档案数字化加工工作流程规范

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档案数字化加工操作细则

档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。

本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。

一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。

（一）档案领取1. 按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2. 出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。

3. 接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。

5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。

（二）档案归还1. 同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号（全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量，并检查档案的完整性。

2. 将档案按出库时的排列顺序排列。

3. 监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

档案数字化基本工作流程

档案数字化基本工作流程一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程;2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程;3、数字图像表示实物图像的整数阵列;一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生;在矩阵或其他网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列;4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像;它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等;5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像;在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式;6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英时点数dpi表示;7、失真度对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度;8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力;9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示;二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求;2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化;1符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定;2价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围;3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等;4、过程管理1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录;三、档案整理在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量;1 目录数据准备2 拆除装订3 区分扫描件和非扫描件4 页面修整5 档案整理登记6 装订四、档案扫描1、扫描方式1根据档案幅面的大小A4、A3、A0等选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪如工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描;大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;2纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率;2、扫描色彩模式1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等;通常采用黑白二值;2页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描;3页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描;4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描;3 、扫描分辨率1扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准;2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择≥100dpi;特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率;3需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择≥200dpi;4、扫描登登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法;五、图像处理1 、图像数据质量检查1对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查;发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理;2由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描;3发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像;4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整;5认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见;2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准;对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯;3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理;处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则;4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性;5、裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间;六、图像存储1、存储格式1采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFFG4格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储;存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则;2提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEB、PDF或其他格式;2、图像文件的命名1纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名;2多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名;七、目录建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式;所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换;2、档案着录按照档案着录规则DA/T18的要求进行着录,建立档案目录数据库;3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查;核对着录项目是否完整、着录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录;八、数据挂接1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过网络及时加载到数据服务器端汇总;通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等,实现批量、快速挂接;2、数据关联以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件;将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等;通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件;3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法;九、数据验收1、数据抽检1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量;2一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于5%;2、验收指标1目录数据库与图像文件挂接错误码,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”;2一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上含95%时,给予以验收“通过”;合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%3、验收审核验收“通过”的结论,必须经分管领导审核、签字后方有效;4、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单;十、数据备份1、备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份;2、备份方式为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存;3、数据检验备份数据也应进行检验;备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等;4、备份标签数据备份后应相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理;5、备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单;十一、数字化成果管理1、应加强对纸质档案数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用;2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时,应有制作单位的电子标识,并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式;。

档案整理及数字化加工实施方案

档案整理及数字化加工实施方案一、概述档案整理及数字化加工是对机构、企事业单位等收集的文件、原始资料、历史文物等进行保管、整理、管理的过程。

数字化加工则是将档案原始材料以数字化形式保存，便于使用、传递和保存。

为了更好地保护和管理机构收集的各种档案，制定本方案，以指导实施档案整理及数字化加工的工作。

二、工作流程1、确定工作计划和流程。

根据原始资料的量，制定清晰的工作计划，明确档案的存储区域和整理过程，确保整个工作流程顺畅。

2、档案整理。

对所有原始资料进行整理和分类，整理内容包括时间、地点、人物、事件等，按照文件级别进行归档、封存、装订，确保档案准确、完整。

3、数字化加工。

进行冷热备份存储，将所有档案资料以数字化形式保存，并生成档案数字化系统，尽量确保数据的安全性，便于保存和传递使用。

4、数据管理。

对数字化档案系统进行分类、整合、管理，制定维护和更新标准，确保数据准确、及时、安全。

5、车间文件规范制定。

制定文件分类、存放和查询的规范，将数字化档案制度落实到工作中的细节。

三、方案优势档案整理及数字化加工的方案优势在于：1、方便存储和传递。

数字化档案管理系统，对原始照片、文件进行快速存储和传递，提升效率。

2、占用空间小。

数字化档案占用的空间小，不需过多占用办公面积，同时保护工作环境清洁舒适。

3、数据安全性高。

采用多重备份制度，备份数据库、媒体等资料，确保数据不丢失、不泄漏。

四、工作任务按照上述流程，具体的工作任务有：1、准备工作。

为工作做好准备，包括物资采购、语音录入设备准备等。

2、完成整理。

完成所有原始资料的整理和归档工作，确保标准化、规范化。

3、完成数字化。

采用专业数字化设备完成对档案文件的数字化加工，生成数字化档案系统。

4、建立档案管理。

建立档案数据归档标准，管理档案信息，祥光员工具体负责管理。

5、开展培训。

为员工培训数字化档案的规范使用方法，确保数字化档案管理的普及化。

五、保障措施在实施过程中，需要提出以下保障措施：1、项目管理。

档案数字化加工流程

档案数字化加工流程-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII档案数字化加工流程档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。

先后顺序为：调卷 > 著录 > 扫描 > 处理 > 质检 > 归还 > 备份 > 挂接。

在之前的档案管理数字化是需要拆卷的，但是现在有专业的非接触式扫描设备（比如book2net和iscan系列的产品）可以免拆卷，这就省去了很多的人力物力。

下面介绍详细的步骤：档案调卷这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

整理及著录档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，要制作电子目录。

制作途径有两种:（一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档（文档号为JS2）。

如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。

并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。

对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。

以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。

文书档案数字化工作流程

文书档案数字化工作流程文书档案数字化工作流程是指将传统的纸质档案通过数字化技术转换成电子文档并建立相应的工作流程来管理和处理这些电子文档的过程。

下面将详细介绍文书档案数字化工作流程的流程步骤。

1. 归档筛选和准备：在开始数字化之前，需要对纸质档案进行筛选和准备工作。

首先，对档案资料进行分类，将不需要数字化的档案排除。

然后，对筛选出的档案进行整理和清理，确保资料的完整性和准确性。

2. 扫描和图像处理：将选择的纸质档案进行扫描，将其转换成数字形式。

扫描过程中需要注意保持文档原貌，确保扫描的质量和准确性。

扫描后的图像可能需要进行图像处理，如调整清晰度、裁剪、旋转等，以确保文档的可读性和完整性。

3. 文档转换和索引：将扫描得到的图像转换成可编辑的电子文档格式，如PDF、Word等。

同时，对文档进行索引，为后续的检索和管理提供便利。

索引可以按照档案的类别、部门、日期等进行划分和组织，方便用户查找和访问。

4. 数字档案管理系统建立：在完成文档转换和索引后，需要建立一个数字档案管理系统，用于管理和存储这些电子文档。

该系统可以使用专门的软件或自行开发，需要具备文档存储、检索、权限管理等功能，方便用户对档案进行管理和利用。

5. 数据备份和安全：对于数字化的文档档案，数据备份和安全至关重要。

需要定期备份数字档案，并确保备份数据的可靠性和完整性。

同时，采取相应的安全措施，如权限管理、加密保护等，防止未经授权的访问和数据泄漏。

6. 工作流程和使用规范：为了更好地组织和管理数字化文书档案，建立相应的工作流程和使用规范是必要的。

通过明确的流程和规范，可以规范用户的操作行为，提高工作效率和档案管理的规范性。

总结而言，文书档案数字化工作流程包括归档筛选和准备、扫描和图像处理、文档转换和索引、数字档案管理系统建立、数据备份和安全、工作流程和使用规范等步骤。

这些步骤有助于将纸质档案转换为电子文档，并建立起高效、安全的数字档案管理系统，提高档案管理的效率和便利性。

档案数字化加工规范化制度

档案数字化加工规范化制度一、涉密档案由公司指定的专人、专柜处理，在相对隔离的涉密加工房间内进行数字化加工处理。

二、每个项目自始至终由专门的人员进行管理（同一个人，因特殊情况需要变更除外）。

加工时需做好交接记录，在交接清单上详细填写档案交接时间、实有数量（页、卷等）、归还时间、其他说明等情况。

清单一式两份，必须由交接双方主要负责人签名或盖章。

三、加工人员必须对自己加工档案的完整性、安全性负责到底，每个人在自己加工工序中应做到对上各工序质量进行监督，对下各工序质量负责。

四、档案前处理人员应认真管理自己经手的档案，详细做好档案原始状况的记录（纸质状况、多少页、多少卷、具体档号等），做到谁整理谁记录谁签名。

五、档案发生移位交接时，档案管理人员必须认真清点和察看档案数量及其完整性（查看有无破损、缺页等状况），详细记录交接时间、案卷名称、案号、利用时间、收回时间或特殊情况说明等，做到双方签名确认。

六、每个加工人员在对档案进行数据加工前，应认真核对配送的档案是否符合自己加工需求，工单信息与原始档案信息是否一致，档案是否完整等，发现问题及时解决或返回上一工序。

七、不准擅自使用他人电脑或设备。

因工作需要使用他人电脑或设备，应征得他人同意或领导同意。

八、每天下班前，无论档案加工工作是否完毕，都须将档案整理好，做好清点记录予以返还，不得将任何档案或涉密物品遗留在加工现场或带离加工场所。

九、注意消防安全，加工场内严禁烟火；下班时，项目负责人应检查电源是否关闭。

十、对加工电脑的要求（一）不得与外界联网（包括因特网、其他局域网等），内部采用专用的局域网，确因单位或工作需要联网的，应采用防火墙、访问控制、数据保全、系统安全监督等技术措施，以确保数据安全。

（二）不管在加工专用局域网内还是互联网上，各工序及人员之间除工作需要，不得共享涉密数据资源。

（三）电脑在加工档案数据结束后，应按要求在涉密主管（在外单位加工需要其相应单位的主要负责人监督）的监督下对每台电脑中所有不再使用的数据进行删除，并对数据分区进行格式化操作。

档案数字化加工流程及

档案数字化加工流程及规范文档目录一、操作流程 (2)二、档案调卷 (2)三、整理及著录 (2)四、拆卷 (3)五、档案扫描 (3)六、影像处理 (4)七、数据质检 (4)八、档案装卷 (4)九、完整归还 (5)十、数据备份 (5)八、数据挂接 (5)一、操作流程档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。

先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。

没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。

二、档案调卷这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

要求：1，我方指定专人负责。

2，填写《档案交接登记表》（附件一）。

3，在交接登记表上要有双方的签字。

三、整理及著录档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，要制作电子目录。

制作途径有两种: （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。

如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。

并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。

对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

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档案数字化加工工作流程规范
一、拆卷流程
1、检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；
2、拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；
3、将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；
4、取掉案卷中金属物；
5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。

二、扫描流程
1、严格按照规定命名方式对影像文件进行命名。

并根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；
2、对于封面、内页、手写体或是发票等各类不同资料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；
3、扫描影像与档案原件的内容要吻合、顺序正确，影像清晰效果达到档案实体一样。

并将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫、顺序颠倒扫。

4、采用规定的格式扫描，确保案卷的清晰度。

同时影像歪斜不超过正负2度、黑边不大于2毫米。

三、影像处理流程
1、采用软件及人工结合方法，对影像优化处理，使影像效果达到或超过实体效果；
2、对因扫描原因造成的黑边、歪斜等特殊影像进行处理；
3、对非正常格式、容量文件进行检查处理；
4、对案卷中漏编的页面进行科学处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

四、还原卷流程
1、经过扫描和影像处理后，严格质检没有问题的档案进行装订还原；
2、注意还原档案归类和归还，保持档案加工室的整洁。