新编秘书实务课件-第4章沟通与协调工作(第3版)-
秘书沟通与协调课件
（3）非语言沟通。是通过口头语言和书面语言之外 的非语言符号，进行信息传递的沟通形式。如语 调、手势、表情、肢体动作、信号等等。
（4）电子沟通。是通过运用各种电子设备进行信息 传递的沟通。如计算机网络、闭路电视、传真机 等。这些设备与语言和纸张的结合，有利于提高 沟通的效率。
一次有效沟通必须满足三个条件：一是表达者所发出 的信息应完整而准确；二是信息在传递过程中没有损失； 三是接受者必须真正理解接受到的信息。
秘书沟通工作的任务，就是要在公务活动中，有意识 地运用各种方法和技巧，促进人与人、人与组织之间的有 效沟通，以达到提高公务活动效率的目的。
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㈡沟通的种类
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三、影响沟通的障碍因素
㈠信息发送方面的障碍 ㈡信息传递渠道的障碍 ㈢信息接受者的障碍
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1. 表达能力
有效沟通的一个基本条件是信息的发送者要有较强的口头表达能力、书 面能表达能力、逻辑表达能力。如果发送者不能清晰地发出自己所要表达的信 息，就势必造成信息在发送前就存在着不完整性。很难想象一份逻辑混乱、语 言不通的书面报告能够让人了解所要表达的真实想法；一个混淆不清、语无伦 次的发言，能够让人清楚发言者的意图。 由此可知，如果一次有效沟通的信息发送者不能准确组织语言和文字，就不 能准确地把要表达的内容传递出去，这样在沟通的第一个环节就出现了问题。
• 沟通贯串与秘书工作的各个环节，按沟通的方式、 方向、渠道和是否存在反馈等为依据，可以将沟 通分为以下类：
1.按沟通方式分类 2.按组织内部信息沟通的方向分类 3.按信息沟通的渠道分类 4.按信息沟通是否存在反馈分类
秘书的沟通与协调培训教材(PPT 86页)
部属听到的意思
我现在有更重要的事情要 办。让我们忘掉未来雇人 的事吧。
OHT 7-4（a）
沟通无效实例
上司所说的话
2）你的绩效这 一季比上一 季低，我真 的期望你再 加点油。
上司的原意
你需要再努 力一点，而 且我相信你 做得到。
部属听到的意思
如果再落后的话，你会被 解雇。
沟通中的五个关键要点
目的意图
巧之首；
倾听的技巧
最常出现的弱点：
只摆出倾听的样子，内心迫不急待等机 会讲自己想说的
只听到自己想听的 依照自己的方式去解释听到的事
倾听的技巧
倾听技巧： 让对方把话说完，并记下重点。 重点重复对方所讲过的内容 您刚才的意思是不是……。 我不知道我刚刚听的对不对，您的意思是……。
息题
与 思对 考象 合密 乎切 逻相 辑关
建立良好关系 善于聆听 善于提出问题 善于传达观点
上对下沟通的技巧
• 多說小話,少說大話. • 不急着說,先听听看. • 不說長短,免伤和气. • 广开言路,接納意見. • 部属有错,私下规劝. • 态度和蔼,语气亲切. • 若有过失,过后熄灭.
平行沟通的技巧
一、沟通的含义
沟通过程不仅包括口头沟通、书面沟通 也包括会议沟通和工作报告沟通。它不 仅有口头语言、形体语言、个人习惯和 方式、物质环境——即赋予信息含义的 任何东西。
沟通是一致通过传递观点、实事、思想、 感受和价值观而与他人接触的途径。
人际沟通图解
反馈
表达——传递
倾听——理解
沟通是一个过程：
即时交流 情绪感染 迅速反馈
能够思想共享 利于反馈
缺点
单方面 难以挽回消极影响 要求一定写作技能
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4
一、接站技巧
会中服务与管理
2．接站工作要求及服务技巧
（1）提前到达接站点，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和尊敬。 （2）对来宾礼貌热情，细致周到，减少对方对陌生环境的不适感。 （3）一般采用对等接待或高规格接待。 （4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然。 （5）接站现场要对双方人员进行简单的相互介绍。
在大厅一侧设有一张签到桌，上面摆着签到表和笔。发布会虽然时间未到，但已陆续有不少来宾到会， 负责签到工作并发放纪念品的秘书有点应接不暇。看到此情景，莫秘书皱皱眉头，正要打电话去调度一个 人来签到处帮忙，手机铃响了。
来电的是今天大会特邀的重要嘉宾、主管本市经济工作的副市长的秘书小王。小王告诉莫秘书，副市 长和他已在来的路上，可是市长的专车在半路突然出了故障，司机现正在检修，也许会因此迟到。莫秘书 看看时间，按计划半小时之后仪式就要正式开始了，莫秘书立刻决定，让公司正前往接电台记者的商务车 改道前去接副市长一行，原定接电台记者的秘书则转打出租车前去电台接人。
决议等内容记录下来形成的重要会议材料，是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。
（2）会议记录的作用。 ① 会议记录是研究和总结会议的重要依据。 ② 会议记录经整理，可作为向下传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。 ③ 会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料。 ④ 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、
刚刚调整好用车接人的问题，会场的工作人员又跑来反映出现了新情况，由于原来对来宾人数估算不 足，会议准备的礼品和宣传品发完了，有些已到的来宾未拿到礼品和宣传资料，还有一些受邀的来宾还在 来的路上，怎么办？莫秘书迅速指派其中一人到签到处落实已到会人数，并统计出尚未到会的来宾数。落 实人数后，又调度后勤组派人兵分两路，一路前去订购新礼品，一路去加印宣传材料，确保来宾在离会前 能拿到礼品和宣传资料。工作快速处理完毕，抬头一望，接副市长的商务车已经开到公司大门口了。莫秘 书赶紧致电总经理，告知市长专车已到，请他下来迎接。同时，自己面带微笑向大门口迎去……
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
会议与商务活动管理
子项目1，会前策划与筹备 子项目2，会中服务与管理 子项目3，会后工作 子项目4，常见会议与商务活动
会后工作
项目任务
完成签字仪式
事件回放
天骏公司总经理办公室的李总给高明留了一张备忘录，内容如下。
备忘录 高明：
现在公司要与大华公司举行签字仪式，请你负责布置签字仪式会场并 撰写签字仪式程序。
一、开业庆典
3．开业庆典活动主题
活动主题是指活动开展所围绕的中心思想，一般表现为几个并列的词语或句子， 要求短小有力、形象鲜明，以便于给人留下深刻的印象。
（1）通过宣传，扩大企业的知名度。
（2）展示企业实力，展示产品或服务。
（3）通过邀请目标公众，争取合作关系，为今后发展打基础。
一、开业庆典
4．开业庆典场地的选择
二、会见
1．客人提出会见要求
如果是对方提出的会见，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、 职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下，尽早给对方回复， 以便约定会见时间。如果因故不能会见，应向对方婉言解释。
2．主（我方）提出会见要求
（1）确定主方参加人员 （2）确定会见时间及地点 （3）准备会见材料，帮助领导拟订会见时谈话的话题及内容 （4）安排座次 （5）约好会见时间 （6）安排具体会见事务 （7）会见迎接 （8）引见介绍 （9）会见拍照 （10）会见结束 （11）整理会见纪要
选择开业庆典场地应考虑以下几个因素。 （1）开业地点一般设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。 （2）场地是否够用，场内空间与场外空间的比例是否合适。 （3）交通是否便利，停车位是否足够。 （4）场地环境要精心布置，要用彩带、气球、标语、祝贺单位条幅、花篮、牌匾 等烘托喜庆热烈的气氛。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
新编秘书实务课件三章 秘书的沟通与协调41页PPT
第三章 秘书的沟通与协调
第一节 沟通概述
一、沟通的概念和种类
（二）沟通的种类 1．按沟通方式分类，沟通可分为口头沟通与书面
沟通。 2．按组织内部信息沟通的方向分类，沟通可分为
上行沟通、下行沟通、平行沟通与斜向沟通。 3．按信息沟通的渠道分类，沟通可分为正式沟通
与非正式沟通。 4．按信息沟通是否存在反馈分类，沟通可分为单
四、协调的内容
1．事务协调。事务协调是指根据领导的意图，对各单位、 各部门之间及单位内部就有关公文制发、会议安排、工作 和生活保障以及行政管理等事宜的协调。
2．政策协调。政策协调是指政策制订中的协调工作和政策 本身所具备的协调性。
3．关系协调。关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所 进行的协调，主要包括对上关系协调、对下关系协调、同 级关系协调、群众关系的协调、领导之间关系的协调、秘 书与领导关系的协调等。
第三章 秘书的沟通与协调
第一节 沟通概述
三、影响沟通的障碍因素
情绪的影响
表达能力
认识上的障碍
知识经验
信息量过大
信息接受 方面的 障碍
理解能力低
外界环境 的干扰
影响沟通的 障碍因素
信息传递渠道 的障碍
沟通的方 式不当
信息发送 方面的 障碍
发送者 信誉
传递环节 过多
第三章 秘书的沟通与协调
第一节 沟通概述
第三章 秘书的沟通与协调
学习目标
通过本章学习，你应能够： 1.了解秘书沟通与协调工作的内容 2.了解造成沟通障碍的原因 3.正确处理与上下级的关系 4.掌握不同关系协调的程序与方法
电子教案模版配色（1）
第三章 秘书的沟通与协调
引入案例
不会说话的打包机
新编秘书实务课件-第四章 会议组织与服务-文档资料
第四章
第二节
会议组织与服务
会议筹备阶段的会务操作
实用范例
高职高专教育文秘类专业 基础课程骨干教师培训 班通知 请见教材第76页。
第四章
第二节
会议组织与服务
会议筹备阶段的会务操作
二、准备会议材料与物品
（一）需要准备的内容 1．需准备的会议文件资料 （1）会议的指导文件。如上级下发的政策性、部署性文件 （2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、经验介绍材料等。 （3）会议程序文件。包括议程文书、日程、程序等。 （4）会议参考文件。如统计报表、技术资料等书面材料。 （5）会议管理文件。包括会议通知、保密制度等文件。 2．需准备的会议物品与设备 常用文具、印刷设备、会场装饰用品、视听器材、通信设施、 交通工具、生活卫生用品、专门用品等。
第四章
第二节
小识
会议组织与服务
会议筹备阶段的会务操作
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到 等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和 资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工 作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服 务和对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工 作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、 保密工作。
会议名称
会议时间
会议议题
第四章
第一节
会议组织与服务
会议概述
三、会议活动的基本要素
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 电子教案模版配色（1）
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4
会后工作
正文
①前言：前言是用最精炼的文字，概 括地交代总结的基本内容，如总结 的主要内容、时间、地点、背景、 事件经过等； ②主体：主体部分是总结的重点， 一般要阐明成绩与经验，即对过去 工作实践中所获得的物质成果或精 神成果、取得的优异成绩及其成功 的原因与条件进行分析归纳； ③结尾：会议总结结尾要简明扼要， 短小精悍。
落款
会议总结的落款要 写明总结的单位名称 以及成文年、月、日， 即署名和署时。落款 可以写在标题之下， 也可以写在文尾。如 果在标题中已标明了 总结的单位名称，落 款中这一部分便可以 省略。
四、会议经费的结算工作
会后工作
1．收款工作
很多会议需要与会代表向主办方支付一些必要的费用，如培训费、住宿费、资料 费、餐饮费等，这就要求会务工作人员做好会议经费结算工作。
会议现在即将结束。
任务分析
教师对各项任务如何完成进行全面详 细地分析，点燃学生的激情，引领学生 成功完成任务。学生分组，以6人或8人 组建团队，共同完成以上任务。
一、会场善后工作与安排与会人员立场
1．会场善后工作
会后工作
清理会场
归还所借物品
结算会议支出费用
一、会场善后工作与安排与会人员立场
1．安排与会人员离场
（1）安排与会人员返程 （2）安排与会人员离场需注意的细节 （3）送客礼仪
① 握手告别，送客出门； ② 提醒与会者携带好个人物品； ③ 送客真诚，送离视线；
会后工作
二、会场文书工作
会后工作
1．会务文件与会议案卷
（1）会务文件的分类。 ① 会前文件。会前文件按用途可细分为三小类：用于会务管理方面的文件；用于会议参考方面的文件；
另一种汇编是供学习使用的