车”。
咱们做档案工作的，得有耐心、细心，还得有责任心。
想想看，如果因为咱们的疏忽，让重要的历史资料丢失或者混乱，那多对不起前人的努力和后人的期待啊！所以啊，参加这次岗位业务知识培训，那可是太重要啦！就像战士上战场前要磨好刀，咱们得把自己的本事练好。
多学一点知识，多掌握一些技巧，就能把工作做得更出色。
别觉得培训枯燥，这可是给自己充电的好机会。
好好学，认真听，把老师讲的都装到脑子里。
回去之后，在工作中大展身手，让咱们的档案工作像闪闪发光的宝石，为单位的发展贡献力量！。
档案管理员考试培训
档案管理员考试培训
一、培训内容
1、档案管理基础知识：包括档案的定义、分类、作用和管理原则等，使学员全面了解档案管理的理论基础和核心思想。
2、档案收集与整理：介绍如何收集和整理各类档案，确保档案的完整性和准确性，为后续的保管和利用打下基础。
3、档案保管与保护：讲解如何保管档案，防止档案损坏、丢失，以及如何进行档案的修复和保护，确保档案的长久保存。
4、档案利用与开发：介绍如何利用档案进行信息检索、数据分析、知识挖掘等，为企事业单位的决策提供支持。
同时，探讨如何开发档案资源，提高档案利用率，促进档案事业的持续发展。
5、档案管理法规与标准：介绍档案管理相关的法规和标准，使学员了解档案管理的基本规范和要求。
6、考试技巧与策略：针对考试内容和形式，提供有效的备考策略和技巧，帮助学员提高考试通过率。
二、培训方法
1、理论教学：通过讲解、案例分析、小组讨论等方式，使学员全面掌握档案管理的基本理论和实践技能。
2、实践操作：组织学员进行实际操作训练，包括档案收集、整理、保管和利用等环节，提高学员的实际操作能力。
3、模拟考试：通过模拟考试的形式，使学员熟悉考试形式和内容，提高考试的应对能力。
4、互动交流：鼓励学员之间进行互动交流，分享学习心得和工作经验，促进学员之间的相互学习和进步。
三、培训效果
1、掌握档案管理的基本理论和实践技能，能够胜任档案管理员的工作。
2、提高档案管理的效率和质量，确保档案的完整性和安全性。
3、提高学员的解决问题能力和团队协作精神，为企事业单位的发展提供有力支持。
4、提高学员的考试通过率，为参加档案管理员考试做好充分准备。
档案从业人员岗位培训复习资料
档案人员岗位培训班复习资料1.档案的产生必须具备的基本条件是文字和记录文字的载体。
2.档案作为记载国家和社会政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的历史记录,它是在社会实践中直接形成的。
3.档案工作是一项服务性的工作。
4.按照我国《档案法》和有关法规的规定，我国现存档案可分为已开放档案和未开放档案。
5．《中华人民共和国档案法》颁布于1987年，并于2016年修正。
6.《广东省档案条例》规定公民个人可以建立档案馆。
7.在法律法规的适用原则中，部门规章的效力低于地方政府规章。
8.携运档案复制件出境的单位可向国家档案局或者所在省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门提出书面申请。
9.使用单份文件整理方法时，报表、名册、刊物应每册（本）为一件。
10.受县级（含）以上人民政府表彰的先进单位、先进工作者的文件材料，保管期限是永久。
11.下级机关报送的年度或综合性工作计划、总结、统计材料，其保管期限为10年。
12.1995年国家档案局创办了世界上第一份档案专业报纸---《中国档案报》。
13.档案的本质属性是原始记录性。
14.文件办理完毕后能否转化为档案主要看它是不是有查考保存价值。
15.盛行于殷商末期及周代，铸刻于青铜器、石材上的书史记事的文件材料是金石档案。
16.简牍档案是以竹简和木牍为记录载体材料。
17.我国各级机关和企事业单位档案室是国家档案事业的基础。
18.《档案法》规定档案工作人员应当具备档案专业知识。
19.广东省人大常委会颁发的《广东省档案条例》是地方性法规。
20.依法行政的要求是有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。
21.在文字未形成之前，我国劳动人民用来记事的方法主要有结绳、刻契、雕塑等。
22.以历史时期为标准，我国的档案可分为历史档案和现行档案。
23.我国随着科技的发展，从古到今出现了不同载体的档案，主要有甲骨档案、简牍档案、纸质和音像档案和电子档案。
24.档案的主要作用有经济建设的重要依据、科学研究的基础、宣传教育的生动教材、政治斗争的有力武器等。
【档案员培训资料】电子文件的收集、归档与电子档案的移交、接收课件
（六）档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子
档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、
可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
（七）国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，
进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存
储等工作。
五、电子档案的移交、接收
（八）电子档案接收的主要流程是：检验电子档案
3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、
技术环境、相关软件、版本、数据类型、格 式、被操作数据、检测数据等要求，保证归 档电子文件的质量。
4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他
载体形式的文件时，应在内容、相关说明及 描述上保持一致。
三、电子文件的归档
5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电
背景信息context指描述生成电子文件的职能活动电子文件的作用办理过程结果上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息三电子文件的归档逻辑归档logicalfiling在线指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位臵而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程物理归档physicalfiling介质指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程三电子文件的归档元数据metadata指描述电子文件数据属性的数据包括文件的格式编排结构硬件和软件环境文件处理软件字处理和图形工具软件字符集等数据迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程三电子文件的归档电子文件归档电子文件1具有参考和利用价值2作为档案保存三电子文件的归档规范
况，有查考价值的电子文件及其电子版本的 定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果 保管部门已开始进行向计算机全文的转换工 作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件 应当保留，否则可根据实际条件或需要，确 定是否保留。
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第二节 档案保管的内容和要求
❖ 一、档案保管工作的内容 ❖ 1、档案库房管理。 ❖ 2、档案在流动过程中的安全防护。 ❖ 3、为延路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
二、档案保管工作的基本要求 （或保管工作的原则）
❖ 1、以防为主，防治结合； ❖ 2、统筹兼顾，动态保管； ❖ 3、突出重点，照顾一般； ❖ 4、立足长远，保证当前。
第二节 库房温湿度调控
❖ 库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的 环境因素，较为适宜的库房温温度应为：
❖ 温度以14℃～24℃； ❖ 相对湿度应控制在45％～60％。 ❖ 每天温度的变动不应超过±2℃，湿度每天的
变化范围不要超过±5％。
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第三节 档案七防
❖ 一、防潮、防渗和防水 ❖ 二、防日光直射和紫外线照射 ❖ 三、防尘 ❖ 四、防污染 ❖ 五、防蛀和防鼠防有害生物 ❖ 六、防盗 ❖ 七、防火
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第二章 档案库房的要求与管理
❖ 第一节 ❖ 第二节 ❖ 第三节 ❖ 第四节
档案库房的选择 库房管理制度 档案应急预案 档案事故的应对
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第一节 档案库房的选择
❖ 一、档案库房选址的要求 ❖ 1、库房必须专用，不能与办公室合用，也不
能同时存放其它物品； ❖ 2、档案库房必须坚固，不能是临时建筑； ❖ 3、库房应远离火源、水源和污染源，并符合
❖ (5)建立档案安全检查制度
❖ 要把档案的安全当作重点从事后处理转到事 前防范上来，库房管理人员定时对库房安全 情况进行检查登记，加强对重点部位的检查 ，发现问题和隐患要及时整改。
❖ (6)灾害及事故应急预案适用范围
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第四节、对突发事故和灾害的应对
❖ 1、档案库区火灾 ❖ 2、档案库区水灾 ❖ 3、档案库房失窃
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❖ 5、利用者未经允许不准擅自交换查借 阅中的档案；
❖ 6、未经允许，利用者不得擅自拍照、 抄录、复印；经过批准的拍照、复印等 行为应以不损伤档案为前提；
❖ 7、档案员要对每次提供档案的数量、 使用时间进行的限制。
❖ 8、非工作时间要求查阅档案，须经单 位分管领导同意。
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❖ 1、不允许在使用档案的同时吸烟、喝 水、吃食物；
❖ 2、不允许在档案上勾划、涂抹，更不 允许有撕损剪切等破坏行为，使用者必 须保证档案的完好。
❖ 3、档案在使用中不允许长时间无人看 管，应及时放入专用的柜子中锁好；
❖ 4、不准擅自带离规定的使用场所(办公 室、阅览室等)；（档案一律不得借出， 因工作需要提供复印件时，要做好登记 工作，并及时收回销毁）
防水、防火、防潮、防光等基本要求。
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二、库房的设施设备要求
❖ 1、温湿度监控、调节装备。目的是让库房的 温湿度控制在国家标准以内。
❖ 2、库房防火装备； ❖ 3、库房防盗监控装备； ❖ 4、库房空气净化装置； ❖ 5、档案保护专用设备。
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有序。 ❖ (2)组织指挥 ❖ 成立由分管领导任组长的档案馆(室)突发事故及灾
害应急处置领导小组。 ❖ (3)应急预案的目标 ❖ 在应急情况下，采取最有效的行动消除对档案资料
的威胁，保护未受损的档案资料，抢救已受损的档 案资料。
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❖ (4)预警准备
❖ 各楼层责任人均应熟悉自己的应急抢救岗位 、职责、消防器材的存放位置，使用方法等 。真正做到责任到人，措施到位，方法得力 。
❖ 7、库房关闭时，应例行检查门窗、电源开关 、灯具、门锁等，确保万无一失。
❖ 8、库房安全监管全天候。 ❖ 9、节假日放假前要对库房进行一次安全检查
。 ❖ 10、保持库房清洁卫生。
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第三节 突发事故及灾害应急处置预案
❖ (1)处置原则 ❖ 档案优先，以防为主，分级负责，反应及时，规范
档案员培训资料
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2020年4月5日星期日
第一章 档案保管工作的 任务及要求
❖ 档案保管：是指为了维护档案的完整与安全, 根据档案的结构成分和现状所采 取的存放管理措施。
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第一节 档案保管工作的任务
❖ 一、核心任务 ❖ 档案保管工作的核心任务是维护档案的完整
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第四章 全宗卷
❖ 一、全宗卷的概念 ❖ 全宗卷是档案室工作人员在管理本单位全宗
与安全，以最大限度在延长档案的寿命。 ❖ 维护档案的完整与安全是保管工作基本职责
。 ❖ 最大限度在延长档案的寿命，是保管工作的
最终目标。
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❖ 二、档案保管工作的意义 档案保管工作的优劣，不仅是一个单位
档案工作水平的重要标志，而且在很大程度 上，直接决定了档案的寿命。
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四、档案员岗位更换交接制度
❖ 档案员因工作需要或其他原因离开现工作 岗位时，必须与接手的新档案员办理移交 手续。交接文书应存入进机关档案室的全 宗卷备查。
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第二节 日常管理工作注意事项
❖ 1、文件资料不管是借出还是接收都要登记清 楚；
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第三章 档案的维护和保护
❖ 第一节 ❖ 第二节 ❖ 第三节
第四节
档案维护与保护工作的制度建设 档案员日常工作注意事项 档案室突发事故及灾害应急处置预 案 对突发事故和灾害的应对
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第一节 维护保护工作制度建设
❖ 一、进出库房制度 ❖ 二、利用档案制度 ❖ 三、档案资料登记制度 ❖ 四、档案员岗位更换交接制度
❖ 2、提倡档案不出库房。重要档案的借阅必须 经过领导的批准。借出去的档案原则上5个工 作日必须收回。
❖ 3、档案资料要定期检查。档案员更换或每年 必须对档案进行一次清点。
❖ 4、档案库房温湿度应适时调控，并做好记录 。
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❖ 6、非库房管理人员禁止擅自进入库房。确因 工作需要进入库房的，须由库房管理人员陪 同。