文书档案管理_复习
文书与档案管理复习资料整理
文书与档案管理复习资料整理绪论第一章1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。
广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。
2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方面活动直接形成的历史记录。
3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。
具体而言，有两层意思：一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一定的规律集中保存起来）4、文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。
5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件>文书>公文>狭义文件6、档案的定义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法定公文和非法定公文）和专用公文；第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文；第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文8、档案的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类9、文书和档案的作用。
基本功能是记载信息。
具体作用：1）规范作用；2）指导作用；3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用；6）教育作用第二章1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务），为组织工作服务的工作。
2、文书工作的原则：及时、准确、安全、精简3、文书工作组织机构分为三种类型，1）中心机构；2)专门机构；3）分支机构4、文书工作组织方式的类型分集中形式和分散形式5、档案工作的性质有：1）管理型2）服务性3）政治性6、狭义的档案工作也就是档案业务工作，包括八个环节：档案收集、档案整理、档案坚定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研7、档案工作的基本原则：1）集中统一地管理国家全部档案；2）维护档案的完整与安全；3）便于社会各方面的利用8、文书工作与档案工作的联系与区别。
《文书档案管理》期末总复习题
《文书档案管理》期末总复习题一、填空题：1.文书是以___________处理________的凭证性工具。
2.从文书形成和使用上划分，文书可分为__________和__________两大类。
3.公务文书的形成过程大体可以分为以下四个阶段：_____________、_______________、_______________、_____________。
4.从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。
5.版面格式包括__________部分、_________部分、___________部分。
6.文件版头由_________________和______二字构成。
7.公文一般包括_________、________、正文、_____________、发文机关、_____________、机关印章等项目。
8.发文字号由______________、___________和_____________三部分组成。
9.完整的公文标题一般由_______________、_____和_____三部分组成。
10.紧急时限一般分为_________、___________、___________和_________。
11.秘密等级通常分为_________、_________、___________三种。
12.公文发文日期，应以__________和__________的日期为准。
13.主题词是揭示公文的____________和________，以供电子计算机检索处理的___________。
14.按公务文书的性质及其使用范围的不同划分，可将我国的现行公务文书分为以下几类：（1）_______公文；（2）_________文书；（3）__________文书。
15.文书工作大体具有以下几个方面的性质：（1）________性；（2）_________性；（3）_________性；（4）___________性；（5）________性；（6）_______性。
文书与档案复习资料
二、问答题：1文书与档案的区别联系联系：构成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：区别：1）文书是正在使用，未经整理立卷的公文材料：档案则是工作结束后，停止传递使用，已整理立卷，正式归档的文件材料。
2）文书是档案的前身和基础，档案是文书的变体和归宿。
文书是明天的档案，档案是昨天的文书。
3）文书不全部能够成为档案，只有对以后有查考、利用和保存价值的才能转化为档案。
4）文书是单份的彼此不相联系的散在的文件材料。
档案是经过系统的立卷整理，按一定特征归拢在一起，具有内在联系的组合材料。
2文书工作包括哪些环节？文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理、公文的管理3档案管理工作主要有哪些内容？包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作。
4文书工作的组织机构、组织形式有哪些？文书工作的组织机构:1.专门的文书工作部门;2.综合办公部门下的职能部门;3.兼职文书工作部门文书工作的组织形式:文书工作组织形式的类别集中式分散式复合式5如何确定文书工作的组织形式文书工作组织形式选择的依据:1)本机关的工作性质、任务和职能范围2)本机关内部机构设置的层次与数量3)本机关收发文的数量与频率4)本机关组织机构的关系5)本机关人员的配备及资金来源6简述文书工作的组织领导文书工作的组织领导，无论就全国范围还是一个机关的范围来说，均需要实行集中统一领导的原则。
（1）从全国来说，党政系统分别实行集中统一领导。
即中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作。
（2）从一个机关来说，文书工作由本机关综合办公部门的负责人领导。
（3）从上下级机关之间来说，上级领导机关的综合办公部门有责任对所属机关的文书工作进行业务指导。
另外，党政领导机关的综合办公部门有责任对同级各部门的文书工作进行业务指导。
（4）各级档案管理部门和本机关的档案机构有责任对本机关的文件整理归档工作进行指导、监督和检查。
文书档案管理复习 (1) 2
文书档案管理复习1.文书：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
文书的本质属性：现实执行性2.档案：档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和材料。
档案的属性：原始记录性（本质属性）、利用价值性（档案存在的依据）、科学文化性3.文书与档案的区别：1.性质和形式不同。
文书是具有现行效用的信息，在处理公务及社会活动中具有针对性、指导性、现实执行性；档案室保存起来的历史信息，在需要考察利用时菜具有凭据性、见证性、借鉴性。
文书是为了先行应用而产生的，档案是为了今后的利用而遵照一定的规律组成和保存的。
文书是零散的，单份的；档案是组合的，集中的，多分的。
2、作用和目的不同。
形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律的组合起来，已备利用，发挥历史的价值作用。
3、存在和发挥效用的时间不同。
文书由于是现行应用的，处理完之后就失去效用；档案室以备将来使用的，具有存在的长期性、永久性，通常情况下，存在的越久也就越珍贵，价值也越大。
4、档案的基本原则和要求：集中统一地管理国家全部档案（组织原则和管理体制）、维护档案的完整与安全，这是档案工作的基本要求。
便于社会各方面的利用，这是档案工作的根本目的。
5.档案工作机构：一、档案室。
档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。
二、档案馆。
档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的永久保管档案的专门机构。
三、档案事业管理机构。
档案事业管理机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。
6.文书稿本：文书的稿本是指文书的文稿和文本。
同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，根据其使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本文稿形成过程：前期：草稿（草稿和草案都是文件的原始稿本，反映文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。
文书处理与档案管理复习资料
文书处理与档案管理复习资料第一篇：文书处理与档案管理复习资料第二节收文办理、公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。
包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
一、收文的范围上级来文、下级来文、不相隶属来文1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。
二、收文的程序（一）签收1.1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。
3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）（二）登记1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。
2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用3.登记的范围：（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件（2）下级机关的请示性、报告性文件（3）重要的、带有密级的刊物、资料（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等不必等级的文件、材料包括：（1）各种公开的和内部不保密的出版物（2）一般性的简报（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。
手续简便，环节少，但不方便查找。
B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。
5.登记的形式：薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记（三）初审初审的重点：1.是否应当由本机关办理2.是否符合行文规范3.文种、格式是否符合要求4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签5.是否符合公文起草的其他要求补充：份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。
文书档案管理课程复习
文书档案管理课程复习一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）1、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。
A、1～2月份或6月份B、3月份或9月份C、6月份或12月份2、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。
A、传阅B、登记C、签注3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。
A、永久B、30年C、10年4、单份文件整理的最终“产品”是（）。
A、册B、案卷C、件D、张5、承办是公文处理过程中的（）。
A、首要环节B、重要环节C、中心环节D、次要环节6、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。
A、16年和50年B、30年和10年C、30年和15年二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）1、公文结构的必备要素有( ).A、标题B、正文C、成文日期D、责任者2、对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。
A、上级文件B、本单位是否贯彻执行（办理）C、与本单位工作有直接关系的文件D、红头文件3、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。
A、穗档函（2006）1号B、穗档〔2006〕1号C、穗档办〔2006〕1号D、穗档字〔2006〕1号4、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。
A、主要职能活动B、基本历史面貌C、在维护国家、单位和职工权益D、所有活动5、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。
A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定D、本单位工作职能及文件产生情况6、公文标题由（）组成。
A、公文的责任者B、公文的事由C、公文的文种D、公文的年度三、判断题（共8 小题，每题 5 分）1、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。
文书档案管理_复习
文书档案管理_复习第一篇：文书档案管理_复习《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：文书是文字材料的一种。
与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。
从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。
对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。
与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。
这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。
它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。
“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。
所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。
（p.7）现实性。
文书是“现实”的。
行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。
文书是“必须执行”的。
文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。
文书的“执行”有一定的有效期。
工作完成或问题解决，文书的执行即告终止文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。
概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。
指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
文书档案管理期末复习
文书档案管理期末复习档案管理竞赛试题一、填空题（共10题，每题1分）1、我国第一部关于档案和档案工作的法律---《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日起施行。
2、《档案法》中规定的“档案”，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3、档案工作的原则是统一领导、分级管理。
4、凡属公司归档范围的文件材料，必须按档案管理规定向负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
5、归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
6、编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。
7、归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，是决定档案存亡的基本手段，是提高档案管理效益的科学措施，是提高档案质量的重要途径8、填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“长期（30年）”、“短期（10年）”。
9、如备注中需要说明的条目太多，可在备注栏中加注“＊”，将具体内容填入备考表中。
10、归档章格式包括4项内容：全宗号、保管期限、室编件号、总页数二、单选题（共6题，每题2分）1、《中华人民共和国档案法》的修正时间是（）A. 1996年7月5日B. 1988 年1月1日C. 1996年1月1日D. 1988年7月5日2、在（）中进行查询电子文档的操作A. 文档模板管理B. 文档查询C. 文档管理器D. 文档打印3、在（）中进行添加柜、卷宗的操作A. 借阅管理B. 归还管理C. 发放管理D. 归类管理4、在（）中可以执行打印卷宗封面，目录和备考表的操作A. 报表管理->文档类报表->富仁宗卷报表B. 报表管理->文档类报表->技术类文档清单C. 报表管理->变更类报表->变更信息一览表D. 文档管理->文档打印->富仁宗卷报表5、电子文档的默认版本号为（）A. 10B. 00C. 20D. 016、归档文件目录包括（）A. 柜号、责任者、文号、题名、备注B. 柜号、文号、题名、日期、备注C. 柜号、责任者、文号、题名、页数D. 柜号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注三、多选题（共6题，每题3分，多选或选错不得分，少选得2分）1、归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种（）等文件材料进行收集的过程。
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第一章 文书与档案 文书的概念及其内涵。 文书的本质属性是什么，如何理解？ 文书的特点。 名词解释：法定作者。 文书、文件、公文的联系与区别。 档案的概念及其内涵。 文书转化为档案的三个条件。 档案的本质属性是什么，如何理解？ 档案的特点。 档案的基本价值、现实作用。 按载体分类，档案有哪些类别？ 国家档案全宗的构成。 文书与档案的联系和区别。试结合“文件生命周期理论”加以说
法〉的通知》 4、《××市人民政府关于工商银行××分行“4.9”交通事故情况的通
报》
简答题
1、简述联合行文的规则。
阐述题
试阐述档案管理工作的管理性和服务性。
明。
第二章 文书档案的起源和流变 文书档案诞生和发展的三个条件。 纸张何时成为文书的主要载体？
第三章 文书工作概述 文书工作内容的三大环节。 文书工作的基本任务。 文书工作的基本原则。 文书工作的要求。
第四章 文书的形成 名词解释：公务文书 公文的作用。 按使用范围划分，文书有哪四类？ 写出国家行政机关13种法定性公文的名称。 名词解释：通用文书；专用文书。 按来源划分，文书有哪几类？按行文关系划分，文书有哪几类？
第九章 档案的检索与利用 档案的检索，是指对档案信息进行存储和查检的过程。档案的利
用，又称档案的提供利用，是指通过一定的方式方法向利用者提供档 案信息服务。
档案检索工具的基本职能。 名词解释：档案著录；档案标引。 名词解释：《中国档案分类法》；《中国档案主题词表》 按编制方式分，检索工具有哪些种类？
按文件密级和阅读范围划分，文书有哪几类？ 文书种类的选用依据。
简述公文格式标准化的意义。 什么是公文格式？ 公文文面组成要素分为哪几部分？ 公文眉首包括哪些组成要素？ 发文字号的构成。 公文主体的构成要素有哪些？ 什么是公文标题“三要素”？ 公文版记的组成要素。 主题词的概念。 文件标注主题词的作用。 草稿的含义和种类。 定稿的含义和特点。 正本的含义和种类。 副本的含义及产生原因。 文书语言表达的总要求。 文秘人员草拟公文的主要步骤。
第六章 档案工作概述
阐述：档案管理工作的管理性、服务性。 档案管理业务包括哪几个环节？ 档案工作的原则。 怎样理解“档案的完整与安全”？ 档案室及其类型。 档案室的作用。 名词解释：档案馆。
第七章 档案的收集与鉴定 什么是“档案的收集工作”？ 简述档案收集工作的基本要求。 档案鉴定工作的基本内容。 鉴定档案价值的原则是什么？说说你的理解。 鉴定档案价值的标准有哪些？ 什么是档案保管期限表，它有哪些类型？ 档案保管期限表的结构。
名词解释：案卷文件目录；分类目录；主题目录；专题目录；文 号索引；人名索引；全宗指南。
什么是档案的直接利用？有哪些具体方式？ 什么是档案的间接利用？有哪些具体方式？ 什么是“开放档案”？它有什么意义？ 开放档案的方式有哪些？
考试题型： 选择题 填空题 判断题 名词解释 技能题 简答题 阐述题
※参考各章后附的同步练习。
名词解释
1、全宗指南
1、 技能题。分析下列公文标题，分别指出其中的各要素。（本大 题共4小题，每小题3分，共12分）
1、《××市人民政府关于公布第四批取消和调整的市级政府部门审 批项目的通知》
2、《中共××市委××市人民政府关于进一步加快发展民营经济的意
见》 3、《××市委办公厅××市政府办公厅关于印发〈××市目标管理办
选择题C．征求意见稿 D．抄本
在公文撰写阶段形成的不同形式的文字稿称为 A．文稿 B．讨论稿 C．文本 D．校样
填空题
公文格式的组成要素从形式上划分为 (1) 、 (2) 和 (3) 三部分。
□1.档案是一种信息资料，所以档案与资料属性一致，同样具有知识性。 □2.我国古代文书档案的载体变化，经历了甲骨、金石、缣帛、简牍、纸张等阶段。
第八章 档案的整理与保管 全宗概念及含义。 全宗构成者的条件。 机关全宗的补充形式 名词解释：联合全宗；汇集全宗（全宗汇集）；档案汇集。 名词解释：全宗群。 全面的整理工作包括哪些工作环节？ 档案整理工作的原则。 全宗内档案分类的一般方法、复式分类法都有哪些？ 案卷（盒）目录的结构、内容及作用。 档号的构成。 保管工作的内容和任务 全宗盒（卷）的概念，作用。
第五章 文书的处理 名词解释：行文制度。 行文关系及其实质。 什么是“隶属关系”？ 简述部门行文规则。 简述联合行文规则。 简述请示的规则。 文书处理包括哪几方面内容？ 名词解释：拟稿。 简述核稿的“六查”内容。 收文处理程序有哪些环节？ 什么是“拟办”？有什么要求？ 名词解释：注办。 文书整理归档中以“件”取代“卷”的优点。 文书整理归档的重点。 无需整理归档的文件材料有哪些？ 文书整理归档的基本原则和质量要求。 文书整理归档的步骤有哪个环节？ 归档制度的基本内容。