办公室事务管理——办公资源采购和管理
办公室事务管理的内容与范围
办公室事务管理的内容与范围
办公室事务管理是指对办公室内的各项事务进行有效组织和管理，以确保工作的顺畅进行。
其内容涉及到以下几个方面：
1. 资源管理：办公室需要管理各种资源，如人力资源、物资资源、财务资源等，对这些资源进行合理配置和使用，以满足工作需要。
2. 文件管理：办公室需要管理各种文件，包括收集、整理、存储、保管以及检索等工作，以确保文件的安全可靠，方便日后使用。
3. 日常事务管理：办公室需要管理各类日常事务，如邮件、电话、会议等，对其进行计划、安排和跟踪，以确保工作的高效完成。
4. 绩效管理：办公室需要对员工的绩效进行管理，包括目标设定、考核和奖励等，以鼓励员工积极工作，提高工作效率。
5. 安全管理：办公室需要对安全问题进行管理，包括防火、防盗、防病毒等方面，以保障办公室的安全和稳定。
综上所述，办公室事务管理的范围广泛，需要做好各方面的工作，以确保办公室的高效运转和工作质量的不断提高。
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办公物资采购及物资管理办法
办公物资采购及物资管理办法为进一步加强公司办公物资采购用物资管理、节约开支、降低成本,提高办公物资设施、设备的利用率，加大效能监察力度,切实保证公司正常办公需要,特制定本办法.一、总则1、公司行政部为办公物资采购及物资管理的归口管理部门，按计划统一采购、统一发放，其它任何部门和个人不得擅自购买。
2、各部门要支持厉行节约的原则，自觉降低物资消耗、节省开支。
3、各部门办公室的办公物资按公司要求统一配备、统一安排。
4、行政部严格依据各部门办公物资计划按需分批发放，并建立健全办公物资领用台帐.5、综上所指办公物资含办公设施、设备、办公用品、员工工装等。
二、办公物资采购1、办公物资采购员必须充分掌握市场信息,惧市场物资价格情况、预测市场供应变化,为物资采购提出合理化建议。
2、严把质量关、认真检查物资质量,力求价廉物美、供货及时。
3、采购的物资要适用、避免盲目采购造成库存积压和浪费。
4、严格按采购计划办事，执行物资预算，遵守公司财经纪律.5、外加工订货，要对厂家的生产环境、规模、经济实力、诚信度用物资的性能、规格、型号等进行考察,将结果与使用部门协商，择优订货。
6、签订合同必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等,否则，造成的损失由采购人员负责。
7、随时与物资保管员联系,做到购货迅速,减少运输中转环节,降低库存量.8、物资采购实行审批制,各部门所需物品应事先编制计划,分别送行政部和财务部汇总平衡后，采购总额在2000元以下的由部门经理审核后，交主管、副总审批，2000元以上的由部门经理审核后交总经理审批。
(因特殊原因急需的物品，可应急购买）9、物资采购实行归口管理制，办公物质统一由行政部购买，公司纪检员负责全程监督,未经总经理批准,其余部门及个人不得擅自购买，否则一律不予报销。
10、物资采购推行竞价制,大宗物品（贵重或批量物资）使用期超过两年或单价超过200元的实物资产,原则上均应有两面人负责办理采购事宜.11、物资采购实行质量责任制，采购人员对所采购物资的质量负有全部责任，如因职而采购优劣产品，采购人员应负有经济赔偿责任。
办公室公司采购管理制度
办公室公司采购管理制度一、目的与原则本制度旨在确立公司采购的基本规范和操作流程，以实现成本控制、质量保障和供应稳定。
所有采购活动必须遵循公开透明、公平竞争的原则，并注重性价比与服务。
二、适用范围该制度适用于公司所有部门及其员工在进行办公用品、设备及其他必要物资采购时的行为规范。
三、责任主体1. 采购部负责制定年度采购计划，执行采购流程，并对供应商进行管理。
2. 财务部负责审核采购预算，处理采购款项，并监控采购成本。
3. 使用部门负责提出采购需求，参与验收工作，并负责日常物资的管理和维护。
四、采购流程1. 需求申请：使用部门根据实际需要填写《采购申请表》，详细列明物资名称、规格型号、数量及预计单价等，并由部门负责人审批。
2. 审批流程：《采购申请表》需经过财务部成本核算和预算审核，最后由总经理或授权负责人批准。
3. 供应商选择：采购部根据市场调研结果选择合适的供应商，必要时可采取招标方式以确保采购的公正性。
4. 合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利、义务和违约责任。
5. 物资采购：按照合同约定执行采购订单，跟踪供货进度，确保按时到货。
6. 物资验收：使用部门对到货物资进行验收，确认数量、品质无误后签字确认。
7. 付款结算：财务部根据验收结果和合同条款进行付款结算。
五、监督与考核1. 定期审计：财务部需定期对采购活动进行审计，确保采购流程合规，无超预算现象。
2. 性能评估：对采购物资的使用效果进行定期评估，以优化后续采购决策。
3. 违规处理：任何违反采购管理制度的行为都将受到相应的纪律处分或法律责任追究。
六、附则本制度自发布之日起生效，由采购部负责解释和修订。
如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。
办公室物资管理制度范文
办公室物资管理制度范文
一、总则
为规范办公室物资的购买、使用和管理，提高物资利用效率，防止资源浪费，制定本办公室物资管理制度。
二、物资管理部门及职责
1. 办公室设立物资管理部门，负责物资的购买、采购、储存和领用等工作。
2. 物资管理部门应做好物资的分类、编码、归档和标识工作，确保物资的便捷管理。
3. 物资管理部门应及时更新物资库存信息，并定期组织盘点工作，确保库存数据的准确性。
三、物资采购
1. 办公室物资采购应按照需求计划，严格执行招标、比价等采购程序，遵守国家法律法规和办公室相关规定。
2. 物资采购应力求物美价廉，保证物资质量，提高物资利用效率。
3. 物资采购时应注意遵守采购程序，严禁违规操作和进行不正当的利益输送。
四、物资使用
1. 办公室物资应经过申请，经批准后方可使用，严禁私自挪用物资。
2. 物资使用应持续盘点库存，及时补充和报废不合格物资，确保物资的合理使用和安全。
3. 物资使用过程中应注意节约使用，避免浪费，提高物资的使用效率。
五、物资管理
1. 办公室物资应建立统一的管理制度和文档，确保物资管理的规范化。
2. 物资管理部门应定期进行库存盘点，检查物资的完好性和数量是否一致。
3. 物资管理部门应建立完善的档案管理制度，保管物资的相关文件和记录，便于查询和审计。
办公室物资与设备采购管理办法
办公室物资与设备采购管理办法为了更好地管理和规范办公室物资与设备的采购工作，提高采购效率和质量，结合我国实际情况，特制定本办法。
本办法旨在明确办公室物资与设备采购的程序、要求和责任，确保采购活动的公开、公平和公正。
一、采购原则1. 公开透明原则：采购活动应充分公开信息，确保所有流程和结果的透明度。
2. 公平竞争原则：采购应向所有符合条件的供应商公开邀请，保证供应商在同等条件下公平竞争。
3. 公正评价原则：采购评价应基于客观、公正的标准进行，避免任何形式的不公正行为。
4. 节约高效原则：在满足办公需求的前提下，应注重采购成本控制，提高采购资金的使用效益。
二、采购程序1. 需求申请各部门根据办公需要，向采购部门提交物资与设备采购申请，申请应包括采购物资的名称、规格、数量、预算等。
2. 市场调研采购部门根据申请需求，进行市场调研，收集潜在供应商的信息，并对供应商的产品质量、价格、服务等进行综合评估。
3. 编制采购计划采购部门根据市场调研结果，制定采购计划，包括采购物资的品种、数量、预算、供应商选择等，报领导审批。
4. 发布采购公告采购部门根据审批通过的采购计划，发布采购公告，公开邀请供应商参与报价。
5. 报价评审采购部门组织专家对收到的报价进行评审，评审应根据预先设定的评价标准进行，确保评审过程的公正性。
6. 谈判与合同签订根据报价评审结果，采购部门与供应商进行价格谈判，并签订采购合同。
7. 货物验收与支付货物到达后，由采购部门和需求部门共同进行验收，验收合格后，按照合同约定进行支付。
三、采购管理1. 采购部门职责- 制定和更新采购政策及流程- 组织采购活动，确保采购过程的公开、公平和公正- 对供应商进行评估和管理- 监督采购合同的执行，确保交付物资的质量、数量和时间符合要求2. 各部门职责- 提交采购申请，参与采购过程，并对采购结果进行评价- 配合采购部门进行货物验收和支付四、监督与评估1. 定期对采购活动进行内部审计，确保采购活动的合规性。
公司办公室采购日常管理制度
一、目的为加强公司办公室采购管理，规范采购流程，确保办公用品、设备、物资等采购活动的高效、经济、合规，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司办公室所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备、物资、服务等。
三、职责1. 办公室主任负责制定本制度，监督执行，并对采购活动进行总体管理。
2. 行政助理负责日常采购工作，包括采购申请、询价、下单、验收、入库等。
3. 各部门负责人负责提出本部门采购需求，并配合行政助理完成采购流程。
4. 财务部负责审核采购发票，支付采购款项。
四、采购流程1. 采购申请：各部门根据实际需求填写《采购申请单》，经部门负责人审批后提交给行政助理。
2. 询价：行政助理根据《采购申请单》内容，进行市场询价，对比价格、质量、售后服务等因素，选择合适的供应商。
3. 下单：行政助理与供应商确认采购细节后，签订采购合同，并填写《采购订单》。
4. 验收：行政助理收到货物后，对照采购订单进行验收，确认货物数量、质量符合要求。
5. 入库：行政助理将货物入库，填写《入库单》，并更新库存信息。
6. 付款：财务部根据行政助理提供的《采购订单》和《入库单》，审核发票，支付采购款项。
五、采购要求1. 采购物品应满足公司实际需求，质量合格，价格合理。
2. 采购过程中，行政助理应严格按照《采购申请单》内容执行，不得擅自更改采购物品或数量。
3. 采购物品应具备相应的质量保证，确保使用安全、可靠。
4. 采购物品的售后服务应由供应商负责，确保公司权益。
六、办公用品管理1. 办公用品采购计划由行政助理根据库存和实际需求制定，经办公室主任审批后执行。
2. 办公用品实行领用制度，各部门需填写《办公用品领用单》领取办公用品。
3. 办公用品领用应遵循“节约、合理、按需”的原则，避免浪费。
4. 办公用品的保管由行政助理负责，定期检查库存，确保办公用品的完好。
七、奖惩1. 对采购活动中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度规定的个人，视情节轻重给予警告、罚款等处罚。
秘书事务管理 事务35 办公设备采购与办公资源调配
4.签订供货合同
选择好供应商后，与其签订供货合 同。合同中应详细规定所订购货物的 型号、规格、数量等细节，约定交货 方式与付款方式等，由双方签字盖章。 同时，采购方向供应商出具正式的订 货单。
订货单
订单号： 供货单位： 联系人： 电话： 地址： 序号 设备名称 规格型号 单位
购货单位： 联系人： 电话： 地址：
4.编写预算方案
预算方案要进行科学的可行性论证， 提出项目的效益目标、技术标准、动用 的公共资源、支出标准和测算依据等。
5.征求意见，完善方案
制订好的预算方案要交使用部门征 求意见，进行协商。 对预算方案进行修改完善后，交上 司审批，然后再执行。
（三）编制预算方案的注意事项
其一，编制预算方案一定要进行调查研 究，根据本单位以及市场实际情况认真进行 测算； 其二，不要一味追求购买高档的办公设 备，要根据单位的实际工作需要选配合适的 产品； 其三，要购置的办公设备必须是当前或 预期所必需的，并且要考虑与原有设备的匹 配关系； 其四，事先安排好要购置的设备所放置 的位置，要安全可靠且有利于工作流程的进
3.及时清退
要注意按规定清退办公用品和设 备，即在有员工离开本单位的时候， 要提醒并监督该员工交回领用的办公 用品和办公设备。
4.掌握信息
由于公司员工的流动影响着办公 资源的调配与利用，因此，办公资 源管理人员应随时掌握员工的变化 信息。
（四）办公资源管理软件简介
办公资源的管理是办公自动化管理的一 个重要内容，在许多公司开发的办公自动化 管理系统中都具有办公资源管理的功能，也 有一些软件公司开发了独立的办公资源调配 管理软件，目前市场上这类软件较多，各单 位可根据自己的实际情况选用。 虽然各种软件具体的使用方法有所不 同，但其功能是大同小异的。利用软件可以 详细登记办公资产编号、名称、配置、单 价、数量、金额、购买单位、存放位置和资 产图片信息等，可以登记办公资产的使用
办公物资采购管理制度
办公物资采购管理制度一、制度目的为了规范公司内部办公物资采购，保证公司采购成本合理，采购程序规范，为公司各部门正常开展工作提供必要的保障，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于公司内部办公物资采购。
三、采购程序1.预算编制每年初，公司各部门应根据需求向财务部门提出下一年的办公物资预算，财务部门审核后统一编制公司办公物资预算。
2.采购计划制定公司各部门应根据预算，结合业务发展和办公需求，编制本部门的年度采购计划，并填写《采购计划表》。
3.供应商选择公司应优先考虑我国质量认证的一线品牌，或在国内声誉良好，有丰富业务经验的供应商。
4.询价比价针对本部门编制的采购计划，向至少3家供应商进行询价比价。
询价应包含所需商品具体规格、型号、品牌、产地、数量、单价等明细，询价结果应在《采购比价表》中记录。
5.签订采购合同公司采购人员应向供应商提出采购合同，明确双方的权利和义务，要求供应商按照合同要求及时、准确地交货，并在《采购合同》中加以规定。
6.商品验收采购的物资应在到货后进行验收，只有通过验收的物资方可进入公司物资库存。
四、采购流程1.采购计划流程图采购计划流程图采购计划流程图2.采购流程图采购流程图采购流程图五、采购档案管理1.实物档案每个采购项目应有对应的实物档案，包括《采购计划表》、《采购比价表》、《供应商资质审查表》、《采购合同》、《物资验收记录单》等。
2.记账档案每个采购项目应有对应的记账档案，包括《采购入库单》、《采购款支付凭证》等。
六、责任人和职责1.财务部门（1）负责统编公司年度办公物资预算；（2）审批公司各部门的年度采购计划；（3）负责审核采购合同；（4）负责办公物资库存管理；（5）负责清理办公物资库存的闲置和滞销产品，并向公司领导报告。
2.采购员（1）负责编制本部门的年度采购计划;（2）负责向供应商发送采购询价，比较价格与服务，制定最佳方案；（3）负责向供应商索取发票，对采购合同上关于金额、数量的核对工作；（4）保管采购相关资料和文件；（5）负责验收入库的物资；（6）对不合格产品及时向供应商提出异议，并在规定的时间内要求供应商处理。
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教 案（课时数： 2 ）授课授课章节标题： 办公资源采购和管理 教学目的：使学生理解、掌握办公资源采购和管理 的相关知识、技能。
教学重点：办公资源的采购和管理。
教学难点：办公资源采购和管理。
授课方法：讲授法 教案类别：□新授课 □实验课 □习题课办公资源采购和管理教学目的：使学生理解、掌握办公资源采购和管理的相关知识、技能。
教学重点：办公资源的采购和管理。
教学难点：办公资源的采购和管理。
教学时数：2教学内容与过程一、选择供应商秘书除了了解、熟悉办公室办公用品进出手续、库存管理以外，还应能够比较选择、办公设备、办公用品供应商，能够进行库存监督，能够完成办公用品及设备的采购（包括网上采购）。
在管理层次上，建理办公室与外界的沟通，通过采购这条渠道开通办公设备·办公用品的补充和更新的通道，满足现代办公对办公条件的要求。
具体选择办公设备和易耗品供应商时可以比较下述因素（一）价格和费用购买办公用品和易耗品首先应该考虑价铬，比较不同供应商的要价。
要清除供应商初次给出的价格常会因目写情况而有水分，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商，这样可降低价格。
另外，在购买时还要考虑到购买后还会有费用的支出，如存储所占空间的费用；存储中的损耗；设备更新后带来的存储用品报废；存储用品过多将占用资金等。
因此，购买办公设备和用品时要综合其来衡量所需的资金。
（二）质量和价格购买办公设备能够改仔细检查·比较货品的质量，保证购买后能够满足需求，不要买后才发现与设备不配套。
因此，最好可以选择哪些可以更换不合格物品的供货商。
购买时还要比较供应商的交货时间，能否在需要是快速交货并按约定准时交货，以减少库存费用和少占用资金。
若事实证明供应商能说到做到，有诚信，很可靠，才能够签约下订单订货。
（三）服务和位置购买办公设备和易耗品还要比较供应商为客户所提供的服务是否方便，如那些可以满足单位所需全部办公用品和易耗品的供应；那些能电话或传真订购；那些能订货后最快交货；那些不用每次付费而定期结算；那些能退货等。
当然，供应商所在的地点也很重要，浙江方便联络和交换。
（四）安全和可靠性购买办公设备和易耗品还要比较供应商在送货整个过程中能否保证货品的安全包装、存放、运输和交货的安全。
还需要仔细比较供应商卖货手续及相关的发票、单据是否齐全，如检查订货单、交货单发票的编号、日期、品名、签收等是否一应俱全，还应了解商家规模的大小、经营史上的信誉度，如为客户保密的可靠性等。
二办公设备和办公用品的库存记录与库存监督办公室办公设备、办公用品的管理是有关人员尤其是秘书的工作重点之一，虽然有时候不需要他们亲自去入库、出库、和发放，但是却要亲自查看库存记录，实施全天候的库存监督，既要保证办公用品的充分供应，又要保证发挥行政经费的最大效应。
因此，掌握办公设备和办公用品的库存记录与库存监督是秘书的职责和应具备的能力。
（一）库存控制秘书不但要做好库存记录的管理，还要对库存物品的数量进行控制，了解库脆的余额，对是否需要进货做出选择。
库存控制通常是通过大量的实践过程，计算出企业对每种库存物品的需用量，并将其确定在库存卡上。
（1）最大库存量。
这是一项物品应该存储的最大数量，这个数字的确定是有存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。
（2）最小库存量。
当库存余额达到最小库存量时就必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。
紧急是有必要向供应商紧急订货，以保证货物在很短的时间内就能交货。
（3）再订货量。
这个数字是由物品的平均使用量·物品交货的时间长短来确定的，当库存余额与在订货量接近时，就意味着必须订购新的货物来时货物的余额达到最大库存量，以保证业务的正常进行。
比如，企业确定A4文件值得最大库存量为100令，最小库存量为15令，在订货量为25令。
将这三个数字确定在A4文件纸的库存卡上，说明在A4文件纸的进货量上最多购买不能超过库存量为100令，而当库存中A4文件纸数量达到本25令时，就要订购新的货物，以保证货物的正常运行。
如果库存中A4文件纸的数量只剩下15令时，说明必须采取紧急行动订购，不能大意，否则会出现供不应求的状况，影响企业的正常运营。
（二）库存监督秘书可以根据不同的目的选择不同的监督类型·时间间隔，并采取各种库存监督行动。
在监督中若发现有库存问题，就要缩短监督的时间间隔，保证库存符合企业人要求。
（1）检查库存物品申领表和库存卡，从而了解各部门和个人使用物品的情况，其目的是放置物品的过度使用，这种库存监督可能每两月一次。
（2）定期检查库存监督卡，从而了节库存物品项目和最大库存量·最小库存量和在订货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些库存量，也通过监督处理那些国旗和多余的物品。
这种监督通常一年检查两次。
（3）检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额与卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗；准确计算库存价值；剔除那些从未申请使用的物品；发现和纠正库存记录得不正确填写。
这种监督通常有规定的时间间隔，例如一年四次。
三、办公设备办公用品的采集（一）办公设备的购买或租用在商务活动中，获得办公设备使用权有两种方式：购买或租用。
1、购买这是从外面购买设备。
组织为该设备付钱，及设备的“投资费“，然后就拥有了该设备。
以后设备的价值经过许多年这就被注销吧。
例如，一台打印机可能用250美元购买。
估计他的使用寿命是5年，那他每年的折旧费用就是50美元。
2、租借或租用所需设备能够租借或租用，每月或每年支付一定的租金。
这在会计上不计做投资费。
租借或租用办公室设备就需要签订相关合同，对于任何租借或租用合同，应非常仔细的检查下列内容：（1）修理和维修费用.（2）消耗品或其他服务。
一些租赁公司提供便宜的租用设备，但包括提供高价消耗品或其它设备。
（3）提前终止赔偿。
在合同终止之前终止合同，可能是昂贵的。
（4）购买和租用移动电话是需要好好考虑的。
许多电话公司提供“免费”电话，但需要持续2~3年支付昂贵的移动电话服务，提前取消合同会造成很大的赔偿费用。
组织签署的所有合同应该有他的法律部门检查。
（二）办公用品和消耗品的采购通常购买办公用品的程序是:（1）由需要购买办公用品的人填写公司内部的办公用品申购表（如表4-7所示）并签字，说明需要办公用品的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员。
为公用品申购表（2）有采购人员向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购办公用品的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人，及公司该机主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货准备付款。
（3）当收到供应商的办公用品后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的质量、数量，正是符合要求后，将签收后的交货单送会计部门。
（4）采购人员要根据收到的办公用品填写入库单，货物入库后，库房人员要签字表示货物进货。
（5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单。
三单的货名、数字应当相符，经财务部门签字批准后，在支付款额或支票。
（三）大型或者批量办公设备的购买随着企业的发展和规模的扩大，办公条件也会随着发生改变，例如开放式办公室、现代化多媒体会议室和接待区都需要配备一些办公设备，为特定的部门选择设备也是秘书工作的人员的必备技能之一。
1、选购办公设备的方法秘书选购办公设备和耗材应该能独立地从供应商处获取有关办公设备和耗材的详细信息，通过比较它们的长处、特点和差距，从而为本单位选购到最适宜最经济的办公设备和耗材。
对工作场所目前还未购置过的办公设备、大型专用办公设备或者一些办公设备的批量购买秘书要亲自进行家供应商的比较，调查的信息要周全、谨慎，这些办公设备的购买一般要求有大量的资金投入，一旦调查不周就会导致企业不必要的资金浪费，也会影响到工作的顺利进行。
例如可以对工作的性能、供效、价格、付费方式、供货时间、交货方法、售后服务以及供应商的信誉等进行细致的比较，并且充分阐述选择目中设备的理由。
购买前应该考虑清楚，确定要购置的设备好才是当前或与其所必需的，并且要充分考虑与原有设备的匹配关系；确定要购置的设备和耗材所放置的位置，保证使用设备的安全可靠，并且确定有利于工作流程的顺利进行；对于不同供应商货物的性能、价格、供货地点、支付方式以及售后服务等都要惊醒充分的比较及选择。
最后，制定详细的采购预算计划，报请上级和财务部门批准。
选购办公设备的注意事项选购办公设备的注意事项如下：（1）在自己的职权范围内，依照单位程序订货购置，多征求使用者的反馈意见（2）按照采购程序与供方确定购货内容、总费用、交货和售后服务等事宜，并形成整套购买文件。
（3）按照进货验货程序检查所购买的设备和办公用品的型号、质量、数量价格以及相应的单据是否齐全完整。
（4）若发现提供的货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系。
（5）最后按单位规定与财会部门办理或存放购买货物的相关文件及单据。
3、办公设备和易耗品的订购方式办公设备和易耗品的订购方式如下：（1）电话订购。
大多数的日常办公用品都是通过电话从供应商处订购。
（2）传真订购。
有些设备和办公易耗品的订购，需要给供应是工行发传真，详细列出订购的货物名称、数量、类型、送货时间等细节这样才能让供应商清楚订购需求。
供应商在接到传真后，会按要求送货上门。
（3）填写订购单。
有些单位有正规的货物订购单，在订购时需要将订购单填写好，邮寄或传真给供应商。
这样供应商就会根据订货单上面的要求送货上门。
（4）互联网服务。
通过访问互联网，利用电子商务来为单位的财富无。
如通过网上广告了解新的办公设备或者本单位所需要的办公用品信息，进行价格的比较，从网上商店购买，进行电子交易，运用电子银行、电子货币等多种服务。
高级秘书应能够通过网上购物实现办公用品和耗材的采购。
但在网上购物应该慎重，挑选好所购买办公用品和耗材的质量、价格、型号等多项质量指标，在确定购买与否。
附：一、定义：存货管理的范围包括原材料、燃料、辅助材料、包装物、低值易耗品、半成品、在产品和产成品的入出库及库存的管理。
二、入库管理1、外购时，首先由用料部门提出用料计划，由分管领导和委派会计审核，交财务部门纳入收支计划，并通过单位内部支付款项，再由供应部门负责实施采购。
2、购回时，由物资质检部门按质按量组织验收，按实际质量认真填写“入库单”，对“入库单”的外购地、入库时间、物资名称、规格型号、数量、单价、金额、交货人、承包人和验收入库等应逐一填写，不得漏项，对无随货同行发票的货物金额应由交货人提供采购价，财务据此入账核算，待发票到后再按实际价格调整。