如何做好学校档案管理工作
学校档案工作管理制度（4篇）
学校档案工作管理制度第一章总则第一条为规范学校档案工作，保障学校档案的安全、完整和可靠性，提高档案利用效益，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于学校内所有涉及档案工作的相关部门、人员。
第三条学校档案工作的目标是建立和维护一套能够记录学校发展历程和教育教学成果的档案系统，以提供学校管理决策、教育教学研究和社会服务等方面的支持。
第二章档案管理组织第四条学校设立档案管理机构，为学校档案工作提供指导和管理。
档案管理机构的职责包括：（一）制定和修订学校档案管理制度和相应的规章制度；（二）指导和监督各部门的档案工作，提供咨询和培训服务；（三）组织开展档案管理培训和研讨活动；（四）负责学校档案的建设和整理工作；（五）负责学校档案的保管和利用工作；（六）开展档案信息化建设工作。
第五条学校档案管理机构设立档案管理岗位，负责学校档案工作的具体实施和落实。
第六条学校设立档案管理委员会，其成员包括学校领导和相关部门负责人，负责档案工作的决策和协调。
第三章档案的建设和整理第七条学校档案的建设包括档案的收集、整理和编纂等工作，档案管理机构负责具体的工作开展。
第八条各部门应按照规定的档案收集标准，及时将档案资料交由档案管理机构进行收集和整理。
第九条学校档案应按照一定的分类体系进行整理，确保档案的组织结构清晰、内容连贯。
第十条学校档案的编纂应按照规定的格式和要求进行，确保档案的完整和准确。
第四章档案的保管和利用第十一条学校档案管理机构负责学校档案的保管工作，确保档案的安全和完整。
第十二条学校档案的保管应符合相关法律法规的要求，并采取一定的安全措施，确保档案不丢失、被损坏或被篡改。
第十三条学校档案的利用应按照相关规定进行，确保档案信息的正确和保密。
第十四条学校档案管理机构应加强档案的信息化建设，提供便捷的档案查询和利用服务。
第五章监督和评估第十五条学校档案管理机构应定期对各部门的档案工作进行监督和评估，及时发现问题并提出改进措施。
与时俱进做好高校档案管理工作
与时俱进做好高校档案管理工作随着高校教育的不断发展和变革，学生档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。
高校档案管理工作是学校行政管理的重要组成部分，对于学校的教学质量、管理水平和各项工作的开展都起着至关重要的作用。
高校档案管理工作需要与时俱进，适应时代的发展和变化，不断提高管理水平和服务质量，为学生提供更好的档案管理服务。
一、建立健全档案管理制度为了做好高校档案管理工作，首先要建立健全的档案管理制度。
高校档案管理制度应当包括档案的建立、归档、保管、利用和销毁等方面的具体规定，明确每个环节的责任和权限，确保档案管理工作的规范和有序进行。
还要不断完善档案管理制度，根据实际情况和需求进行调整和改进，确保档案管理工作符合时代发展的要求。
二、加强档案管理技术与信息化建设随着信息化技术的不断发展和普及，高校档案管理工作也应当加强技术与信息化建设。
通过引进先进的档案管理系统和技术设备，提高档案管理工作的效率和质量，加强档案信息的安全性和可靠性，满足学校各项工作的需求。
还要加强档案管理人员的技术培训，提高他们的专业水平和技术能力，适应信息技术发展的要求，确保档案管理工作不断向前发展。
三、强化档案管理安全与保密工作高校档案管理工作涉及大量的学生个人信息和学校重要资料，档案管理安全和保密工作十分重要。
高校档案管理工作需要不断加强安全教育和保密意识，建立健全档案管理安全制度，加强档案管理安全设施和措施，确保档案信息的安全性和完整性。
还要加强档案管理人员的保密教育和管理，提高他们的保密意识和能力，严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。
四、加强档案管理服务与利用档案管理工作不仅限于档案的归档和保管，还要加强档案管理服务与利用。
高校档案管理工作应当为学校各项工作提供及时准确的档案信息，提供各类档案查阅和咨询服务，满足学校各类工作的需求。
还要积极利用档案信息开展学术研究和教学工作，促进学术的传承和发展，服务于学校教学和科研的发展。
学校做好档案管理工作计划
一、指导思想为全面提高学校档案管理水平，充分发挥档案在教育教学、科学研究、党政管理等方面的作用，推动学校各项事业的发展，特制定本计划。
二、工作目标1. 提高档案管理人员的业务素质，确保档案工作规范化、科学化。
2. 加强档案资源建设，完善档案收集、整理、归档、保管、利用等环节。
3. 推进档案信息化建设，提高档案工作效率。
4. 提高档案服务意识，为学校教育教学、科研、党政管理等各项工作提供有力支持。
三、主要工作措施1. 加强档案管理人员队伍建设（1）组织开展档案管理人员培训，提高业务水平。
（2）选拔优秀人才，充实档案管理队伍。
2. 完善档案管理制度（1）修订完善学校档案管理办法，确保档案管理工作有章可循。
（2）建立健全档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作流程。
3. 加强档案资源建设（1）严格按照档案收集范围和标准，及时、全面地收集各类档案。
（2）对已收集的档案进行分类、整理、归档，确保档案的完整性和准确性。
4. 推进档案信息化建设（1）建立健全电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、管理和利用。
（2）加强档案信息化基础设施建设，提高档案管理效率。
5. 提高档案服务意识（1）开展档案利用服务，为学校教育教学、科研、党政管理等各项工作提供有力支持。
（2）加强档案宣传，提高师生员工的档案意识。
四、工作进度安排1. 第一季度：完成档案管理人员培训，修订完善学校档案管理办法。
2. 第二季度：建立健全档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作流程，加强档案资源建设。
3. 第三季度：推进档案信息化建设，开展档案利用服务。
4. 第四季度：总结档案管理工作，完善相关制度，为下一阶段工作做好准备。
五、保障措施1. 加强组织领导，成立档案管理工作领导小组，统筹协调学校档案管理工作。
2. 加大经费投入，确保档案管理工作顺利开展。
3. 加强监督检查，定期对档案管理工作进行检查，确保工作质量。
通过以上措施，努力提高学校档案管理水平，为学校各项事业的发展提供有力保障。
学校档案工作管理制度范文(三篇)
学校档案工作管理制度范文为了规范学校的档案工作，确保档案的安全、完整和有效利用，我们制定了以下管理制度：第一章总则第一条为了加强学校档案管理工作，提高学校档案管理水平，维护学校档案的完整性、真实性和安全性，制定本管理制度。
第二条学校档案管理工作要依据相关法律法规和规章制度进行，强化档案管理的法制意识。
第三条学校档案管理工作应当遵循“及时、准确、完整、安全”的原则，确保档案及时归档、准确整理、完整保管和安全使用。
第四条学校档案管理工作应当按照科学、规范的原则进行，采用现代化信息管理手段提高效率和质量。
第二章档案的管理范围和内容第五条学校档案的管理范围包括行政档案、学生档案、教师档案以及其他与学校工作密切相关的档案。
第六条学校档案的内容包括档案登记、整理、保管、利用和销毁等环节。
第三章档案的登记和整理第七条学校档案的登记应当按照登记规则进行，确保档案登记的准确性和完整性。
第八条学校档案的整理应当按照年度或事项进行，确保档案的清晰可辨和易于检索。
第九条学校档案的整理工作应由专门的档案管理人员进行，保密、保管权限应分级管理。
第四章档案的保管和利用第十条学校档案的保管应当采取物理和电子两种方式，并定期进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。
第十一条学校档案的利用应当按照管理规定进行，严禁超范围和超权限使用档案。
第十二条学校档案的利用要依法依规进行，确保档案的保密性和合法性。
第五章档案的销毁和转移第十三条学校档案的销毁应当按照销毁规定进行，确保档案的安全、合规和环保。
第十四条学校档案的转移应当按照转移规定进行，确保档案的完整和准确。
第六章监督检查和责任追究第十五条学校档案管理工作应定期进行监督检查，发现问题及时整改和处理。
第十六条学校对档案管理人员进行岗位培训和考核，强化责任意识和工作素质。
第十七条学校对档案管理人员的违规行为进行责任追究，依法依规处理。
第七章附则第十八条本管理制度由学校档案管理部门负责解释和修改。
规范学校档案工作实施方案
规范学校档案工作实施方案学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，对于学校的管理工作和学生的成长发展至关重要。
为了规范学校档案工作，提高档案管理水平，制定本实施方案。
一、总体要求。
1. 学校档案工作要坚持依法管理，严格遵守国家有关档案管理的法律法规，做到规范、安全、完整、真实。
2. 学校档案工作要科学管理，建立健全档案管理制度，合理规划档案资源，提高档案利用率。
3. 学校档案工作要服务教育教学，为学校教育教学和科研工作提供可靠的档案支持。
二、具体措施。
1. 建立健全档案管理制度，明确档案管理的责任部门和人员，规范档案管理流程，确保档案管理工作有序进行。
2. 加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员的专业素养和管理水平，确保档案管理工作的专业化和规范化。
3. 加强档案管理技术支持，推广档案数字化管理技术，提高档案管理工作效率和水平。
4. 加强档案安全保密工作，建立健全档案安全管理制度，加强档案安全监控，确保档案安全不受损害。
5. 加强档案利用工作，建立健全档案利用制度，提高档案利用效率，为学校教育教学和科研工作提供可靠的档案支持。
三、保障措施。
1. 加强领导，树立正确的档案管理理念，把档案管理工作纳入学校管理的重要议事日程。
2. 加强监督，建立健全档案管理的监督机制，加强对档案管理工作的监督检查，及时发现和解决存在的问题。
3. 加强宣传，通过各种形式宣传档案管理的重要性，增强全校师生对档案管理工作的重视和支持。
四、实施步骤。
1. 制定档案管理工作计划，明确工作目标和任务。
2. 组织档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的专业素养和管理水平。
3. 推广档案数字化管理技术，提高档案管理工作效率和水平。
4. 加强档案安全保密工作，确保档案安全不受损害。
5. 加强档案利用工作，为学校教育教学和科研工作提供可靠的档案支持。
通过以上实施方案的具体措施和保障措施，学校档案工作将得到有效规范，提高档案管理水平，为学校的管理工作和学生的成长发展提供可靠的档案支持。
学院档案管理实施细则(四篇)
学院档案管理实施细则档案管理工作是学院总体工作的一个重要组成部分，它是由国家、省、市指令性文献、文件和学院的物业管理、行政管理、人力资源管理及教学管理等各具有价值的文献、文件和资料组成。
为维护档案的真实性和严肃性，特制定档案管理实施细则。
一、档案管理人员必须认真贯彻执行《____档案法》。
工作态度端正，事业心强。
二、档案管理人员要认真学习，积极工作，刻苦钻研业务，不断提高工作能力和管理水平，尽职尽责，认真遵守保密守则。
三、档案归档(一)档案室负责接收各科室、部门在工作中形成的全部档案。
学校各科室、部门需要归档的资料，按照要求收集齐全，整理组卷，按期向档案室移交，办理移交手续。
文书档案移交时间每年____月____日前，会计档案每年____月____日前移交隔年档案，基建档案随时收交，不得无故拖延。
档案室接收和移交档案前必须经过严格的鉴定手续，质量合格后方可移交。
档案交接手续，由归档单位编写移交清册，一式两份，当面查点清楚，并由交接双方签字，各保留一份。
(二)归档要求：1.归档的文件资料必须完整、真实。
2.装订入册必须采用最终审定的正式稿件。
3.凡装订入册必须按档案总目录、分类目录及案卷目录和程序排列，并立卷说明。
4.各部门的资料归档入册，按统一通知的时间，先将本部门的归档工作，按装订要求分类装订好，然后移交院办统一编目归档。
5.档案移交时，交接人必须按规定办理签名移交手续。
6.归档时间。
整套系统性管理工作文件应在正式颁布生效后的____天内归档，装订立卷。
其他工作文件应先集中保管，半年一次装订立卷。
行政工作、教学业务工作，应在下一年度第一季度内装订上卷。
基建类资料在每项工程竣工验收后一个月内立卷。
四、档案借阅(一)因工作需要按程序审批后，可借阅有关档案。
(二)借阅档案应在档案室内阅读。
确因工作需要外借的，一天以内由党政办公室主任签名同意;一天以上由院长签字同意。
(三)凡需摘录或复印档案内容的必须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容的案卷编号及原文标题，并通过档案管理人员登记认可。
学校档案室管理制度7篇
学校档案室管理制度学校档案室管理制度7篇在不断进步的社会中，越来越多人会去使用制度，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。
我们该怎么拟定制度呢？下面是小编帮大家整理的学校档案室管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
学校档案室管理制度1为了进一步加强档案的安全保管工作,制定档案管理制度如下：1.严格执行档案安全保管和保密工作责任制。
管理人员对全校档案的保管和保密工作负责;2.档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登记手续。
“保密卷”等重要材料的借阅，必须审查审批权限是否符合规定的要求;3.档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假，出具假证;4.档案管理人员切实做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工作。
保持室内清洁卫生。
档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。
定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统;5.档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进行安全检查。
做好节假日安全检查工作，发现问题，及时处理;6.借出的`档案材料务必定期归还。
借出的档案材料，不得转借他人，不得带入公共场所;7.非档案管理人员，未经允许不得进入档案室。
学校档案室管理制度2校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，映学校建设历史的重要资料。
为了加强校舍档案管理，更好地为学校教育教学工作服务，根据上级有关规定，特制定本制度:一、档案的收集要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。
1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。
2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。
3、一式二份，正本放教育员会，副本存学校。
4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育员会。
二、校舍档案管理1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。
学校档案室管理制度（4篇）
学校档案室管理制度制定学校档案室管理条例，是为了加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则。
下面是学校档案室管理规定。
学校档案室管理制度篇1一，认真贯彻《____档案法》，以及其它有关档案工作的规定.二，各种档案须科学管理，存放有序，查找方便.三，严格保密制度做好档案安全保密工作.四，做好防火，防水，防潮，防盗，防有害生物，防尘，防光，防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无虫蛀，无差错.五，借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还.六，外单位借阅利用档案，须持单位介绍信，注明利用目的，经学校领导同意，才能借阅.档案的收集要按照国家，政府及教育行政部门的有着规定，把学校，各部门和师生每个人手中分散的有关教育，教学，科研，人事，行政，财务，经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学校档案室.任何部门和个人都不得私自保存，占有，销毁和带走应归档的材料.1，依法按章档案的收集必须依法按章实施.要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人的学术，科技等具有知识产权的资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档.2，完善机制档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围，对象，时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度.3，建立网络由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的____网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人.档案的整理档案的整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的，组合和编目，使其系统化，科学化.有利于档案的保管和使用.1，规范分类由于以校为本自主发展的步伐加快，教育教学改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是.2，保持结构完整性学校档案的整理，要按照教育，教学，科研，人事，行政，财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性.3，保持整体系统性学校档案的整理，还要按照学校档案的来源，时间，内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性.档案的立卷1，为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，学校应按照上级要求，推行预立卷制度.2，学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集，积累，并定期进行整理.3，学校档案室要随时了解，检查，指导兼职档案员做好预立卷工作.4，组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用.5，组卷的技术要求：1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过200页.2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后;打印在前，定稿在后;批复在前，请示在后的顺序排列.3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角.4）填写卷内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位，责任者，时间.5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行修补.6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现作者，问题，文种三要素.7）档案盒封面和卷盒按有关规定要求.档案的保管1，必要的硬件保障为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行档案库房要保证通风，干燥，配备必要的防潮，防霉，防蛀，防火（消防），调温和通风等设施，要有防盗设施.2，完善的软件建设建立档案管理的常规工作制度.如收集，整理，分类，立卷，借阅，鉴定，剔除，销毁等制度.建立相应的工作资料.3，认真做好归档验收工作.档案室应对整理组卷完毕垢档案进行入库前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档.4，按规定做好分类编号工作.5，按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括：顺序号，档号，题名，日期，页数，保管期限等.实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索，统计的机上操作.6，按照档案顺序号，依次排列上架.7，要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全.8，要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经学校领导批准.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字.9，认真做好统计工作.建立档案的收进，移出，利用，销毁等统计台帐，及时报送统计报表.10，及时做好档案的补充工作.归档的文件材料如有遗漏，学校应及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位.官地坪镇中学学校档案室管理制度篇____档案室管理制度为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则，特制订如下制度：一、认真贯彻执行《____档案法》，以及其它有关档案工作的规定。
做好职校档案管理工作的几点措施
做好职校档案管理工作的几点措施做好职校档案管理工作，是学校管理工作中至关重要的一部分。
档案管理工作直接关系到学校教职工和学生的个人信息安全和管理效率。
我们在进行档案管理工作时需要采取一系列的措施，以确保档案管理工作的规范化、高效化和安全性。
下面，就做好职校档案管理工作的几点措施进行详细阐述。
第一，建立完善的档案管理制度。
档案管理工作应该由专门的管理人员负责，学校需要建立起完善的档案管理制度，规定好档案管理的流程、要求和责任分工。
这样能够确保档案管理工作有清晰的操作指南，让每个执行人员都能够按照规定的程序进行操作，避免出现管理混乱和档案丢失的情况。
第二，建立档案管理工作的信息化平台。
现代科技的发展已经为档案管理工作提供了便利条件，学校可以借助信息化技术，建立档案管理的信息化平台。
通过信息化平台，上交档案的流程将极大地得到简化，也能够极大提高档案管理的工作效率。
而且信息化平台还能够更好地保障档案管理的安全性，避免档案泄露和丢失的情况。
加强档案管理的保密工作。
学校的档案管理工作涉及到教职工和学生的个人信息，涉及到学校的一些机密性工作，因此档案管理工作的保密工作也是非常关键的。
学校需要对档案管理工作人员进行相应的保密培训，规范他们的行为，不得擅自公开或外传档案信息。
学校也应该建立严格的档案管理权限制度，对不同层级的工作人员进行权限管控，合理分配各类档案的查阅权限以及修改权限，以确保档案管理工作的安全性。
第四，定期进行档案的归档整理和清理工作。
随着学校管理工作的深入进行，会有大量的档案信息不断积累，如果不定期对这些档案信息进行整理和清理，就会造成档案信息的混乱和冗余。
学校应该定期对档案信息进行归档整理和清理工作，把档案信息按照不同的类别、年限进行归档整理，删除冗余和过期的档案信息，保持档案信息的高效性和规范性。
第五，建立健全的档案借阅管理制度。
学校的档案信息需要经常被教职工和学生查阅使用，因此学校也应该建立健全的档案借阅管理制度。
高校如何做好档案管理
高校如何做好档案管理高校如何做好档案管理导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。
档案工作是学校教育事业重要的组成部分。
一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
高校如何做好档案管理一、做好高校档案管理工作，领导重视是前提高校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。
学校领导要站在校园文化的角度，倡导全校教职员工认识学校档案管理工作的重要地位和作用，并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中，努力让全体教职工增强建档意识，形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
一段时间以来，很多高校对于档案管理工作不够重视，在人、财、物的投入上没有把档案工作摆在应有的重要地位，导致了档案管理工作无人重视，严重影响了档案工作人员的工作积极性，也一定程度上影响了工作质量和效果。
要真正做好档案管理工作，领导重视是前提。
只要领导重视了，重心明确了，以后的工作才好有条不紊的进行。
二、做好高校档案管理工作，健全制度是关键一是要明确档案管理机构的双重职能。
目前档案工作在高校的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。
在学校机构改革中，不少档案管理机构的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。
要把档案工作作为高校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。
所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能。
作为业务部门，它具有“保管”的职责。
因此，我们要强调高校档案管理机构的双重职能。
二是要建立健全档案管理机构和管理网络成立以学校领导为组长、相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专职档案员和兼职档案员。
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浅谈如何做好学校的档案管理工作
摘要：随着学校的不断发展，各类质量评估工作日渐增多，档案资料的重要性越发突出，本文就如何更好地做好学校档案工作提出了一些看法。
关键词：档案工作收集整理利用
中图分类号：g271 文献标识码：c doi：
10.3969/j.issn.1672-8181.2013.16.058
学校档案是指学校在进行教学管理、教育活动、学生活动中形成的具有保存或参考价值的文字、照片、音像等不同形式的材料资料，是从事教育教学活动、教学管理、教学科研、教学评估必不可少的资料。
它反应了学校在各个历史时期的工作和活动情况，分析利用好学校档案能有效帮助提高学校教育管理和教学水平，在学校的各项工作中起着重要作用。
目前，国家对于学校档案管理工作的规范性文件为2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，该办法对高等院校档案的收集、整理、保管、借阅等工作都做出了明确规定。
而大部份中职院校的档案管理工作都在参照此办法的基础上，根据自己学校的实际情况进行调整执行。
下面就如何加强中职学校档案的管理工作谈谈粗浅的认识：
1 建立机构，加强意识
档案工作首先要得到学校领导的重视，成立以校长为组长、各科室负责同志为成员的档案工作领导小组，把档案工作列入学校工作
的议事日程，纳入学校各科室目标任务考核中，并作为年终科室考核一个重要考核项目。
设立专门的综合档案室及重要业务部门档案室（如教务档案室），除配备一名专职档案员外，各科室都应设有兼职档案员，配合专职档案员做好本科室各类资料收集工作。
不定时组织《档案法》学习与宣传活动，宣传档案工作的重要性，宣传档案工作对学校管理、教学、科研等各项工作的作用及实际效果。
不定时地召开档案工作会议，对档案工作人员进行培训，促进档案工作人员业务水平的提高。
动员和要求档案工作人员爱岗敬业、勤于思考、大胆实践。
通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。
2 健全制度，规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
各科室应做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有制度，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证了档案管理的顺利开展。
3 各类资料的收集工作
搞好资料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。
学校档案资料收集应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。
可以根据学校各科室职能明确各科室应收集归档资料范围，由各科室兼职档案员对资料进行收集。
既要做好文书档案的收集工作，也要同时抓好其他载体如声像、照片等资料的收集。
在收集过程中应灵活地将多种收集办法有机结合：
第一，全面收集与重点收集相结合。
学校由于机构设置不同，产生和形成的文件材料很多，遍及学校各个部门和教师个人，要保证学校材料收集完整、齐全，必须进行全面收集。
而对学校重点部门、重点事件、重点活动应进行重点关注、重点收集，如党代会、职代会、党的重要活动、教学评估、校庆等。
第二，定期收集与平时收集相结合。
学校档案收集一般采用定期集中收集，即根据学校档案管理制度制订的收集时间进行集中收集。
但对一些阶段性、即时性的工作，如基建项目完工、学校办学水平评估、设备仪器开箱、科研项目结题等就随时跟综，即时收集，以免失去最佳收集时期，给收集工作带来难度。
第三，一般规定和强制措施相结合。
对收集工作难度比较大的材料，应在一般强调的基础上，由学校档案部门和相关部门共同制订有关规定，统一要求，统一口径，如教师业务档案要求统一格式，声像类介质档案等由学校相关部门进行强制收集。
4 档案整理工作
整理工作是档案工作的中心环节，档案工作人员将大量资料收集后应进行系统的整理、分类、编目，以形成可供查找利用的档案。
在整理过程中，可以采用归档文件整理规则和文书档案立卷相结合的办法进行整理。
对在学校日常管理中形成的各类文件可以按“件”
为单位按归档文件整理规则进行归档。
其余资料则可按资料之间的有机联系立卷归档。
对于特殊类别的材料，如财务、人事档案可由财务人事专人进行整理分类，对重要、珍贵的档案要备复制件，以代替档案原件提供利用。
将资料整理完成后还应将相关信息输入计算机，以实现档案管理的电子现代化。
5 档案的利用工作
档案管理的最终目的就是能够充分开发利用所保存的档案信息，当某项工作需要信息的时候能够迅速、准确、全面地提供这些信息，使各类档案能够为学校各项工作的顺利开展保驾护航，这也是档案自身价值得以实现的直接手段。
因此，档案工作人员除了做好档案的收集、整理工作以外，应着重做好档案的编目、检索、编研、统计工作，如编制较适用的检索工具，建立健全检索体系，编写《学校文件汇编》、《管理制度汇编》、《论文汇编》等资料合辑，进行学校先进统计、在校学生情况统计等统计工作。
这些编研、统计材料都具有自身重要的意义和特色及较高的实用价值，能够给学校的教学和科研工作带来许多方便。
只有充分发挥档案的实用价值，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，才能为学校的全面发展起到应有的作用。
6 档案库房的管理
档案库房管理工作也是档案工作的一项重要组成部份。
应专门设立档案室，各类档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设柜就进保管。
档案库房应安装有防盗门，加厚隔光窗帘，配备有温湿度
计、灭火器等，档案柜中放有除虫剂。
档案员每天上下午坚持查库房温湿度并作好记录，定期打扫库房，做到了防虫、防鼠、防光、防湿、防高温、防霉变等。
做好学校的档案管理工作，有利于学校进行科学管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于提高教育教学质量。
只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。
作者简介：余磊，男，四川简阳人，助理馆员，研究方向为档案管理，四川省卫生学校，四川成都 610100。