关于《文书档案管理》讲解
《文书档案管理》PPT课件
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
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பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
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• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法文书档案是各个单位和组织日常工作中产生的重要文件和资料的集合，对于一个单位或组织来说，正确的档案整理和管理方法是至关重要的。
下面将介绍一些文书档案整理及管理方法。
首先，文书档案整理和管理需要建立一个科学合理的文件分类体系。
文件分类体系是根据单位或组织的具体情况制定的，可以按照文件的性质、用途、形式等方面进行分类。
例如，可以按照文件的主题或内容分为行政管理、财务管理、人力资源管理等类别，然后再根据具体的工作内容进一步划分子类别，确保每个文件都能被准确地归类。
其次，文书档案整理和管理需要制定明确的文书档案管理制度和规范。
制度和规范是文书档案管理的基础，它需要规定文件的命名规则、存储位置、保管期限等具体事项。
例如，文件的命名规则可以按照文件的类别、日期和文件名的关键词来命名，方便查找和归档。
存储位置可以统一规划一个文书档案室或库房，确保文件存放的安全，并定期检查和清理档案，及时淘汰不需要保留的文件。
第三，文书档案整理和管理需要建立一个科学的案卷管理系统。
案卷是文书档案管理的基本单元，它是按照一个工作或事务的流程和时间顺序编制的。
每个案卷应包括相关的文件、记录和资料等，可以按照主管部门、责任人等关键词进行归档和检索。
案卷管理系统需要制定案卷编号、案卷目录和案卷存放位置等规范，确保案卷的完整性和易查阅性。
最后，文书档案整理和管理需要建立一个完善的电子档案管理系统。
随着信息化的发展，电子档案的管理越来越重要。
电子档案管理需要建立一个统一的电子档案库或平台，将电子文件进行分类、命名和存储，并采取相应的安全措施进行保护和备份。
同时，需要对电子档案进行访问权限和操作权限的管理，确保档案的安全性和可控性。
在文书档案整理和管理过程中，还需要注重档案的日常管理和利用。
日常管理包括文件传阅、借阅和归还等操作，需要建立相应的管理制度和流程，确保档案的安全和有效使用。
档案的利用包括对档案进行查询、复制、调阅等操作，利用档案信息支持工作决策和科学研究。
文书类档案管理制度
第一章总则第一条为加强文书类档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文书类档案的管理工作。
第三条文书类档案是指本单位在业务活动中形成的，具有保存价值的各类文件、图表、照片、录音、录像等资料。
第四条文书类档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分级负责原则；（三）安全保密原则；（四）规范有序原则；（五）方便利用原则。
第二章管理职责第五条单位负责人对本单位文书类档案管理工作全面负责，分管领导具体负责档案管理工作的组织实施。
第六条档案管理部门负责文书类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。
第七条各部门负责人对本部门形成的文书类档案负有收集、整理、归档的职责。
第八条专职档案员负责文书类档案的具体管理工作，包括：（一）编制档案工作计划；（二）收集、整理、归档各类档案；（三）保管档案，确保档案安全；（四）提供档案利用服务；（五）开展档案宣传、培训工作。
第三章档案收集与整理第九条档案收集应遵循以下要求：（一）及时、全面地收集各类档案；（二）对重要档案实行专案管理；（三）确保档案的完整、准确、系统。
第十条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、装订、编目等规范进行；（二）保持档案的原件、副本、附件等完整；（三）编制档案目录，建立档案检索系统。
第四章档案保管与鉴定第十一条档案保管应遵循以下要求：（一）根据档案的性质、保管期限，采取相应的保管措施；（二）确保档案的通风、防潮、防虫、防火、防盗、防磁等；（三）定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十二条档案鉴定应遵循以下要求：（一）按照国家档案管理部门的有关规定，定期对档案进行鉴定；（二）鉴定档案的保存价值，确定档案的保管期限；（三）对不再具有保存价值的档案，按规定程序进行销毁。
第五章档案利用与统计第十三条档案利用应遵循以下要求：（一）提供档案查阅、复制、摘录等服务；（二）保障档案利用者的合法权益；（三）加强档案利用的监督和管理。
文书档案管理规定范文
文书档案管理规定范文一、引言文书档案是组织单位重要的信息载体和工作记录，对于组织单位的运转和决策起到至关重要的作用。
为了规范文书档案的管理，提高档案管理水平，特制定本文书档案管理规定。
本规定适用于我单位各部门和员工的文书档案管理工作。
二、基本原则1. 法律依据：本规定的制定是依据现行有关法律法规和文件的规定，确保文书档案管理的合法性和规范性。
2. 统一管理：文书档案管理应由管理部门统一负责，各部门和员工应积极配合，确保档案资料的完整性和一致性。
3. 秘密保密：文书档案应按照有关保密规定进行管理，确保机密级档案资料的安全性。
未经授权人员不得查阅和泄露档案内容。
4. 清晰明确：文书档案应按照文件的形式进行保存，确保信息的完整和可追溯性。
档案的保存期限和销毁标准应明确规定，避免过度保存或过早销毁。
5. 规范操作：文书档案的管理人员应经过专业培训，熟悉操作流程，减少查阅和管理操作中的错误。
6. 审评定级：文书档案应按照相关评定标准进行评定和定级，确保档案的价值和重要性得到正确体现。
三、档案管理职责1. 管理部门负责统一规划和制定文书档案管理制度，指导各部门和员工的文书档案管理工作。
2. 各部门应按照管理部门要求，及时归档、登记和归还相关文书档案，确保档案的完整性和准确性。
3. 文书档案管理人员应按照规定的程序和要求对档案进行整理、分类、存档和销毁。
4. 员工应按照管理部门的要求，妥善保管个人文书档案，不得私自带离单位或泄露档案内容。
四、文书档案管理流程1. 归档程序（1）文书档案的归档应填写归档登记表，明确记录档案的名称、编号、归档日期等相关信息。
（2）归档时，应按档案类型进行分类归档，确保同一类档案的集中管理。
（3）归档时应注意细节，确保归档文件的完整性和准确性。
如遇到缺页、破损等情况，应及时做好修复和补齐工作。
2. 存档程序（1）存档时，应按照文件的形式进行存放，如纸质档案应放在封套或文件夹内，数字档案应进行电子存储。
《文书与档案管理》第一章 文书与文书工作
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
《文书与档案管理》第二章 文书的种类与形成
1.决议
• 决议是用于经会议讨论通过的重要决策事项的公文。在实际 工作中, 除了机关外, 人民代表大会系统也常常使用决议。决 议这一文种常常被用来修改、实施法律、法令条例; 批准国民 经济计划的安排, 财政预算、决算; 设置、调整、撤消重要机 构, 调整领导人员, 通过工作报告; 决定重要问题等。现代企业 也经常使用这一文种。
• 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，是一种重要的 领导、指导性下行公文，主要是针对带普遍性、倾向性的问 题或亟待解决的问题进行具体指导，阐明工作的意义、原则、 目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。意见一经下发， 即成为下级单位开展工作、执行政策的依据和准绳。但目前 意见在行文关系上使用较为宽泛，上下级单位对某项重要问 题提出见解并上报上级单位时也可使用。
8.通知
• 通知“适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶 属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知 或者执行的事项，任免人员”，是一种晓谕性的公文，多用于 下行文，也可用于平级单位。
9.通报
• 通报是国家机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批 评错误、传达重要精神或者情况时所使用的一种下行文种。
（四）文书的结构与语言
• 1．文书的结构 • 2．文书的语言
1.文书的结构
• 结构，指的是一篇文书的内部构造及文书内容的组织和安 排。构思和安排结构的过程，通常也称为“谋篇布局”，即考 虑这篇文书分几个层次、段落，安排什么内容，选用什么 材料，如何开头、结尾、过渡、呼应等。
2.文书的语言
12.批复
• 批复，即审批答复。它适用于“答复下级单位的请示事项”， 它针对下级单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复 提出请示的单位。批复是适用性最为单一的文种，只与请示 相对应，没有请示，也就没有批复。
文书档案管理细则
文书档案管理细则
是指企业或组织内部针对文书档案的管理方法、规范和要求的细节。
下面是文书档案管理细则的一些内容：
1. 文书档案分类：
- 根据内容分类，将文书档案按照不同的类型进行分类，比如会议纪要、报告文书、合同文件等。
- 根据重要性和保密程度分类，将文书档案分为重要机密、一般机密和普通档案等级。
2. 文书档案编号：
- 对于每个文书档案都要进行编号，以便于查找和管理。
- 编号可以按照时间顺序或者按照文件类型进行编号。
3. 文书档案归档：
- 文书档案应该按照一定的规则进行归档，以便于查找和保管。
- 归档规则可以按照文件类型、时间顺序或者重要性进行划分。
4. 文书档案保管：
- 对于重要文书档案，应该采取安全措施，比如存放在防火防水的保险柜中。
- 文书档案的保管人员应该做好备份和维护工作，确保文书档案的完整性和可用性。
5. 文书档案借阅：
- 对于需要借阅文书档案的员工，应该填写借阅申请并经上级审核批准。
- 借阅期限一般不超过一周，过期需重新申请。
6. 文书档案销毁：
- 对于已经过期或已经不再需要的文书档案，应该及时进行销毁。
- 销毁文书档案的方法可以采用物理销毁和电子销毁两种方式。
以上是文书档案管理细则的一些内容，企业或组织可以根据实际情况进行调整和补充。
文书档案管理细则的目的是规范文书档案的管理，提高信息的安全性和可用性，以及提高工作效率。
3第三章-----文书处理工作《文书档案管理》
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4.拟办的要求
• 拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国 家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个 部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事 项的办理程序和处理重要业务的有关规定， 在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、 合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见 写在文件处理单（见下表）“拟办意见”一 栏内。
3. 能联合发文的有关部门不单独发文。
4. 传达上级文件精神不照搬照抄。 5. 文件文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。
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二、以主办为主，事先充分协调的原则 1. 公文中的请示事项，主办部门应主动征求相 关部门意见。 2. 当意见不一致时，主办部门负责人要出面协调。 3. 当意见仍不一致时，主办部门应列明理由和依
般件稍后处理。
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（三）审核
1. 审核的内容 （1）审查来文是否应由本机关办理。 （2）审查来文是否符合行文规则。 （3）审查来文的合法性、政策性。
（4）审查来文是否经过必要的协调与会签。
（5）审查来文的文种与格式是否规范。
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2. 审核应当注意的问题 （1）收文审核人员既要认真负责，善于发现和纠
[知识结构图]
文书处理工作
收文处理程序
公文管理
发文处理程序
整理归档
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任务导入
• 天地公司（中外合资 公司）收到集团总公 司的一份《关于各子 公司财务负责人向 集团总公司述职的 通知》。作为天地 公司的秘书高山将 按照收文处理程序 进行收文。
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删减的内容：
（1）旧版“第四章 文书档案的鉴定与移 交”中的相关内容删减后归入“文件归 档”， （2）删除了“行文关系”“行文方向和 行文方式”“行文规则”的内容
3．章节调整
（1）四章变五章 （2）按实际操作的习惯安排教材的顺序 （3）突出文件归档环节，单列一章 （4）单份整理方法单列一章并提前
三个部分的内容讲清楚 最好是有实例提供
四、几点体会
(一)熟悉规范
《国家行政机关公文处理办法》 《中国共产党机关公文处理条例》 《国家行政机关公文格式》 《国家档案局8号令》 《国有企业文件材料归档办法》 《企业档案工作规范》
(二)掌握标准
《关于印发〈广东省机关文书档案保管期限表〉 的通知》（粤档发〔2007〕30号） 《归档文件整理规则》 《广东省文件材料归档方法改革方案》 《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量 标准》
三、本教材须把握的重点、难点
（一）公文的体式与稿本 公文的体式与稿本是体现公文权威性和有 效性的重要标志。 基于归档文件形成质量对归档质量影响的 考虑，作为新入行的档案人员应了解公文 的规范体式和不同的稿本；公文体式的相 关内容与整理时的著录项目有直接关系。
体会：用文件演示并在课件中链接标准的 公文格式岗位班0903(全省班)\公文格式\公文标准样式（上
归档范围讲授体会
国家和省的相关文件要明确地告诉学员 划分原则要务必讲清楚 以我为主 既不能有文必档 也不能有档不归
机关文件归档范围
重点掌握两点内容 P33
保管期限讲解
重点讲解国家档案局8号令的相关内容 掌握应永久保管的文书档案的内容 记述本机关主要职能活动（报告、报表 、 总结等）、发展历史和人事变迁 指导本地区、本系统、本行业工作的全面、 系统性文件
分类
尽可能地简单 在以年度为周期进行整理的情况下，淡化 分类 不主张以问题分类
页码部分
在装订的情况下，以强调页数为主
排序
整理工作的重点内容之一 从方便利用的角度解释排序的意义 不推荐按文号顺序排序
著录
整理工作的重点内容 项目要全 内容要准 尤其是题名项
归档说明
增加的内容：
（1）重点丰富了归档范围划分和文书档案保管 期限判定的相关内容。补充了国家档案局第8号 令中关于文件材料归档范围与保管期限的最新 规定。吸收了课题的研究成果。 （2）详细介绍了“单件”和“立卷”两大常用 整理方法。特别是在“单件整理方法”中吸收 了近年来国家及省制发的有关文件精神和要求， 进行了更加详细的表述，更加注重操作性。
行文）.doc
讲述不同公文类型格式的异同 各构成要素的位置、结构、字体、字号等 常识性内容
字体、字号、边距
正文三号仿宋 标题为二号小标宋 主题词三字为3号黑体、主题词 词目为3号小标宋 每面排22行，每行28个字 双面印刷 左侧装订 左边距为28，右边距为26，天头 （上白边）37
文书档案保管期限表的编制也应作 为重点内容进行讲解
引导学员分析本单位主要职能 学会检年度归档文件的完整性，是否全 面反映了本单位年度工作 在大事记或年度工作报告中提到的工作是 否留下了相关的记录
（三）单份文件整理方法的操作
档案人员岗位培训的目的主要是学会整理。 具体操作是其中的重要内容。在目前的情况之下， 单份文件整理方法应作为主要的方法进行讲解和 演示。
在讲授整理的过程中，引导学员进入假定情境， 用提问法启发学员先回答，后点评，加深印象， 帮助理解。 例如讲解分类„„
(六)实例帮助理解
收集、积累实例。
在课件中插入实物图片或有关视频、图表。
关于《文书档案管理》讲解
一、《文书档案管理》的结构
教材结构:共分五章： 第一章 归档文件 第二章 归档文件的形成 第三章 文件的归档 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 第五章 归档文件整理方法——立卷法
二、修订的重点
本次教材修订以简明、实用为指导原则， 尊重成人学习规律，突出文书档案工作特 点。相较旧版而言，新教材主要作了以下 修改：
(三)把握原则
归档范围判定原则 以我为主：以本单位各项职能活动形 成的文件材料为主要归档内容 整理原则 遵循文件材料形成规律，保持文件的 原貌和完整，准确判定保管期限，便于保 管和利用。（在把握原则基础上不苛求细节）
(四)注重实践
个人实践经验积累 用真实材料的演示增强教学现场实操感
(五)模拟情境导入
1．名称改变
（1）课程名称改变
文书档案
文书档案管理
（2）章节名称改变
原教材 新教材
第一章 第二章
第三章 第四章 第五章
文件 文件处理
归档文件 归档文件的形成
归档文件整 文件的归档 理 文书档案的 归档文件整理方法——单份文件整理 鉴定与移交 归档文件整理方法——立卷法
2．内容增减
针对旧版教材中存在的文字叙述过多、内 容陈旧等问题，新教材补充了直观、形象 的图示，提供了大量最新实例，调整、完 善了各章节的结构层次及具体内容，从而 使结构更加清晰、合理，符合逻辑。
（二）归档范围及保管期限（难点内容）
在整理方法简化之后，归档文件内在质量比 归档文件整理的外在形式重要得多。归档文件内 在质量主要体现在归档范围是否齐全、保管期限 判定是否准确。 在实际工作中基层档案人员最难掌握、兼职 教师最难讲清楚的也是归档范围和保管期限的判 定。 因此，本教材第三章的内容既是重点也是难点。 如何在规范指引下教会这部分内容是需要我们共 同探讨的。