公路工程建设项目档案的收集整理归档

公路工程建设项目档案的收集整理归档
一、总则
公路工程建设项目档案是建设过程中形成的，反映工程建设项目立项、勘察、设计、工程准备、施工、交竣工验收全过程的历史记录、对各项工作具有现实和长远查考利用价值，并经系统整理归档的各种形式载体的文件材料，是工程建设项目的重要组成部分，各参建单位应高度重视和加强档案管理工作，贯彻执行国家和上级单位关于公路工程档案管理的有关法律、法规及立卷归档办法。

（一）档案工作要纳入档案工作纳入有关领导、部门和人员的岗位职责、考核目标中。

（二）建立完善档案管理制度（档案收集、整理、归档、移交、库房管理、借阅等）
（三）档案工作必须与建设进程同步，纳入建设管理程序。

（四）档案必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。

二、公路建设项目档案质量要求
收集整理归档的项目工程档案必须符合国家档案局、交通运输部及上级有关部门下发的关于公路工程档案管理的有关规定、办法的相关要求。

主要依据：
GB/T11822～2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》；
DA/T28～2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；交通部2004年第3号令《公路工程竣（交）工验收办法》、交公路发[2010]65号《关于印发<公路工程竣交工验收办法实施细则>的通知》；交办发[2010]382号《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》；中华人民共和国交通部2004年9月4日第25号《关于发布公路工程质量检验评定标准》的公告
（一）原始性
收集归档的文件材料应为日常各项活动中形成的第一手文件材料。

一般情况下应为原件。

（举例：现场测量、试验记录、合同、人员任命、收发文）（二）、完整性
即文件材料的齐全成套性（请示、批复、附件、分项工程施工记录成套性）
（三）、真实性
原材料使用部位、照片、检测记录要求同步填写。

（四）准确性
（签署意见、测量、试验、现场检测数据准确、施工部位日期、公文办理结果）
（五）规范性
（公文办理、施工工艺、工序、技术要求要符合施工技术规范、字迹清晰工整）
（六）系统性
遵循文件材料的自然形成过程、结合文件材料的内容，进行分类组卷编目，保持卷与卷，文件与文件之间的有机联系。

根据公路工程建设档案管理的相关要求，结合工程建设的实际，我们将公路工程竣工档案分为十大部分：即第一部分立项审批文件；第二部分设计文件；第三部分工程准备（管理）文件；第四部分施工文件；第五部监理文件；第六部分交竣工验收文件；第七部分科研、新技术资料；第八部分资金管理文件，第九部分声像特殊载体；第十部分实物档案。

其中第三、四、五、七部分要求在交工验收前完成。

具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。

三、公路工程建设项目文件材料的归档范围
（一）建设单位文件材料的归档范围
1.行政管理文件（机构设置、制度办法等）
2.项目前期文件材料（项目建议书、工可研报告、环保、水保、文物保护、项目用地预审等）
3.设计审批
4.工程准备文件（招投标、征地拆迁、施工许可证、质量监督申请）
5.施工过程管理文件（质量、安全、进度、费用、合同执行情况、变更等）
6.科研课题文件材料
7.交竣工验收（★注意收集试运行记录、缺陷整改文件材料，接管养单位项目使用情况报告）
8特殊载体（照片、影像、电子文件）
★主体工程、建设前原始地形地貌状况照片
电子文件通常也称数字文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件
注：①收集归档的电子文件应保持其完整性：即指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）
②电子文件的归档分为两种形式；逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

购买或自行开发的管理软件，进行数字化管理的施工文件一般为重要的和永久保存的文件材料。

9.实物档案（奖状、奖杯、重要的岩样标本）
附建设单位文件材料归档范围表
（二）施工单位文件材料的归档范围
施工单位负责收集本单位在施工阶段形成的行政管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项管理活动形成的文件材料；施工检测记录、试验报告、中间交验证书、报告、质量检验评定表、施工日志、竣工图表、电子、声像。

软件等文件材料。

（三）监理单位文件材料归档范围
施工阶段的综合管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项活动中形成的文件材料、监理现场抽检记录、原材料抽检、试验报告、中间交验证书、报告、监理日志、旁站记录、质量检验评定表、电子、声像材料等。

四、竣工文件材料的分类组卷
（一）分类
按照工程建设阶段结合文件材料的内容进行分类。

(二)组卷
根据划分的类别，按照问题，结合文件材料的内容进行组卷、并保持卷与卷之间的有机联系。

施工、监理单位要以合同段为单元，按照问题或单位、分部、分项工程、结构部位，结合文件材料的内容立卷排序。

（三）卷内文件排序
1.同一事由的文件材料（批复在前，请示在后；正本在前，
定稿在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后；中文版在前，译文在后；★监理管理文件中应将有监理人员签字样章的文件排在文件的首页。

）
2. 同一问题不同事由的文件材料按重要程度或印发时间的先后顺序排列。

3. 施工监理检测文件材料
以合同段为单元，按分部，分项结合施工工序排列
（四）组卷的流程
1.检查文件材料的齐全性、完整性。

2.鉴定归档或不归档文件及保管期限。

3.按问题归类。

4.按要求组卷。

5.编目（卷内目录、备考表、填写案卷封面，编写档号，案
卷目录）
五、归档
按建设单位的制定的《竣工文件材料立卷归档实施细则》向档案部门移交、归档。

六、目前建设项目档案收集整理中需要进一步改进的问题。

（一）进一步加强档案与工程建设的同步收集、同步整理、同步归档加强文件材料的预立卷工作。

（二）竣工文件材料按照“谁形成谁负责”的原则，，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

采取措施，明确责
任进行考核。

（三）监理单位应加强对施工单位文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查。

（四）进一步提高文件材料的准确性。

（五）进一步贯彻落实国家档案局及上级部门关于公路工程文件材料的收集、整理、归档的规范、办法（公文处理、填写的技术规范、组卷等）。

公路工程建设项目竣工文件材料数量庞大，内容繁杂，要做好收集整理归档工作，需要所有参建人员学习掌握档案和公路工程专业知识，加强日常档案工作，付出辛勤的劳动。

希望通过大家的共同努力使工程档案达到完整、准确、系统、规范的要求，顺利通过上级部门组织的项目工程档案单项验收，为公路工程建设项目竣工验收，为申请公路交通优质工程奖奠定良好的基础。