文件控制程序表格格式
文件控制(表格模板、doc格式)
文件制定、校对、审批、发行
※要输入到电脑中的数据：
序号
输入的数据
数据类型
最大可能长度
备注
1
部门名称
字符
20
下拉选择
2
文件编号
字符
12
ISO人员点“校对”选项时，系统自动根据文件类别生成文件编号：公司英文名（AUSSCO）+斜杠“/”+文件类型(2位)+流水号(3位)，如：AUSSCO/QM001
“文件校对”操作界面见附件A0004（2）；
ISO人员进入此操作界面时，当前界面需显示所有未校对的文件，用户可选择查询、输入查询条件后检索，显示指定条件的文件。在当前显示页面中，双击对应的文件所在行进入界面附件A0004(1),点修改，修改完成后，点选“校对”选项，选择审核文件的人员（注：审核人员选项预设工厂经理/厂长级人员，选择后的审核人员名字显示在其下方的框中），OK后点“保存”按钮即可。
数字
11
系统自动生成流水号：日期(8位)+流水号(3位)，如:20080808001
9
校对/日期
字符/日期
8/8
校对后点选“□”以“√”显示，其后系统自动生成校对人的名字，校对日期
10
审核/日期
字符/日期
8/8
审核时点选“□”以“√”显示，其后系统自动生成审核人的名字，审核日期
11
核准/日期
字符/日期
5
修改
发行后的文件修改，修改后的文件须再次校对、审批、发行
在教材中要呈现很多细腻的生活场面和真实案例。然而教材中的范例只是一种提示，它并不是唯一的或最好的。因此，老师要通过这些提示去整体把握教材，既可以利用这些范例丰富学生的认知和情感体验，又可以根据自己的教学需要进行隔离的取舍。或适当加以拓展！虽然是《思品与社会》界面描述
文件管理及记录控制程序(含表格)
文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。
1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。
1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。
3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。
3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。
3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。
3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。
反之称为非受控本。
3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。
3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。
3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。
3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。
3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。
文件控制记录表格
呼建发[2011]61号
1
毕学军
2011-5-5
市住建委
关于印发《呼伦贝尔市推广使用塔式起重机安全监控系统实施细则》的通知
呼建发
[2011]62号
1
毕学军
工会
于万学
归档
5
2011-5-13
市住建委
关于印发《2011年呼伦贝尔市建筑安全生产工作安排》的通知
呼建发[2011]104号
有效文件
程序文件
1
91
材料供应部
毕宗江
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
（2011）第07号
有效文件
程序文件
1
91
办公室
季艳辉
发文登记表
编号：HFJA-CX-01-01-2009
发放
日期
文件编号
分发号
受控
状态
文件标题
份
数
页
数
发往单位
收文人
签字
2011-10-1
HFJA-CX-01-03-2011
蛙式打夯机安全操作规程
管理文件
58
HFJA/GL-33-2011
磨石机安全操作规程
管理文件
59
HFJA/GL-34-2011
机修工安全作业要求
管理文件
60
HFJA/GL-35-2011
手拉葫芦安全操作规程
管理文件
61
HFJA/GL-36-2011
千斤顶安全操作规程
管理文件
62
HFJA/GL-37-2011
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
文件控制程序(2015版ISO9001+2016版ISO13485医疗器械生产质量管理体系文件)
文件编号:YPIQEP-01文件名称：文件控制程序核准：杨x维核准日期：2016.12.13 制作部门：品质部审核：吕x豪审核日期：2016。
12.13 制作者：孙x妮制作日期：2011.11.15 变更日期：2016。
12.13 版本识别:第2版文件□建立■修改□废止履历表表单编号：YPIR-180-047 版本：2 生效日期：2016.12.13对质量、环境管理体系有关的文件进行控制，确保各部门及时得到并使用有效的版本。
2范围2.1本程序适用于公司质量、环境管理体系文件的控制和管理，包括公司内部形成的文件和适用的外来文件。
公司内部应形成的质量、环境管理体系文件：2.1.1一级文件：质量、环境手册（含质量、环境方针和质量、环境目标)；2.1.2二级文件:程序文件；2.1.3三级文件:管理办法、图纸、BOM、操作规程、作业指导书、检验规范、变更通知单等；2.1.4四级文件：表单。
2.2适用的外来文件:2.2.1法律法规、标准；2.2.2顾客或供方提供的图样、技术文件等。
3定义3.1主文档(DMR)：阐明器械将如何生产，包括试验和接收准则的以器械设计活动为基础的文件汇编。
包括: 3.1.1原材料、标识、包装材料、部件和医疗器械的规范；3.1.2零部件清单；3.1.3工程图纸；3.1.4软件程序；作业指导书、包括设备操作;3.1.5适用时,灭菌过程的描述；3.1.6质量计划；3.1.7制造/检验/试验程序和接收准则。
4职责4.1总经理：负责质量、环境手册的批准。
4.2管理者代表：负责质量、环境程序文件的批准。
4.3DCC：负责文件的登录、印发、回收、销毁及文件正本的保存。
4.4各部门:负责本部门文件的编制及使用保管。
5作业程序5.1文件编写、会签、批准5.1.1文件编制格式5.1.1.1品质部在共享“\\192。
168.0.218\loo\Systems\4 文件编制格式”文件夹，供各部门编写文件时使用。
文件控制程序
用“Q”、“E”“C”“O”分别表示质量、环境、质量与环境及职业健康安全共有、职业健康安全管理体系文件。
5.1.3.5记录表单编号
记录表单的编号方法为：
X……X—FYY
序列号，从01开始。
“F”表示为表格。
产生该表单的原文件编号
5.1.3.6其它文件编号
按照需要由相应部门自行规定，但应遵循简洁性、唯一性和易于识别的原则，如外来文件、产品标准、规格说明书及图纸编号等。
5.2.3文件作较多内容修改且涉及的页面较多时，应更新文件版本号。反之，只需变更相应修改页面的修订次数即可（注：当更新版本号时，文件所有页面的修订次数均为0）。
5.2.4当文件的修改仅引起文件的部分页面的修订次变更时，可以只发放相应的修订后的页面及“修订履历”页（特别是对于页数较多的文件），此时，修订履历页需经审批权限人员签名确认。如选择发放文件的所有页面，则修订履历页签名栏不适用。
注：若文件仅作为公司向顾客展示的资料或用作其他用途，而非用于直接指导生产和品质控制，可复印该文件，且无须加盖受控章。文件更改或换版时，非受控文件旧版由使用部门/人员自行作废处理。
5.5.5收文人员接收文件时，在《文件/记录分发/回收表》（DD/OR）的“签收人”栏签名确认。如系文件修改，在收文人员将旧版文件交回文控中心/工程部的同时，须由文控中心/工程部在“回收记录”栏予以说明。文控中心/工程部在回收文件时应注意被回收文件的页数及内容的完整性。所有回收的旧版文件应及时销毁。
目录
章节号
内容
页次
文件审批及目录
1
修订履历
2
1
目的
3
2
适用范围
3
3
应用时机
3
文件控制程序含表格
文献控制程序（IATF16949/ISO9001-/ISO14001）1.0目的1.1 为了规范公司的文献管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文献或资料的符合性、适宜性和有效性，避免作废文献或资料的非预期使用，特拟制本程序。
2.0合用范畴2.1 公司全部与产品或服务有关的管理体系文献、资料、图纸、电子文档等，涉及外来文献。
3.0定义3.1一级文献：手册类文献。
该类文献是针对某项管理而制订的大纲性、根本性文献。
3.2二级文献：程序类文献。
该类文献是针对某项管理和作业而规定的工作过程和次序，它是对手册类文献的支持。
3.3三级文献：分技术文献、管理规定、外来文献三类。
技术文献含工位作业指导书、工艺参数、检查原则、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文献引出的作业指导、各部门制订的规章、规定、制度类。
外来文献含各类公司同意采用的国际、国家、部级、行业、地方的原则、法律法规和客户或供应商提供的文献等。
3.4四级文献：统计、表格、联系单等。
3.5外发文献：指公司向客户、供应商或者其它单位发放的公司内部使用的文献。
4.0重要职责与权限4.1总经理：负责质量手册的审核和同意。
4.2管理者代表：负责手册编制、程序文献、外来文献和外发管理类文献的同意。
4.3行政部：负责公司文献的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文献管理工作进行稽核与监督。
4.4各职能部门：负责各部门程序文献的编制，及三级、四级文献的编制和审批。
4.5各部门文员负责本部门的文献管理，文献管理应根据本部门的文献特点对其进行定时整顿和归档，归档后的文献应选择适宜的方式对其进行分类、标记和保管，方便于查阅。
5.0作业流程图（参考附件）6.0流程内容6.1文献的拟制、会签、审核与核准6.1.1文献编写规定。
6.1.1.1受控文献的格式不作统一规定，但必须包含下列内容：文献名、文献编号、文献版本、生效日期、制订人、审核人、同意人。
IATF16949文件资料管理程序含表单
IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。
保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。
2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。
3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。
各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。
将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。
4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。
4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。
4.1.4第四级：表单、记录。
为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。
4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。
4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。
实验室文件和资料控制程序(含表格)(参照模板)
文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。
2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。
3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。
4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。
4．1．2第二级文件：程序文件。
4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。
4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。
4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。
4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。
4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。
其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。
4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。
4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。
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文件控制程序表格格式 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
受控章
1.目的
规定适当的程序，对质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、回收进行控制，以确保公司各场所使用的文件均为有效版本。
2.范围
适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3.定义：无
4.流程
5.要求
总则
质量方针、质量目标的控制按质量手册的控制执行。
质量记录的控制按《质量记录控制程序》的要求执行。
质量手册、质量程序文件、工作文件、外来文件的控制按本程序的以下要求执行。
文件的编制
总工程师负责遵照ISO 9001：2000质量管理体系国际标准的要求，结合公司实际情况编制质量手册。
行政部负责各相关部门遵照ISO 9001：2000质量管理体系国际标准的要求，结合公司行业特点编制相应的质量程序文件。
各责任部门依照公司质量手册及质量程序文件的有关要求，根据相关过程开展的要求编制该过程所需的工作文件。
文件的编号按的要求统一进行，以易于识别和检索。
文件编制人员应在所编制的文件上签名表示确认。
文件的批准
文件审核人负责确定以下事项：
A.文件内容正确并符合要求；
B.文件编有正确的文件名、文件号及版本号；
C.签名表示确认。
文件批准人负责：
A.批准文件及文件分发范围；
B.文件以批准人签名后生效。
管理者代表负责文件的审核；总经理负责文件的批准。
文件的发放
行政部负责文件的发放和文件原稿的存档。
文件发放人负责：
A.确认要发行的文件的原稿有各权责人原笔迹签名；
B.按文件首页的“分发范围”确定文件分发数量并用原稿复印相应数
量的文件；
C.在文件首页上盖上红色[受控]章，注意文件原稿首页不应盖章；
D.将文件名称和分发范围、分发号登录于“文件分发记录”（每份文
件应具备一份独立的分发记录）；
E.在[受控章]处填上相应的“分发号”，按照“分发号”所对应的“分发
范围”将文件分发到对应的部门或个人；
F.要求文件接收人员在“文件分发记录”上签名确认；
文件的更改：
如涉及文件内容的更改，由原文件编写责任部门或个人填写“文件更改申请单”，
经原审批人审核批准后进行更改作业（当原审批人不在职时可由其
代理人审批）。
如仅涉及错字或字数的删减等的更改，由原文件批准人直接在文件上更改，并在更改处签章。
文件作较小幅度（不涉及页数的增减时）修改时，行政部负责收回文件撤换更改页并及时调整文件更改页的修改状态号（从0到9），将
更改情况及更改后生效日期登录于文件首页后重新分发，收回的更
改页予以销毁处理，文件原稿更改页盖[作废章]标识并予以保存。
文件经多次修改（修改状态号从0升到9时）或文件需进行大幅度（涉及到页数增减时）修改时应进行换版，更改文件版本号（从A，
B，C，D ┄┄），行政部负责将旧版次文件收回予以销毁处理，
对旧版文件原稿盖[作废章]标识并予以保存，按和要求审批分发新
版本文件；
文件的评审：
体系文件的适宜性评审及其必要的更改按管理评审要求进行。
文件的管理：
文件经审核批准后，行政部负责将相关文件及时列入《文件目录》；
行政部负责对文件原稿应予以建档保存，各部门负责对所使用的文件的建档，文件的建档保存参照《质量记录控制程序》有关要求执行；
各相关部门负责对电子媒体类文件资料（如存于计算机硬盘或软盘上的文件）予以备份管理，文件的读写及修改权限应予以明确规定并定
期进行杀毒处理；
文件使用人员在使用文件时应确认该文件为盖有红色“受控章”的有效版本，发现文件内容有误时应及时联系行政部予以处理。
文件使用人员应妥善保管好文件，不得在文件上随意涂改，以保持文件整洁无损，发现破损、掉页现象应及时联系行政部予以更换。
未经文件批准人授权，任何部门或个人不得擅自复制受控文件，如需要可以向文件批准人申请。
行政部负责在每次审核（内部和外部）前全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
文件的编号准则：
质量手册（QUALITY MANUAL）： QM – 01
质量程序文件：
采用6码编号,其规定如下:
□□—□□—□□
①②③④⑤⑥
A.①②为文件类别代码QP，表示质量程序文件(QUALITY PROCEDURE)
B.③④为文件代码，对应ISO9001：2000标准的章节号（取前两位）
C.⑤⑥两码为流水号,自01～99号，依据需要编号。
例: 文件控制程序(QP-42-01)
QP - 42 - 01
┬┬┬
││└─文件控制程序
│└─文件控制
└─质量程序
工作文件：
采用9码编号，规定如下：
□□□—□□□□—□□
①②③④⑤⑥⑦⑧⑨
A.①②③为公司代码：THX——龙岩天和祥风动工具有限公司
B.④⑤⑥⑦为对应的程序文件代码（无相应程序文件时，代码
⑥⑦用“00”标识）
C.⑧⑨为文件流水号
例如：THX－4201－01 与《文件控制程序》相关的文件之一。
质量记录
采用9码方法编号，其规定如下:
□□□□□□□□—□
①②③④⑤⑥✍✍✍
A.①②为文件代码QR，表示“质量记录”
B.③④⑤⑥为对应的程序文件代码（无相应程序文件时，代码⑤⑥用“00”标识）
C. ✍✍为本程序相关的质量记录的流水号；
D. ✍为质量记录的版本号。
外来文件管理规定
外来文件的收集和建档
A.行政部负责通过政府部门、行业主管机构、报刊等渠道及时收集
与本部门运作相关的法律、技术规范、技术标准并建档保存。
B.供应部负责设备、工具、仪器、检测器具的技术资料的收集和建
档保存。
C.供应部负责所采购材料的合格证明材料的收集和建档保存。
外来文件（相关法律、技术规范、技术标准部分）的发放
A.总工程师审阅并确定传阅或分发范围。
B.如需分发，按要求做好分发记录。
外来文件的借阅
A.借阅人根据需要借阅相关文件；
B.保管人员负责对出借的相关文件予以登记，并要求借阅人在登记
表上签名；
C.借阅人应妥善保管好相关文件并及时归还；
D.相关文件归还后，保管人员应予以登记并及时归档.
外来文件的更新
A.行政部负责及时收集外来文件（相关法律、技术规范、技术标准
部分）的最新版本，及时收回并销毁旧版文件，需保留的旧版文
件须加盖“作废章”予以标识。
B.对设备、工具、仪器、检测器具的技术资料在设备报废后予以销
毁处理。
C.采购材料的合格证明材料在规定的追溯要求期限后予以销毁处
理。