秘书学概论复习资料---仅供参考
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《秘书学概论》课程复习大纲第一章秘书学一、秘书学的产生。
秘书学作为一门独立的学科产生于20世纪80年代。
二、秘书学的研究对象。
秘书；秘书机构；秘书工作。
三、秘书学的性质和特点。
政治性；综合性；实践性。
四、秘书学的知识体系。
史、论、专、技。
五、秘书学与其他相关学科的关系。
（互相促进，共同发展）。
秘书学与管理学的关系：现代秘书学属于人文科学中行政管理学的一个分支，它的兴起、建立是和行政管理的发展分不开的，它的发展水平同行政管理的水平密切相关。
又因我国长期的秘书工作实践中，秘书工作都是为行政机关服务的，所以秘书学是行政管理学的一个分支，行政管理学是秘书学的母体。
第二章秘书和秘书机构第一节秘书的内涵一、秘书的定义：秘书的含义：秘书是指在党政机关、企事业单位、社会团体中专门从事办公程序性工作，为领导层提供辅助管理、综合服务的人员。
社会组织分类：“秘书”的词义：社会职业、行政职位。
二、秘书的分类。
根据工作内容划分：行政秘书、机要秘书、事务秘书、外文秘书、专业技术秘书等等。
（这些秘书各自负责一个方面，平时以分管的工作内容为主，遇到特殊情况和机关内部的重要活动，他们又互相协作，共同处理一些事务，所以他们工作的方式是既分又合，分合相兼，分工不分家。
）三、秘书人员必须具备的专业能力。
办事能力；管理能力；调研能力；表达能力；社交能力；应变能力；操作能力。
第二节秘书机构的设置一、秘书机构的含义。
广义、狭义秘书机构的含义。
广义的秘书机构，是承担办文办公、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。
典型的秘书机构：办公厅（室）。
狭义的秘书机构，仅指承担办文办公办会等秘书工作的部门，如：秘书局、秘书处、秘书科等。
三、秘书机构设置的形式和结构。
分理制和综理制；秘书机构的内设部门。
四、秘书机构的地位和性质。
地位：处于最贴近领导机关或领导部门的中枢位置；统属在党政机关、企事业单位行政组织之内，是行政组织的一部分。
性质：行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。
秘书学概论复习提纲
《秘书学概论》复习提纲第一章一、什么是秘书?现代秘书的确切涵义是怎样的?(1)①宫中的秘藏之书。
一开始指书而不是指人。
东汉后期,出现管理秘藏图书的官府“秘书监”,主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
秘书不仅指物,也指机构、人。
在清代末年,或者说是在辛亥革命前后,秘书概念的名实相符。
②辅臣。
③行政职位。
现代中国,秘书一直被当作一种行政职位,秘书人员被看做行政人员的一部分,而且是核心的一部分。
秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员,成为行政首长的得力助手。
④秘书是广泛的社会职业之一。
社会职业秘书以其处理文书,它包括各种智力服务。
秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位,也服务于私人。
科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。
(2)广义,指领导人的事务与信息助手(包括公务/私人秘书)。
狭义(不包括私人秘书),指一种职务名称,社会职业,处于领导身边,直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。
二、秘书工作主要包括哪些内容?特点是什么?秘书工作主要包括哪些内容:(1)文书撰写(上司口述或会议记录、整理,文件起草、修改、润色等);(2)文书制作(打字、复印、编排、装订等);(3)文书处理(收发、传递、办理、保管、立卷等)(4)档案管理(归档、鉴定、管理、提供等)(5)会议组织(准备、记录、文件、善后等)(6)调查研究(计划、实施、分析、研究等)(7)信息资料工作(收集、整理、提供、储存等)(8)信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等)(9)接待工作(日常来访与计划来访接待、安排、服务等)(10)协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)(11)督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等)(12)日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等)(13)日常事务(通讯、联络、值班、生活、管理等)(14)办公室管理(环境、设备、经费等)(15)其他临时交办事项。
秘书工作的特点是什么?(1)辅助性“辅助”是相对于“主导”而言的。
秘书学概论复习要点资料
秘书学概论复习要点资料第一章1、秘书学的研究对象：①秘书工作②秘书、秘书工作、秘书部门③秘书特殊的辅助性管理活动2、秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学。
3、秘书学的定义：①广义：秘书学是一个由秘书理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论系统。
②狭义：广义秘书学中的秘书学基础理论，包括秘书职业、秘书机构、秘书职能、秘书职能坏境等主要方面。
4、秘书学的学科归属：①秘书学属于管理学科的范畴，领属于公共管理学科。
这样的学科性质，是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。
5、秘书学的性质特点：综合性、政治性、应用性。
6、秘书学研究的意义：①秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵。
②秘书学研究有效的推动了秘书工作的科学化、制度化、规范化。
③秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高。
④秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养。
7、秘书学研究的方法：科学抽象的方法、系统研究的方法、比较研究的方法。
第二章1、秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导着身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。
2、秘书的分类从组织内部分工：行政、文字、机要、通信、信访、事务、生活、外事、会务秘书。
从其所在行业特征：企业、法律、科技、教学、涉外秘书。
从职业高低：高级、中级、初级秘书。
3、秘书职业的特点：①从属性：秘书的从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。
②辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。
③服务性：服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书工作其实就是一种服务性工作。
④被动性：被动性是秘书的从属性特点在秘书身上的直接体现。
⑤全面性：秘书部门是领导机关的综合性服务部门，秘书工作的内容涉及机关的方方面面，秘书的活动范围非常广泛，秘书的基本职能被概括为“辅助管理。
秘书学复习资料（小编整理）
秘书学复习资料（小编整理）第一篇：秘书学复习资料1、广义层面上的秘书学主要包括（ABC）A.理论秘书学B.应用秘书学C.历史秘书学D.当代秘书学2、秘书学的学科性质包括？（AB）A.综合性B.应用性C.选择性D.开放性3、学习秘书学，采用理论与实践相结合的方法，要注意理论学习与哪些方面的结合？（BCD）A.案例学习B.现实经验C.现实问题D.现实需求4、我国秘书职业的分类标准不属于在横向上的是（D）A.服务对象和经济支取的不同B.秘书所从事的行业特征C.组织内部分工D.承担的职责范围大小和工作任务轻重5、秘书职业发展现状主要包括（ABCD）A.秘书工作职业化B.秘书技能专业化C.秘书办公科学化D.秘书从业资格化6、秘书职业的基本特点(ABC）A.广泛性B.近身性C.从属性D.服务性7、秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的（B）办事机构？A.服务性B.综合性C.事务性D.公务性8、秘书机构具有哪些显著的特点？(ABC)A.综合性B.附属性C.辅助性D.事务性9、省级以上（含省级）党政机关秘书机构称做(AB)A.办公室B.办公厅C.秘书处D.行政部10、秘书机构规范的特点？（ABC）A.严格性B.完整性C.细致性11、秘书机构规范具有(ABD)A.导向作用B.评价作用C.制约作用D.提高秘书工作效率的作用12、秘书机构的规范有哪两类？(BC)A.专业规范B.职业规范C.基本规范13、作为秘书工作基础的职业道德是（C）A、诚实守信B、甘当配角C、实事求是D、不卑不亢14、秘书知识结构的核心是（B）A、基础知识B、专业知识C、相关知识D、其他知识15、秘书的心理障碍既包括自卑，也包括（A）A、自负B、做作C、狂傲D、消沉16、秘书要改变固执的性格特征的一种重要方式是（D）A、多看书B、多交朋友C、经常反省D、从善如流17、秘书职能的基本内容之办理事务的主要特点不包括（C）A.服务性B.繁复性C.政策性D.琐碎性18、沟通协调的综合性表现在哪几个方面？（ABD）A.客体的综合性B.事项的综合性C.方式的综合性D.过程的综合性19、为降低决策的不确定性，达到决策的科学化，秘书在辅助决策中要坚持哪些超前原则?（ABCD）A.提前准备决策提案B.超前做好与决策有关的各项事务性工作C.超前于决策制定时限D.超前考虑决策实施措施20、督促检查的基本特点没有（B）A.权威性B.预见性C.时限性D.间接性21、在督促检查工作时,应注意检查决策（ABCD）A.是否办B.何时办C.办得如何D.如何办22、秘书拟写文书具有什么鲜明的特点？(ABC）A.被动写作B.针对性强C.群体智慧D.时限性强23、秘书所在组织的内部环境是由以下几方面要素构成的？（ABCD）A.组织的物质要素B.组织的结构要素C.组织的动态运行要素D.组织的精神要素24、秘书优化职能环境的前提（AB）A.秘书要立足本职工作B.秘书要正确看待职能环境C.秘书要树立责任意识D.秘书要善于改变职能环境25、秘书的人际关系特征有(ACD）A.公务性B.原则性C.代表性D.多向性26、服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的（A）A.一般规律B.特殊规律C.工作内容D.工作职责27、ABC重点管理法,又称（ABCD）A.帕累托分析法B.主次因素分析法C.ABC分析法D.分类管理法28、按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A 类，应该（ABC）A.高度注意B.优先处理C.慎重处理D.以后再说29、将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，采取合并同类项的方法，可（ABC）A.时间充裕时办理B.进行一般处理C.有计划地处理D.不予处理30、非言语手段沟通，是口头沟通的重要辅助形式，具有特点（ABCD）A.修饰性B.替代性C.散发性D.暗示性31、秘书经常改善设备与工作环境提高工作效率，包括（ABCD）A.整理办公桌B.随时更正加入最新资料C.准备大垃圾桶D.充分利用办公自动化设备32、下列选项中，不属于秘书团队形成的条件是（D）A.共同的目标B.互信的协作C.明确的职责D.较高的薪酬33、下列选项中，不属于秘书团队组建方法的是（B）A.社会认同法B.领导指定法C.角色界定法D.人际交往法34、秘书的工作能力在秘书绩效测评中通常占权重的（A）A.20％B.30%C.40%D.50%35、我国采用国际通行的第三方认证的“考培分离”方式，执行科学规范的认证。
《秘书学概论》复习资料-
一、客观部分（单项选择、多项选择）（一）单项选择1. 历史上，“秘书”一词最早见于文献（）。
A. 《汉书》B. 《尚书》C. 《史记》D. 《说文解字》★考核知识点: 中国古代的秘书活动（秦汉时期）附1.1.1（考核知识点解释）：中国历史上的秘书活动出现很早，可以上溯至商周时期。
但是“秘书”一词的出现则是汉代的事情了。
其最早见于《汉书·叙传》：“与刘向校秘书。
每奏事，斿以选受诏进读群书。
上器其能，赐以秘书之副。
”这里有两点需要注意：第一，教材中文字并不准确，其中“游”当作“斿”。
斿，即班斿，为人名，是汉书作者班固的先祖。
第二，《汉书》中虽然第一次出现了“秘书”这个词，但却是用来指称藏于宫廷、秘不外传的图书，与现代意义上“秘书”一词完全不同。
随着历史的发展，“秘书”一词转而之人。
东汉时期首设“秘书监”，既是官署，又是官职；南北朝时，陆续有“秘书令”、“秘书丞”、“秘书郎”等官职名，但是这些官职及其功能仍不完全等同于现代意义上的“秘书”。
“秘书”的名实相副是辛亥革命前后的事情了。
2. 下列机构中，哪一个是唐代的典型中央秘书机构（B）。
A. 尚书省B. 中书省C. 通政使司D. 内阁★考核知识点: 中国古代秘书工作的发展（隋唐宋元时期）附1.1.2（考核知识点解释）：三省制是隋唐政治体制的主要特征。
中书、尚书和门下三省执掌中央权力：中书省负责草拟皇帝诏令，按皇帝的意图行使决策权；门下省负责审议政令，执掌封驳权；尚书省则是典型的行政机构，是主要的执行机构。
教材提出：“三省长官均是辅佐皇帝发号施令的宰相……他们的共同目标是向皇帝负责……三省的工作性质决定了其自身都是皇帝的秘书机构。
”这一论断是值得商榷的。
若是以“向皇帝负责”这一标准作为判断依据，则全国上下官署皆为“秘书机构”，显然太过宽泛。
相比较之下，尚书省执掌行政权，在实践中具有根据宏观性的诏令采取具体措施的实施决策权力，实际上更多类似于今天所谓的“业务部门”。
秘书学概论
汉语言文学专业秘书学概论复习资料1.我国秘书一词的含义：指宫禁中的秘藏之书指谶纬图录等类书官职名称官署名称2.秘书的类别：二分法：公务秘书和私人秘书秘书的横向分类根据业务分工和行业特征秘书的纵向分类根据职级高低分为高初级秘书、中级秘书、高级秘书3.秘书群体的“金字塔”型组合体含义：体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助内容和作用体现了不同层次的秘书工作量及相应的秘书结构比例体现了不同层次的秘书在知识、经验、能力上的极差体现了不同层次的秘书在级别和工资待遇上的差别4.现代社会秘书的时代特点：秘书办公手段现代化秘书工作内容多样化秘书素质要求的高低标准化5.秘书职业化的内涵：具有职业精神具备专业技能建立秘书职业行为规范6.秘书职业化的特征：秘书身份职业化秘书服务多元化秘书技能专业化7.秘书职业化进程中的障碍：传统秘书观念的影响职业物质保障的薄弱秘书职业社会声望的缺失可操作性模式的缺失8.秘书学的研究对象：秘书学是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。
9.秘书机构的设置原则：规范化科学化（组织机构、职责确定、团队人员配备）10.秘书工作的主要内容：日从程序性工作突发性的工作智囊性的辅助工作11.秘书工作的本质属性：辅助性是秘书工作的本质属性。
秘书工作的辅助性具有综合全面的特征秘书工作的辅助性具有直接性秘书工作的辅助性具有潜隐性（活动名义的代表性，活动过程的幕后性，活动成果的潜在性）12. 秘书工作的特征：被动性与主动性的对立统一事务性与思想性的对立统一常规性与随机性的对立统一保密性与沟通性的对立统一综合性与专业性的对立统一13.优秀秘书团队的形成条件：共同的目标互信的协作明确的职责较强的执行力14.秘书团队结构优化的作用：有利于塑造组织形象有利于发挥团队整体效能有利于提高个体工作效率15.秘书团队结构优化的内容：合适的团队规模恰当的团队领导梯形的年龄结构合理的智能结构互补的性别结构完整的角色结构16.秘书团队结构优化的心理要求：心理认同性心理相容性心理互补性心理适应性17.职业化背景下秘书职业道德的功能与作用：良好的职业道德是用人单位对秘书人才的基本要求良好的职业道德是秘书人格力量的一面镜子良好的职业道德是秘书事业成功的基本保障18.提高秘书职业道德水平的方法和途径：汲取传统文化精华，丰富秘书职业道德内涵积极组织参与社会实践，认知职业道德内容，养成良好职业道德风尚利用“三自”活动平台，培养自身完善职业品格的自觉性学习先进典型，提升职业精神倡导自制、慎独，完善自我操守19.秘书行为规范的重要性：科学的秘书行为规范能够保证组织结构运转正常和高效体系化、标准化的秘书行为规范是秘书职业道德趋于成熟的主要标志秘书行为规范带动社会整体管理水平的提高秘书行为规范有效维护秘书群体的合法权益20.现代秘书知识结构的特点：广博性、专业性、动态性21.秘书必须具备的意志品质：自觉性、坚持性、果断性、自制力22.秘书人员常见的心理障碍：顺境中的心理障碍：清高自负、求隐懒惰、角色错位逆境中的心理障碍：自卑压抑、焦虑抱怨、忌妒23.秘书人员的心理调适：树立正确的人生观调整心理坐标,降低期望值培养广泛兴趣,丰富业余生活倾诉、宣泄、调节情绪24.良好的人际关系在秘书工作中的重要性：满足基本需求，促进身心健康的保证增强群体凝聚力，提高工作效率有利于信息搜集有利于建立良好的人际关系25.秘书人际关系特征：业缘性、首属性、广泛性、强制性26.秘书处理人际关系的原则：关系平等原则互利互惠原则诚实守信原则宽容忍耐原则27.秘书处理人际关系的方法：加强情感投资注重心理吸引坚持求同存异注重换位思考28.秘书处理人际关系的技巧：积极倾听，牢记姓名，微笑示人，真诚赞美，委婉批评，学会感谢，智慧拒绝，察言观色29.秘书主要人际关系：秘书与领导秘书与领导班子秘书与一般同事秘书与其他业缘关系30.秘书与领导关系实质：人格上的平等性目标上的一致性组织上的上下级工作中的主辅性31.如何与领导和谐相处：a尊重和服从领导：不轻易质疑，维护领导权威；善于换位思考；在决策中勇于发表自己的意见，坚决执行形成的决策b正确看待领导的缺失，委婉进谏：适时适地适人适言c主动进行情感沟通，相互适应d忠于职守，不失职，不越权32.如何与领导班子和谐相处：a维护领导层团结一致：不说闲话，不火上浇油，不越级请示b正确面对领导层的矛盾：沟通法、回避法、中立法33.如何与同事和谐相处：a主动了解同事b建立良好人际关系：赞美，维护自尊心，避免争吵34.人际吸引规律：邻近律、相似律、互补律、对等律35.秘书与大众传媒：（一）大众传播媒介：书籍、报纸、杂志、广播、电影、电视（二）媒体关系管理a.目前企业在媒体关系管理方面的不足：缺乏媒体关系管理的具体制度缺乏面对媒体的经验，导致错误频出没有统一的宣传口径缺乏应对负面消息的经验b.同媒体沟通的原则：经常保持接触，增进了解公开事实真相，真诚对待记者主动了解各种媒体背景、风格、特点36.如何建立良好媒体关系：了解自身所处的媒体环境学习相关的媒体运行知识，掌握一定的媒体应对技能在自身传播需求和媒体报道需求之间找一个平衡点37.秘书确定工作方法的原则：规范性原则、适应性原则、灵活性原则38.秘书工作方法的举要：挡驾过滤：文件资料的过滤、来电的过滤、领导公关事务活动的过滤、来访的挡驾参谋进谏：坦诚直言法、因势利导法、暗示法、引经据典法请示报告：合理选择内容、灵活把握时机、找准对象沟通协调：文件协调法、会议协调法、信息协调法时间管理：时间表控制法、合理使用零碎时间法、ABC工作法、统计时间法。
秘书学概论总复习
秘书学概论总复习第一章绪论1.我国秘书学产生的时代背景如何？为什么它产生后会得到迅速发展？2.简述秘书的研究对象、基本内容和学科性质。
3.“秘书学”与“秘书学概论”是一回事吗？在学习它们时应该注意哪些问题？4.怎样提高我国秘书学的研究水平？第二章略第三章秘书工作机构的职能与工作要求1.我国秘书机构设置应遵循哪些原则？2.为什么说要提高秘书机构的工作效率,首先要精简机构？3.我国秘书机构的名称有哪些？4.上下级机关秘书机构之间有何关系？第四章领导和领导工作1.试述领导工作的特征和领导观念的内容。
2.简述科学决策的程序。
3.科学决策各个程序中秘书部门应该做哪些工作？(本章没有现成答案,请自己思考，可参考本书后面的内容)4.说说宏观决策、微观决策、宏观管理、微观管理之间的关系。
为什么不宜笼统地说“领导的一般职能是管理”？5.领导宏观管理的主要内容有哪些？第五章秘书工作的内容1.为什么说“秘书工作”的外延是模糊的？2.何谓政务性工作？它包括哪些具体内容？3.何谓业务性工作？它包括哪些具体内容？4.何谓事务性工作？它包括哪些具体内容？5.试对三家以上不同性质单位的秘书部门进行一次调查,看看他们的秘书工作内容与本章所介绍的有哪些不同。
第六章秘书工作的性质、特点和作用1.比较有关秘书工作性质的不同观点,谈谈你对各种观点的看法。
2.为什么说辅助性是秘书工作最重要的性质？3.“政治性”与“政策性”有何差别？为什么要将“政治性”改为“政策性”呢？4.“秘书工作的性质”与“秘书工作的特点”是一回事吗？你认为“五个(对立)统一”是否概括了秘书工作的主要特点？5.试从秘书工作的具体内容来说明秘书工作的作用。
6.怎样理解秘书工作的“窗口作用”？第七章秘书工作的宗旨、原则和基本要求1.为什么说“三服务”是秘书工作的宗旨而不是秘书工作的指导思想？2.明确秘书工作“三服务”宗旨有何意义？3.何谓“原则”？秘书工作的原则有哪些？4.结合秘书工作的内容和秘书工作的作用，谈谈你对秘书工作的基本要求的理解。
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第一章诸论1•秘书的职业特征P5①服务的直接性秘书的航接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作儿乎都是领导亲白指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘帖做工作是直接对领导负责的，其结果与领导直接有关。
②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化（为什么女性做初级秘书更合适？）大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形彖思维，乐于做程序性、重复性工作，适合做休力较轻而技术要求规范、单纯的工作。
初级秘书的工作止是这种性质。
2•秘书的工作内容P7美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括3.秘书工作的“四个转变” P8①山单-纯地办文办事转变为即办文办事乂出谋划策②山单•纯地传递信息转变为综合处理信息③由被动服务转变为主动服务④由任凭经验办事转变为科学化管理4.秘书要做到“三个服务”P10①为本机关领导和上级机关服务②为木机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务5 •秘书工作的作用P10①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用⑤公共关系作用6•秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。
P137.秘书学的研究对象P14一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等；另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道徳等第三章秘书工作机构的职能与工作耍求8 .秘书机构的组成形式P51①广义：指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成②狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作注：①以所属机关和专业性质同时命名的办公室不属丁秘帖工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室、上海市人民政府工业交通办公室等。
②社会团休的秘书工作机构，直接命名为“秘书处”，如中国高教秘书学会秘书处9.秘书班子的群体优化P59什么秘书班子的群体优化？遵循什么原则？第四章秘书的素养10.秘书的职业道德（四字五条） P71四字：忠诚、保密 五条：①忠于职守②严守秘密 ③恪守信用 ④文明礼貌 ⑤廉洁奉公11•秘书的兴趣 P72 12. 秘书的气质 P75 13. 秘书最好能具有的性格P76①开朗 ②敬捷③稳健 ④坚数 ⑤幽默 ⑥自制14. 性别的职业特征 P79多数女性适合从事简单的、重复性的、活动范围小的、体力较轻的、程式性强的职业；多数 男性适合从事复杂的、变化的、活动范围较人的、体力较重的、富于创造性的工作。
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第一章诸论
1.秘书的职业特征P5
①服务的直接性
秘书的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果与领导直接有关。
②服务的稳定性③知识化④年轻化
⑤女性化（为什么女性做初级秘书更合适？）
大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序性、重复性工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。
初级秘书的工作正是这种性质。
2.秘书的工作内容 P7
美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括
3.秘书工作的“四个转变” P8
①由单纯地办文办事转变为即办文办事又出谋划策
②由单纯地传递信息转变为综合处理信息
③由被动服务转变为主动服务
④由任凭经验办事转变为科学化管理
4.秘书要做到“三个服务” P10
①为本机关领导和上级机关服务
②为本机关其他平级的职能部门服务
③为下级机关和人民群众服务
5.秘书工作的作用 P10
①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用⑤公共关系作用
6.秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。
P13
7.秘书学的研究对象 P14
一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等；
另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等
第三章秘书工作机构的职能与工作要求
8.秘书机构的组成形式 P51
①广义：指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成
②狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作
注：①以所属机关和专业性质同时命名的办公室不属于秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室、上海市人民政府工业交通办公室等。
②社会团体的秘书工作机构，直接命名为“秘书处”，如中国高教秘书学会秘书处
9.秘书班子的群体优化 P59
什么秘书班子的群体优化？遵循什么原则？
第四章秘书的素养
10.秘书的职业道德（四字五条） P71
四字：忠诚、保密五条：①忠于职守②严守秘密③恪守信用④文明礼貌⑤廉洁奉公
11.秘书的兴趣 P72
12.秘书的气质 P75
13．秘书最好能具有的性格 P76
①开朗②敏捷③稳健④坚毅⑤幽默⑥自制
14.性别的职业特征 P79
多数女性适合从事简单的、重复性的、活动范围小的、体力较轻的、程式性强的职业；多数男性适合从事复杂的、变化的、活动范围较大的、体力较重的、富于创造性的工作。
而秘书这个工作更适合女性。
15.秘书的女性特征 P80
16.女性秘书的自我保护 P81
①女性秘书应有正确的认识和心态，应以正常的心态去对待自己的职业。
②女性秘书要加强自我保护意识，保护自己的感情和身体都不受到伤害。
第五章秘书的社会活动和社会地位
17.秘书的角色意识 P92
①共性和个性意识②角色组合
③配角意识和主角意识（一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识）
18.人际关系的障碍 P94
①心理障碍②语言障碍③地位障碍④物理障碍
19.秘书处理人际关系的准则 P96
①尊重②礼貌和礼仪③乐于助人④赞美他人⑤宽容与体谅⑥公允
20.秘书与上司关系的特征 P99
①工作上的主从性②知识、能力、体力、思维的补充性
③人际关系的首属性④人格上的平等性
21.秘书与上司关系的处理原则 P100
①主动配合、适应②服从、但不盲从③委婉提醒，适时规劝④维护上司间的团结22．秘书处理与一般同事的原则和要求 P103
①真诚地关心别人②同等友好③维护团结
第六章日常工作（上）
23.接打电话（问清身份、事由） P110
①正确、有效、礼貌②接听电话的程序和要求③打出电话的程序和要求
24.传真的缺点 P114
①容易被盗取②传递的文字图像保存时间不长，不能存档备用③不适合传送礼仪性文书
25.接待的方式 P116
①迎送式②引见式③参与式④陪同式⑤完全式
26.接待工作的原则与要求 P117
①文明礼貌②负责③与人方便④讲求时效⑤按制度办事⑥遵守纪律
27.内宾接待的一般程序与内容 P118
①接受任务③制定计划④预定食宿⑤迎接来宾
⑥商议日程⑦安排会议⑧陪同参观⑨送别客人⑩接待小结
28.订约事宜 P121
①事先征求上司的意见②再次确定，及时提醒③善用台历和备忘录
29.差旅事宜 P122
①做好准备工作②旅途服务③随时联络
30.招待最先做什么？
31.怎么解释“来访者所有要求都要满足”？
32.怎么解释“领导者让你干啥就干啥”？
第七章日常工作（下）
32.督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面 P124
33.公章的保管 P131
公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。
公章应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上，应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。
33.公章的使用 P131
盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。
第八章信息研究的含义和作用
34.调查研究的含义 P149
①调查，是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。
②研究，是指调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。
③调查是前提，是基础；研究是后续，是深化。
④调查是为了掌握事实，是手段；研究是为了从事实中发现问题并找出解决问题的办法，是目的。
第九章秘书写作
35.秘书写作的过程——选材 P166
①典型事例②概括事例③统计数据④理论依据
36.秘书写作的表现手法的特点 P173
①多用说明，少用议论②多用记叙，少用描写③基本不用抒情
第十章文档管理
37.拟办与批办 P185
①拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考(一般是秘书做的)；
②批办，是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
38.公文立卷的基本办法 P188
⑴根据文件的特征组卷
①按问题特征立卷②按时间特征立卷③按名称特征立卷④按作者特征立卷⑤按地区特征立卷⑥按通讯者特征立卷
⑵“六个特征”在组卷的时应灵活运用
⑶适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16-50年）、短期保存的（15年以下）三种形式。
第十一章会议组织
39.会议的涵义 P211
会议，就是三个人以上、聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决。
40.会议的要素 P212
①与会者②主持人③议题④名称⑤时间⑥地点
41.议题的产生 P214
①领导根据需要指定的②秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。
42.会场准备（详细展开） P218
①会场布置②主席台席位③会场设施④其他准备
43.会议通知的发送 P222
会议通知上应写明会议召开的时间、需用时间或会期，地点（会址），会议名称和主要议题，参加对象，须作什么准备，或加注报到日期、地点、接站办法等，最后应有召集单位署名、联系地址和电话、通知发处日期，加盖公章。
会议通知可采用邮寄（包括电子邮件）、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者的考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
44.工作会议（如果让你筹备会议，你会考虑什么？） P232
局长会、院务会、董事会、经理会等等，常常定期召开（半月或一月一次），又称“办公会”、“例会”。
①会议特点②会务要点
第十二章信访工作
45.双向规范的原则 P247
①对信访受理者的要求②对信访人的要求
第十三章沟通与协调
46.沟通的主要类型 P263
①单向沟通，即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通。
②双向沟通，即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。
③多向沟通，即一方同时向两个以上的对象所作的呈辐射型的沟通。
既包括多渠道的单向沟通，也包括多渠道的双向沟通。
47.沟通的主要方法 P264
①直接沟通②间接沟通③明示沟通④暗示沟通
48.协调的作用（理解） P267
①缓解矛盾②消除误会③积极平衡④融洽关系
49.协调的特点（理解） P268
①广泛性②目的性③层次性④灵活性⑤相对性
50.协调的主要方式 P285
①个别协调②信息协调③会议协调④计划协调⑤文件协调
51.步步为营法 P286
秘书协调、解决繁难复杂的问题，应采取“稳扎稳打，步步为营”的策略。