文件与资料管理流程
文件与资料控制管理制度(3篇)
文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。
二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。
2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。
三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。
2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。
3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。
四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。
2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。
3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。
4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。
使用完毕后，须及时归还。
5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。
6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。
五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。
2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。
3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。
4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。
2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。
3.0 职责3.1 文控中心：负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。
3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。
3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。
3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：4.0 定义4.1 受控文件：为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。
4.2 非受控文件：为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。
4.3 外来文件：来自公司外部的文件。
如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。
5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；5.1.4 四级文件：各种记录、表格。
5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。
5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。
5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。
5.3 文件的编号5.3.1 质量手册：QM015.3.2 程序文件：流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件： QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。
工程技术部门资料与文件管理规定带流程
工程技术部门资料与文件管理规定带流程一、总则1.为规范工程技术部门的资料与文件管理工作，提高工作效率和质量，特制定本管理规定。
2.本管理规定适用于工程技术部门的所有资料和文件的管理工作，包括纸质文件和电子文件。
3.所有人员都应严格遵守本规定，对于违反规定的行为，将依据公司相关规定进行处理。
二、资料与文件分类1.资料分类(1)技术资料：包括设计文件、施工方案、工艺文件等。
(2)项目资料：包括合同文件、并购文件、招投标文件等。
(3)运维资料：包括设备运行记录、维护保养记录、事故处理报告等。
2.文件分类(1)内部文件：仅在工程技术部门内部传阅和使用的文件。
(2)外部文件：需要与其他部门或外部合作单位共享的文件。
三、资料与文件的存储和归档1.纸质文件存储(1)纸质文件应统一编号，并按照资料分类进行归档。
(2)所有纸质文件应存放在专门的文件柜或文件箱中，严禁私自带离工作区域。
(3)纸质文件存档后，应制作档案目录，方便查阅和管理。
2.电子文件存储(1)所有电子文件应存储在专门的文件服务器中，按照资料分类进行归类。
(2)每个电子文件都需设置密码，仅限于授权人员可访问。
(3)定期进行电子文件备份，确保文件安全不丢失。
3.资料和文件的归档(1)根据文件保管期限制定的归档规定，对纸质文件进行归档。
(2)归档后的文件应标注清楚归档时间、保管期限和归档位置。
(3)对于电子文件，也应根据保管期限进行归档，将不再需要的文件进行删除或归档存储。
四、资料与文件的查阅和借阅1.内部查阅(1)内部人员可凭工作需要，在工作时间内查阅本部门的资料和文件。
(2)查阅后应及时归还，并保证资料和文件的完好无损。
(3)对于涉密资料和文件，必须严格控制查阅权限，做好查阅记录。
2.外部借阅(1)外部人员需提出书面申请，说明借阅目的和期限。
(2)经批准后，方可借阅，但不得将资料和文件带离公司办公区域。
(3)借阅期限一般不超过一个月，逾期需重新申请。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。
2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。
5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
文件与资料管理程序
1.目的爲有效地管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。
2.范围凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。
3.权责内部文件管理权责：3.1.1 系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；3.1.2 程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；3.1.3 工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；3.1.4 表单各部门制定，主管审核发行。
外部文件管理权责：3.2.1 接收：香港营业部、工程部、发货部；3.2.2 转换：工程部。
4.定义内部文件：依据公司内部活动行爲特徵或依据外来文件需要而産生的文件。
外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均爲外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行爲活动。
系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并爲此描述总体架构之纲领性文件。
程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施之责的部门等指导性文件。
指导书：爲实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。
表单：规定用於记录活动内容、状况或结果之文件。
5.作业内容文件与资料管理流程图(见附件一)；各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门産生相关文件。
文件应依规定之权责人员进行审查核准，如爲程序文件, 需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。
制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：□□- □□- □- □□□- □□文件版本01 ~ 99文件流水序号001 ~999文件类别公司简称: YH 部门代号5.4.1 部门代号：总经理室－GM 工程部－PE 品管部－QC生産部－PR 采购部－PU 仓管部－MC发货部－DC 人力资源部－MR5.4.2 文件类别：系统文件－S 程序文件－P 指导文件－W表单文件－R 外部文件－E5.4.3 版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、03、04．．．；表单版本直接於编号中予以体现，爲最後两位码，其他文件则单独显示其版号码。
IATF16949文件和资料管理程序
编制部门
6.2.3文件更改
a. 质量手册、程序文件采用换版更改，以版本号（采用A、B、C „标识）加修订状态来区分；每次修改的内容需用斜体字注明修改 部分； b. 其它文件采用换版更改，区分方式采用直接在原文件编号后加 版本号（采用A、B、C„标识）。
技术部 质量部 技术部
6.2.4文件再发放
6.2.4.1 按6.1.5执行； 6.2.5.1 过期、失效或作废的文件应及时从使用现场撤出、收回， 并标识其所处状态以防误用； 6.2.5.2 文件的更改应在《文件更改状态一览表》中加以记录。
6.1.4文件标识
第3页，共6页
文件和资料管理程序
担当部门 作业流程
编
号：
版本号：C
工作内容或标准
技术部 6.1.5文件发放
6.1.5.1 总装配明细表发质量部、生产部各组长、生产部仓库、采 购部、财务部；零件图纸发质量部、采购部；组件图纸发质量部、 生产部；作业指导文件发执行部门；其它文件按确定的发放范围发 放； 6写《文件、资料发放与回收记录表》； 采购部 6.1.5.4 发放到供方的受控文件如（图纸、技术规范等），由采购 部负责发放、登记及回收等管理工作，对需要更改的由采购部及时 收回，更改后再发放或以更改后的新文件调换原文件。 6.1.6.1 建立部门《文件资料归档清单》； 6.1.6签收/登录 质量部 6.2、受控文件更改/回收/销毁/再发放流程 6.2.1.1技术文件的更改按QP07-08执行； 多功能小组 执行部门
6.2.1申请
接收部门
6.1.6.2
建立《受控文件清单》。
6.2.1.2其它文件的更改由执行部门提出并填写《文件更改审批表 》； 6.2.1.3 新申请或使用者丢失文件后，应填写《文件遗失重领申请 表》办理领用手续；
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序文件和资料管理程序是指一套用于管理和组织文件和资料的计算机程序。
随着科技的不断发展，各行各业的信息化水平也在不断提高，人们面对的文件和数据量也越来越大，传统的纸质管理方式已经无法满足现代社会的需求。
因此，开发一套高效、方便、安全的文件和资料管理程序对于提高办公效率、确保数据安全至关重要。
一、系统架构文件和资料管理程序的系统架构应当考虑到以下几个方面：1. 网络架构：考虑到多用户同时访问的需求，系统应支持客户-服务器架构，通过网络进行数据传输和管理。
2. 数据库架构：系统应建立强大的数据库，用于存储和管理各种文件和资料的元数据。
3. 界面架构：系统应提供友好的用户界面，方便用户浏览、搜索、编辑和管理文件和资料。
二、功能需求1. 文件上传和下载：用户可以通过系统上传文件，并设置相关属性，其他用户可通过搜索和浏览获取文件并下载到本地。
2. 文件版本管理：系统应能够对文件进行版本管理，保存历史版本，用户可随时查看和恢复历史版本。
3. 文件搜索和检索：系统应提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、关键词、作者等属性进行搜索和检索文件。
4. 文件分类和标签：用户可以对文件进行分类和打标签，方便后续的文件管理和检索。
5. 文件访问权限控制：系统应提供权限分级，不同的用户拥有不同的访问权限，确保文件的安全性和私密性。
6. 文件共享和协作：用户可以在系统中方便地共享文件给其他用户，并且可以同时编辑同一份文件，系统能够实时同步各用户的操作。
7. 文件备份和恢复：系统应具备文件备份和恢复功能，确保文件的安全性和可靠性。
8. 数据统计和报表：系统应提供一套完整的数据统计和报表功能，方便用户随时了解文件和资料的使用情况。
三、性能需求1. 响应速度：系统应保证快速响应用户的请求，尤其是在上传、下载和搜索等操作中，用户不应长时间等待。
2. 数据安全：系统应具备强大的数据加密和安全机制，确保文件和资料不被非法获取和篡改。
文件及资料管理制度
文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。
第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。
第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。
第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。
第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。
第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。
第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。
第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。
第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。
第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。
第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。
第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。
第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。
第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。
第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。
第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。
第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。
第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。
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文件与资料管理流程
1.0目的
规范文件管制的权责及要求，建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保
存与作废方式作为文件管制依据。
2.0范围
本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。
3.0权责
3.1 总经理:负责管理手册的核准。
3.2 管理代表:负责管理手册制定和程序文件的核准，并组织有关人员对现有文件定期进行评审。
3.3品管部文控中心：负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门：负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的核准。
4.0定义
本公司管理体系文件分为四阶
4.1一阶文件（质量环境手册、EICC手册、两化融合管理手册）：叙述品质政
策与品质目标，环境政策与环境目标，两化融合方针与目标，涵盖ISO9001：2015国际标准、ISO14001：2015环境管理体系和ISO/TS16949：2009汽车质量管理体系和GB/T23001-2017信息化和工业化融合管理体系、EICC各项要求之纲要性文件。
4.2 二阶文件（程序文件）：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系
统要求项包含之各项作业程序。
4.3 三阶文件（支援文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范、管理规定等
之工作指导性文件；
4.4 四阶文件（表单）：记录品质/环境/两化系统有关活动之表格。
4.5外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图
纸；国家颁布的有关政策、法规。
4.6暂行文件：客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前之样品试做试行
的受控文件。
5.0作业内容
5.1文件编号
5.1.1一阶文件编号规则
QM-------------00----------------□□
文件流水号
手册号
手册代号
5.1.2二阶文件编号规则
LD--------------QP----------------□□
文件流水号
程序文件代码
公司代码
5.1.3三阶文件编号规则
XX--------------XX---------------□□□
文件流水号
部门代码
WI 作业指导书、标准
WM 作业办法和规范(流
程)，其中原材料检
验规范以物料编码
为准。
WS 其它类
5.1.4四阶文件编号规则
FM--------------XX---------------□□□
表单编号
部门代码
表单记录代码
5.1.5 非体系文件编号规则
SY--------------XX---------------□□□
文件流水号
部门代码
非体系文件代码
5.1.6 外来文件编号规则（包括外来客户标准，外来图纸）
其中：EICC、环境、环保法律法规及厂内由工程师上网收集后转交文控保存的法规直接分大类按序列号编，不用体现WL，但需盖外来文件章。
WL------------------------------□□□□
文件流水号
外来文件代码
5.1.7 工程图面编号规则依据产品编码进行编制，一一对应。
试行的版本号是A01、A02等持续递增。
正式使用的版本号是从0、1开始持续递增。
5.1.8 公司各部门代码：
5.1.9 第三类码：同类别之文件发行流水号。
5.2 文件制定
5.2.1 管理手册和程序文件由管理代表组织编写。
5.2.2 R&D(技术部)负责编制设计文件,包括技术标准、图纸及生产工艺标准等。
5.2.3 公司级管理文件由总经理批准，其他管理文件及作业指导书由相关部门组织编写。
5.2.4 文件在送审的同时须确定分发部门，并告知文控中心，由文控中心填写《文件分发申请及签收记录表》进行分发。
5.2.5文件制订内容原则上包括：
1.0目的，
2.0范围，
3.0 权责，
4.0 定义，
5.0 作业内容
6.0 参考文件，
7.0 相关记录，
8.0 作业流程
5.2.6公司徽标
5.2.7记录表单类编码：每一类表单应当在左下角印编码，编码不能重复。
5.2.8文件制作格式、表单格式以本份文件为范本并参考以下范例之格式,原则上段落及条理应分明且整齐美观,大段落里分小点时,应注意格式，要有层次感，例：
1.0------------------------------------
1.1------------------------------------
1.1.1----------------------------------
1.1.1.1--------------------------------
5.2.9制作格式内容原则上应包含部门编号、文件名称、文件编号、制作日期、版本、页号、制作人、核准人等。
5.2.10一、二、三、四阶文件须以版本(由A-Z)及版次(由0-5)管制,若A版文件经5 次修订（含第5次）后,则必须改版发行自B0版，以此类推，文件生效日期以文件发行日期为准。
5.3文件修订与分发
5.3.1 文件需新增或需修订时，原制定部门提出《新文件制定申请单》或《文件更改申请单》，制作好的文件需权责人员批准后交文控中心统一编号，并提出文件分发申请。
5.3.2 受控文件原稿在提交至文控中心后,文控人员应对文件进行以下确认,如有不完整的情况时,退回编写人进行修正:
5.3.2.1 是否进行有效的批准。
5.3.2.2 标题、文件号、版本号、页数是否完整。
5.3.3 确认文件无误后，文控中心依据该文件核准人员决定之分发单位，复印相应份数，除文控留底原件(便于后续补发)外，其他文件每页须加盖“文控中心发行章”,方可生效。
发行时要求收文单位在《文件分发申请及签收记录表》上作好签收记录，其中ECN、ECR在原稿背面签名确认签收。
各类文件不得随意复印或携出。
5.3.4一二阶文件文控一份原稿不盖章，一份盖发行章保存在公共或查阅盘中发行电子档，不发行纸质档，最新电子档可发至各部门负责人，三阶、四阶文件依部门需求按需发行实物版，电子档留底，原件在必须在文控中心留底。
5.4 文件回收与作废
5.4.1文控中心分发时对旧版进行回收，回收后的文件由文控中心统一加盖“作废”章进行自由销毁或回复利用处理（中文控中心必须保存一份和发行版最近版本的原件加盖“作废”章以作参考）。
5.5 文件补发
5.5.1 文件如有发现破损、少页、字迹模糊、份数不够或遗失时,应由需求单位开出《文件补发申请单》，经权责人核准后交文控中心补发。
5.5.2 任何人均不可于正式文件上加以标记或书写文字符号等,若因文字错误由原制订人盖章或签名勘误之。
5.6 文件管理
5.6.1 所有受控文件应有序填写《受控文件清单》以便查阅。
5.6.2 各部门或单位务必指派合适人员对受控文件进行有效之列管，并有责保管好本部门文件，不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，定期检查文件，确保文件的清晰、整洁和完好。
5.6.3 借阅文件时，应以文件所有部门负责人批准，借阅者应在指定日期内归还文件，到期不还，由文件所有部门负责人收回。
5.6.4 外来文件包括国际安规、体系标准(如ISO9000、GB/T23001、EICC国际标准、相关环境法律法规等)及汽车产品行业标准（适用时）、客户图纸及标准。
5.6.5 外来文件之发行，根据涉及内容逐级指示，经登记后发行到相关单位/部门，由使用部门自行保管，文控同时管制。
5.6.6 图纸管理，外来图纸由工程师转换为内部图纸，经项目工程师审核，部门负责人核准后申请发行。
5.6.7 外部文件的变更管理：所有来自顾客的工程标准/规范的更改由该文件的接收部门组织进行及时的评审和相应文件的更新，时间不超过2个工作周。
5.6.8 外来文件须以《外来文件管制表》管制，文控应不定期检查最新版本状况，ISO 国际标准与法规由各管理代表确认，安规由品质管理部主管确认，其它由相关负责人确认。
5.6.9 电子文件管理：文件需要用电子媒体保管时须保存在不同电子媒体中(如硬盘、服务器).电子形式文件,必要时由文件管理人员负责设置密码及定期更换密码。
5.6.10 QM、QP、QS、SY和WL文件保存期限为五年以上，FM表单保存期限为五年以
上；重要文件管理：如：环评、环评批复、监测报告、排污许可证、危险废弃物转移联单等环境相关资料，单独列出清单，由文控保管，不盖外来文件章，建立目录明确保存期限为永久，保管人员为文控人员，如有借出则需登记签名并注明日期，以利文件去向追溯。
5.7暂行文件之管理
5.7.1客户暂行需要或标准更改，产品量产前的相关文件，由文控中心加盖“暂行”章进行标识，暂行文件最长期限二个月。
6.0 参考文件
6.1《记录管制程序》
7.0 相关记录
7.1《新文件定制申请单》
7.2《受控文件清单》
7.3《文件更改申请单》
7.4《外来文件管制表》
7.5《文件补发申请单》
8.0 作业流程。