大型国内学术会议流程(PPT 44页)
举办学术会议流程
举办学术会议流程以下是会议的会前准备、会场组织以及会后安排等方面的体会，以便于后来者参考。
一、会前准备1.制定会议计划：首先确定会议的主题、名称、地点、规模等细节（通常在前一年11月份左右由总会征求各分会的意见来确定），然后确定特邀嘉宾（包括专题讲座专家）和赞助商；接下来确定会议的日期、日程、议程以及预备会议内容（例如委员会议、换届选举会议等）；然后排定会议作息时间及注意事项；最后制定会议经费预算和筹资方案，并成立会务组，明确会务分工。
2.发出会议通知：首先进行会议征稿（向各委员、委员单位、杂志社等发出邀请）；然后进行第一轮通知（告知会议的具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家和讲题等）；最后进行正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。
3.准备会议材料：首先进行会议审稿，确定大会发言名单；然后编辑出版论文集（包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等等）；接下来确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿；然后编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；最后准备会议纪要和通讯录。
4.准备会议标识：首先准备代表证；然后准备会场背景幕布、会标（放置于宾馆门口）、指引标志（用于指示会议和就餐地点）、海报、会议日程（放置于报到处）等等；接下来安排参展商的展览布置（包括宣传标语、广告牌、充气拱门等等）；最后准备壁报。
5.安排会议生活：首先预定交通工具；然后预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场；接下来联系安排参观、访问、旅游活动；然后确定财务、接待、保卫人员；最后安排茶歇和娱乐活动。
6.选定布置会场：首先排定会议座次；然后布置环境；接下来检查并配置电化设备；最后安排展台。
二、会议接待1.会议报到：首先进行接站；然后填写报到单；接下来分发会议材料，安排住宿；然后收取代表费用；最后通知有关事项。
2.会场组织：首先检查会议设备；然后接待嘉宾；接下来保证会议主持人、发言人到位；然后调动与会者提问和讨论；接着进行会议记录；最后评选优秀论文或优秀壁报。
学术会议举办流程与技巧
会议准备工作， 您做好了吗？
案例分享
省级论坛的开展
会后跟进
方案提交
会议当天
组织 流程
筹备会议
讲者沟通
客户邀请
一、会议方案提交
会议方案提交
会议意向沟通 会议酒店选择
会议意向沟通
• 1、根据公司相应政策及市场需要，明确论 坛的目的
• 2、筛选论坛的大会主席、主讲专家
• 3、当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及 时间安排
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送
• 会议进行
• 答谢晚宴 • （投影欢迎词并播放欢迎音乐）
开幕致辞及嘉宾介绍
（一般为公司领导）
大会主席致辞
（内容需提前沟通，可以拟草稿）
茶歇时间
（各区域推广人员积极参与促进客情）
第一讲者授课
（内容需提前沟通、注意讲课时间）
房牌号、签到表，统一登记发放
（为简化流程，制作只需客户打钩的表格）
会议议程注意每人发放一份
引导专家于报到处题词
用餐安排
• 1、会议当日午餐 我方人员：需提前（11：00）分批吃饭 客户：商务简餐
• 2、答谢晚宴
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排
• 专家接送
• 会议进行 • 答谢晚宴 • 会后事宜
•
天生我材必有用，千金散尽还复来。01:25:1301:25:1301:252/11/2021 1:25:13 AM
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1101:25:1301:25Feb-2111- Feb-21
•
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。01:25:1301:25:1301:25Thur sday, February 11, 2021
学术会议举办流程与技巧
• 3、参考资料不要使用公司LOGO模板
• 4、会议前5天，确保讲者的内容与论坛 的主题吻合。
• 5、会议前1天，支付专家讲课费，通过 最终版课件确保学术观点植入效果。
五、会议当天
会 议 当 天
会场布置
集体合影 场地安排
• 2、答谢晚宴
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排
• 专家接送
• 会议进行 • 答谢晚宴 • 会后事宜
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送
• 会议进行
• 答谢晚宴 • 会后事宜
6、提示会议
进行
1、开幕致辞
的议程
会议进行
5、自由讨论 环节
2、茶水茶歇
4、提醒
3、照相
嘉宾入场
会议准备工作， 您做好了吗？
案例分享
省级论坛的开展
会后跟进
方案提交
会议当天
组织 流程
筹备会议
讲者沟通
客户邀请
一、会议方案提交
会议意向沟通
会
议
方
会议酒店选择
案
提
交
会议意向沟通
• 1、根据公司相应政策及市场需要，明确论 坛的目的
• 2、筛选论坛的大会主席、主讲专家
• 3、当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及 时间安排
No Image
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行
• 答谢晚宴
• 会后事宜
答谢晚宴
（公司人员分散坐于客户中间）
No Image
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行 • 答谢晚宴
学术会议流程PPT
路途中活动
• 上车分发食品和水，提醒客户吃晕车药
• 开车行进一会后，可以为活跃车内气氛组织活动，观察 客户反馈，如果已经疲惫了，可歇息后再进行活动
留言薄及活动反馈表：活动快结束时请客户写留言
薄，并填写活动反馈表
13
2020/3/17
会后跟进 14
2020/3/17
学术会议过程中，同客户一起认真听取会议内容，把学 术核心内容记下，以备和客户日后沟通有共同话题
观察客户会中听课认真程度，记录客户会上提问，以备 会后和客户跟进讨论该话题，已达成共识，并与客户成 交在该类型患者上适用
对会议内容客户有质疑的问题，也可以在会上或会后征 得专家或市场部的解答，给客户一个较好的答复
反馈客户对包括学术、吃住行、活动的感受，对于不满 意的地方弱化不满感，对于满意的地方尽情展示杨森的 文化和风采
接送站：
• 制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航 班班次
• 制作接站牌：会议名称、公司名称、产品形象名称
用车：根据到达离开时间及人数安排车型
4
2020/3/17
学术会议
会议内容：演讲题目及内容（较新学术关注点或较热 的学术论点、最新文献，能引起医生的听会兴趣，有 利于产品优势的宣传）
2
学术会议办会流程
1
2020/3/17
主要内容
会议前期准备 会议进行中 会后跟进
2
2020/3/17
会议前期准备 3
2020/3/17
会议吃住行
餐饮：根据会议预算定制不同的餐标，提前确认好 菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置
住宿：
• 分房单间：VIP单间的预留，标间客户的分配 • 房间内miniba收费情况，放置水果、欢迎信等
学术会议的流程
学术会议的流程介绍学术会议是学术界交流和展示研究成果的重要平台。
本文将深入探讨学术会议的流程，包括会前准备、会议日程安排、演讲和展示、论文评审以及会后总结等方面。
会前准备在学术会议举办之前，组织者需要进行一系列准备工作，以确保会议的顺利进行。
以下是会前准备的主要步骤：1. 确定会议主题和目标组织者首先需要明确会议的主题和目标，以便吸引相关领域的研究者参与，并确保会议内容的一致性。
2. 确定会议时间和地点确定会议的时间和地点是组织者的重要任务之一。
他们需要考虑参会者的时间安排和交通便利性，以选择一个合适的时间和地点。
3. 邀请特邀嘉宾和演讲者组织者需要邀请一些在相关领域有重要影响力的研究者作为特邀嘉宾或演讲者。
他们的参与可以提升会议的学术水平和吸引力。
4. 发布会议通知和征稿启示通过学术期刊、研究机构的网站、邮件列表等方式，组织者发布会议通知和征稿启示，邀请研究者提交论文和报名参会。
5. 确定论文提交和审稿时间组织者需要确定论文提交和审稿时间，以便参会者按时提交论文，并为审稿人留出足够的评审时间。
会议日程安排会议日程安排是学术会议的重要组成部分，合理的日程安排可以使会议高效有序地进行。
以下是一般会议日程的安排：1. 开幕式会议正式开始前，通常会有一个开幕式。
开幕式上，组织者会介绍会议的背景和主题，欢迎参会者，并邀请特邀嘉宾发表开幕演讲。
2. 分会场演讲和展示会议通常设有多个分会场，每个分会场有一系列的演讲和展示。
参会者可以根据自己的研究领域选择感兴趣的分会场参加，并与其他研究者进行交流和讨论。
3. 平行讲演和海报展示为了提供更多的交流机会，会议还会安排平行讲演和海报展示环节。
在这些环节中，参会者可以选择参加自己感兴趣的讲演或浏览展示的海报，并与作者进行深入交流。
4. 特邀嘉宾演讲会议期间，特邀嘉宾会进行演讲，他们通常是在相关领域有重要影响力的知名研究者。
他们的演讲可以为参会者提供前沿的研究动态和思路。
学术会议举办流程与技巧 ppt课件
案例分享
省级论坛的开展
会后跟进
方案提交
会议当天
组织 流程
筹备会议
讲者沟通
客户邀请
一、会议方案提交
会议意向沟通
会
议
方
会议酒店选择
案
提
交
会议意向沟通
• 1、根据公司相应政策及市场需要，明确论 坛的目的
• 2、筛选论坛的大会主席、主讲专家
• 3、当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及 时间安排
计划邀请客户名单
茶歇时间
（各区域推广人员积极参与促进客情）
第一讲者授课
（内容需提前沟通、注意讲课时间）
自由讨论
（安排专人递送话筒、预先安排提问或发言者）
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行
• 答谢晚宴
• 会后事宜
答谢晚宴
置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行 • 答谢晚宴
• 会后事宜
六、会后跟进
会后跟进
• 限期完成各参会客户的跟进，包括通讯录、 合影及《跟进表》。（注：大会主席及讲 者不适合填会后跟进表，可调整其内容）
• 及时进行会议相关资料整理。 • 按事先制定的跟进计划： （大、小）学术活动跟进、医学顾问的培育
二、筹备会议
• 1、论坛活动举办意向确定后明确各项筹备 工作的时限要求及人员分工。
• 2、论坛前一天，按细节准备事项最后确认 各项工作的筹备情况，查漏补缺，并进行 会前动员，明确会议当天各项工作分工及 负责人。
• 3、论坛前一天，按物品准备明细表清点会 议物品，并重点注意准备现场签到表、论 坛日程表、客户住宿安排表、电脑桌面及 公司宣传片（十分钟版）。
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送
会议流程安排PPT课件
05
确认会议期间会场防盗消防以及参会者的人财务安全等工作。
注意事项
MEETING PROCESS ARRANGEMENT REPORT
06
中间休息时可以播放音乐，播放时要注意选择歌曲， ①要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲 ②声音不能太吵，开会大脑容易类，下一节会议会产生疲劳感 ③在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知。会场服务人员可在此段时间内尽快 整理会场，补充和更换各种用品。会议结束后仔细检查看是否有遗忘的物品和文件，设施设备 是否损坏，做好记录。
会议总结
MEETING PROCESS ARRANGEMENT REPORT
1 制作会议清单（各项费用）
交流成功或失败的原因，将需要注意的细
2
节、过程列举出来，以供大家借鉴参考。
讨论会议流程是否合理，现场气氛是否达
3
到预期效果，有哪些需要改进。
感谢您的观看与分享
MEETING PROCESS ARRANGEMENT REPORT
01
根据保密原则，回收有 关文件资料
02
整理会议纪要
03
主卷归档
注意事项
MEETING PROCESS ARRANGEMENT REPORT
01
会议进行中拍照应注意自己的位置，不要影响参加会议者的 视线，最好不要使用闪光灯，拍摄时注意抓拍最精彩镜头。
02
服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其提供饮料， 若操作不慎出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其 他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自 己身上，否则，这将是极大的工作失误。
会议流程安排汇报
MEETING PROCESS ARRANGEMENT REPORT
完整会议流程PPT课件
‹92›
13
人，如果你要公布既定的政策、决定，要事前说明不容讨论，需要与会人员
议论的一定不能是既定的决议。
‹92›
9
会议流程
七、凡是开会，必须守时
设定时间，准时开始、准时结束；准时开始、准时 结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时， 并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能 讨论过久，若不能得出结论可暂放一下避免影响其他 议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会 人员，使他们有思想准备。
‹92›
1
会议流程
八、凡是开会，必有记录
一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形 成决议，会议各项决议一定要有具体执行人员及完成 期限，如此想决议的完成需要多方资源，一定要在决 议记录中明确说明，避免会后相互推诿，影响决议的 完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯 的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作 用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没 有意义，直接影响其不想开会或者参与开会。
批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶
意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同
的也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意
，千万不能为了体现自己而贬低他人。
有时候要采取民主集中制模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸
去倾听别人的意见，不要被自己固有的立场所左右，不要将你的结论强加于
Hale Waihona Puke ‹92›11会议流程 九、凡是散会，必有事后追踪
记得“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查 ：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟 踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保 各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这 样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
三生自办国内学术会议流程 国内学术年会会议流程
大型国内学术会议流程
三生自办国内学术会议流程
目录
1. 会前准备
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2. 会议服务
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3. 会后跟踪
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
1.2各分工人员协作
可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租 车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。
会场选定
• 根据会议的档次和规 模选择会场，一般设 在四星以上宾馆 • 选择会场时一定要现 场观察（可请当地同 事踩点确认），考虑 以下因素是否满足会 议的需求：
会场格局、 租金、 投影仪及屏幕位置、 讲台的位置、 主席台的位置、 会场内受众的位置安排、 签到台的位置、
提前沟通拍摄流程
提前打印
1.2各分工人员协作---预算
预算
费用预算申请和审核
确认到账
确认费用到账
目录
1. 会前准备
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2. 会议服务
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3. 会后跟踪
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
2.1 会前动员会
4、会议物品准备
1.2三生自办会议---安排会议生活
会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 会前三天发“会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等 餐饮：
餐饮
• 根据公司标准和会议预算定 制不同的餐标 • 提前确认好菜单 • 确认是否可自带酒水 • 容纳人数，餐厅布置
会 议 流 程 图
目录
1. 会前准备
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2. 会议服务
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3. 会后跟踪
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
1.1会议组织者工作
明确开会的目的 邀请讲者 • 由于讲者的地位、繁 忙程度及合作关系的 不同，需要提前15天 至3个月确认时间；一 般重要的会议要有备 用讲者。 邀请大会主席 • 根据实际需要邀请， 可以不设；一般大会 主席的设立是出于对 讲者的尊重、关系的 平衡、以及提高会议 的号召力等目的
• 根据目的确定会议的 时间、主题、受众、 预算以及宣传重点
参会客户确认和分工 • 审核参会客户品质
安排会议流程
• 会议签到时间、 • 正式开始时间、 • 讲者的讲话时间、提 问时间
各分工人员协作执行
• 确定需要参加会议的 部门和人员（公司内 部），召开准备会 （或简单协商），明 确分工和职责
• 茶休时间、会后餐时 间
目的：保障会议品质
2. 审核报名表 不符合要求的，与相 关销售沟通返回 审核后的报名表提交 总监审核
参会审核
4. 根据名单安排会议生 活 会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 联系票务公司出机票。 (会务通知1） 参会客户变更，需要 重新审核。会前四天， 不可变更参会人员，客 户因故无法参加，可取 消行程
机票
房间—确认房数
由一线销售联系票务公 司预定、退改签
接送站和用车：
• 分房单间：VIP单间的 预留，标间客的分配按 照住宿时间、地区和年 龄分配 。 • 房间类型的核实 • 房间内收费项目取消。 • 放置水果、欢迎信等餐 饮
住宿
接送站 用车
会场周边环境介绍
•提前与供应商确认服务项目 和要求 ：司机礼仪、路线等 •制作接送站表：参会人员信 息，具体到达离开时间，航班 班次 • 制作接站牌：会议名称、公 司名称、产品形象名称 （根据 实际情况安排) • 根据到达离开时间及人数安 排车型起飞前3小时发送接送 站短信给客户，告知总调度联 系方式。
• 邀请函上包含以下内容： 会议的主题、时间、地点、 主办方、日程（是否提供 会后餐在此注明）、讲课 内容及讲者的简单介绍。 • 邀请函一般应在会议2周 （不能少于1周）前发出， 以便代表提供更多的沟通 机会和方便客户的时间安 排。 • 会议通知明确写明对受众 客户的标准，以便代表按 照要求邀请客户。 • 会议通知明确受众客户报 名截止日期，一般为会前 七天。
一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员 参加会前动员会： 主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。 公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工 及进度。 会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定
茶休点的位置、
宣传品的陈列、 音响效果以及灯光， 会场的服务等。
1.2各分工人员协作---参会人员审核
1. 受众邀请，提交报名 表 一般由一线销售人员 负责邀请，比较重要的 目标客户需要管理人员 协访邀请，提交报名表。 目标客户的邀请需要 两次以上的确认，即： 会前七天确认、会前四 天确认、会前一天确认。
签订协议
邀请函
• 会场确定后，会议组织者 即可会议通知，包含：邀 请函、受众客户的标准和 报名截止时间
• 会场选择后，尽快 与宾馆签定协议， 技巧性的压低价格 和要求更好的服务。
• 如果会议需要安排 住宿、餐饮和茶歇， 一次性打包谈好。 • 商谈好退房时间、 预付款方式和时间、 结款方式、发票类 型。
1.2各分工人员协作---会议物品准备
会议物品准备
茶休 印制品 奖品/礼品 仪器 酒店标识 摄影师/摄像师 签到表/收据/日程
水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可
挂旗/横幅/易拉宝/展架/欢迎卡/桌卡、DA资料制作，提前邮寄
会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买
电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克 酒店指引牌、主席台/讲台/签到台鲜花
3. 确认参会名单 产品经理解答质疑 确认参会客
户安排生日庆贺
3、安排会议生活
机票 住宿 餐饮 用车 环境
1、讲者和主席沟通
会议组织者负责会前与 讲者过片子，确认需要他 重点讲解的内容。 会前与主席沟通，确认 需要他重点总结的要点