01#-文件控制程序

01#-文件控制程序Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/71 目的为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。

2 适用范围本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。

3 术语和定义（无）4 职责4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。

4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。

4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。

4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。

4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。

5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）5.1 文件的分类5.1.1 内部文件内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括：a）管理手册——一级文件；b）程序文件——二级文件；c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。

5.1.2 外来文件Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次： 3/7外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范；c）其他与QHSE 管理有关的文件。

文件和资料控制工作程序流程图Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 4/7Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 5/7例如：Q/YZB—GL—年份文件顺序号（均从01、02、03……）单位代码（如总经理办公室、检维修二车间……）管理文件（也可能为ZD、ZY或XM……）企业标准/公司代号上述编号表示，由总经理办公室2012年编制的08号管理类文件。

5.2.2各单位代码规定如下：5.2.3 除上述管理手册、程序文件和作业类文件编号以外，需要时也可采用正邦××字[□□□□（年号）] □□（顺序号）号的形式来行文，但不Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 6/7 要两种编号同在一个文件编号中出现。

5.2.4 随通知下发的制度、规章、规定及三层次文件等重要附件，需要加有文件的编号，以便今后查阅。

5.2.5 外来文件使用原有的编号或标准号，一般不另行编号。

5.3 文件的编制、审批和发布a）管理手册由总经理办公室负责组织编制，经管理者代表审核后，由总经理批准发布；b）程序文件由总经理办公室组织，由各主管部门参与编写，职能部门审签，经管理者代表批准发布；c）三级文件由各主管部门、基层单位负责编写、审核，由主管领导批准发布；d）外来文件由主管领导审批其适用性，需要时转发；e）记录及记录的保存期限随相关文件一起编制，并按《记录控制程序》执行，需要时可另设记录表格；f）体系一、二级文件汇编后统一发布；其它文件根据需要随时批准发布。

5.4 文件的发放、接收5.4.1 内部文件的发放、接收a）管理手册和程序文件汇编由总经理办公室按规定范围和数量发放，填写《文件发放登记表》，文件领用者在签字后领取并做好登记。

b）各职能部门下发文件，由主管领导签发后，到总经理办公室进行下发文件备案，统一编号。

c）三级文件由职能部门或基层单位负责发放。

首先到总经理办公室进行备案然后填写《文件发放登记表》做好发放记录。

d）各单位文件严重破损影响使用时，向原发文部门申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号沿用原文件的分发号，各发文部门将破损文件收回时，必须填写《文件销毁申请表》。

e)各单位文件丢失后，向原发文部门办理申请领用手续，在领用申请中做出说明，原发文部门在补发文件时，编排新的分发号，将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号，需要时应通知有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。

5.4.2 外来文件的接收、发放外来文件由总经理办公室及职能部门负责签收、登记，经公司主管领导审批后根据需要和领导指示，由各主管部门填写《文件发放登记表》发放。

Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 7/7 5.5 文件的管理、借阅、复制5.5.1 文件的管理a）总经理办公室是公司文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的编制、更改控制，负责建立健全公司《文件一览表》，并对体系运行的文件进行监督管理。

b）发文单位和收文单位均应做好文件发放和接收的管理，要建立收发、借阅、销毁登记，履行签字手续，各单位对文件要做好分类收集，可将临时性的或短期的通知、安排等文件与需要长期使用的管理手册、程序文件汇编、规章制度（汇编）、作业指导书等分开管理，每年对文件进行整理，年底做好立卷存档，以便文件的追溯。

机要文件保管必须使用带密码锁的专用铁柜，收发必须建立收、发文件登记簿，严格签字手续，任何人不得将机要文件带出机关。

c）各单位要建立《文件一览表》，及时做好文件登录和保管，并正确使用文件。

5.5.2 文件的借阅受控文件一般不外借，特殊情况需经管理者代表批准方可外借。

相关人员需要查阅文件时，可到总经理办公室或有关单位查阅，填写《文件借阅登记表》，不得带走文件，不得擅自复印。

需要增发时，由文件发放部门按本程序5.4条款文件的发放、接收要求执行。

5.5.3文件的复制确实需要时各部门填写《文件复制申请表》，经本部门负责人审核后进行复制。

复制的文件应加强管理和控制，防止失效文件的使用。

5.6 文件的评审、更改和改版5.6.1 文件的评审一、二级文件的评审由总经理办公室负责组织实施，一般情况下每年进行一次，评审时间一般放在管理评审之前。

当出现下列情况之一时，可增加评审频率：a）发现体系文件发生严重不适宜时；b）组织机构进行重大调整时；c）运行体制发生重大变化时。

文件评审结果应作为管理评审的输入之一。

5.6.2 文件的修改Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 8/7 一、二级文件由各职能部门、各车间提出修改意见，填写《文件修改通知单》，由总经理办公室负责组织、协调，由原文件编写部门修改，按原文件审核和批准权限审批。

5.6.3 三级文件由各主管部门和基层单位及时做好必要的评审与需要时的更改，比照5.6.2条款要求执行。

5.6.4 文件的版本控制5.6.4.1 《管理手册》使用版次按A、B、C、……排序。

需要对某章、条、款、项进行一般性更改或补充的，每修改一次，应填写《文件修改通知单》。

出现下列情况之一时，体系文件应进行换版：a）运行体制等发生重大变化时；b）体系文件做重大改编时；c）一般情况下每三年换版一次。

5.6.4.2 程序文件和三级文件按文件编号的年份区别，根据需要改版。

5.6.4.3 受控版本的文件更改或换版后，必须及时从使用场所撤出旧版本文件，发放新版本文件。

5.7 失效和作废文件的回收与销毁5.7.1 受控文件作废时，由发文部门按《文件发放登记表》逐一收回，填写《作废文件清单》，严禁使用作废文件。

需保留的作废文件应加盖“保留”印章或注明并隔离存放。

5.7.2 总经理办公室或其他有关部门将作废文件汇总之后填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后，统一组织销毁。

5.8 凡与QSHE管理体系运行相关的机要文件，比照以上要求严格进行管理。

5.9 电子文件的管理和控制随着计算机的普及及公司局域网的成熟，无论是管理或生产经营，会大量使用电子文件，各部门、单位要正确使用管理权限，防止对文件的随意更改。

电子文件的管理与控制比照上述工作程序执行。

5.10相关制造产品与工程施工竣工资料的归档公司各单位涉及与压力容器设计、制造、检测有关的资料以及相关的工程竣工资料应按相关的规范、标准要求做好立卷和归档，并做好索引编号长期保存，以便于可追溯性。

归档的产品设计、制造、检测资料及工程资料应符合相关档案管理的规定。

6 相关文件Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 9/7 6.1 《记录控制程序》（Q/YZB-CX02-2012）6.2《法律法规和其他要求获取、更新与合规性评价程序》（Q/YZB-CX03-2012）6.3《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）等。

7 相关记录7.1 文件发放登记表（JL-CX01-01）〈保存期限2年〉7.2 外来文件收发登记簿（JL-CX01-02）〈保存期限3年〉7.3文件一览表（JL-CX01-03）〈保存期限3年〉7.4 文件修改通知单（JL-CX01-04）〈保存期限3年〉7.5 文件借阅登记表（JL-CX01-05）〈保存期限2年〉7.6 文件领用审批表（JL-CX01-06）〈保存期限2年〉7.7 文件复制申请表（JL-CX01-07）〈保存期限2年〉7.8 作废文件清单（JL-CX01-08）〈保存期限3年〉7.9 文件销毁申请表（JL-CX01-09）〈保存期限3年〉。