文件控制程序(HBG02-01-B-0)
01#-文件控制程序
01#-文件控制程序Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/71 目的为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。
3 术语和定义（无）4 职责4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。
4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。
4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。
4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。
4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。
5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）5.1 文件的分类5.1.1 内部文件内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括：a）管理手册——一级文件；b）程序文件——二级文件；c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。
5.1.2 外来文件Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次： 3/7外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范；c）其他与QHSE 管理有关的文件。
文件和资料控制工作程序流程图Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 4/7Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 5/7例如：Q/YZB—GL—年份文件顺序号（均从01、02、03……）单位代码（如总经理办公室、检维修二车间……）管理文件（也可能为ZD、ZY或XM……）企业标准/公司代号上述编号表示，由总经理办公室2012年编制的08号管理类文件。
文件控制程序
文件制修订记录1、目的为使本公司品质环境安全体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门，避免逾期失效的文件遭误用。
2、范围本程序适用于本公司内部制定的文件表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准。
3、职责权限3.1.内部文件权责面、工程图图纸、相关检查基准的归口管理；负责受控文件的新本发放旧本回收。
4、定义4.1.第一阶文件：品质环境安全手册：简要说明品质环境安全系统如何满足国际标准要求。
4.2.第二阶文件：程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情。
4.3.第三阶文件：指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准，相关规章制度，说明如何做的文件。
4.4.第四阶文件：表单格式：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。
4.5.外来文件：客户、政府机关、社会团体等相关方发送的关于产品质量、环境有害物质、质量和环境管理体系等要求的文件、文书（包含图纸、图面、检查基准、作业指导书和法律法规等）。
5、工作内容：5.1.文件编写规则：（程序书规定框架，参见附件）5.1.1书写规定,文件内容统一使用“五号”字体：5.1.1.1.第二阶文件格式如下：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填写“无”]（5）作业内容（6）附属文件（7）表单（8）三阶文件5.1.1.2.文件页次格式：第页共页。
5.1.1.3.各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。
5.1.2.文件经3．1权责主管核准后即可制订。
5.2.内/外部文件编号系统5.2.1.一，二阶及外部文件编号(公司代码) (系统别) (文件阶层) （流水号）5.2.1.1.公司代码：以ABC代表惠州ABC精密技术有限公司；5.2.1.2.系统别：[Q]代表品质体系文件；[G]代表共用性文件；[E] 代表环境体系文件。
[S ] 代表职业健康安全体系文件[T] 代表IATF16949体系文件5.2.1.3.文件阶层：以A，B，C,分别代表一、二、三阶层文件，外部文件可直接使用已有的编号。
001文件控制程序
分放号：受控状态：版本号/修改状态：B/0 文件编号：LW-CX-01-2009文件控制程序编制：审核：批准：2009年07月01日发布 2009年9月01日实施黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司文件控制程序1目的通过对管理体系运行有关文件的控制，确保各相关部门都能使用现行有效的文件。
2 范围适用于公司管理体系文件（包括相关的外来文件）的控制。
3 职责3.1企管部负责质量/环境/食品安全管理体系文件的归口管理，控制文件发放、收缴、借阅、销毁，并建立公司《受控文件清单》；办公室负责行政管理文件的归口管理，控制文件的发放、收缴、借阅、销毁；所有文件的原始版本由办公室负责统一存档。
3.2企管部负责编制、修订《质量手册》；3.3相关部门负责编制其相应的程序文件和作业指导书，并对文件进行识别和保管。
4 工作程序4.1文件控制流程图(省略)4.2文件分类4.2.1公司管理体系文件分为受控文件和非受控文件两大类。
a）受控文件：管理体系覆盖部门使用的与体系有关的文件以及与体系有关提供给第二方、第三方审核的文件均为受控文件。
b）非受控文件：不在管理体系覆盖部门现场使用，用于交流、参考或一次性发给顾客的文件为非受控文件，这些文件不受管理体系文件更改或换版的控制。
4.2.2公司文件分为三个层次管理。
第一层文件为《质量手册》（含质量方针、质量目标）；第二层为《程序文件》；第三层为《作业指导书》（包括：管理制度、工作制度、产品标准、涉及的法律法规、行业规范、相关记录表格等）。
第三层文件主要分为两类：a)支持性文件包括：相关管理制度、操作规程、作业指导书等。
b)策划性文件包括：前提方案（PRP(s)）、操作性前提方案（OPRP(s)）、HACCP计划（CCP）、、记录是一种特殊文件，对质量管理记录的管理，执行《记录控制程序》。
4.3文件的编写、批准和发布4.3.1所有文件发布前，应得到相关人员批准，以确保文件是充分适宜的。
4.3.2质量手册由企管部部负责组织编制，管理者代表审核，总经理批准。
01文件控制程序
文件控制程序1目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司质量管理体系所要求的文件得到有效控制。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 有关术语3.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。
3.2管理性文件：质量管理体系除技术性文件以外的文件，如各种工作程序、工作规范等。
4 职责4.1行政人力资源部是管理性文件控制的归口行政人力资源部门。
负责检查监督各单位管理性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审；负责建立公司范围内使用的各种与质量管理体系有关的管理性文件目录清单；负责公司范围内使用的管理性文件的发放。
4.2公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准《质量手册》和第二层次程序文件的发布。
4.3主管各线的公司领导负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。
4.4管理者代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件，确认会签公司范围内使用的与质量管理体系有关的管理性文件。
4.5 各单位负责编制公司范围内使用的与质量管理体系有关的管理性文件及作业性文件，由各单位行政一把手审批。
4.6销售部负责外来技术性文件的接收、识别、转发。
4.7 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。
4.8各单位负责建立本单位使用的与质量管理体系有关的文件的清单，并进行管理。
5 工作流程图5.1.1公司《质量手册》和第二层次《程序文件》控制工作流程图5.1.2公司《质量手册》和第二层次《程序文件》控制工作流程标准5.2.1第三层次管理性文件控制流程图5.2.2第三层次管理性文件控制工作流程标准5.3技术性文件的管理按QG/XX《技术性文件管理规范》执行6 补充说明6.1 文件管理6.1.1编制人员应对发放的文件编制文件编号和发放号，要保证其唯一性。
01文件控制程序
4.2 文件的编制、审核和批准 a) b) c)
HDJ -XX
韩电集团
文件编号 版本号/修订号 页码
HD/B01-2010 3.0 第 2 页 共 5 页
文件控制程序
注：如凯峰电器，则为 HDJ-KF/XX-XXX-XXXX； 韩电电器，则为 HDJ-HD/XX-XXX-XXXX； 线缆公司，则为 HDJ-XL/XX-XXX-XXXX。 4.4 相关表格编号 4.4.1 程序文件表格编号 子公司英文字母代号 表格顺序号 代表表格 相关程序文件代号 公司名称代号 子公司共用表格为 HDXX-BXX 韩电电器为 HDXX-BXX-A 凯峰电器为 HDXX-BXX-B 线缆公司为 HDXX-BXX-C 4.4.2 HD XX － BXX_—X
文件的换版与作废 更换后的版本号版本号用 1、2、3……表示，1 表示未换版状态。
4.8.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度更改时应进行换版。原版文件作废、换发新版文件， 4.8.2 失效或作废的文件由文件发放部门按原发放范围从所有使用场所及时收回，并填写 HD01-B03 “文件销毁记录”，作废文件加盖“作废”印章，由文件发放部门负责人批准后统 一销毁。需作资料保留的作废文件，经文件批准人批准后由文件管理员加盖“保留”印章方 可保留。 4.8.3 体系文件持有者因工作调动或其他原因离开原工作岗位，应交回持有的文件。 4.9 文件的管理 4.9.1 受控文件经编制审核批准、外来文件经识别有效性后，由各部门列入 HD01-B02 “有效文 件清单”，并控制其发放。 4.9.2 管理体系文件原稿由体系办（部）统一保存，各部门负责保存相关的带有受控标识的文件， 文件应有序、分类的加以保存以便识别、存取和查阅。 4.9.3 任何人不得在受控文件上随意划改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
文件控制程序
文件控制程序编号：文件控制程序编制:审核:批准:×××××××××公司文件控制程序编号：修改页文件控制程序编号：前言文件控制程序是依据GB/T19001—2008《质量管理体系要求》和GJB9001B—2009《质量管理体系要求》，以及公司《质量手册》，并结合公司的实际编写的。
文件控制程序中的宋体为GB/T19001—2008的全部要求，楷体字为GJB9001B—2009所增加的要求。
本公司的民品执行以宋体表述的内容；军品执行两种字体表述的内容.本程序从文件控制的目的、范围、职责、工作程序等几个方面进行了编写，让公司质量管理体系有关文件得到控制.本程序最终解释权由本公司所有.文件控制程序编号：目录1. 目的 (1)2．范围 (1)3．职责 (1)4．要求和工作程序 (1)5．相关文件 (6)6．相关记录 (6)文件控制程序编号：1.目的对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到和使用的文件均为有效版本.2.范围适用于本公司与质量管理体系有关文件的控制.3.职责3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核.。
3.3 质量部负责实施质量手册、程序文件及相关管理文件的编写管理及所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门负责相关文件和资料的编制及外来文件的使用管理保管。
4.要求和工作程序4.1 文件控制过程4.1.1 文件控制过程及输入是通过策划提出的体系文件编制计划和要求，其输出是经过批准发布使用的有效体系文件。
文件控制的活动是：策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使用、管理、贮存、更改、再版、作废、回收、销毁等活动。
4.1.2 文件控制过程流程图见图4.2-1-1.4.2 文件的分类4.2.1 按文件性质分类a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；b）程序文件；c）公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录，其中又可分为管理类、技术类和行政类文件，具体如下：——管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件.——技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件；——行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等.d）标准要求的记录；e）外来文件：法律法规、标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料.文件控制程序编号：4.2.2 按文件载体分类：文件控制程序编号：a）纸介质文件；b）非纸介质文件文件控制程序编号：文件控制程序编号：4.3 文件的编号4.3.1 质量手册、程序文件和其他体系文件的编号原则：以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章节号、短横线、发布年号为分母，分子与分母之间以斜线隔开。
01程序文件--文件控制程序
程序文件GB/T19001-2000
文件控制流程
FHC.JL.001 质量管理体系文件发放/回收登记表
注：文件丢失、作废及其时间等在备注栏中注明
FHC.JL.002 质量管理体系文件清单
内部□外来□
部门：第页
FHC.JL.003
申请表
更改文件□物业交接验收□
设计□
合同□固定资产购置□
经办人：申请日期：年月日
FHC.JL.004
通知单
更改文件□工程整改□审查意见□设计□交付使用□安全检查□
合同□
发出部门：年月日
FHC.JL.005 质量管理体系文件借阅/复制登记表
第页
FHC.JL.006 质量管理体系文件作废纪录
第页
FHC.JL.007
文件处理单
山东凤凰城发展有限公司年月日。
B-01文件控制程序-0926
1.目的：对公司“一体化”管理体系有关的文件进行控制，确保所有质量、环境及职业健康安全活动的场所使用文件为有效版本，以防止使用失效或作废文件。
2.范围：适用于与“一体化”管理体系有关文件的控制。
3．职责3.1总经理负责批准发布“一体化”管理文件。
3.2管理者代表负责组织“一体化”管理文件的编制与审核。
3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4综合管理部管理体系组负责公司所有体系管理文件的归档和管理。
3.5技术研发部负责技术、研发文件的编制、管理，部门总监负责文件审定。
相关技术文件由技术研发部整理备份，按年度归档，交综合管理部管理体系组统一编号保存。
3.6综合管理部管理体系组负责与体系相关文件的发放、日常管理，按年度定期归档，统一编号保存。
4.工作程序4.1文件分类4.1.1文件的分类a）管理手册、形成文件的方针和目标（可在“一体化”管理手册中声明）。
b）程序文件。
c）流程性文件，包含管理标准（包括各项管理制度）、工作标准（岗位责任制和任职要求等）、技术标准（国家标准、行业标准、作业指导书、检验规范等）。
d）记录。
4.1.2文件的编号（按文件编号导则执行）4.1.3文件发布前均需按文件编号规定统一编号。
4.2文件的编写、审核、批准、发放、回收文件发布前得到批准，以确保文件是充分的、适宜的。
4.2.1文件的编写、审核a）“一体化”管理手册由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
b）程序文件及其他管理文件由综合管理部管理体系组组织各责任部门编写并由管理者代表审核后，总经理批准。
c）技术及研发文件由技术研发部项目负责人组织编写，技术研发部经理负责审核，总工程师负责批准。
4.2.2文件的发放、回收a）文件发放、回收由综合管理部管理体系组执行，发放或回收文件时，均应填写《文件发放、回收记录》，确定发放范围、时间，接收人员签收。
b）文件发放应确保使用处获得有效版本的适用文件。
c）采用电子文档发放体系管理文件时，电子版需应用总经理及管理者代表电子签名的PDF格式文件，由综合管理部管理体系组加使用部门受控章后发放,仅限各部门内部使用。
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编制
丁平峰
江苏宏宝五金股份有限公司
文件控制程序
审核
批准
1目的
通过对管理体系运行的有关文件实施控制，确保相关场合所使用文件的适用性和
有效性。
2适用范围
本程序适用于与管理体系运行有关的文件的控制。
3职责
3.1办公室负责管理手册的编制工作。
3.2各相关部门负责与本部门有关的程序文件的编制。
3.3档案室负责文件的归档、借阅等管理工作。
3.4办公室负责管理体系文件、公司管理制度和适用的外来文件的控制和管理。
3.5技术研发部负责技术文件的收集、汇总和存档工作。
3.6各职能部门负责本部门与体系运行有关文件的控制和管理工作。
4工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件的范围和分类
――管理体系文件：综合手册、程序文件、作业指导书及记录表式等；
沿用原文件发放号，并将破损文件加盖“作废“章，按4.9执行。
4.4.4当文件使用人文件丢失后，应到文件主管部门申请领用手续，并在原发放登记 表上注明丢失和补发日期。
4.4.6外来文件的发放参照上述条款执行。
4.5文件的复印
4.5.1一般性及非保密性文件需复印时，由专人进行复印。对于保密性文件的复印，
4.2文件的编制
4.2.1管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。
4.2.2程序文件由各相关职能部门负责编制。
4.2.2技术性文件由技术研发部负责编制，如产品企业标准、检测规范、工艺规程、 操作规程、作业指导书等。
4.2.3公司企业管理文件、规章制度等由办公室负责组织编制。
4.2.4其它文件如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环保、安全、卫生 等由各相关部门负责编制。
4.8.6文件一般经四次更改后或进行了大幅度的修改时作换版。原版次文件作废，按4.9作废和销毁条款执行。
4.9文件的作废和销毁
4.9.1有下列情况之一的文件可作“作废”处理：
a、多次修改已换版的；
b、破损严重需重新更换的；
c、已过有效使用期限的；
d、由于各种原因已失效的或失去使用价值的。
4.9.2文件“作废”后，由档案室或主管部门收回所有“受控”版本，划掉“受控” 章，加盖“作废”章，并在《文件发放、回收登记表》上作用好记录，回收的作 废文件，一律加盖“作废”章，以防止误用。
4.6.3文件持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。
4.6.4公司员工需借阅文件时，需经档案管理员同意，并在《借阅登记表》上签字登 记后即可借阅。
4.6.5对非公司员工需外借文件的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经批 准同意后方可借阅。
4.7文件的评审
4.7.1对于在各种场合下，评审不合格项所采取纠正和预防措施，并审定是否需要修 改文件，若需修改。按4.8执行。
4.8.4文件的更改可根据情况采用下列三种方法之一：
a、采用附页更改的方式，文件持有者签收更改页，并纳入文件中；
b、采用换页更改的方式，将文件原页抽掉并由发放部门回收，纳入更改页，但需
注明版次或更改次数。
c、采用在原文件上进行更改的方式，文件持有者在原文件上进行更改，必要时注
明更改人、日期。
4.8.5对4.8.4中a、b更改后的发放，需在《文件发放、回收登记表》上，由收到更 改页的人签字确认。
4.7.2在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文件不适宜时应提出文
件评审，若需修改，按4.8执行。
4.8文件的更改和换版
4.8.1发行的文件不适用时，由原文件编制部门提出申请，经主管部门同意后，由文
件编制部门进行修改。
4.8.2如合同有规定时，文件更改应征得顾客的同意。
4.8.3文件修改后，由编制部门按《文件发放、回收登记表》上原发放名单，对受控 文件在规定时限内逐一实施更改，同时，需更改存档文件。
其中：HBGf弋表江苏宏宝五金股份有限公司
02代表第二层次文件（程序文件）
B代表版本号
0代表修订号
C、规章制度代号
XXX03-001-0
其中：XXX代表部门代号（注°
03代表第三层次文件
001代表序列号
0代表修订号
D记录的标识
XXX-XX
其中：XXX代表部门代号（注°
XX代表记录编号
注1:部门代号为：办公室（包括信息中心、档案室）HBB;采购部HBG财务部HBC营 销部HBX设备科HBS计划科HBD技术科HBJ品管部HBZ研发部HBY投 资发展部HBE
对受控文件发放前应加盖“受控”印章予以标识。
4.4.2受控文件发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文
件领用人应在《文件发放、回收登记表》上签收。
4.4.3当文件破损严重影响使用时，文件领用人应到文件主管部门办理更换手续，交
回破损文件，补发新文件，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍
应由办公室负责人同意后方可复印。
4.6文件的管理
4.6.1各部门要对本部门内使用的文件加强管理，确保在现场使用的是相应文件的有
效版本。档案室负责文件的归档管理工作，并要在《档案资料移交清单》上作好
记录。
4.6.2受控文件由部门负责人、档案员或文件使用人妥善保管，确保文件保持清晰、 易于识别，不得随意借阅和涂改。
――公司管理类文件：包括技术标准、工艺规程（规范）及管理制度等文件；
——外来文件：法律、法规、标准及各种外来文件。
4.1.2文件的标识方法
A、管理手册的标识
HBG01-B-0
其中：HBG弋表江苏宏宝五金股份有限公司
01代表第一层次文件（综合手册）
B代表版本号
0代表修订号
B、程序文件代号
HBG02-B-0
4.3.4设备管理类文件由设备科负责人审核，报制造部负责人批准。
4.3.5企业管理类文件由办公室审核，报总经理批准。
4.3.6其它文件经相关部门负责人会审后，由主管部门负责人批准。
4.3.7对直接应用于生产、检验的各类外部技术文件，要经技术研发部负责人批准。
4.4文件的发放
4.4.1文件发放部门应对文件规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态）
4.2.5文件的编制必须规范、适用、完整和统一，并按4.1.2规定进行标识。
4.2.6文件编制后，应规定其版次、发布、实施日期等内容。
4.3文件的审核、批准
4.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2程序文件由办公室负责审核，由管理者代表批准。
4.3.3技术性文件由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管批准。