关于档案管理的调查报告

关于档案管理的调查报告

七月份来到了碧桂园实习，在公司实习的这段时间内，收获还是挺大的。不仅加深了财务管理专业的掌握。还彻底学到了本专业以外的很多知识。与人交往，为人处世等方面。对财务管理专业越来越有兴趣。作为一名碧桂园一名普通的资料员。本着公平客观的原则，必要时，请求领导和同事的帮忙。调查了碧桂园项目部工程资料管理的情况。熟悉了碧桂园档案管理的基本工作流程。发现这家公司在工程资料管理存在的一些问题，并分析碧桂园公司工程资料管理存在问题的原因。结合在大学学的财务管理专业知识。对这家公司档案管理方面提出了合理的意见。

公司概括

碧桂园是一家做地产的企业，总部在广东。公司年销售额1402亿元。依法纳税额超140亿元。碧桂园下属企业有199公司目前员工人数20w，博士1300多人，碧桂园业务涉及装修、物业管理、酒店管理等。碧桂园有很多项目，代表项目森林城市、十里银滩、顺德碧桂园、广州凤凰城、句容凤凰城、兰州有兰州新城、珊瑚宫殿、官厅湖1号。

从1992发展至今，碧桂园具备很强的实力。1995年，碧桂园将酒店式服务这一概念带入物业管理，并能够很好的运用推广。公司在这些年的奋斗过程中。注重培养人才，与此同时。大力引进管理人才。经过一段时间的磨合、成长。在各自的岗位上形成了较强的战斗力。公司的发展离不开中国的经济的发展，碧桂园从广东对外扩张，业务遍及沿海地区。而如今碧桂园在全国楼盘项目就超1100多个。

作为一个千亿房企，中国地产前三强碧桂园，不仅是住宅社区的开发和运营者，也是绿色、生态、智慧城市的代表。截至2018年8月上旬，总共700个城镇有碧桂园项目，现在就2000个项目，有300万业户在碧桂园安居

目前，碧桂园（盐城）总计20余个优质楼盘资讯为业主提供服务，碧桂园（盐城）地址位于盐城市亭湖区碧桂园世纪云谷。配备了2000人的服务团队，30多个服务网点，200多个社区及站点，确保为业主提供美好家园，让业主住的

安心、省心、省时、省力。这对于盐城的经济发展带来了市场红利，对于业主来说也能很好的融入盐城都市圈。

碧桂园（盐城）“希望社会因我们的存在而变得更加美好”的核心价值观，做有对得起业主、对社会有责任感，将以以优质服务给业主最优的体验。

碧桂园集团理念：

“希望社会因我们的存在而变得更加美好”；

“我们要做有良心、有社会责任感的阳光企业”。

碧桂园创始人及集团累计参与社会慈善捐款已超21亿元。

这就是碧桂园，一直在为人类社会的进步而不懈努力。

碧桂园——给您一个五星级的家。

公司荣誉：香港上市的大型企业，世界500强，福布斯排行榜位列200强。

公司下一步的发展打下了坚实的基础。经过二十多年的稳步发展。公司积极拓宽海外市场，并取得了不错的成绩。

档案管理情况优点

1工程资料专职人员配备

碧桂园公司在在档案室为工程资料管理专门配备了档案员，资料员，等各项职能人员，他们都是在从业资格证，都有相关工作方面的经验5年以上。专职人员负责工程资料的收集、整理、归档。好多施工单位不重视这一块，随便找一个大学生来实习管理这些重要的资料。切不知，大学生缺少档案管理工作方面的经验，在实际的工作中很容易将工程资料分类不正确、检查不到位，也极大地耽误了施工进展。公司要重视对工程资料的管理，可以看得出专职人员对工程资料的重要性。

2资料员对制度的执行力

公司建立了记录和台帐，资料员对要对原始凭证要仔细检查好以后，再按照先关的流程保存，资料员每月都要对工程资料盘点核算。资料员认真执行工程资料的验收、保管、编制、归档等手续制度。资料员根据项目要求对各单位的收发联系函存档留底。

3工程项目的进度管理较好

在项目的实施进展过程中，各部门配合的相当紧密，项目部没有出现拖延工程的情况。最关键的是在于公司对项目进度的管理上相当重视，公司针对项目进度管理制定了项目的考核机制，极大的调动了施工人员的积极性。

项目处在每个月的30号都会为大家开一次会议，会议的情况主要是对上个月的工作完成情况做一下总结，分析哪些做的比较好的地方，哪些还是在后面的工程中是需要继续改正的。最后，项目处在制定下一个月的具体工作任务。项目处为了能够让月度的工作任务顺利完成，并将月度任务细化成每一周的具体工作任务。在每一周针对项目的情况进行实时跟踪、监控。

除了项目处的月度任务和周任务以外，公司还要对项目团队进行考核，比如本月的工作目标没有完成或者是工程项目的质量存在严重问题，公司就会对项目团队评分，评分低的将会受到公司的惩罚，对已经完成的工程项目团队，公司除了表彰以外还要给予他们一定的奖励。细分的工作任务还有公司的考核机制是能够确保施工项目进度情况的

工程资料管理存在的问题

1缺少对工程资料的防潮保护

档案室的工程资料，在天气好的时候也没什么需要注意到的地方，不过，一旦到了下雨天，有时候因为资料员的粗心忘记关掉门窗，外面很多的雨水就会渗透到靠近窗户的资料。加上空气潮湿及渗水的资料质量就难以得到保证。资料人员在发现了问题所在也没有及时采取有效的措施。盐城碧桂园有限公司也没有专门的防潮措施对这些档案室的工程资料。很多的时候都是由资料员随手把柜子一关就好了。

第天资料员有时候也不检查这些工程资料是否完好。就直接交给项目总。而施工方拿了有问题的图纸，有的上面字迹看不清楚。而这样做出来的工程项目的很难让客户相信这家单位的施工质量。

2工程资料管理制度的缺失

在调查中发现，档案室没有统一工程资料的管理标准，都是完全按照资料员的要求去做的，在对工程资料进行编制时，没有相应的辅助人员来帮忙编制。都是公司外面找的临时工，由于没有相关的工作经验，临时工也很难保证工作的质量。资料员在对施工方进行检查中，统计报表中有错误的地方，比如有多报,早报,重报,漏报的情况。资料员也没有及时和上级领导反映，这些统计报表一旦归档，这就带来了项目统计的不真实性，没有参考价值。这在实际中。资料员很难做到高效率。加上资料员的疏忽，有时候对图纸的清点不到位。由于这方面工程资料管理制度的缺失，公司也没有追究资料员的责任，更没有受到公司的批评。3资料员素质有待加强

有的资料员素质底下，据我了解到这家公司的资料员的学历只有初中毕业，对自己本职的工作常常是丢三落四。因为档资料员专业知识的储备不足，而对业务的熟悉度也是模棱两可。特别是在与成本会计交接时，有时候成本会计人员在响资料员核对物品、数量等信息时。而资料员总是一副敷衍了事，服务一点都不好。在工作中不尽心更不尽责。即使，资料员在对整理资料时发现异常资料，也不及时的登记向上级领导说明有关情况。只是坐在办公室里看着电脑。很多时候，如果施工方拿到这些分类错误的图纸，就会影响整个项目的效率。还有，在公司资料进行归档时，总是一边整理资料一边玩着手机。有时候，领导在的时候档案人员表现出一副工作很投入的状态，在领导走了以后，资料员爱怎么玩就怎么玩。改进措施

1加强工程资料的防潮保护

对于一些比较重要的工程资料比如施工管理理资料、施工技术资料、施工物资资料等都要将这些资料单独放，稳妥的放置在文件柜里。公司还要派先关负责人对工程资料的防潮、防雨、防火做好相关的工作，公司制定出对工程资料具体的防潮保护措施，资料员对工程资料要分门别类的放好，即使是一个大类的工程资料，也包括好多种。资料员都要做好资料的分类管理工作。并做好明显的表示，以便后续再拿的时候更容易找得到。

2明确资料员工作管理

档案室如果需要人来协助处理工作时，公司一定要聘请那些有工作经验资料员。谁在资料整理中出现问题就去找谁。资料员应当工作认真，对每一份图纸、勘测图、竣工图在整理时一定要小心翼翼，不可粗心大意。建筑施工中最重要的工作就是搜集好以后还要整理，在整个工程质量管理中是不可缺少的一部分，在施工中，如果发现任何一个资料上面没有按照行业标准执行的话，那么，整个工程做下来也就达不到要求。对该工程质量具有否定权。做好施工质量技术资料管理工作是非常重要的，应首先明确资料员的工作管理职责。

公司项目部将施工图纸、技术资料、施工部位、施工操作情况、检查跟踪情况、设计变更情况。按照总体施工计划,逐步的将生产工艺,施工技术,质量要求及时提供给管理人员。并且实施多方面监控和检查。如在资料整理过程中，资料员发现问题要能够记下来以便向领导汇报具体事宜。

资料员的工作职责：

①工程资料应当严格按照相关的规定，对于工程的施工、合同要有明确的一套规则。

②项目涉及的单位将工程材料的产生和汇集纳入项目施工管理和有关人员工作的各个方面。

③各施工单位务必确认持有的资料的合法、合规，如果发现有人对工程资料的伪造，应当按照上级相关规定给予严厉的处分

④对工程资料的管理应该和项目施工一样，整理好资料为项目方汇总。

⑤工程资料属于重要性文件，由施工单位、建设单位等相关负责人分级管理，资料员一定是要有丰富的专业知识，还需要持有上岗证。

明确资料员的管理制度:

a.工程资料按照规定并配有专人负责管理，明确责任人的具体工作细节，

b.合同中工程资料涉及到的费用、数量等信息一定要在合同中写清楚。

c.对工程资料的及时收集、及时归档，方便后面相关人员查阅。

③工程资料的制定应满足一下条件。 a.施工单位应对工程资料真实性负责，如果是有好几家单位共同做的工程资料，都要承担各自应有的责任。 b.工程资料

上面填写的文字、相关负责人签的名字都要依据国家规定去执行。c.工程资料严禁修改，如果确定一定要改需要经过领导的同意才可以。

d.工程资料的信息、表格、公章应该是很清晰。

④工程资料最好是第一手资料，如果没有的话也可以是复印件。不过要在上面加公章。还需要相关人员在签字，必要时，需要提供能够证明工程资料的完整性。

⑤工程资料上面书写的信息、结论、手续，再次确认是否无误

⑥工程资料可用信息化办公，大大提高效率。

3对资料人员的素质培训

公司要加大力度对资料员工作的培训，作为一名合格的资料人员，应具备哪些业务知识，从资料的入库、清点、编制、整理、归档、交接手续等一系列问题。针对资料人员在工作中经常犯的错误，要予以批评。资料员可以多参考几家施工单位在档案管理方面做的比较好的。看看人家具体是怎么做的，只有这样，资料员才能从根本是找到和别人的差距。资料员的计算机操作，资料员平时也要多学习工程资料管理操作知识，增加自己的专业知识及核心竞争力。公司针对资料员制定出一套考核机制，每个月不定期对资料员考核一次。对未达到考核标准的资料员，公司要特别关注。

资料员要有高度的责任心，加大对工程资料管理的认识。还要，做到对公司规定的各项指标、有关岗位规定有明确的掌握。并在日常的资料整理中加以运用。严格把控工程资料管理质量