浅谈呼叫中心的外呼业务开展知识讲解

浅谈呼叫中心的外呼业务开展

Lucie 2004/04/22

一、呼叫中心目前现状分析

Call Center(呼叫中心)在当今信息服务领域已经成为一个耳熟能详的词语，呼叫中心作为集客户服务、市场营销、企业管理于一体的服务窗口，构成了企业与客户之间联系的桥梁。对于越来越多的服务型企业，呼叫中心已经成为企业生存的一个基本要素，成为商业服务机构在市场立足的一个必要条件。各种规模和类型的公司开始意识到，提供多元化服务的呼叫中心，将使他们超越竞争对手，得到最好的竞争优势。

然而，在客户的理解中，很多企业的呼叫中心仅是一个"咨询电话"或"热线电话"，即客户若有问题要咨询时或有投诉事件需申告时才会拨打该热线电话，仅此而已。也就是说，企业内部的呼叫中心基本的服务方式还停留在初建阶段，与已存在多年的寻呼台、信息台、长途电话接续台以及目前很多行业的客服热线一样，它仅仅是一部热线电话而已，它所提供的服务只是一种被动式的服务。显然，这样的呼叫中心增加了企业成本的投入，成了企业纯粹的消费中心，无利润产生。其实，建设这种类型的呼叫中心，其服务观念在本质上就发生了错误。企业建立呼叫中心的最终目的，是在服务客户的同时，为企业创效增收。企业要想扭转呼叫中心目前的运营方式，必须转变经营理念，将服务方式进行延伸，主动开拓服务领域，寻找新的增效服务。那么作为服务型企业的呼叫中心到底应该向哪个方向发展，从根本上实现质的突破，真正从"成本中心"转向"利润中心"，发挥呼叫中心的核心竞争力呢？

二、外呼业务在国外的发展

让我们将视线转向国外，在国外，呼叫中心的外呼业务一般占客服业务量的20％。而在国内，呼出业务只占客服业务总量的5%，可见外呼业务在国内的发展潜力巨大。再从赢利的角度来看外呼业务，根据直销协会的数据统计，1996年通过呼叫中心直接销售和营销产品的总额达到2440亿美元，占全部销售额的45%，可见外呼业务对于企业来说不仅仅是一种服务方式的改变，更是企业减少成本、增加收入的一个有力举措。企业利用外呼服务来改进客户关系，一方面体现企业对客户的关怀，从而提高保留客户的能力；另一方面又通过改变销售的边际机会，来增加企业的收入。可见在呼叫中心开展外呼业务不啻为呼叫中心改变现状、走出困境指明了方向。

那么，做为服务型企业的企业，如果开展外呼业务，其前景又会怎样呢？

三、外呼业务的发展预测及其战略意义

1、外呼业务对企业的战略意义日益重要

越来越多的企业认识到，要想改变呼叫中心高成本、低收益的现状，必须将服务的被动型向主动型进行转变，即在呼叫中心开展主动服务与营销--外呼业务。也就是说，呼叫中心未来的发展道路必将是从单一功能、后台功能走向与其他营销渠道有机整合的发展道路，企业将更多的业务功能与应用通过呼叫中心的整合来实现，通过呼叫通路实

现营销、销售、服务、内部支持和渠道管理等多功能有机整合。呼叫中心最终成为一个多功能、综合性的呼叫中心和客户互动中心。

就目前企业服务客户的方式来看，归纳起来大致共有三种，一是营业网点为客户提供的服务，一是服务热线为客户提供的服务，一是客户代表为贵宾客户提供的上门式服务。可是就客户组成的份额来看，高端客户虽然对企业的贡献度高，但毕竟数量有限，而中、低端客户群体数量的猛增，又为企业提供了较大的利润收益。因此，企业在进行战略布署时，当然也必须将中、低端客户做为主要消费群体而纳入其中。而呼叫中心则恰恰可以完成企业与中、低端客户的重要接触，并承担起企业服务营销策略的核心任务：客户信息采集、客户需求分析、客户价值分级、客户需求满足等。那么，如何在低成本投入状态下实现这些功能呢？外呼业务显然是目前的最佳选择。

2、少投入、高收益，为企业创造无限价值

众所周知，呼叫中心既是企业的信息中心也是资源中心。如何更好的利用这些资源，并依靠这些资源产生出新的资源，新资源再被重新利用，形成一个周而复始、永不间断的物质运动过程，最终促进企业各项工作的全面发展，外呼业务则是一条简便而有效的途径。

例如，曾有一家某通信服务公司做过一项客户调查，该公司对2493名客户进行了电话回访，然而在回访的过程中却发现，只有1190名客户是真正的机主，其中绝大部分客户资料不真实。这不仅会给企业造成高额欠费无法追缴，而且会导致大量的客户离网。针对这一现象，该通信公司利用进行开展呼叫中心外呼业务，及时对客户资料进行修改与核实，为企业减少成本投入、创造客户价值提供了有利的帮助。

3、真正从"成本中心"向"利润中心"演进

要想使呼叫中心真正从"成本中心"转变成"利润中心"，就必须改变呼叫中心的业务模式，由被动提供服务到充分发掘客户价值，主动出击为企业创造利润。而对于拥有庞大的客户资料数据库及大量与客户接触的话务员的呼叫中心，企业只要充分利用这一平台，提供主动服务，就能够较好地开展各项营销活动；此外，企业如果能够依据CRM理念，将呼叫中心采集到的客户信息进行分析和挖掘，并将客户信息与企业的内部/外部资源进行有效整合，在通过呼叫中心等通道满足客户的需求，实现客户价值，从而将呼叫中心逐渐演变互动式的服务营销中心；只有这样才能将呼叫中心由成本中心转化为利润中心。这也必将是呼叫中心发展的必然趋势

4、全方位服务的结合体

未来呼叫中心应是服务中心、营销中心、信息中心的结合体。首先，呼叫中心作为客户关系管理（CRM）的统一对外信息平台，它主要的功能应是服务中心：通过企业与客户的交流和互动不断了解客户需求，为客户提供个性化服务，为企业培育大量的忠诚客户和稳定客户，从而实现企业价值和利润的最大化。其次，它应该是一个多功能全方位的电话服务厅，即营销中心。随着现代生活节奏的加快，越来越多的人乐于接受电话购物或网上购物的方式，他们希望一切在窗口办理的业务和查询都可以通过呼叫中心实现：比如想购买以往经常买的商品，一个电话打到服务热线，就会很快有人将客户想要的商品送到客户指定的地点。而且利用外呼，可以配合每次营销活动的推出，做事前和事后调查，使得营销策略更具有针对性。

四、外呼业务的服务应用

呼叫中心是企业与客户之间的沟通枢纽，也是维系客户关系和实现客户业务要求的服务渠道，随着客户对服务要求的不断提高，呼叫中心可以扩充现有的服务手段和服务渠道，来改善和提高客服中心的服务水平和服务质量，为客户提供个性化、差异化和多样化的服务。

1、外呼渠道

1) Telephone（电话服务）

2) MSM（点对点信息）

3) EDM（电子信函）

4) DM（信函）

5) FAX（传真）

2、外呼业务种类

1) 客户回访

2) 客户需求调查

3) 客户满意度调查

4) 新产品推广前期调查

5) 客户忠诚度调查

6) 客户关怀

7) 市场营销

8) 客户账务处理

9) 各类信息通知等。

五、外呼业务发展成功的关键因素

1、领导的高度重视

任何一项新举措的推广，必然面临重重的坎坷。要能够持之以恒、坚持不懈地进行下去，首先必须得到公司的重视。有了高层领导的关心，才具备了保证改进措施得以实施的重要力量，也才能将外呼业务在呼叫中心全面推开。

2、调查数据动态分析

外呼业务的顺利开展还有赖于严密的数据分析。呼叫中心针对不同客户群体、不同业务种类、在不同市场环境下，都必须及时对各项外呼数据进行动态分析。它需要以下几方面的数据做导向：

1) 锁定目标客户群的基础数据；

2) 企业成本投入与利润回收数据对比；

3) 外呼频率数据分析；

4) 客户回应率数据分析；

5) 成功率数据分析；

6) 不同业务调查结果数据分析。

3、规范化质量管理

俗话说"磨刀不误砍柴功"，提供给外呼人员可操作的工具能够有效控制外呼业务的质量，从而提高外呼的成功率。因此，企业要上马外呼业务，必须事先为外呼人员提供支撑服务，如外呼业务实施管理办法、外呼工作流程、单项外呼业务流程、外呼的语言规范与技巧文字脚本、外呼业务主管及座席人员的培训、特殊情况的判断及处理等全面、详细的举措，为外呼业务的成功开展奠定基础。

4、跨部门携手配合

呼叫中心的员工大都是由话务员组成，在市场营销和数据分析方面的能力呈现弱势，外呼业务开展的顺利与否还有赖于公司其他部门的配合与指导。外呼人员一方面收集各项访问的原始数据，为决策者进行决策提供依据，另一方面，决策者还应该给外呼人员进行合理外呼提供指导。在这种闭环状态的配合下，才能减少外呼的盲目性，提高成功的几率。

5、配备一支具有应变、创新能力的团队

这个团队的每个人都应当能不断贡献新的想法，同时不断接受新的改变和新的挑战。面对来自客户、上级和其他部门的要求和压力，团队中人能迅速响应、不断变革，同时又不轻易气馁和丧失信心。一个不稳定的团队最终会导致一个不稳定的客户关系。因此一个好的呼叫中心应该具备一支具有应变、创新能力的高素质的团队。