创新基金经费使用说明

项目基金经费使用说明
按照科研经费的管理基本要求，经费使用方式并不是直接将款项发放至同学手中，而同学们先用自己的钱购买相关设备、材料、书籍，进行项目运作，每两个月凭票据集中报销一次，对于符合项目管理及财务规定的票据予以报销。

第一大组（电信、电气、钱学森班）、第三大组（材料、航天、人文、经金、金禾、数学、理学院、管理、人文、人居、软件、外语、化工、法学）在奇数月报销，第二大组（机械、能动）、第四大组（生命、口腔、医学院）在偶数月报销，具体报销方式见《校级实践基金报销流程》
报销的基本原则是：必须有发票（除个别校内单位之间的转账和交易），发票抬头必须是“西安交通大学”
一、基本要求
项目经费使用必须严格根据预算进行，如预算购书费为1000元，购书不能超过此限。

项目一经启动，先期拨付总额的50%，在中期考核前项目组限使用50%的资助经费，通过中期验收通过后，拨付剩余50%，方可使用后50%经费。

对于中期验收不合格者，终止拨款。

如项目情况特殊，，可向教务处实践教学管理中心提供经指导老师签字的经费使用申请，经批准后，可在中期考核前使用超过50%的经费。

二、判断哪些器材材料可以报销哪些不可以报销：
可以报销：
1、实验仪器器材，包括电子元器件，化玻仪器与试剂，各种原材料等；
2、与实验相关的书籍；
3、公交车票，火车硬座票；
4、打印费。

不可以报销：
1、电子类产品，包括手机、U盘、电脑等；
2、办公用品：如笔、记录本，办公桌等；
3、与实验无关的书籍；
4、出租车，硬卧票；
5、与实验无关的日用品。

三、购买物品与开具发票
1、报销凭据不能是收据，必须是正规发票。

正规发票上都有税务局的章，请认真辨别。

2、开具发票的单位必须与所申的项目内容相关。

3、开发票的单位名称必须与章上的内容一致。

一个典型的例子是某某书店开的发票而章上却是某某书屋。

请大家认真辨别。

4、发票的抬头（单位）必须填写西安交通大学，不允许写个人名字或学院名称。

5、发票上填写的购买物的内容必须详细。

如果发票上写不完，可以索要清单并填写在清单上。

并且清单上也必须由开具发票的单位盖章，发票与清单上的章完
全一致。

注意：填写内容必须详细到有购买物的名称、单价以及件数这三个基本信息。

6、购买图书报销须在发票背后或清单上标明书名、单价和数量；
7、一千元以上发票，必须以对公转账（即向开具发票的单位转账）形式报销一千元以上的发票判别标准及注意事项：
一千元以上的发票包括单张发票总金额超过一千以及多张同日期的连号发票(间隔在一定位数以内的发票也会被认定为连号发票)其累加金额超过一千。

这情况先和卖方协商好，不付钱给卖方，要求对方先开好发票以及索要其银行账户名和账号（使得能将钱汇到对方账户），这时。

填好报销审批单，附好发票，同时填写好《西安交通大学网银转款账户信息确认单》，在E二楼财务大厅报销时，财务大厅的老师会根据《西安交通大学网银转款账户信息确认单》上的账户名和账号将钱付给对方。

如果卖方不愿意在付款前提供发票，同学们一是可以尽量开具百元之内票，或多去几家商店购买物品；二是填写《暂付款单》，申请暂付款先予支付，待取得发票后再填单冲账（比普通报账多冲账流程）。

现金报销和转账不能填写在同一张报销审批单中。

四、判断所报销的类型与填写单据
实验器材、原材料、书籍报销需要填写报销审批单（使用最多）；市内公交车费填写在市内出差报销单上；外地出差填写外阜出差旅费报销单；内部转账结算单适用于借用校内其他实验室等校内单位经费往来；暂付款填写暂付款单。

具体的填写格式与示例如下：
（一）报销审批单
以上为报销审批单示例：
1、“部门编码”均为0575（教务处编码），“项目编码”为报销所用经费卡编码，而非创新基金项目的编号，如果不清楚经费卡的“项目编码”先可留空。

2、报销单位填写项目所属学院名称，简称即可；
3、日期如实填写；
4、单据张数即相应的正规发票张数；
5、报销项目请把相关的材料器材总结一下，如制作机器人买了很多电子器材，可以归类为电子元件，如买了图书，可填写为图书，目的填写为学习；
6、注意：验收人的左边留空，右边请指导老师签字，比如该项目指导老师为刘锋，则老师签字在右边即可，左边留空，由教务处主管老师签字。

7、经办人填写项目负责人姓名。

（二）市内出差报销单
以上为市内出差报销单示例，具体说明如下：
1、右上角附单据请填写总的公交车票数
2、姓名填写项目负责人的姓名；
3、职别：学生
4、工作单位：填写所属学院简称
5、出差事由：开会买东西等，如实填写具体情况
6、票据按出差目的地写，不同目的地填写在不同行。

比如我来回东门8次。

每次1元，则填写为8.0元，可以将日期集中在日那一列写，如3号到10号。

7、须由指导老师在经费主管人空格的右边签名，左边留空，给教务处的老师填写；报销人为项目负责人
8、另取一张和报销单相当大小的白纸，将车票按顺序一张一张的按一行一行地贴在上面，车票贴一边即可，另一边可以被覆盖。

（三）外阜出差旅费填写格式和市内出差报销单基本相同，但涉及住宿费、伙食补助、交通补助，财务处根据不同级别人员有不同报销标准，请大家登陆财务处网页自行查阅相关办法和说明，按规填写报销。

项目如需市外调研，须事先提出申请，经指导老师和学院主管院长签字同意、报教务处批准后才可进行，同时还需要在所在学院办理因公出差批准通知单，一并提供，否则按照财务处规定无法报销。

（四）内部转账结算单适用于借用校内其他实验室的项目。

填写方法：须填写收
款单位（**实验室）、付款单位（统一写教务处）、转账理由、日期及经办人。

实验室的银行账号可单独写在一张纸上，附在内部转账结算单后面
五、填写其他单据（低值设备记账单，固定资产四联单）
根据学校资产处相关规定，相关低值易耗品或固定资产必须进行登记和管理。

只有办理相关单据、一并提供给财务，才能予以报销。

购买的物品单价等于或超过50元而小于1000元的（如一瓶试剂单价400元，两斤原材料700元等），需要去指导老师所依托的实验室开具低值设备记账单并盖章。

大于等于1000元的设备或材料（试剂除外）则需要在学院填写仪器设备资产记账单（又称固定资产四联单）并盖章，然后到主E二楼财务大厅资产处办理固定资产建账手续，最后将相关票据一并提供给财务，才可审核报销。

六、其他
为防止票据遗失、方便财务审核、归档，提供报销单据时，应将单据进行整理。

每张报销单后附相关发票，并用别针固定。

票据较多时进行贴票，裁剪一张与报销单相当大小的白纸，将发票按顺序齐整地贴上面，贴一边即可，另一边可以被覆盖
附相关单据图示
1.报销审批单
2.市内出差报销单
3.外阜出差旅费报销单
4.网银转款账户信息确认单
5.暂付款单
6.内部转账结算单
7.仪器设备资产记账单（即固定资产四联单）
8.低值设备及材料记账单
请同学们认真阅读以上要求，上述要求来源于学校创新项目及财务、资产管理制度，同学们也可自己在相关网站上查阅更为详尽的规定。

项目经费报销应严格按照要求办理。

不合格者将要求重新办理直至符合要求为止。

如果有更细节
的问题，请在QQ群上询问。