公文培训课件

第一部分：公文的外部形式源自版头/眉 首首页红色反线（宽度同版 心156mm)以上各要素统称
主体/行文
红色反线以下至分割线之 间的各要素统称
版记 分隔线以下的各要素统称
− 公文份数序号 − 密级和保密期限 − 发文单位标识（版头、红头） − 发文字号 − 签发人（主要用于上行文）
− 标题 − 主送单位 − 正文 − 发文单位（署名） − 成文日期 − 印章 − 附注（此件发至 XX级） − 附件
层次序数：
• 第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）； • 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）； • 第三层 “ 1.” （仿宋_GB2312 ）（无论是否作为小标题，要有标点）； • 第四层 “（1）” （仿宋_GB2312 ）（必须有标点）。 16
版头
正文
➢ 紧急公文（急件），一般也是涉及重要工作需要急速形成、 运转和办理的公文。
➢ 常规公文（平件），是指可以按正常速度形成、运转和办理 的公文。但常规公文也要及时办理。 9
版头
正文
版记
格式要素——发文机关标志
由发文机关全称、简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，推荐使用方正小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字， 应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
➢ 下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上 级机关；
➢ 上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直 接上级机关。
➢ 请示不得抄送其下级机关； ➢ 凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
多个附件的情况
（空两格）
（空一行） （空一行）
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附件名称过 长时，悬挂 缩进，与上 一行附件名 称首字对齐
版头
正文
版记
格式要素——发文机关署名及签发日期
发文机关署名
应用全称或规范化简称，3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排， 后空2个字。
两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。
每行排2 个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一 行并使红色分隔线与之的距离为4mm。
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版正头 文正是文 公版记文的主体，是公文最 主要的部分 首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。
包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件
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版头
正文
版记
格式要素——附件
附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。 附件应另面编排，排在版记之前，与公文一起装订，附件格式同正文。 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。 被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”
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公文版面及装订要求
1.用纸 ➢ 采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。 2.开本 ➢ 国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为
±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 3.版心 ➢ 版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个
发文字号排在发文机关标志下空两行位置，联合行文时，使用主办机关的发文字号。
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版头
正文
版记
格式要素——签发人
签发人是指上行文，也就是报送上级单位的公文中，发文单位的负责人签署姓名。如果只有一个发文单 位，由该单位负责人签署；如果是联合行文，则每个单位的负责人都应签署姓名，称为会签。
上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排） “签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。 联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般
送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关 后标句号。
主送机关
抄送机关
➢ 行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关 系及职权范围确定主送机关
➢ 上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。 ➢ 请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，
格式
➢ 顶格编排在版心左上角第三行，密级和保密期限下方 ➢ 使用3号黑体字
分类
紧急公文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“加急” ；按办理的紧急程度划分，公文分为特急公文（特急）、紧 急公文（急件）、常规公文（平件）。
➢ 特急公文（特急），是指事关重大而又十分紧急，要求以最 快的速度形成、运转和办理的公文。
签发日期
一般署会议通过日期或领导签发日期。 ➢ 两位以上领导人审签的，署最后一位的签发日期； ➢ 联合行文的，署最后签发机关领导同志的签发日期。 ➢ 领导签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报
领导确定。 成文日期应写明年、月、日（使用阿拉伯数字），位于发文机关署名右下方，3号仿宋_GB2312。
格式要素——发文机关署名及签发日期
不加盖印章的公文：
➢ 单一机关行文时，在正文（或附件 说明）下空一行右空二字编排发文 机关署名，在发文机关署名下一行 编排成文日期，首字比发文机关署 名首字右移二字。
➢ 联合行文时，应当先编排主办机关 署名，其余发文机关署名依次向下 编排。
如成文日期长于发文机关署名，应 当使用成文日期右空二字编排，并 相应增加发文机关署名右空字数。
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版头
正文
版记
格式要素——发文机关署名及签发日期
加盖印章的公文：
➢ 成文日期一般右空四字编排。 ➢ 单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 ➢ 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（空一行） 等距对齐
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版头
正文
版记
标注位置
标注方式
➢ 标注于公文左上角份号下方
处理方式
➢ 绝密★30年，机密★ 20年，秘密★ 10年 ➢ 使用3号黑体字
➢ 绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。 ➢ 机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。 ➢ 秘密文件：阅后立即保存在文件柜内
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版头
正文
版记
格式要素——紧急程度
沙漏型标题 陕西金开贷金融服务有限公司 关于上报
《2016年第四季度工作总结》的通知
多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度
一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。
多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，
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换行时省略。
版头
正文
版记
格式要素——主送机关
主要受理公文的机关 主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。 有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
版头
正文
版记
格式要素——附注
一般用于向下普发的公文，对印发、传达范
附注
围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方
↓
。
请示性的公文应当在附注处注明联系人和联 系电话。
字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居 左排，前空2个字，用小括号括起。
如果表述中重复出现括号时，用中文六角括 号套小括号。
版记
格式要素——附件说明
附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对
齐，如“附件：1.×××”。 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。
单一附件的情况
应当用抄送形式。 ➢ 受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内
容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和 抄送机关。
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➢ 除主送机关外，需要知晓公文的其他机关，应列为抄送机 关
➢ 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上 级机关；
➢ 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送 其另一个上级机关；
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版头
正文
版记
格式要素——印章
除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。 用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。
加盖印章的公文： ➢ 联合行文时，将发文机关署名
按照发文机关顺序整齐排列在 相应位置，印章下压发文机关 署名。 ➢ 最后一个印章下压发文机关署 名和成文日期。 ➢ 印章之间排列整齐，互不相交 或相切。 ➢ 首排印章顶端应当上距正文 （或附件说明）一行之内。 21
心左上角第一行，前加 ➢ 标注份号的目的是为了加强对涉密公文的管理，防止失密。
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版头
正文
版记
格式要素——密级和保密期限
密集划分
密级分作三级、划分规则如下：
➢绝密公文，是指涉及国家核心秘密的内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。 ➢机密公文，是涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。 ➢秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。
公文写作培训
综合行政部 2017年5月
目 录
公文的外部形式 公文的内部组织