文件控制程序(HBG-0-B-0)
文件控制程序
修改条款文件更改通知单号修改标记更改日期发布日期： 2014年12月1日编制：袁哲审核：批准：1 目的为确保对公司质量体系运行起重要作用的场所都使用相应文件和资料的有效版本，防止使用失效和/或作废文件。
2 范围适用于与公司质量体系有关的所有文件和资料,包括外来文件，如标准和顾客图纸等。
3 职责3.1质保部是文件和资料控制的归口负责部门，负责质量体系中质量文件的控制。
3.2技术部负责技术文件和外来标准及顾客图纸的控制，办公室负责外来相关法律法规的控制。
3.3各相关部门负责收到文件的保管和正确使用，并作好本部门发布（发放）文件的控制。
4 工作程序4.1文件的分类、编号和状态标识4.1.1 文件的分类a) 质量文件包括质量手册、程序文件及支持性的作业文件等，详见《文件和资料一览表》（管理类）。
b) 技术文件包括工程图样、工程规范、技术标准、设计文件、工艺文件、作业指导书、检验文件和技术管理文件等，详见《文件和资料一览表》（技术类）。
c) 外来文件包括顾客的工程规范、与产品有关的国家（行业和企业）标准、法律法规等。
4.1.2 文件的编号a) 质量文件的编号按《质量文件编号方法》执行。
b) 技术文件、顾客的工程规范编号按《工艺文件图纸编号办法》执行。
c) 外购标准资料编号为标准号。
4.1.3 文件控制状态的标识a) 受控质量文件加盖“受控文件”字样的章，其它质量文件实行编码控制。
b) 作废文件，需保留时加盖“作废”字样的章后存档保留。
c) 技术文件由技术部加盖印章。
4.2 文件的编制、审核、批准与发布4.2.1 质量手册的编制、批准、发布及更改等按“质量手册的管理办法执行”。
4.2.2 质量体系程序由质保部提出目录并确定责任部门，由责任部门组织编制，部门主管审核，经管理者代表批准后，由质保部统一发放。
4.2.3 三级质量文件由各部门组织编制、审核、批准和发布，跨部门的三级文件由管理者代表批准后发布，所有三级质量文件必须报质保部备案。
04《文件控制程序》
B / 0 2012.06.18 张晓清吴金辉秦睿REV/M.S. 版次/修改状态IMPLEMDDATE生效日期COMPILER编写CHKDBY审核APPRODBY批准MODIFI-CATION修改APPRODBY批准GANSU ELECTRIC POWER RESEARCH INSTITUTE甘肃电力科学研究院文件编号：GDK/SYS-2012/B04-4.3文件控制程序版权所有 COPYRIGHT1 目的本程序对实验室管理体系文件的编制、审批、发布、变更、作废进行全过程控制，防止实验室文件的非预期使用，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2 范围适用于实验室质量管理体系所有相关文件,包括：内部自行制订的文件和外来文件。
文件可以是任何类型的承载媒体。
3 职责3.1副院长（管理者代表）确保本院CNAS/CL01:2006及《实验室资质认定评审准则》实验室质量管理体系文件的最新有效性。
3.2质量主管负责本程序文件的有效性。
4 工作程序4.1 文件分类4.1.1 本院与实验室管理体系有关的文件分为：(1) 内部文件：(a) 根据实验室认可准则制定的管理体系文件；(b) 实验室的各种规章制度。
(2) 外来文件：(a) 上级主管机构(国家电网公司、甘肃省电力公司)文件；(b) 法律法规；(c) 技术标准/规范、手册；(d) 制造商手册、说明书等；(e) 客户文件。
4.1.2 根据CNAS认可准则制定的管理体系文件，由四个层次文件组成：(1) 第一层次为描述质量方针、目标和管理体系的质量手册；(2) 第二层次为描述实施管理体系，控制各要素所涉及到的各职能部门活动、各管理活动环节的程序性文件；(3) 第三层次为供操作人员使用的各种作业指导文件；(4) 第四层次为开展预定质量目标的计划类文件和管理活动的见证文件。
包括表格、记录和报告等。
4.1.3 本院管理体系文件分两级管理：(1) 院一级文件：包括质量手册、程序文件、院一级规章制度和管理办法。
文件控制程序
程序文件版本： I 文件控制程序页码： 1/8目录1、目的2、适用范围3、职责4、定义5、工作程序6、相关文件7、质量记录8、流程图编制/日期：吴海燕/2014 12 28审核/日期：甘坤/2014 12 29批准/日期：喻茂华/2014 12 30受控状态：受控4321 2012-07 3；6；8 5.1.4；5.6.4；8 吴海燕更改编号更改单号更改页更改条款更改人程序文件版本： I文件控制程序页码： 2/81 目的规定了质量体系文件、技术文件、外来文件和资料的控制，管理要求、控制程序、记录表单。
其目的是为了保证公司各个场所使用完整、有效的文件和资料。
2 适用范围适用于质量体系文件、技术文件、外来文件、普通文件以及资料的控制。
3职责3.1文管中心负责质量体系文件、技术文件、外来技术文件的归口管理。
3.2各部门负责本部门内的质量体系文件及技术文件、外来文件的使用和管理。
3.3各部门负责部门内的普通文件的管理。
4 定义4.1 受控文件：指现行签署完全、有效的文件。
其出版、发放、更改、换版等均按规定程序控制，并加盖“资料受控”印章（含时间标识）。
4.2 文件分类：4.2.1 管理性文件：质量手册、程序文件、管理性作业文件、质量记录。
4.2.2 技术性文件：产品图纸、FMEA、工装检具图纸、毛坯/粗车图、控制计划、现场作业指导书。
4.2.3 外来文件：法律法规、国家标准、顾客提供标准、规范和图纸、技术文件等。
4.2.4 普通文件：设备操作标准书、作业方法、流程、标准书、检查基准书等。
5 工作程序5.1 各职能部门有关人员根据管理需要制定文件，并按如下规定进行编号5.1.1质量管理体系文件的编号1) Q X XX文件自编检索号(01-99)管理性文件类别代号管理性文件代号程序文件 版 本： I 文件控制程序页 码： 3/8管理性文件类别代号分类为： 手册——M 、 程序——P 、 办法——C 2)版本:X/X第一个X 代表版本更改号,以A-Z 表示,制定时版本为A,第一次改版为B,依次为C,D …Z;第二个X 代表在未改版时的修改次数,以0-9表示,制定时为0,第一次修改为1,依次为2,3…9. 5.1.2技术性文件编号规定技术性文件的编号应按照《技术文件管理办法》。
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文件制修订记录1、目的为使本公司品质环境安全体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门，避免逾期失效的文件遭误用。
2、范围本程序适用于本公司内部制定的文件表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准。
3、职责权限3.1.内部文件权责面、工程图图纸、相关检查基准的归口管理；负责受控文件的新本发放旧本回收。
4、定义4.1.第一阶文件：品质环境安全手册：简要说明品质环境安全系统如何满足国际标准要求。
4.2.第二阶文件：程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情。
4.3.第三阶文件：指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准，相关规章制度，说明如何做的文件。
4.4.第四阶文件：表单格式：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。
4.5.外来文件：客户、政府机关、社会团体等相关方发送的关于产品质量、环境有害物质、质量和环境管理体系等要求的文件、文书（包含图纸、图面、检查基准、作业指导书和法律法规等）。
5、工作内容：5.1.文件编写规则：（程序书规定框架，参见附件）5.1.1书写规定,文件内容统一使用“五号”字体：5.1.1.1.第二阶文件格式如下：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填写“无”]（5）作业内容（6）附属文件（7）表单（8）三阶文件5.1.1.2.文件页次格式：第页共页。
5.1.1.3.各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。
5.1.2.文件经3．1权责主管核准后即可制订。
5.2.内/外部文件编号系统5.2.1.一，二阶及外部文件编号(公司代码) (系统别) (文件阶层) （流水号）5.2.1.1.公司代码：以ABC代表惠州ABC精密技术有限公司；5.2.1.2.系统别：[Q]代表品质体系文件；[G]代表共用性文件；[E] 代表环境体系文件。
[S ] 代表职业健康安全体系文件[T] 代表IATF16949体系文件5.2.1.3.文件阶层：以A，B，C,分别代表一、二、三阶层文件，外部文件可直接使用已有的编号。
4.2.3文件控制程序
营销中心
YX
3.7文件的作废、回收。
3.7.1作废文件由归口管理部门按《文件发放/回收登记表》收回并做好记录，经部门部长审核后，由最高管理者审批后，作废文件加盖“作废”印章，统一作废。
3.7.2对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁清单》，经归口管理部门部长批准后销毁，销毁时应有监督人。
3.7.3需作资料保留的作废文件，经归口管理部门部长审批后，由文件管理员加盖“作废保留”印章后按档案管理制度要求归档。
3.5.4技术文件
HX/QJ-X-XX-XXXX
HX—--—公司名称代号
QJ—--—管理文件代号
X—----—序列号（01、02、03……）
XX—--—部门职能代号
XXXX—--—年份号
3.6部门职能代号
部 门
代号
部 门
代号
总经办
ZJ
财务部
CW
综合管理部
ZH
制造部
ZZ
技术部
JS
供应科
GY
质管部
ZG
安全设备科
3.3.4各部门负责人应及时组织本部门相关人员对文件进行学习，确保文件的认知率与执行率。
3.4文件更改
3.4.1文件的更改，由更改部门填写“文件更改通知单”，经原审批部门/人审批。
3.4.2文件的更改和现行修订状态，要标明更改的次数或状态标识。
3.4.3文件更改方式：可根据更改的面积和次数，采用划改、换页或换版。
3.9.2综合管理部汇总本公司适用的法律、法规、规范、标准，形成《法律法规标准清单》，经总经理助理审批，并对其有效性进行关注。
3.9.3外来文件的获取
3.9.3.1客户/船检部门及上级部门下发给专业职能部门的法律和其他要求文件由各专业职能部门保管，但须复印备份给综合管理部存档。
文件控制程序
制订部门品质部5.1.2 三阶文件的编号为：
5.1.3公司代码的组成(2位代码)
字母代表意义
** **有限公司
5.1.4部门代码见下表:
部门代码
总经办GD
财务部FD
营销中心SA
研发中心RD
品质部QA
生产部PD
工程部ED
采购部BUY
PMC部PMC
人力资源部HR
5.1.5产品生产作业指导书由工程部管控，具体编号规则如下：
**-WI-GC-01
说明：**+作业指导书代号+部门代号+流水号
5.1.6检验规范编号声规则：
通用类的按5.1.2要求进行编制；产品专用的以产品型号为编号。
5.1.7记录编号格式如下:
**（表格代码）- XX(部门代码)-XXX（记录流水号） XX（版本）
5.1.8文件的版本状态和修改次数的识别规定。
文件控制程序检验科程序文件
文件控制程序检验科程序文件在现代社会中，文件管理是组织和管理信息的重要环节。
为了保证文件的安全性和可追溯性，各个组织纷纷建立了文件控制程序，并对其进行检验。
本文将介绍文件控制程序的概念和重要性，并探讨如何进行科程序文件的检验。
一、文件控制程序概述文件控制程序是指一套管理文件的规定、流程和技术手段。
它的目的是确保文件的完整性、安全性和可用性，防止信息泄露、损坏或丢失。
文件控制程序通常包括以下内容：1. 文件分类和归档：对文件按照不同的属性、类型或重要程度进行分类和归档，以便于管理和检索。
2. 权限管理：设置合理的权限和角色，确保只有授权人员可以查看、修改或删除文件。
3. 版本控制：对文件进行版本管理，记录每次修改的内容、时间和责任人，并可以回溯历史版本。
4. 加密和解密：对敏感信息或重要文件进行加密，以防止非授权人员获取和篡改。
5. 存储和备份：选择合适的存储介质和备份策略，确保文件的安全存储和及时恢复。
二、文件控制程序的重要性文件控制程序对于组织和个人来说，具有重要的价值和意义。
以下是文件控制程序的几个方面重要性的阐述：1. 提高工作效率：文件控制程序能够使文件管理更加规范化和自动化，减少了重复性工作和错误的发生，提高了工作效率。
2. 保护机密信息：通过权限管理和加密技术，文件控制程序能够有效保护机密信息不被泄露和被非法篡改。
3. 便于文件共享和协作：文件控制程序能够提供共享文件的平台和协作工具，促进团队之间的信息交流和合作。
4. 提高决策的准确性和时效性：文件控制程序可以提供准确的历史记录和实时的数据分析，为决策者提供全面的信息支持。
三、科程序文件的检验为了确保文件控制程序的有效实施和运行，科学的检验方法是必不可少的。
以下是科程序文件的检验步骤和要求：1. 文件完整性检验：检查文件的存储和备份是否按照规定进行，是否存在丢失或损坏的情况。
2. 权限管理检验：核实文件的访问权限和角色设置是否合理，是否存在未授权人员查看或修改文件的情况。
文件控制程序
文件控制程序编号：文件控制程序编制:审核:批准:×××××××××公司文件控制程序编号：修改页文件控制程序编号：前言文件控制程序是依据GB/T19001—2008《质量管理体系要求》和GJB9001B—2009《质量管理体系要求》，以及公司《质量手册》，并结合公司的实际编写的。
文件控制程序中的宋体为GB/T19001—2008的全部要求，楷体字为GJB9001B—2009所增加的要求。
本公司的民品执行以宋体表述的内容；军品执行两种字体表述的内容.本程序从文件控制的目的、范围、职责、工作程序等几个方面进行了编写，让公司质量管理体系有关文件得到控制.本程序最终解释权由本公司所有.文件控制程序编号：目录1. 目的 (1)2．范围 (1)3．职责 (1)4．要求和工作程序 (1)5．相关文件 (6)6．相关记录 (6)文件控制程序编号：1.目的对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到和使用的文件均为有效版本.2.范围适用于本公司与质量管理体系有关文件的控制.3.职责3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核.。
3.3 质量部负责实施质量手册、程序文件及相关管理文件的编写管理及所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门负责相关文件和资料的编制及外来文件的使用管理保管。
4.要求和工作程序4.1 文件控制过程4.1.1 文件控制过程及输入是通过策划提出的体系文件编制计划和要求，其输出是经过批准发布使用的有效体系文件。
文件控制的活动是：策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使用、管理、贮存、更改、再版、作废、回收、销毁等活动。
4.1.2 文件控制过程流程图见图4.2-1-1.4.2 文件的分类4.2.1 按文件性质分类a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；b）程序文件；c）公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录，其中又可分为管理类、技术类和行政类文件，具体如下：——管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件.——技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件；——行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等.d）标准要求的记录；e）外来文件：法律法规、标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料.文件控制程序编号：4.2.2 按文件载体分类：文件控制程序编号：a）纸介质文件；b）非纸介质文件文件控制程序编号：文件控制程序编号：4.3 文件的编号4.3.1 质量手册、程序文件和其他体系文件的编号原则：以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章节号、短横线、发布年号为分母，分子与分母之间以斜线隔开。
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3.4办公室负责管理体系文件、公司管理制度和适用的外来文件的控制和管理。
3.5本部门与体系运行有关文件的控制和管理工作。
4工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件的范围和分类
——管理体系文件：综合手册、程序文件、作业指导书及记录表式等；
c、采用在原文件上进行更改的方式，文件持有者在原文件上进行更改，必要时注明更改人、日期。
4.8.5对4.8.4中a、b更改后的发放，需在《文件发放、回收登记表》上，由收到更改页的人签字确认。
4.8.6文件一般经四次更改后或进行了大幅度的修改时作换版。原版次文件作废，按4.9作废和销毁条款执行。
4.9文件的作废和销毁
4.2文件的编制
4.2.1管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。
4.2.2程序文件由各相关职能部门负责编制。
4.2.2技术性文件由技术研发部负责编制，如产品企业标准、检测规范、工艺规程、操作规程、作业指导书等。
4.2.3公司企业管理文件、规章制度等由办公室负责组织编制。
4.2.4其它文件如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环保、安全、卫生等由各相关部门负责编制。
4.6.2受控文件由部门负责人、档案员或文件使用人妥善保管，确保文件保持清晰、易于识别，不得随意借阅和涂改。
4.6.3文件持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。
4.6.4公司员工需借阅文件时，需经档案管理员同意，并在《借阅登记表》上签字登记后即可借阅。
4.6.5对非公司员工需外借文件的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经批准同意后方可借阅。
4.8.2如合同有规定时，文件更改应征得顾客的同意。
4.8.3文件修改后，由编制部门按《文件发放、回收登记表》上原发放名单，对受控文件在规定时限内逐一实施更改，同时，需更改存档文件。
4.8.4文件的更改可根据情况采用下列三种方法之一：
a、采用附页更改的方式，文件持有者签收更改页，并纳入文件中；
b、采用换页更改的方式，将文件原页抽掉并由发放部门回收，纳入更改页，但需注明版次或更改次数。
4.7文件的评审
4.7.1对于在各种场合下，评审不合格项所采取纠正和预防措施，并审定是否需要修改文件，若需修改。按4.8执行。
4.7.2在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文件不适宜时应提出文件评审，若需修改，按4.8执行。
4.8文件的更改和换版
4.8.1发行的文件不适用时，由原文件编制部门提出申请，经主管部门同意后，由文件编制部门进行修改。
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
02代表第二层次文件（程序文件）
B代表版本号
0代表修订号
C、规章制度代号
XXX03-001-0
其中：XXX代表部门代号（注1）
03代表第三层次文件
001代表序列号
0代表修订号
D、记录的标识
XXX-XX
其中：XXX代表部门代号（注1）
XX代表记录编号
注1：部门代号为：办公室(包括信息中心、档案室)HBB；采购部HBG；财务部HBC；营销部HBX；设备科HBS；计划科HBD；技术科HBJ；品管部HBZ；研发部HBY；投资发展部HBE。
编号:HBG02-01-B-0
文件控制程序
编制
丁平峰
江苏宏宝五金股份有限公司
审核
批准
1目的
通过对管理体系运行的有关文件实施控制，确保相关场合所使用文件的适用性和有效性。
2适用范围
本程序适用于与管理体系运行有关的文件的控制。
3职责
3.1办公室负责管理手册的编制工作。
3.2各相关部门负责与本部门有关的程序文件的编制。
4.4.2受控文件发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文件领用人应在《文件发放、回收登记表》上签收。
4.4.3当文件破损严重影响使用时，文件领用人应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍沿用原文件发放号，并将破损文件加盖“作废“章，按4.9执行。
4.3.4设备管理类文件由设备科负责人审核，报制造部负责人批准。
4.3.5企业管理类文件由办公室审核，报总经理批准。
4.3.6其它文件经相关部门负责人会审后，由主管部门负责人批准。
4.3.7对直接应用于生产、检验的各类外部技术文件，要经技术研发部负责人批准。
4.4文件的发放
4.4.1文件发放部门应对文件规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态），对受控文件发放前应加盖“受控”印章予以标识。
4.9.1有下列情况之一的文件可作“作废”处理：
a、多次修改已换版的；
b、破损严重需重新更换的；
c、已过有效使用期限的；
d、由于各种原因已失效的或失去使用价值的。
4.9.2文件“作废”后，由档案室或主管部门收回所有“受控”版本，划掉“受控”章，加盖“作废”章，并在《文件发放、回收登记表》上作用好记录，回收的作废文件，一律加盖“作废”章，以防止误用。
——公司管理类文件：包括技术标准、工艺规程（规范）及管理制度等文件；
——外来文件：法律、法规、标准及各种外来文件。
4.1.2文件的标识方法
A、管理手册的标识
HBG01-B-0
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
01代表第一层次文件（综合手册）
B代表版本号
0代表修订号
B、程序文件代号
HBG02-B-0
4.4.4当文件使用人文件丢失后，应到文件主管部门申请领用手续，并在原发放登记表上注明丢失和补发日期。
4.4.6外来文件的发放参照上述条款执行。
4.5文件的复印
4.5.1一般性及非保密性文件需复印时，由专人进行复印。对于保密性文件的复印，应由办公室负责人同意后方可复印。
4.6文件的管理
4.6.1各部门要对本部门内使用的文件加强管理，确保在现场使用的是相应文件的有效版本。档案室负责文件的归档管理工作，并要在《档案资料移交清单》上作好记录。
4.2.5文件的编制必须规范、适用、完整和统一，并按4.1.2规定进行标识。
4.2.6文件编制后，应规定其版次、发布、实施日期等内容。
4.3文件的审核、批准
4.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2程序文件由办公室负责审核，由管理者代表批准。
4.3.3技术性文件由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管批准。