外贸跟单实务——第五章样品_的跟单

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2.与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有 样品符合要求，质量令客户满意。客户收到不满 意的样品，后果是很严重的---连下次询价的机会 都不会给你。客户对样品的不满意表现在：1. 产 品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等） 2. 产品质量有问题 3. 样品根本不是客户需要的样 品。以上情况无论是哪一种，都会令客户对企业 的服务能力产生怀疑。所以业务人员如果决定安 排样品，就需要制作，质量合格、符合客户要求 的样品。 + 3.确认样品制作细节，合理使用样品制作部 门的资源。在向样品制作部门下单要求制作样品 前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。 然后再向样品制作部门下达制作指示。因为样品 细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工 作量而影响其他样品的制作。
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4.样品完成时间是体现企业能力的一部 分。在业务人员决定要制作样品时，样品 制作部门需尽一切办法保证样品在要求时 间完成。 + 5.样品收费和免费原则没有绝对。它是 企业不时阶段采取的一种策略。公司制订 的样品费用原则后，业务人员需按照规定 来执行。
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6.样品制作完成以后，业务人员需对样品进行 检查，以确保样品所有细节符合客户要求。同时， 业务人员必须留有相同一套样品在手上。此套样品 作为业务人员将来与客户进行沟通的基础，也是订 单确认的标准。这一点非常重要。而有一些公司没 有充分认识到此套样品的重要性，为客户提供样品 时，公司没有留相同的样品作为标准，而只是留下 纸格，材料样等。当客户需要进一步确认细节时， 业务人员就没有任何与客户进行沟通的基础了。如 果客户说到了一点，而业务人员不清楚。这样会给 客户很坏的印象。 + 7.样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以 让客户了解样品正在制作过程中。 + 8.样品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出时， 需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运 输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单 号，以方便客户查收。
项号
产品代码
名称规格
颜色
数量
工艺要求
包装要求
审核：
制表：
4. 样品完成时间是体现企业能力的一部分。 在决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法 协助跟单员保证样品在要求时间内完成。
5. 样品收费和免费原则没有绝对。 它是企业不同阶段采取的一种策略。公司制订样品 费用规定后，跟单员需按照规定来执行。
+ 三、样品准备工作中的注意事项 + （一）样品制作费的处理 + 样品制作将产生费用。样品的处理形式一般由客户或
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厂家或外贸企业承担，或通过商谈由多家共同分担等。常 见的处理有： 1、客户提供样品，需开模具等，费用由客户支付。 2、客户提供样品，需开模具等，费用由厂家支付。 3、客户提供样品，需开模具等，费用由外贸企业支 付。 4、对于多个品种的样品，则须分别列明每件样品的 单价及费用要求等。
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（三）一般样品的寄送
1.邮政的航空大包：价格较便宜，时间长 （两周左右），此方法可适用于大宗的低值产 品寄送。可在各地邮局办理。一般商品（非危险 品）可正常寄送；邮寄重量限定在2—20公斤 + 2.航空快递：分为国内邮政和国外大快递公 司。价格较高，实效性好（一周左右甚至更
短）
3、快递的跟踪 (1)网络跟踪 （2）邮件跟踪 （3）电话跟踪 （4）手机短信跟踪
3. 确认样品制作细节，合理使用样品制作部门的资源。 在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成 样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制 作指示。发出《样品制作通知单》。因为样品细节的任何 更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品 的制作。
样品制作通知单
样品单号码： 客户编号： 交期：
+ （四）样品通知
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1.将邮件或快递底单第一时间通知客户 发样信息，包括样品跟踪号码何时发送， 大约何时到达等信息。 + 2.送交形式发票。形式发票除了是客户 清关的必需单据外，也是出口商样品管理 的重要记录。 + 3.请客户收到样品后确认。
+ （五）样品管理
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1.可设计样品管理表，包括送样国别、 客户、样 内容等。 + 2.妥善保存好形式发票，用以留档。
+ （六）成交样
成交样是指卖方交付的标的物与买方保留的 样品具有同一质量标准的买卖。 （七）产前样 产前样(Pre-production Sample)是指生产之前 需寄客户确认的样品。一般是客户为了确认大货 生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的 基本要求之一。 （八）生产样 生产样是大货生产中的样品。是在随机抽取 的前提下，反映大货生产时品质等情况，客人根 据生产样，可能会作出一些新的改进指示。
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（二）寄送样品的运费处理 在国际贸易中，寄送样品一般通过快递公司。其中从事国 际快递业务的公司主要有：EMS、FEDEX、DHL、TNT、UPS、 OCS等。这些快递公司邮寄费用一般采用寄件方预付、收货方支 付（到付）和第三方支付的方法。 1.预付（Freight Prepaid）：寄件方缴付所需邮寄费用。 此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成 交希望大的情况下。 2.到付（Freight Collect）：收件人交付所需邮寄费用。此支 付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无 法确定的情况下。但需注意，有时收件人会在当地采取拒付的 行为，最后快递公司仍需寄件方支付费用。因此，一般要求收 件人必须提供某一快递公司的到付账号，如 DHL的全球到付账号是以96开头的，例96×××××××。
+ 一、样品的重要性 +
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1.样品是一个企业的形象代表。 2.样品是产品品质的代表。 3.样品是价格的代表。 4.样品是生产的代表。 5.样品是验货和索赔的依据。
+ 二、样品的主要种类
样品的种类很多，一般常用的有：宣传推广样、 参考样、确认样、成交样、产前样、生产样、出货样 等。妙在不同的行业还有针对本行业的样品分类。 （一）宣传推广样 宣传推广样是指企业用于境内外参展、对外展示 的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生 产使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物， 通过样品实物形态向工众反映处商品品质全貌。 （二）参考样 参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考 用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作为正 式的检验依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、 工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造 条件。
1. 辨析客户索样意向。
每个公司对样品都会有一套措施。跟单员因为与客户接触最多， 说话权也最大。作为跟单员来说，当然是寄出的样品越多，接单 的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，跟单员 需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要： 第一．公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制作成本，公 司整体出样效率/速度。 第二．产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减 少。 但以上两点不要成为公司对跟单员样品制作限制的借口。公司在 样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分配：即按 跟单员所需来制作样品；整体统计：对每个跟单员打样数量进行 统计。
+ 1、对样品工作的处理主要有哪些？
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样品是业务流程中不可缺少的一部分，是前步工 作询价及讨价还价的后继工作，是订单确认的前奏。 在样品方面，业务人员要做以下工作： + 1.辨析客户索样意向。 每个公司对样品都会有 一套措施。而业务人员因为与客户接触最多，说话 权也最大。作为业务人员来说，当然是寄出的样品 越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及 长远的发展来说，业务人员需分辨是否需要为此客 户提供样品很有必要。第一、公司资源有限：每天 制作的样品数量，样品制作成本，公司整体出样效 率/速度。 第二、产品款式曝光过多会使产品销售 寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为 公司对业务人员样品制作限制的借口。公司在样品 方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分 配：即按业务人员所需来制作样品；整体统计：对 每个业务人员打样数量进行统计。
2. 与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合 要求，质量令客户满意。 客户收到不满意的样品，后果是很严重的，有的客户很 可能连下次询价的机会都不会给客户。 客户对样品的不满意表现在： 第一．产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装 等）； 第二．产品质量有问题； 第三．样品根本不是客户需要的样品。
+ （六）跟踪样品情况
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1.询问样品是否顺利到达。体现了对客户的 重视程度和外贸服务技能，避免被客户忘记。 2.以质量检测报告跟进客户端的样品进展情 况。 3.跟踪客户反馈意见。客户对样品的评估， 想办法请客户给出具体满意或不满意的说明。 （七）建立稳定联系 与拿样客户建立稳定的联系，不间断地与其 沟通。
+ （三）测试样
测试样是交由买方客户通过某种测试 检验卖方产品品质的样品。如果样品测试 结果不能达到客户的要求，客户可能不会 下单订货。 （四）修改样 修改样是指买方对样品的某个方面提 出修改，修改后卖方又重新寄回买方确认 的样品。
+ （五）确认样
确认样（Approval Sample）是指买卖双方认可、 最后经买方确认的样品。在完成确认样品后，必须 由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合 格的样品才可发送结客户。评估重点是以下方面： 1．所选的材料是否与客户要求完全一致； + 2. 样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致； 3. 样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致； 4. 样品的数量是否与客户的要求完全一致； 5. 本企业是否有留样。