新入职秘书培训内容
专业秘书培训(内部使用禁止外传)
时间管理
计划与安排
根据工作需求和优先级， 制定合理的工作计划和时 间表，确保任务按时完成。
时间分配
根据任务的紧急程度和重 要性，合理分配时间，提 高工作效率。
应对突发事件
在遇到突发事件时，能够 迅速调整工作计划，合理 安排时间和资源，确保工 作不受影响。
沟通技巧
口头表达
具备良好的口头表达能力，能够 清晰、准确地传达信息，避免产
语言或传达不适当的信息。
商务旅行安排
行程规划
秘书应根据商务需求和客户的要求，合理规划旅 行行程，包括交通、住宿、会议和活动等安排。
预订与协调
秘书需及时预订机票、酒店和其他相关服务，并 与相关人员协调，确保行程顺利。
行李与安全
秘书需提醒并协助客户准备旅行所需物品，并确 保客户在旅行过程中的安全与舒适。
职业态度
02
01
03
认真负责
对待工作认真负责，尽心尽力完成各项任务。
积极主动
积极主动地参与工作，不推诿、不抱怨。
团队合作
与同事保持良好的合作关系，共同完成工作任务。
职业道德
保守机密
严守公司机密，不泄露公司信 息。
诚信守时
遵守承诺，准时完成工作任务 。
廉洁自律
遵守公司规章制度，不谋取私 利。
02
协作与支持
01
在与其他同事合作时，秘书应积极配合，提供必要的支持和帮
助，共同完成工作任务。
建立良好关系
02
与其他同事建立良好的工作关系，保持良好的沟通，促进团队
合作。
公平竞争
03
在工作中应遵循公平竞争的原则，不参与恶性竞争和诋毁其他
同事的行为。
与客户的关系处理
秘书岗前培训计划
秘书岗前培训计划一、培训目的和意义秘书是每个企业或组织中非常重要的职位，他们负责协助领导完成日常工作，协调内外部资源，提高工作效率和质量。
一个合格的秘书不仅需要有扎实的基本知识和技能，还需要有一定的沟通能力和处理问题的能力。
因此，对于新进入秘书岗位的员工，他们的培训是非常重要的。
本次秘书岗前培训计划的目的在于帮助新秘书及时了解和适应公司的工作流程和规定，掌握秘书工作的基本技能和知识，提高工作效率和能力，为公司的工作更好地服务。
培训的意义在于加快新员工的融入和适应，提高工作的效率和质量，促进公司的发展和壮大。
二、培训内容和方法1. 公司基本情况介绍（1）公司背景、发展历程、管理模式（2）公司组织结构和岗位设置（3）公司的制度和规定2. 秘书工作的职责和权限（1）秘书的基本职责和工作要求（2）秘书的权限和责任范围（3）秘书与其他部门的协作和沟通3. 业务知识和技能培训（1）办公自动化软件的使用（2）文件管理和归档（3）会议组织和记录（4）来访接待和电话接听4. 沟通能力和问题处理（1）良好的沟通和协调能力（2）处理日常工作中的常见问题（3）处理突发事件和紧急情况5. 专业知识和技能提升（1）学习秘书的专业知识和技能（2）学习相关法律法规和政策6. 职业道德和素养培养（1）秘书的职业操守和职业精神（2）岗位的责任和担当（3）与领导的相处和沟通技巧培训方法主要采用讲解与讨论相结合、理论与实践相结合的方式。
培训内容由公司内部的相关领导和老员工进行讲解，培训过程中还会组织一些小组讨论和角色扮演的实践操作，以便让新员工更快地掌握和运用所学知识和技能。
三、培训时间和地点本次秘书岗前培训计划安排在每周的周五上午9:00-12:00进行，共计3周。
地点设在公司的大会议室，保证培训的效果和秘书工作的正常进行。
四、培训对象和要求本次培训对象主要是新入职的秘书及相关岗位的员工。
培训要求员工要全程参与、认真听讲、积极讨论和互相交流，加深对工作的认识和理解，提高工作能力和水平。
作文是你作为人力资源部的秘书,叫你给各部门经理发邮件,通知新
作文是你作为人力资源部的秘书,叫你给各部门经理发邮件,通知新
员工入职培训的安排。
邮件内容如下：
尊敬的各位部门经理：
您好！我是人力资源部的秘书，在这次给大家发邮件之前，请允许我先向各位表达对您的敬意和感谢，感谢您一直以来对公司的辛勤付出和支持。
我们即将迎来一批新员工的加入，为了帮助他们更快地适应公司的文化和工作环境，我们将为他们安排一次入职培训。
特此通知相关事宜如下：
培训时间：XX年XX月XX日（周X）上午9:00 - 12:00
培训地点：公司会议室XX
培训内容：公司介绍、岗位职责、规章制度等
请各位部门经理协助确认并通知您的部门新员工，请他们按时到达培训地点。
请在培训前，提前向新员工发送入职须知，并提醒他们携带身份证和复印件、一寸证件照片等相关材料。
入职培训结束后，新员工将正式进入各自的岗位工作。
为了保证培训的顺利进行，请各位在培训当天提前到场，协助组织和安排好培训相关事宜。
如有相关需求或疑问，请随时与我们的人力资源部联系。
最后，衷心感谢各位部门经理的支持和配合。
相信有您们的帮助和指导，新员工们定能尽快适应并为公司的发展做出贡献。
谢谢！
以上为邮件内容，请您根据实际情况进行适当修改和发送。
如有任何疑问，请随时与我联系。
祝好！
人力资源部秘书
XXX。
秘书工作者基础知识
秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。
新员工入职培训_秘书基础
新员工入职培训_秘书基础新员工入职培训1、明确责任和权力对于一个新员工而言，当他们刚刚进入一个新企业时，面对的企业的战略、产品、同事、企业文化，一切都是新的，感觉就像跨入了莽莽的原始森林，容易迷失方向、不辨东西。
笔者认为，新员工责权利是否明晰，是否对等对其情绪影响较大，大量的内耗都产生于此，不满和怨愤是企业最大的成本，企业领导者在统一思想时，不要忽略这方面问题。
这个部分的主要组成部分是：岗位内容(position)：即关于岗位基本情况的培训，包括岗位职责、岗位要求、岗位的汇报线、岗位的内外部工作联系、岗位的工作目标及考核项目等。
通过此方面的培训，可以使员工对本职工作有较深的了解，从而可以迅速适应岗位要求。
2、统一核心理念新员工必须在企业的核心理念与员工的价值观达成统一，形成一个信仰，这是对企业最低也是最基本的要求。
如果没有共同的价值观念，不互认企业的文化，根本谈不上一种合作，相互之间很难达成一种默契，员工带着情绪工作，每天做着与自己价值观向背的事情，工作效率必然低下。
为保证企业内不能有第二个主流文化的存在，绝对不能有个人色彩的价值观存在，迪斯尼公司推出了《新进员工培训规范》，其目的是将新进员工不符合企业文化的一切带有个人特性的观念和行为迅速磨掉。
我听说，松下幸之助有一句名言：如果你犯了一个诚实的错误，公司是会宽恕你的，把它作为一笔学费;而你背离了公司的价值观，就会受到严厉的批评，直至解雇。
3、熟悉公司、提升自我新员工入职培训是一个系统性的项目，既要培训岗位所需的基本技能、介绍公司的基本情况，还要考虑员工的短期发展和长期发展，因此要系统地设计培训课程，使之成为一个系统化的整体。
下面，我们不妨看看宝洁公司是怎么对新员工快速起航的?宝洁“新员工快速启航计划”覆盖了新员工从接到供职到工作一年的18个月内的培训需求。
整个计划主要由课堂培训、直线经理在职指导和新员工自我学习三部分组成。
新员工入职培训课程体系
现场实操 现场实操
现场收集工作中遇到的问题，收集整理 现场收集
1、清晰自己的岗位职责是什么 2、如何正确编写岗位权责书
1、清楚绩效的意义和作用 2、知道如何提取绩效指标和考核标准
1、知道什么是情商 2、和情商高的人学习如何提高情商
PPT培训+表格实操
0.50
考试
——
1.00
5S管理规范化 《5S管理》《断舍离》
2.00
有效沟通
《沟通技巧》
0.50
作业
——
1.00
企业职业化素养提升 《职业化素养》
1.00
成为一名合格的员工
《九段秘书》
0.50
考试
——
第六节 （能力提升）
第七节 （能力提升）
第八节 （管理提升）
第九节 （管理提升）
第十节 （SOP培训）
熟悉使用时间表
excel时间表格
1、了解什么是SOP； 2、本中心内工作流程编写SOP不低于2个
SOP文件检查
考核
笔试
与会人 员
笔试
笔试
笔试
现场解答/定立3月目标及达成跟 踪
写出自己对于提高执行力/高效回 复的建议
入职第一 月
培训内容
笔试
现场实操 案例分享
分享
《对自己的职业化要求》
改善建议
笔试
做自己的工作计划表
现场梳理自己的绩效考核指标内 容
PPT+视频
现场落实培训结果
群中共享
1、量化的目的是什么 2、如何合理量化数据
1、什么是逻辑思维 2、如何培养逻辑思维
1、总结和分析能力是什么 2、如何提高自己的总结与分析能力
秘书职业基础培训
秘书职业基础培训秘书职业基础培训一、秘书职业概述秘书是公司机构中起到沟通桥梁和协调作用的重要人员，主要负责文件和信息的收发整理、会议的组织和安排、领导工作的协调和支持等工作。
秘书是一个充满挑战和责任的职业，对于秘书的要求不仅仅是熟悉办公技能，还需要具备一定的沟通能力和组织能力。
二、基本素质要求1.沟通能力：秘书需要能够与各种不同的人进行有效的沟通，包括与上级、同事和外部人员的沟通。
因此，秘书需要具备良好的口头表达和书面表达能力，能够准确传达信息和表达自己的意见。
2.组织能力：秘书需要做好各种日常事务的组织和安排工作，包括行程安排、会议组织和文件整理等。
因此，秘书需要具备较强的组织能力，能够合理安排时间和资源，提高工作效率。
3.决策能力：秘书在处理各种事务时经常需要根据实际情况作出决策，包括处理日常工作问题、协调人际关系等。
因此，秘书需要具备较强的决策能力，能够独立思考和处理问题。
4.保密能力：秘书在工作中经常接触到各种机密信息和敏感事务，因此，秘书需要具备较强的保密意识和保密能力，能够妥善处理和保护机密信息。
三、基本工作技能1.文书处理：秘书需要熟悉各种日常办公文书的格式和写作规范，并能熟练运用办公软件进行文书处理。
包括信函、备忘录、报告等，这些都需要规范和准确无误地完成。
2.会议组织：秘书需要负责会议的组织和安排工作，包括会议前的准备、会议期间的协调与记录以及会议后的总结与整理等工作。
因此，秘书需要熟悉会议的各个环节和流程，并能提前做好准备工作。
3.行政事务处理：秘书需要处理各种日常行政事务，包括文件的发放、信件的收发、会议室的预订等工作。
因此，秘书需要具备较强的工作效率和细致的责任心，能够及时高效地处理各种行政事务。
4.协助上级领导：秘书需要协助上级领导完成各种工作任务，包括日程安排、行程计划、信息筛选等工作。
因此，秘书需要具备良好的协作能力和快速反应能力，能够紧密配合上级领导的工作需求。
四、拓展技能1.外语能力：随着国际交流的不断加深，秘书需要具备一定的外语水平，能够进行基本的英语交流和阅读。
秘书培训计划
秘书培训计划一、培训背景在现代企业管理中，秘书作为核心助理人员扮演着至关重要的角色。
良好的秘书培训计划能够提高秘书的专业素养，提升工作效率，为企业发展做出积极贡献。
二、培训目标1. 提高秘书的专业技能，包括办公软件应用、文件管理、会议组织等方面的能力。
2. 培养秘书的沟通协调能力，使其能够与上级、同事和外部合作伙伴保持良好的沟通与协作。
3. 提升秘书的工作效率和时间管理能力，以应对复杂的日常安排和突发事件。
4. 培养秘书的机密保密意识和职业道德，做到言行得体、保守机密。
三、培训内容1. 办公软件应用- 熟悉常用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等，掌握基本操作技巧。
- 学习高效的办公软件使用方法，提高工作效率。
2. 文件管理- 学习文档编写规范，包括格式、语法和排版。
- 理解文件流转的流程和要求，掌握文件的分类、存档和检索方法。
3. 会议组织与协调- 学习会议筹备的流程，包括会议议程的编制、会议材料的准备等。
- 掌握组织会议的技巧，包括会议主持、记录和跟进。
4. 有效沟通与协作- 学习与上级、同事和外部合作伙伴的有效沟通技巧，包括口头和书面沟通。
- 培养良好的团队协作能力，包括倾听、理解和合作解决问题。
5. 时间管理- 学习合理安排工作时间、设置优先级和处理紧急任务的方法。
- 培养良好的时间观念和计划能力，提高工作效率和应对突发事件的能力。
6. 机密保密与职业道德- 强调机密信息的保护，提高保密意识，确保企业信息的安全。
- 倡导职业道德和职业操守，培养遵纪守法、廉洁自律的行为准则。
四、培训方法1. 理论授课- 通过领域专家进行秘书相关知识的讲解和理论培训。
- 强调实际案例的分析和解决方法，使培训内容贴近实际工作。
2. 实践操作- 设置办公软件操作练习，提供案例让学员实际操作。
- 通过模拟会议和实际工作任务的演练，锻炼学员的实际操作能力。
3. 小组讨论- 组织学员进行小组讨论，分享工作经验和解决问题的方法。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
秘书工作规范秘书的位置较重要，可以称之为领导的左膀右臂，是本部门的内管家。
日常工作临时性的事情多，综合性强，职能繁杂，所以秘书们应增强对工作的责任感、紧迫感，提高工作的自觉性和主动性，面对新的问题、新的情况时，要勇于思考与探索，才能不断开拓新局面。
在工作中领导、同事或从打交道的这些人身上学习到他们的工作思路、工作方法、工作经验以及工作作风，这对提高自己的组织能力、公关技巧、分析判断能力都有好的帮助，对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇，同时还会获得多个方面的知识和实践经验，可以全面提高自身素质。
下面是秘书人员规范操作：一、接待礼仪1、接待来宾、顾客、客户时，应微笑招呼、起立接待，不得有任何轻视、怠慢及任何不文明、不礼貌的语言、表情和行为。
2、工作时间与来宾、客户交谈必须用普通话（来宾、顾客、客户先使用方言则可用方言）。
3、一般情况下与来宾、客户交谈，需将其礼貌引入接待室，倒茶接待。
4、交接物品，一般双手递送，以“请”字当先，物品尖锐端应面向自己。
送茶水至客人位置前的茶几或桌上后，应略欠身，做“请”的手势。
5、递送或接受名片时，应面带微笑，态度恭敬，接受名片时忌不看一眼即收起来。
6、与来宾、客户洽谈时，应态度坦诚、注意倾听，与对方平等交谈，忌态度傲慢。
7、与客人交谈眼睛要平视对方，不可左顾右盼，上下打量。
8、与客人谈话的声音以对方能听清楚为限。
语调平稳，速度适中，表达简洁清晰。
客人说话时一般不要插话。
谈话内容不能涉及隐私和机密。
9、一般不以“不”字回答顾客，应以积极的态度帮助顾客解决问题。
二、接线礼仪1、电话铃响三声前应予接听，接听电话须用普通话：“您好，通程商业公司”（内线：“您好，××部门”）。
接听过程中不可使用俚语，更不可出现粗言秽语。
2、接听私人电话不能超过3分钟。
3、对方打错电话，如找错公司，应礼貌回复；如找错部门，应主动提供正确的应找部门电话号码或内线号码。
4、通话简明扼要，不得在电话中聊天。
5、需要传唤他人时，应握住话筒下部，避免工作情况等传输出去。
6、如对方找的人不在，应礼貌询问是否需要转告，如得到确认，应代为作好电话记录，并传达给本人。
7、对方未挂电话前，接听者不能先挂电话。
8、确保上司被不必要的电话骚扰。
9、随时预备笔及记录簿，以作好电话留言记录。
10、记录转达留言的要点：⑴应记录好接听日期及时间、被电访的人、对方姓名、电话号码及公司名称、留言内容。
⑵复述以上内容，让对方知道已记下正确的内容。
⑶将留言记录放在被电访人的桌上，使其回来后能及时知道。
11、对于投诉电话，应及时将电话转交有处理权限之人；若无法交即转交，须尽量安抚投诉者，并及时将此信息反馈至主管部门。
三、系统操作1、汉字录入速度80字/分钟以上为达标。
2、熟练并快速使用Office办公软件进行文字和表格处理。
3、每天进入公司信息平台浏览，并及时向上级传递信息平台上反映企业文化的相关信息。
4、熟练使用公司BQQ进行内部沟通。
5、能熟练掌握传真机、复印机、打印机的基本操作及使用方法，以及做好机器的维护保养工作。
6、能掌握最基本、较简单的系统维护工作。
四、工作日志1、按公司要求秘书人员工作日志本属部门档案，不是私人物品，应统一使用32K硬抄本进行记录。
2、提前在自己的日志上也清楚标出自己当日应完成的工作。
3、记录的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可以用不同颜色。
4、记录的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息。
5、记录的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并做好变更的善后工作。
6、在自己的日志上要清楚标出有关活动所做的准备，前逐项予以落实。
7、各项工作完成情况需及时在工作日志上作好标记。
五、文印工作（一）电子文档：1、秘书人员电脑的电子文档应分门别类做好文件夹，并将文档纳入相应的文件夹内，如店办发文、人事管理、已完成工作、待办事项等，需要查找文件时能快速、准确的查找到；2、秘书人员、部门负责人的文件必须做到日清日理。
3、为避免因系统故障而造成文件丢失，所有的文件应存放在C盘以外的盘符，并且应每月将电子文档在信息平台FTP：//192.168.3.15中进行备份，在信息平台中备份文件应注意不要将图片等占内存的文件存入信息平台，否则将影响公司服务器的运行速度。
4、公司秘密关系到公司利益，为保护公司利益，离开办公桌前应将电子文档窗口最小化或关闭。
（二）纸文档：1、办公桌资料应摆放整齐，电脑、打印机、复印机应做到无灰尘。
2、秘书人员、部门负责人的文件必须做到日清日理。
3、各部门发文应建立《文件编号本》，编号本统一采用32K硬抄本，格式如下：4、对于函件应存原件（如函件纸张是热敏纸应复印并用复印伯存档），并有接收单位的签收。
5、传达各部门来文可采用群发电子文档或打印纸文档进行传阅：群发电子文档应同时发信息或电话确认文件是否收到，并在工作日志本上进行文件收到情况记录；纸文档进行传阅时应有传阅人签名和阅读日期记录，传阅后的纸文档应整理存档备查。
6、公司制度文件的电子文档和纸文档应独立建档。
（三）文印工作1、文件、表格、公函在开印前必须仔细与原稿校对，避免打印错误。
2、秘书人员拟制文件后应认真校对后方可送负责人审批。
3、内部文印必须正反两面印刷，有效的利用纸张，尽量节约成本。
4、公司秘密文件的印制需经负责人或主管部门同意。
5、常用的规范表格或印量50份以上的文件应油印，不允许复印。
6、打印、复印、油印的文件、表格、公函等须按照公司规范格式印制并要求字迹清晰，整体版面美观。
（四）日常文印工作及标准1、复印机、传真机、油印机、打印机、电脑的基本保养工作：⑴机器表面清洁无灰尘、及时更换打印机色带；⑵定期检查机器的性能，如机器不能正常运转，应在最短的时间内通知维修人员。
2、收发传真：⑴及时将传真件送至收件人，或通知收件人（收件人不详的传真稿，予以妥善保管一日），并做好登记工作；⑵按经办人要求准确无误的发送传真；六、文件（信息）收、发工作（一）收文1、公司内部通过BQQ、传真、直接电话联系、信息平台等形式进行部门之间的文件或信息传递。
2、秘书人员在收到文件或信息后应在第一时间向发文（发信息）部门反馈收到情况，并及时地准确地进行部门内部的文件（信息）传达。
3、秘书人员应仔细阅读收到的文件或BQQ信息，对于文件或BQQ信息中要求本部门完成的工作任务应及时跟进部门相关人员准时完成。
4、秘书人员在进行文件（信息）传达时应注意确认被传达人已收到或注意保留传达到位的凭证，如被传达人在传达的文件上签字确认，在工作日志本上记录信息传达的到位情况等。
5、秘书人员应将收到的文件（包括电子文档和纸文档）进行存档备查。
（二）发文1、各部门需建立《部门发文登记本》，登记本统一采用32K硬抄本，登记本格式如下：2、部门内发文由本部门秘书拟制，部门负责人审核批准，部门秘书发文，通过BQQ发文后应确认收文部门是否收到。
3、文件标题（纸文档及电子文档）需体现文件主要内容（例：《关于***的通知》），纸文档及电子文档的标题必须一致，正文标题用黑体二号字，正文用宋体小四号字。
编号：由部门代码（后附表格）和编号组成。
4、各部门或部门内部文件流传必须进行登记备查，故需建立《文件流传登记本》，登记本统一使用32K硬抄本，然后用铅笔划出相对应的竖条，登记本格式如下：5、发文部门必须存留纸文档及电子文档，并定期做好清理。
纸文档每周一小清，将部门传阅后签字确认的文件分门别类的用文件袋装好；每月一大清，将每周清理的文件汇总，并将文件内容做成电子目录，同文件一起用资料盒装好；每年一次装订成册上交总办存档。
电子文档也必须专门设文件夹存档，每年刻成光碟与纸文档、发文登记本一并上交总办。
七、印鉴管理工作1、各部门需建立《印章登记本》，登记本统一使用32K硬抄本。
登记本包括印章目录、印章统计负责人确认、印鉴登记。
A印章登记本目录格式如下：注：目录做完后预留几页以便以后印章增加时使用。
B统计部门共计执章数，部门负责人签字确认。
C印章登记本印章登记示范如下：2、文件需要用印时，应先填写《用印申请单》。
3、《用印申请单》应附在文件首页与该文件复印件一同存档。
4、各部门（门店）负责人需与总办签定一式三份的《印章使用承诺书》（总办存档一份、部门存档一份、本人保留一份），如果负责人调离本岗位，应办理交接手续并在本部门印章登记本上进签字确认，接交人需重新与总办签定《印章使用承诺书》。
八、档案整理工作年度存档文件依下列方式整理：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订文件均应对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，须整补、裁切、折叠，使其整齐划一。
4、档文件装订前必须做好目录及编好页码。
九、会务安排1、咨询主持人有关会议主题并做会服。
（如有需要）2、预备会议场地。
3、发会议通知，并落实到位。
4、安排就位，放上名牌（如需要）。
5、派发纸文具（如需要）。
6、安排开水及水杯、烟灰缸及纸巾（如需要）。
7、所有会议（除每日例会外）须至少提前36小时由会议主持人（或会议主持单位）通知出席人。
8、各类会议均须做好会议记录。
十、内勤工作1、每天提早前10分钟到办公室，负责清理、督促办公区域卫生，给部门负责人泡茶、清理办公室，创造、保持良好工作氛围。
2、每天将报刊分类整理。
十一、秘书人员时间管理详见PPT文件《时间管理》十二、内刊投稿工作1、收集稿件并撰写内刊稿件，及对公司大事件进行组织学习或宣传。
2、主动协助通迅站做好投稿和发报等工作。
十三、保密工作1、公司秘密关系到公司利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
2、暂时离开办公地点，需将文件背面朝上；如长时间离开办公室，需将桌面整理好，不允许留有文件置于桌面。
3、保密文件：⑴公司重大决策中的秘密事项；⑵公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；⑶公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；⑷公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；⑸公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；⑹公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；⑺其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
4、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
公司秘密的确定：⑴公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；⑵公司的规则、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况及管理文本为机密级；⑶公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。