商务类合同管理规定(1)(1)

（5）签约单位的资质文件
需提供签约对方的营业执照（加盖红色公章）、法人代表身份证复印件（加盖红色公章）、法人代表联系方式、委托代理人授权委托书（合同由对方委托代理人签订的，需加盖红色公章）、被委托人身份证复印件（加盖红色公章），以及其他招标文件要求的资质文件，10万元以下合同的可以提供复印件，；
2.合同电子台账：
1.工程类承包合同的起草：
（1）若为标准合同示范文本，由成本控制部门根据项目招标文件起草；
（2）若为非标准合同示范文本，我公司应当争取合同的起草权，根据招标文件和谈判条款起草合同。
2.工程类分包合同的起草：
（1）由成本控制部经办人根据招标文件中的合同示范文本和定标价格及相关要求起草合同；
（2）合同约定履约保证金：由分包单位以银行转账方式向公司的财务管理部门交纳履约保证金，不接受现金与承兑汇票，具体要求如下:
原内容
修订后内容
修订原因
制/修订人
2018.9.27
A/0.1
新编
本规定适用于XX新材料股份有限公司商务类合同的起草、评审、签约及存档等。具体包括：工程类、材料类、设备类、中介服务、委托类等，2万以下的零星采购不属于商务类合同。
（一）工程类合同：是指公司将工程项目进行分包签订的合同，包括与劳务公司签订的劳务分包合同、与专业工程施工单位签订的专业工程分包合同等（劳务分包合同和专业工程分包合同统称“分包合同”）。
（二）买卖类合同：是指公司部品部件、物资（包含材料、机器设备、工器具、生产与劳保用品等）买卖或租售而签订的合同。
1.采购合同：包含材料、机器设备、工器具、生产与劳保用品等采购签订的合同；或与供应商签订的预备战略合作协议、战略合作协议等合同。
2.租赁合同：包含设备、周转材料、吊车租赁等签订的租赁合同。
合同签约必须由公司董事长或其授权代表人签字或盖个人用印，以及盖公司合同专用章。合同用印流程按公司印章管理相关制度执行。
由公司成本控制部负责编制，组织相关部门进行评审后发布，原则上必须采用发布的标准合同示范文本。
合同由封面、正文、签署页、附件（若有）组成，具体要求按附件一合同格式示范文本执行。
由经办人负责根据公司标准合同示范文本（如政府部门的格式合同等特殊情况除外），按合同双方的达成的共同意见进行起草。
二、第一段为签约公司部门名称的拼音首个大写字母（共4位）；
序号
部门名称
公司部门代码
1
综管部
JZZG
2
基建组
JZJJ
3
账务部
JZCW
4
制造部
JZZC
......
三、第二段为签约日期（共6位），日期一律采用两位制格式，如2018年10月1日编码为“181001”；
四、第三段为签约顺序流水号（共2位），流水号采用01-99中的数字,根据合同签约当天的先后顺序进行编写。如公司工程部于2018年10月1日签订的第2份合同，其合同编号为“JZJJ-18100102”。
（6）签约单位的资质文件扫描件（工程分包合同、采购合同、委托合同、委外的技术合同、其他类合同必须提供）
需提供签约对方的营业执照（加盖红色公章）、法人代表身份证复印件（加盖红色公章）、委托代理人授权委托书（合同由对方委托代理人签订的，需加盖红色公章）、被委托人身份证复印件（加盖红色公章），以及其他招标文件要求的资质文件，10万元以下合同的可以提供复印件。
①合同签订后应按时交纳履约保证金。
②履约保证金交纳比例：a、劳务分包合同保证金不能低于合同总价金额的1％，以万元为计量单位取整数，低于1万元的按1万元交纳，最高不超过10万元；b、专业工程分包合同保证金不能低于合同总价金额的2％，以万元为计量单位取整数，低于2万元的按2万元交纳，最高不超过100万元。
附件3：
XX新材料股份有限公司文件
工程分包合同交底表
交底人
交底日期
合同名称
签约单位名称
甲方：
乙方：
合同交底内容
接受交底人签名
合同内容概况
工期/交货期
质量要求
合同价款
付款方式
结算方式
验收标准
质保期限
违约责任
其他约定
本制度自2018年10月1日起试行，由成本控制部负责解释和修订。附件表格待逐步完善。
附件1：合同评审表（工程类）
附件2：合同评审表（材料/设备类）
附件3：工程分包合同交底表
附件1：
XX新材料股份有限公司文件合同评审表（工程类）
合同名称
签约同编号
成本控制部
签名：日期：
技术部
签名：日期：
1.遵守“公平、公正、平等、自愿、诚实、守信”的原则。
2.严禁合同“履行在先、签订在后”的行为，特殊情况必须呈报公司董事长批准。
合同的签订实行公司董事长授权签约制度，所有合同均由公司董事长或由其授权的委托代表人方可签订与批准合同，委托代表人必须在授权范围内进行签约，严禁超越授权限签约，未经公司董事长授权的委托人签订的合同视为无效合同。
工程部
签名：日期：
基建总监
签名：日期：
总经理
签名：日期：
董事长
签名：日期：
综管部（备案并盖章）
附件2：
XX新材料股份有限公司文件
合同评审表（材料/设备）
合同名称
签约主体
甲方
乙方：
合同价款
合同编号
成本控制部
签名：日期：
需求部门
签名：日期：
分管领导
签名：日期：
总经理
签名：日期：
董事长
签名：日期：
综管部（备案并盖章）
受控状态
▇受控文件
□作废保留
□作废文件
XX新材料股份有限公司
商务类合同管理规定
编制
日期
2018年9月27日
审核
日期
2018年9月30日
批准
日期
2018年9月30日
XX新材料股份有限公司
商务类合同管理规定
版次
A/1
页次
1/8
文件编号
编订日期
2018年9月27日
生效日期
2018年10月1日
制/修订日期
版次
（3）其他类合同：
由经办部门起草并发起合同评审，经发起部门初审，再由公司成本控制部、分管领导会审，由公司总经理审核，董事长最终审批。
各类合同的编号根据各部门及签约日期编制，编号原则如下：
一、合同的编号由“大写英文字母”+“-”+“阿拉伯数字”组成，共12位，分三段组成，即“公司部门代码-年月日+流水号”。具体如下：
（1）根据签订合同的类型与归属，选择相对应的合同台账表格；
（2）填写要求：
①合同类型、签约单位名称、签约单位联系人和电话、合同经办人与电话必须填入；
②合同名称：签署公司名称+项目名称+合同标的物+对方公司名称；
③付款方式：填写合同内付款内容，但请精简内容；
④结算方式：如有总价的合同填写总价包干；如只签订单价，必须填写合同暂估总价；
⑤合同金额以元为单位，用阿拉伯数字表示；
⑥合同有效期：有具体周期的可填写，无具体周期的填写：参照合同条款；
⑦已签订的合同需要作废时，需对原合同和合同台帐标注作废标识；
（3）已录入台账的合同发生内容改变或信息调整时，要做到及时在台账中更新且备注说明。
3.合同电子存档要求：
（1）合同WORD电子文档版；
（一）公司董事长为合同评审的最终批准人。
（二）成本控制部：
1.归口管理全公司的各类合同，对公司的合同进行统一编号、检查、建台帐和存档管理。
2.制定与完善公司合同管理制度、标准及相关规定。
3.编制公司标准合同示范文本，并组织评审与发布。
4.对经办合同进行起草、组织评审、签约与交底，并参与公司其他部门经办合同的评审。
（1）合同评审标题填写方式：项目名称+合同标的物+对方公司名称；
（2）合同总价：有合同总价的合同必须填写合同总价；如没有合同总价的，要根据年度采购量预估合同总价并填写；
（3）合同归属主体、合同归属部门、对方签约公司名称等、对方经办人、电话等资料必须填写；
（4）合同主要条款：与供应商签订的合同应就中标单位和中标价格、付款方式等内容进行阐述，用于表达供应商选择、价格、付款方式等的合理性（本条适用于：工程类分包合同，买卖类合同中的采购合同、租赁合同，与外部单位签订的技术类合同，委托类合同，其他类合同）
在合同签署页必须由签约双方的法定代表人或授权委托代表人签字或盖印鉴，再加盖公司公章或合同专用章，具体用印流程根据公司相关规定执行。
1.工程类分包合同的交底：
①成本控制部经办人组织相关人员进行交底；
②分包合同交底表由成本控制部门存档。
1.合同纸质存档要求：
合同经办人完成合同盖章手续后，将盖章完好的合同等相关资料进行存档。10万元以上的合同存档提交的资料必须是加盖红色公章的合同原件、10万元以下的合同存档可以是黑白复印件。
③与公司签订了战略合作协议的供应商可免交履约保证金。
1.合同评审的原则：
（1）公司分管领导审核，公司董事长进行最终审批。
（2）工程类分包合同，买卖类合同中的采购合同、租赁合同，与外部单位签订的技术类合同，委托类合同，其他类合同在合同评审时必须提供定标报告，无定标报告资料不允许发起合同评审流程。
2.合同评审主要内容：
（1）盖章的合同（必须提供）；
（2）合同评审表；
（3）定标审批表或定标报告（工程分包合同、采购合同、委托合同、委外的技术合同、其他类合同必须提供）；
（4）签约单位的报价文件及相关图纸（工程分包合同、采购合同、委托合同、委外的技术合同、其他类合同必须提供。须加盖公章，可以为复印件或扫描件，现场投标的报价须为加盖红色公章的原件）；