[教育]帐务处理与总账子系统
第三章账务处理子系统.ppt
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一、账套设置
（一）账套号 （二）安装预置科目 （三）本位币 （四）科目编码规则 （五）会计日历
根据准则（制度）和行 业特点预置会计科目， 用户可在此基础上修改 或增删。
会计信息系统
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一、账套设置
（一）账套号 （二）安装预置科目 （三）本位币 （四）科目编码规则 （五）会计日历
默认为人民币，也可为 其他币种。
编制 科目 汇总表
登记 日记账
登记 明细账
科目汇总表
登记 总账
日记账
明细账
总账
月末 处理
编制 报表
报表
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一、手工账务处理流程分析（续）
（二）手工账务处理流程的缺陷 1. 会计信息提供不够及时 2. 准确性差 3. 数据大量重复登记 4. 工作强度大
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二、计算机账务处理流程分析
会计信息系统
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一、账务处理子系统的定义
➢ 账务处理系统的主要内容有“会计科目设置”、 “期初余额设置”、“凭证制作 (含凭证的录 入、审核、查询) ”、“凭证记账 (过账) ”； “账薄查询及打印 (包含各种样式的明细账、 日记账、往来账) ”、“期末结账”等内容。
➢ 有的账务处理系统还有“出纳现金及支票管 理”、“银行对账”及“应收应付往来账管理” 及“数量、外币、部门、项目及预算等各种辅 助核算”等功能。
➢ 多栏式日记账汇总账务处理流程的优点是：简化总账 登记工作量。其缺点是：日记账栏次太多，不便登记。 在计算机方式下，没有参考价值。
会计信息系统
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科目汇总表账务处理流程
➢ 科目汇总表账务处理流程是根据记账凭证登记各个明 细账，之后定期地先根据记账凭证的会计科目进行汇 总，然后根据汇总的数据登记总账。因此，大大地减 少了登记总账的工作量，比较适合于业务量较大的企 业采用。在手工条件下，进行科目汇总工作量较大； 而利用计算机来实现是轻而易举的事。
第3章总账与总账子系统精品PPT课件
(3)凭证审核模块应具备的控制功能。 ① 审核人和制单人不能是同一个人。 ②凭证一经审核，如未取消就不能修改、删除。 ③取消审核只能由审核人自己完成。
1、输出方式：打印、磁介质、查询
2、输出内容：总账、明细帐、日记帐、三张 会计报表和各种管理会计报表。
3.6 总账系统的改进
3.6.1 改进的动因
当今，很多总账子系统的入口主要内容就是 会计凭证，财会人员的主要工作是根据业务单据 （采购发票、销售发票、人库单等）编制记账凭 证，并将其录入系统中。这种方式导致了会计仍 然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，实 现事前计划、事中控制、事后分析。因此，将账 务处理向前延伸，在账务处理的入口尽量减少记 账凭证，根据业务单据自动生成记账凭证。
3.4.2 辅助核算和管理数据的输入 (1)外币。 (2)数量。 (3)单位往来。 (4)部门核算。 (5)个人往来。 (6)项目核算。
3.5.3 凭证录入模块中的其他功能 (1)科目联机查询。 (2)计算器。 (3)常用摘要输入 (4)凭证修改。分有痕迹修改和无痕迹修改。
无痕迹修改:不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改： 一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证； 二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。
3.5 期末处理与账表输出
3.5.1期末转账业务的特点
期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余 额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。主 要有如下几个特点：
(1)大多数都在各个会计期的期末进行。
(2)大多数没有具体反映该业务的原始凭证。
总账管理子系统
• 项目核算
– 项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心 为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息， 以及项目计划执行报告等。
• 客户核算和供应商核算
– 客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清 欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总 账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别 在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算 与管理。
内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生 成的凭证
• • • • 费用的分配、分摊和计提 税金的计算 成本费用的结转 期间损益的结转
总账管理总账管理 期末处理
定义转账凭证 定义内容
• • • • 凭证类别 摘要 会计科目 金额来源公式
生成转账凭证
• 自动转账凭证的生成顺序 • 相关凭证已经全部登记入账 • 自动转账生成的凭证仍需审核记账
总账管理—日常业务处理
凭证管理 填制凭证 凭证复核 凭证记帐 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 凭证查询 凭证汇总
出纳管理
出纳签字 现金/银行日记账查询 资金日报 支票登记簿 银行对账
凭证管理凭证管理 填制凭证
辅助核算（数量核算） 辅助核算（数量核算）
输入数量 和单价， 系统自动 计算金额
凭证管理—凭证复核
4、总账子系统与其他子系统的关系 、 总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）： 总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）：
工资管理 记账凭证 成本管理
固定资产
记账凭证
记账 凭证
其他 费用
账证
3-帐务处理与总帐子系统
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管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成
科目设置:
6602 管理费用 660201 办公费 660202 差旅费 660203 保管费 部门核算 部门核算 部门核算
部门 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部
二级明细科目表示-项目栏目
案例：
假设某单位会计科目采用群码，其科目编码结 构是4-2-2-2，该单位有3个部门，每个部门 又分3个组，管理费用的具体项目有办公费， 差旅费，资产摊销3个项目。 要求:请借鉴立体科目方法设计会计科目管理 费用的编码体系（管理费用科目代码6602） 部门编码方案为1-2
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手工与IT环境下账务处理的异同
现 金 原始凭证 银 存
收 转 款 账
付 款
原始凭证 汇总表
记账凭证
科 目 汇 总 表
日记账
总分类账
会 计 报 表
明细分类账
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管理费用明细表 办公费 差旅费 邮电费 招待费
业务处理:
计入科目、辅助核算项目
报表编制:
查询部门辅助账
部门目录
10个 合计 19
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总账子系统的总体设计
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简述总账管理子系统的应用流程
简述总账管理子系统的应用流程总账管理子系统是一个重要的财务管理工具，用于记录和管理公司的全部账务信息。
它的应用流程通常包括以下几个步骤：一、凭证录入凭证录入是总账管理子系统的第一步，通过录入凭证将公司的各项业务活动转化为会计凭证。
凭证录入需要按照会计准则和公司的内部规定进行，确保凭证的准确性和完整性。
录入的凭证信息包括日期、摘要、借方和贷方科目、金额等。
在录入过程中，可以通过系统的自动核对功能帮助检查凭证的合法性和平衡性，减少错误的发生。
二、凭证审核凭证审核是为了保证凭证的真实性和合规性，防止错误和违规操作对公司财务造成不良影响。
在凭证审核过程中，财务人员需要仔细核对凭证的内容和金额，确认凭证的正确性。
同时，还需要对凭证的合规性进行审查，确保凭证符合会计准则和公司的内部规定。
如果发现问题或疑点，需要及时与相关部门或人员沟通核实，确保凭证的准确性和合规性。
三、凭证过账凭证过账是将录入和审核完成的凭证信息与总账进行关联的过程。
在凭证过账过程中，系统会自动根据凭证的借贷方科目，将凭证的金额分别累计到对应的总账科目中。
凭证过账的目的是及时更新总账的账务信息，确保总账的准确性和完整性。
在过账过程中，系统会进行自动核对和平衡检查，如果存在错误或异常情况，系统会给出相应的提示和警告。
四、查询和报表分析总账管理子系统还提供了丰富的查询和报表分析功能，帮助财务人员实时了解公司的财务状况和经营情况。
用户可以根据需要查询各种账务信息，如科目余额、期初余额、期末余额等。
同时，系统还提供了多种财务报表和分析工具，如资产负债表、利润表、现金流量表等，帮助财务人员全面掌握公司的财务状况和经营情况，为决策提供科学依据。
五、结账和结转结账和结转是总账管理子系统的最后一个环节，用于处理每个会计期间的结算和结转工作。
在结账过程中，系统会自动对各个总账科目进行结转，将本期发生的借贷方金额合并到对应的期末余额中。
同时，还需要进行各种结算操作，如计提折旧、计提税费、计提损益等。
《会计信息系统》习题集
第3章账务处理与总账子系统(一)填空题1．我国( )方案由财政部统一制定，但是( )财政部没有统一制定，需要财会人员根据其具体情况进行代码设计。
2．在计算机条件下，财会人员只要使用记账模块，记账工作便由计算机自动、准确、高速完成。
记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账，既可以( )次账，也可以( )次账。
3．凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从( )连续编号，不能有( )、( )。
因此，凭证录入模块能够检查出最后一张凭证号，自动加1后生成当前凭证4．检查凭证类型是检查输入的( )或( )与凭证类型是否相符的检查。
特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目，如( )中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；( )中借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。
若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。
5．系统服务模块的功能主要包括( )、( )、系统维护、修改口令、获取外部数据等功能模块。
6．任何一张凭证都满足“有借必有贷”的原则。
因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，必须自动进行( )。
如果平衡，检查结果为( )，否则，检查结果为“错误”或“假”。
7.在凭证科目输入中，必须考虑对科目编码的（）以及是否为（）进行检查。
8．在计算机会计信息系统中，记账凭证的类型按照（）和（），可以采用( )五种记账凭证；也可以采用收、付、转三种记账凭证。
9．实现往来核算和管理的做法是，在科目设置时，只将应收账款或应付账款等（）的性质定义为“往来”，即告诉计算机需要专门的往来核算与管理，将具体的地区、往来单位等（）从科目体系中剥离出来，将地区、往来单位等信息存放在往来单位通讯录文件中进行统一管理。
10．自动转账是计算机条件下会计信息系统出现的新概念，自动转账模块应该包括：（）、（）功能模块。
11．生成自动转账分录模块的功能是计算机根据自动转账分录文件中的自动转账分录，按定义的（）从历史凭证文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，自动生成（），并将其保存在临时凭证文件中。
总账子系统
• • • • • • • 第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节 第七节 总账子系统概述及流程分析 总账子系统总体结构与主要数据文件设计 总账子系初始设置 凭证处理 出纳管理 账表输出 辅助管理一往来、项目、部门核算和管理
结束
第一节 总账子系统概述及流程分析
一、总账子系统的范围及其目标的确定 二、总账子系统的特点 三、总账子系统手工处理流程分析 四、计算机账务数据处理流程 五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同
二总账子系统的特点三总账子系统手工处理流程分析一手工处理流程二手工方式下账务处理形式的缺陷一手工处理流程记账凭证核算形式科目汇总表核算形式汇总记账凭证核算形式日记总账核算形式多栏式日记账核算形式科目汇总表核算形式手处理流程原始凭证记账凭证收款凭证付款凭证转账凭证科目汇总表日记账明细账总账期未处理编制报表报表编制科目汇总表编制和审核凭证登记日记账登记各种明细账登记总账手工方式下账务处理形式的缺陷数据大量复信息提供不及时准确性差工作强度大四计算机账务数据处理流程一总账子系统顶层数据流程图二总账子系统中间层数据流程图三对中间数据流程图中加工进一步细化一总账子系统顶层数据流程图用户总账子系统账务处理会计信息系统其他子系统会计人员将初始化信息原始凭证记账凭证对账单等输入总账子系统进行账务处理
返回
三、总账子系统主要数据文件设计
（一）凭证文件的设计 （二）余额及发生额文件
返回
（一）凭证文件的设计
⒈ 凭证格式和内容 ⒉ 会计凭证文件设计一 ⒊ 会计凭证文件设计二 ⒋ 会计凭证文件设计三 ⒌ 会计凭证文件设计四
记账凭证
日期：2002年4月14日 字：付款 号：0005 附件：3 张
摘
支付支费
要
第三章 总账子系统
第七节 辅助核算与管理
一、部门核算 • 设置原理– P112表3-10、图3-11 设置原理– P112表 10、
二、往来核算管理
• 往来核算方法
• 视同明细核算方式 • 往来辅助核算方式
• 个人往来 • 客户往来、供应商往来 客户往来、 • 往来核算与管理实现方案
• 应收、应付子系统 应收、 • 总账子系统
代垫安 装费
凭证审核— 二、凭证审核—P105
• 人工审核—以此为主 人工审核— • 两次输入法，比对 两次输入法， • 成批审核
• 人工审核打印凭证—再成批审核 人工审核打印凭证—
凭证记账—P106图 三、凭证记账—P106图3-10
• 会计科目、数量、辅助核算为关键 会计科目、数量、 字分类汇总 • 软件在记账过程中要设置数据保护
• 凭证审核控制到操作员
3.思考 3.思考
• 日记账与明细账的区别 • 红字冲销凭证的制作—对已记账凭 红字冲销凭证的制作— 证 • 总结设置将科目设置为项目核算、 总结设置将科目设置为项目核算、 客户往来、供应商往来、 客户往来、供应商往来、部门核算 的一般性规律。 的一般性规律。
4.熟练掌握往来核算的设置 4.熟练掌握往来核算的设置
• 科目汇总表见p92-表 3-6 科目汇总表见p92 p92-
年初余额的计算
• 上学期的实践数据为例 • 给出累计数、期初数，计算年初数 给出累计数、期初数，
大部分资产类科目：年初 借 贷 期末 下月期初） 期末（ 大部分资产类科目：年初+借-贷=期末（下月期初） Nc + J- D=Qc Nc =Qc+D-J
• 怎样将原采用明细科目核算方式的 相关科目，设为客户往来、供应商 相关科目，设为客户往来、 往来、部门核算、个人往来、 往来、部门核算、个人往来、项目 核算？ 核算？