知识库建设与运营

知识库建设与运营

在做知识库之前应做哪些准备呢,知识库专家林灿伟表示,做知识库之前需先进行知识管理意愿调查表，调查表中除了调查知识管理现况外亦可进行预期知识管理导入状况调查，该调查除了可以量化现有知识管理成熟度以外，也可作为知识管理导入目标的依据。并藉由该调查凝聚共识，搜集各方使用者意见，若有不同意见者可于知识管理导入初期即可进行意见沟通，避免造成后续导入的困扰。

从知识需求分析做起，由使用者的知识需求为出发点所建立的知识管理，才能为使用者带来最大的效益。

再根据各使用者知识需求分析汇整成小组的知识盘点，如此循序渐进的模式较容易让组织形成共识。

最后再根据各小组的知识盘点结果汇整成知识树，汇整成知识树时考量整个组织使用者的观点将知识树做细部的调整。

将知识树辅以分类群组权限设计，即可完成知识库建立。

制度面可建立奖励制度，短期奖励制度重点为奖励量的提升。长期奖励制度重点改变为奖励质的提升。

文化面知识管理应容纳核心作业需求文件，因此以该知识管理系统为业务文件交换中心提高可用性与实用性。

作业面宣导以知识管理系统取代mail server、mail部分文件传递功能，让知识管理系统的版本控管提升功能价值。

知识库的绩效多为定性的指标，例如:

作业面:提升作业效率及品质，降低成本

顾客面:加强客户服务，提高顾客满意度

内部流程面:建立组织知识分享及学习文化

学习成长面:避免人员轮调或离职所造成的人才断层, 降低核心知识/经验/技术流失的风险,缩短人员学习曲线,核心知识/经验/技术快速提升,可即时掌握内外部重要资讯…等。较无法数字化说明。

因此可针对知识管理导入成效调查，比对预期知识管理导入状况调查，以量化知识管理导入成效。

知识管理企业知识价值链可简单描述为[搜集][组织][分享][再利用]等4的环节。[搜集]须让使用者简便上传，并须具备完整的撷取元以搜集现存各种型态的资料。[组织]需具备清楚灵活的结构化知识分类，并可让企业自订知识文件内容格式(Meta Data)。应提供自动多样化的衍生阅读机制，例如文件转寄、推荐文件、推荐分类、评分评论、…等，及公布栏、行事历等协同合作功能。[再利用]需提供便利且效能佳之搜寻引擎，提供推荐关键字、容错、同义字、模糊搜寻等功能，让使用者快速取得所需资讯。