采购部-采购管理手册

采购部-采购管理手册目录第一部分采购管理制度 (2)第二部分采购付款流程 (9)第三部分物料需求管理制度 (12)第四部分低值易耗品管理流程 (14)第五部分供应商管理制度 (16)第一部分采购管理制度第一条目的为了使本公司的采购管理有章可循，围绕采购准时达成、采购成本下降、供应来料品质管理和供应商管理开发的目标开展工作，达到采购适时、适价、适质、适量，确保生产和销售需要，特制定本管理细则。

第二条采购人员守则1、适用范围：全体采购人员必须遵守诚信、诚实做人的道德规范，实行廉洁问题一票否决，不接受供方任何形式的商业贿赂。

2、严守公司的商业秘密，不向任何单位和个人泄露公司的技术、经营以及一切有可能对公司的利益造成侵害的信息和机密。

3、具备良好的团队合作精神，善于沟通、协调公司部门之间和部门内部的各项工作。

4、规范执行采购作业流程，有效防范公司采购运作的风险；5、提高业务素质和与供应商谈判的技巧，使采购过程管理体现价值和效益，努力实现公司利益最大化目标。

6、倡导尽心尽责做事的工作作风，以选择和培育交期、品质、价格、服务、创新、管理能符合本公司发展需求的供应商为己任。

7、自觉服从工作纪律的约束和考核管理，对过错、过失造成公司的经济损失和名誉损害承担责任。

第三条采购作业策略1、根据各项采购物料的不同，划分请购部门。

1.1生产使用物料由采购部按订单需求实施采购。

1.2生产设施、设备及基建物料由公司统筹请购。

1.3耗材类物料由使用部门提出需求，定期由采购部门请购2、根据采购材料品质要求、用量大小、采购频率、竞争态势、性价比及货款结算期限长短等因素，选择对本公司最有利的采购方式。

2.1集中计划采购，对于常规和批量对效益影响明显的采购物料，按经济批量下单采购。

2.2划分适用竞投标采购物料的范围，只要可实行招标采购的物料，全部实行投标方式采购，使本公司充分享受到供方之间的竞争所带来的实惠。

3、做好供应商开发，掌握选择供应商的主动权，保障采购达成，实现采购的比价格、比质量、比服务。

3.1利用供应商之间同类物料的价格差，适时调整订单份额。

3.2注重培育综合型供应商，将一些产业相近、结构相似的采购物料作适度集中，使供应商扩大规模效益，从而达到降本的目的。

4、定期评估供应风险，保障供应来料交期、前置供应品质管理，提升供应来料质量水平，避免和减少因供应商交期异常、来料品质异常对生产、销售造成的影响。

5、严格执行采购的定时、定量原则，减轻库存压力，规避库存呆滞风险。

6、加强市场信息的收集、整理和分析，使采购耳聪目灵，提高对市场变化的前瞻性。

第四条供应商开发、评估及考核1、新产品开发或供应商质量、价格、交期、管理等无法满足本公司发展需要，应拟定新供应商开发计划。

2、新产品开发需求物料的供应商开发，由销售中心提出需求计划，报采购部长批准后实施。

3、其他开发计划，由采购部根据市场需求实施。

4、基建原辅材料及设施、生产设备采购的供应商开发计划，由公司统筹安排，报总经理批准后实施。

5、新供应商开发，由采购主导，协同技术、品质、工艺等部门组成供应商评估考核小组。

在通过供应商资格初选后，确定被审核对象，组织评估考核小组成员对被审核对象的管理体系、采购管理、质量体系、设备配置、生产制程等相关项目内容进行实地考察评估，并根据考察情况签注结论意见，考评分能达65分及以上的供应商，报管理者代表或总经理（授权人）批准，录入《合格供应商名录》。

6、采购的各类物料，应尽量保证两家以上的供应商可供选择，与各供应商相关的资料及合作期间的资料应存档备查。

7、供应商因来料质量、交期、品质、价格、服务合作无法满足本公司发展要求，无力整改或整改不力的，出现重大质量事故，造成严重不良后果的，由供应商管理小组讨论处理，若撤消合格供应商资格的，由采购部主导按供应商淘汰流程实施淘汰。

8、新开发供应商，评估方法详见《供应商纳入审核表》。

9、供应商的绩效考评详见《供应商月度考核表》。

第五条询价、议价和定价1、常规产品配套物料的采购，一般签订两年采购合同，在落实采购计划时下达采购订单，其它物料的采购，或虽已签订长期合同但既定价格有变的，均应先行询价。

1.1由采购部参考过去采购记录，或供应商的信息资料，拟定询价对象。

非独家经营或原厂零部件其他厂家无法替代的物料，应同时向三家以上供应商询价。

1.2采购员应要求报价供应商填写《成本分析表》和《供应物料报价表》，作为采购询价、比价、议价、定价的基础资料。

1.3采购员应书面告知供应商询价回复的截止日期，并及时跟催报价进度。

1.4接到报价的相关资料后，采购员应对供应商报价列支的成本可信度进行核查和咨询。

2、根据供方的报价、市场行情及综合可对比成本分析后，拟定本公司的目标价位和议价策略，由采购部与预选供应商进行议价。

2.1初选进入议价程序的供应商，除必须是原厂专用的物料或客户指定的供应商外，其他物料采购，应同时预选三家以上供应商。

2.2核价、定价人员要熟悉并掌握所议价物料的制造工艺、材料成本及市场同比价格的信息，使核议价时，争取目标价位和更有利的货款结算条件有理、有据。

2.3适质、适用，区分产品的不同档次，进行不同的价格定位，把握包材、配件的合理搭配，不盲目追求高成本配置而造成浪费。

2.4当面议价无法面决，或以函件传递议价的，采购人员应及时跟催供方回复，对于交期紧迫的物料，减少议价时间挤占采购周期。

一般情况下，新品物料报价、议价应两个工作日完成，非新品物料一个工作日完成。

3、当供方回复的价格已达到本公司的目标价位，或报价已能为本公司所接收，承办采购员将议价情况书面知会采购部长，由采购部长对报价供应商按确保交期、满足质量要求，性能价格比的比较顺序进行筛选，由采购部长选定核准供应商后，由承办采购员下单落实采购。

第六条采购合同管理及订购实施1、采购合同管理1.1订立采购合同时，应对供方的工商营业执照、经营范围、法定代表人身份、资信状况及纳税人类别等相关内容进行鉴别审查，避免和杜绝出现履行主体不明的无效合同。

1.2为便于管理和检索，采购合同实行统一编号。

1.3采购合同的内容要表达完整，描述规范、准确，条款应具体化。

1.4严格限制办理货款预付。

对于少数紧缺、急需的采购物料，预付款要控制在标的额的30%以内。

1.5对于标的额巨大，或预付款金额较大，以及本公司认为有必要进行公证的采购合同，可申请增加公证程序。

1.6签订采购合同和预付货款时，应按照采购承办人、采购部长、财务总监、总经理或授权人的审批权限执行审批程序。

2、采购合同的履行和订购实施。

2.1采购合同签订生效后，即具有法律约束力，供需双方都要履行合同规定的义务。

2.2按照限时限量的采购原则，确保交期、定量入库。

采购部将每一项目的物料采购指定采购人员，跟踪约定交期，掌握供方生产进度和履约动态。

2.3到货办理相关验收入库手续。

检验合格，收料入库。

3、采购合同的管理应由专人负责4、采购异常的处理。

4.1交期异常。

当供应商确认的交期因生产异常无法准时到货，承办采购员应责成供应商在原定交期前书面填开《交期异常反馈表》，说明异常原因、需延期天数和处理对策，既为本公司生产、销售部门制定措施应对变化赢得时间，也为对供应商进行处罚或提出索赔获取证明材料。

采购订单规定分批交货或未到原定交期的，为便于供方安排发货，同意可提前原交期二天到七天收料入库。

凡未经认可提前到货或超订量送达的物料将拒绝接收。

4.2品质异常。

承办采购员接到品质部《不合格来料报告》后，根据判定结论，应及时告知供应商，协调处理。

同时，督导供方作整改并将整改结果向本公司反馈。

4.2.1判定退货或挑选后需补货的，承办采购员要按照实际出货时限或《不合格来料报告》的处理意见，责成供应商在规定的时间内换料补货到本公司，并在15个工作日内退回不良品。

供方逾期未退的，我方按到付运费的方式代办退货，因此而产生的全部费用由供方承担，并酌情扣罚逾期未退物料的保管费用。

4.2.2判定挑选、返工的，如供方来人处理，承办采购员应予以配合，如本公司代为返工、挑选的，采购员则须跟踪返工过程，并对返工工费进行确认。

4.2.3允许特采使用的，根据实际品质状况和可让步接收程度，采购部与使用部门、品质部协调是否扣款和扣款的比例，并将协调意见书面告知供方，由供方回签确认。

5、采购计划的变更。

5.1采购计划撤消或减少订量。

采购员接请购部门的采购计划撤消或减量采购联络单时，如尚未进入采购作业程序，可立即终止采购。

将原接受的物料采购计划与变更通知合并装订入册备查。

5.2如果原物料采购计划已与供应商订立采购合同，或已向供应商下达订单，则应以书面函件与供应商接洽变更计划。

供方尚未投料生产同意撤单或减量的，由供方回签确认；供方因已投产而拒绝撤单或减量的，采购员要在请购部门变更联络单上注明不可变更原因，报采购部长审核后，向请购部门作反馈。

6、本管理办法报总经理批准后实施，修改时亦同。

7、采购流程第二部分采购付款流程采购付款流程采购预付款流程现金采购付款流程第三部分物料需求管理制度第十条目的为使公司物料采购计划作业有所遵循，以切实掌握每一个订单生产所需物料的供给准备状态。

明确物料需求计划执行的流程和方法，确保物料需求计划的正常实施，满足生产需要。

第十一条适用范围本管理办法适用于公司所有的生产物料需求计划，公司使有物料包括采购物料和委外加工物料。

物料计划管理，需与生产计划主管和采购协助完成。

第十二条职责采购人员为订单用料分析之责任人，负责制定物料需求计划。

物料需求计划流程图第四部分低值易耗品管理流程第十四条目的：为规范低值易耗品的申请、领用可管控，杜绝减少停工待料和浪费等现。

第十五条适用范围：适用于浙江有限公司。

第十六条申请流程：1、车间、部门申请易耗品必须填写《采购计划单》、写清楚申请人、部门、完成时间要求、品名、规格（不清楚规格附样品）、数量、需用时间和请购原因，厂长、部长签字确认，生产上交统计（需要上级领导签字确认的单据由生产部门根据处理），统计收到单据统一上交到采购部审批采购，非生产部门直接交采购部审批采购。

2、仓库每天上传采购回厂的低值易耗品清单到所需部门或生产统计，生产统计根据仓库上传的清单更新《低值易耗品申请记录表》，并通知车间领用。

3、部门或车间指定人员班长级以上负责填写《采购计划单》。

第十七条领用流程：1、部门或车间领用低值易耗品必须填写《领料单》，且按采购计划单领用，写清楚领料人、车间、领用时间、品名、数量、规格和用途，非采购计划单内耗品领用单必须有车间主任级以上人员签字确认，所有耗品领用遵守以旧换新原则。

2、领料单由生产部统一领取后发放到各车间，车间以旧换新，统一使用编号的领料单。

3、部门、车间指定人员或班长级以上人员负责领料（生产指定人员领料必须有联络单交厂长签字后交统计处进行登记）。