(完整word版)行文规范

行文管理制度
一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。

二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

三、职责 1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；
2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；
3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；
4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。

四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。

各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。

公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；
2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批的事项；
3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；
4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；
5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；
6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；
7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；
8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；
9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，
联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；
10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；
11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；
五、文字格式
1、公司统一文字排版上下边距为上2cm、下1.5cm，左右边距为左2.67cm、右2.17cm，装订线为左1cm；
2、文字版头标题为二号、黑体、居中，正文不超一页的2/3为三号、宋体；超过一页的2/3为四号、宋体, 正文一级标题为三号、宋体、加粗，二级标题四号、宋体、加粗，三、四级号标题格式与正文保持一致。

3、序号的结构层次顺序
（一）数字序号的级别顺序为：
第一层为汉字数字加顿号，例如：“一、”“二、”“三、”；
第二层为括号中包含汉字数字，例如：“（一）”“（二）”“（三）”；
第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1. ”“2.”“3.”或“1、”“2、”“3、”；
第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；
第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者“1）”“2）”“3）”；
公司标准行文规定
4、四号行间距为26磅，三号行间距为30磅，段落设置一般为首行缩进 2 个字符；
5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“XXXXXXXX有限公司” 靠右“XXX 管理文件 HT-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第 X 页，共 X 页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“陕西华泰经营管理有限公司”；页脚同对内行文；
6、落款为 4 号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全
称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；
7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；
8、目录一般只需要一级标题，内容不超一页的2/3为三号、宋体；超过一页的2/3为四号、宋体；
9、EXCEL表格字体大小12号，上下左右居中，价格和金额以科学计数法右对齐（可适当保存到分，即小数点后两位），排版上下边距2cm、左2.5cm，右2cm，如表格内容过少可适当调整，以左边大于等于右边边距、美观大方为原则。

六、行文要素要求
1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。

其中：文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级，具体划分（详见附件 3）；涉及公司保密的文件应当标明密级，其中密件、机密文件、极机密文件与绝对文件还应当标明份数、序号。

对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起： XX[20XX]XX 号（字体：宋体；字号： 5 号，其他符号用 Times New Roman 体 5 号）各部门发布公文时，应向办公室申请文件编号；
2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；
3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。

七、发文管理 1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。

保管 2、文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写
→主管领导审核→总经理批准→行政人事部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人事部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人事部留存。

3、公司内部行文，各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件、极机密文件与绝对文件范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；
4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人事部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；
5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁。

八、其他注意事项
1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；
2、公文在讨论期间需要打印时，均应先使用单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

附 1 部门文件格式：1、行政管理文件：HT-XZ-001
2、人事管理文件：HT-RS-001
3、售后管理文件：HT-SH-001
4、销售文件：HT-XS-001
5、财务管理文件：HT-CW-001
附 2 行文流转表格：
1、发文登记表
2、收文登记表
3、文件签阅表
4、文件销毁审批表
5、文件格式
发文登记表
序号发文日期文件名称文件编份数签收部门签收人签收日期备注
收文登记表
序号收文日期发文部门/号文件名称份数接收人备注
文件签阅表
文件名称文件类型文件份数
来文部门来文时间收文时间
传阅签名时间意见
传阅签名时间意见
传阅签名时间意见
文件销毁审批表
序号文件编号文件名称销毁时间/销毁原因/份数批准人/销毁人/备注
文件格式：
关于××××的请示/报告
正文
妥否，请批示。

年月日
主送：
抄送：
******有限公司文件
****字【２０**】**号密级：签发：
关于*****的通知/决定
正文
公司
年月日
主题词：
抄送：
会议纪要
会议时间：年月日会议地点：
会议主持：会议记录：
与会人员：会议主题：
内容简要：
会议主持人签字：
***********有限公司
****字【２０**】**号密级：签发：
制度标题
正文
公司
年月日
主题词：
主送部门：
抄送部门：
发文部门：校对：印发份数：
公司文件机密等级的说明
为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；
文件等级分类保存期限举例说明管控要求
1: 一般文件 3 年或文件有效期公司内部人员均有浏览权限2: 密件 5 年或文件有效期相关部门负责人有浏览权限3.机密文件 10年或文件有效期相关部门经理级以上以及相关授权
人浏览权限
4.极机密文件20年或文件有效期相关部门经理级以上有浏览权限5:绝对机密文件 50 年或文件有效期公司总经理。