集团公文管理规定
集团公司公文管理规定
公文管理规定第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。
公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
（二）反映情况要客观，实事求是。
（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
〖JP3〗第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。
总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由总裁办收回归档。
第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：（一）以公司名义对外发文，一律XXX字（XX年）XX号；（二）公司党总支发文，用XX党字（XX年）XX号；（三）以工会、共青团、妇联名义发文，用XX政字（XX年）XX号; （四）公司监事会发文，用XX监字（XX年）XX号；（五）董事局发文，用XX董字（XX年）XX号；（六）董事局委员会发文，用XX董X字（XX年）XX号；（七）董事局委员会所属机构发文，用XX董XX字（XX年）XX号; （八）其他管理部门的发文，用XXX字（XX年）XX号。
xx集团公文管理制度
公文管理制度一、目的为使集团的公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理的效率和质量，加强密级公文的保密制度建设，同时做好对公文传达、落实的督促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围适用于集团、各区域集团、各公司的重要决定决议、规章制度、通知通报、会议纪要等公文的发布与执行。
三、权限1.集团xxxx部企管中心是集团公文的管理部门，负责集团的公文处理、督办，并指导集团各部门、各业务集团、各公司的公文处理工作。
2.各业务集团公司xxxx部门负责本单位的公文处理及督办。
四、具体规定(一)公文形式1.红头文件：凡是制度性的、指导性、规范性的重要决定决议、规章制度、管理办法、公告通报等文件，均以xxxx部门名义的红文发布。
2.通知通告：凡是对内开展的专项工作、组织工作、相关活动的通知通告，由发起部门拟文，转xxxx部门发布。
3.会议纪要：凡是负责人召开的会议，均由xxxx部门或组织部门形成会议纪要，由xxxx部门以会议纪要发布。
(二)发文审批流程（具体见附件1）集团：部门拟稿 xxxx部门经办会审部门意见拟稿部门修订综管部负责人审核总裁（或授权分管领导）签发业务集团公司（权限范围内）：部门拟稿 xxxx部门经办会审部门意见拟稿部门修订 xxxx部门负责人审核业务集团公司总裁（总经理）签发业务集团公司（权限范围外）：部门拟稿 xxxx部门经办会审部门意见拟稿部门修订xxxx部门负责人审核集团xxxx部门负责人复核业务集团公司总裁（总经理）签发(三)公文具体格式1.红头文件发文格式（具体见附件2）(1)纸张A4。
采用标准页边距，即，上下各留白3.18cm，左右各留白2.54cm。
(2)文件的红头标题字体为“华文中宋”加粗，word文档字符间距的缩放设为75%，呈长方形。
红头标题内容为“公司名称+文件”，字号为55号，字号根据公司全称的字数自行确定并固化。
红头标题必须控制为一行。
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度第一章总则第一条为规范公司办公室公文管理工作，提高工作效率和质量，加强信息传递和沟通，特制定本制度。
第二条公司全体员工均遵守本制度，相关部门负责人负责具体实施和监督。
第三条公文包括但不限于公告、通知、文件、函件等。
公司办公室负责编制、收发和归档。
第二章公文的编制第四条公文的编制必须严格按照公司规定的格式和标准进行，要求文字简练、明确，符合规范语言的书写和表达要求。
第五条公文内容必须真实准确，涉及重大事项或需要审核批准的公文应经相关负责人签字确认。
第六条公文的编制应遵循慎重、及时、有效的原则，尽量减少繁文缛节，简化办文程序，提高工作效率。
第三章公文的收发第七条所有公文在编制完成后，由办公室负责人审核，并签发发文号。
第八条公文的收发采用签收的方式，来文必须在签收簿上签字确认，并及时转交给相关责任人。
第九条公文的签收和转交必须在规定时间内完成，不得拖延。
第四章公文的归档第十条公文签收后，办公室负责人根据分类设置的文件夹进行归档。
第十一条公文归档时，应按照时间顺序进行，确保公文的完整性和便于查阅。
第十二条公文归档后，办公室负责人应及时备份到电子档案系统中，保证数据的安全性和可靠性。
第五章公文的使用范围和查阅第十三条公文仅供公司内部使用，不得外泄或向外部机构提供。
第十四条公文的查阅应遵守员工资料保密原则，不得擅自查阅与本岗位无关的公文。
第六章公文的保密第十五条对涉及公司商业机密和员工个人隐私的公文，必须严格保密，未经相关负责人批准，不得擅自外传。
第十六条公文密级的确认必须在编制公文时进行，根据涉密程度进行标注，并由相关负责人确认。
第十七条公文的保密措施包括但不限于密码保护、限制查阅人员范围、控制打印和复印等。
第七章公文的销毁第十八条公文归档满三年后，可以按照规定的程序进行销毁，销毁记录必须做好备份并妥善保存。
第十九条公文销毁必须严格按照公司规定的程序进行，确保不会造成信息泄露和丢失。
集团公文管理规范
5.2.2建议
5.2.2.1填写呈批阅表中的文件名、发文单位和收文日期。
5.2.2.2与公文复印件一同送部门负责人，由其在建议栏填写合理的处置建议。
关系到集团/子公司全局的，应建议集团总裁/子公司总经理签批。
仅关系到某职能部门的，应建议职能部门主管领导或负责人签批。
一、目的
规范集团的公文格式，促进公文接收、制定、发放、落实及存档工作的规范化。
二、适用范围
1.0适用于集团总部及子公司的公文编制和管理。
2.0集团总部及子公司应根据本规范制定本单位的公文管理细则。
三、工作规范
1.0管理职能
1.1集团行政管理中心办公室为集团公文的归口管理部门，负责接收和处理集团总部外来文件及下属公司的请示、报告，处理以集团名义上报、下发的公文。
4.2.4批准：公文必须由集团总裁或子公司负责人（或授权代表）批准；其中，会议纪要由会议主持人批准签发。文件一经批准即生效，已批准的文稿，未经批准人同意，不得修订。
4.2.5发文
公文用纸一般采用标准A4型，左侧装订。
集团总部与子公司的公文应由其行政部门按年度统一顺序编号。
发文部门在发文时，应抄送关联部门，以便协办或查考。
3.7公文标题：应准确简要地概括公文主要内容，标明公文种类。
3.8行文部分包括正文、附件、落款、发文时间等。
3.8.1正文：公文内容应与国家法律法规及集团制度一致，文字精练，文笔流畅，逻辑合理，要求和措施明确，切实可行。
3.8.2附件：在正文之后，成文时间之前；多个附件应注明附件序号，序号对齐。
3.8.3成文时间：以签发或盖章日期为准，年份应标全称，月、日不编虚位。
集团公文管理制度
集团公文管理制度一、总则为规范集团内公文的起草、审批、传阅、归档等管理工作，加强信息的管理和保密，提高工作效率和服务质量，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于集团总部及下属各单位的公文管理工作。
三、公文的定义1.公文是指集团内各级部门和单位用以传达、约束、证明和记录有关工作事项的正式文件，包括文件、公报、通知、函件、电文等形式。
2.公文还包括文字、图片、图表等信息的表达方式。
四、公文的起草1.公文的起草应当注重准确、简明、规范和通顺。
2.公文的起草必须符合国家法律法规和有关规范的规定。
3.公文涉及的重大事项的起草，必须报集团领导审批。
五、公文的审批1.公文的审批程序应当明确，按照规定的程序和权限进行审批。
2.公文的审批人应当对公文内容进行严格审查，确保公文内容准确、明确。
六、公文的传阅1.公文的传阅应当根据内容和需要逐级传阅，并及时办理下步工作。
2.对于涉及重要事项的公文，传阅人员必须履行保密义务，并按规定办理。
七、公文的登记1.所有发文、收文、传阅等公文工作，必须建立健全的登记制度，并按规定进行登记。
2.对于重要公文，必须做到件件有号、号号可查。
八、公文的归档1.所有公文必须按照规定的文件管理制度，进行分类归档，并做好永久保存。
2.对于保密文件、重要文件，必须建立保密归档制度，并加强安全管理。
九、公文的传真和电子邮件1.公文的传真和电子邮件传输必须符合国家法律法规的规定，并做好备份和安全管理。
2.对于重要公文的传真和电子邮件传输，必须加密和确认阅读。
十、公文的保密1.所有公文的保密工作必须严格按照国家保密法规进行管理，并建立保密管理制度。
2.对于涉及国家机密、商业机密等重要信息的公文，必须加强保密管理，并定期进行保密审查。
十一、公文的办理1.对于收到的公文，必须按照规定的程序和时限办理，并做好记录和反馈工作。
2.对于需要协调和确认的公文，必须及时处理和回复，并做好相关记录。
十二、公文的监督1.各部门应当加强对公文管理工作的监督，确保公文的规范、及时和准确。
集团公文行文管理制度
集团公文行文管理制度第一章总则第一条为规范和严肃集团行文工作，提高公文质量，保证公文安全及时传递，特制定本制度。
第二条集团所有公文的呈批和收发由综合管理部统一管理。
其他部门或个人不得以公司名义行文。
第二章细则第三条为确保公文规范，集团行文由综合管理部统一审核和打印。
第四条为确保公文传递安全，集团内部传递由部门资料管理员或其他专人负责。
第五条公文种类主要有：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共11种。
第六条公文格式公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送、印发机关和印发日期等部分组成。
1.公文标题。
公文标题简明扼要的概括公文内容和公文种类。
词义完整，排列对称，间距恰当。
公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2.主送机关。
指公文的主要受理单位。
3.公文正文。
行文内容完整、有序、条理清楚。
4.成文日期及印章。
公文必须注明成文日期，以表明从何时开始下文。
成文日期在公文正文下面向右错开，要写全年月日。
成文日期一般以领导签发日期为准。
单一部门制发的公文落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。
加盖印章应端正、居中下压成文日期。
5.抄送。
需要收文的关联或间接单位、个人列入抄送。
6.发文部门标识。
由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成。
集团发文标识定为：“湖南共创集团公司文件”。
7.发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
8.秘密等级。
公文应当根据秘密程度划分等级。
一般分为：内部文件、秘密、机密、绝密。
9.附件。
公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件名称和件数。
第七条行文规则1.行文要严格按照相应格式书写和排版。
2.应按照隶属关系行文，不得越级行文。
3.平行或无隶属关系的，应使用平行文，如函、《工作通知书》。
《工作通知书》是集团内部，即部门相互沟通协调的函，用于日常办公和业务处理，方便快捷。
公文管理规定
山东爱书人集团公文发放管理暂行规定第一章总则第一条为加强集团文件管理，充分发挥文件在工作中的指导作用，不断提高工作效率，根据有关文书管理规范结合集团的实际情况，特制定本规定。
第二章文件类型第二条公文：是为贯彻落实集团重大决策、决议、规定、规章、办法、制度等而下发的通知及命令性文件。
第三条公函：指集团、公司、子公司、中心（部室）的通报、奖惩、请示、回复和一般性通知。
第四条任命、调令。
第三章有关名词解释第五条决策、决议：指针对涉及集团的某些全局性重大问题、重大事项而做出决策或安排，具有鲜明权威特征的公文文体；决策、决议的形成必须经过会议讨论通过。
第六条命令：指上级给下级的指示。
本集团特指董事长令。
第七条规定：指对集团某一部门或某一事物而做出的关于方式、方法和数量、质量的决定。
第八条规章：指对本集团的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及其工作规则等做出的规定，一般具有纲领性、稳定性和效力性。
第九条办法：指对某项工作或某一方面的活动做出具体安排或提出具体措施的公文。
第十条制度：指集团要求大家共同遵守的办事规程或行为准则。
第十一条通知：通知的使用范围较广，其基本形式有三种：一种是上级单位对下级部门发出要求办理的函件；二是转发平行或下属单位函件；三是告知互不隶属单位需要了解或办理的事项。
第十二条通报：指是为表彰先进、批评错误或传达重要情况所发的一种文体。
第十三条奖惩：上级单位或本单位对某一员工或部门因工作等原因而做出的奖励或惩罚。
第十四条请示：指下级部门向上级部门请求指示，或请求批准事项的陈述性公函。
第十五条回复：指答复对方来函中有关事项的函。
第十六条拟稿：指起草文件的初稿或草稿，是发文处理的第一道程序。
在拟定文件标题时，应注意标题的“三要素”。
即：发文单位、主题（事由）、文种（公文种类）。
第十七条拟签：指公司级（含）以上文件在会签和征求意见前，由主办单位负责人在所拟文稿发文稿纸上的签字（发文稿纸见附件一）。
集团发文管理制度
集团发文管理制度第一章总则第一条为规范集团内部发文管理工作，提高集团发文的效率和质量，保证集团发展的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团全体员工。
第三条发文是指集团内部各类正式文件、通知、公告等书面文件的起草、审批、颁发和归档等工作。
第四条发文必须遵循法律法规，并在制度规定范围内进行。
第五条发文必须严格按照集团的本制度进行管理。
第六条各部门、各单位必须配合并执行本制度。
第二章发文的类型第七条发文包括公文、通告、会议纪要、报告、指示等类型。
第八条公文是集团内部行政管理单位发布的文件，具有一定的约束力，需要签发人员签署并加盖公章。
第九条通告是集团内部针对全体员工发布的通知，具有一定的宣传与通知作用，需要主管领导签署。
第十条会议纪要是对集团会议内容进行整理、归档的正式文件，需要会议记录人员进行书写并报主管领导审批。
第十一条报告是对某一具体问题或工作进行分析、总结并进行汇报的正式文件，需要报告人员进行起草并报主管领导审批。
第十二条指示是主管领导对某一具体工作进行指导、要求的正式文件，需要主管领导亲自签署。
第三章发文的流程第十三条发文的流程包括起草、审批、颁发、执行和归档等环节。
第十四条发文的起草必须由分管领导或负责人员进行，起草内容必须清晰、准确并符合集团要求。
第十五条发文的审批必须由上级领导进行，审批内容必须符合法规要求和集团规定。
第十六条发文的颁发必须由签发人员进行，颁发内容必须清晰、准确并符合审批文件。
第十七条发文的执行必须由相关部门或单位进行，执行内容必须符合发文规定。
第十八条发文的归档必须由归档人员进行，归档内容必须清晰、准确并符合集团要求。
第四章发文的责任第十九条发文的起草责任由起草人员负责，必须保证起草内容清晰、准确。
第二十条发文的审批责任由审批人员负责，必须保证审批内容符合法规要求和集团规定。
第二十一条发文的颁发责任由签发人员负责，必须保证颁发内容清晰、准确。
第二十二条发文的执行责任由执行人员负责，必须保证执行内容符合发文规定。
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集团公文管理规定文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）某集团公司公文管理办法一. 目的为使**集团收发文标准化、系统化、效率化，促使集团对内、对外公文收发业务推行顺畅，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
二. 范围及主责● 红头文件由行政部统一起草、下发，并负责文件内容的执行；● 集团各部门需下发的一般性文件由各部门自行起草，经部门经理审批后下发。
● 本管理办法的制定和实施由行政中心负责和监督，并对此办法作出最终解释和修订，各公司行政部负责各公司的公文管理工作。
● **集团所属各部门及项目公司均适用本办法，参照本办法执行。
三. 公文的分类通知—相关规定、管理办法以及需有关部门共同执行或周（公司/职能部门的决定性通知、相关管理办决议— 经会议讨论通过的重要决策事项（重要组织架构调整、节点调整等） 请示—用于向上级部门请示指示、批准 （对外以公司名义给政府或部门的待审文件）通报—用于表彰、批评错误、交流、传达思想（嘉奖、处分等）规定—用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的（各部门、体系制度汇编或管理办法等）— 用于记载会议主要精神和决定事项（年度、季度大会、重要问题研讨会上有关战略调整、目标调整、架构调整、重大时间节点调整等有结论性摘要）一般性文件——其它应公知或发文的内容四.五. 公文的格式公文由标头、紧急程度、发文字号、主送单位/部门、正文、附件、发文单位署名、印章、印发传达范围、主题词、抄送部门组成。
标头由发文部门全称或规范简称加“文件”组成，用套红大字居中印在公文首页。
紧急程度对公文的送达和办理的时间要求。
紧急文件应当分别标明“紧急”、“加急”发文字号“** [××] ×××号”主送部门主送部门名称应当用全称或统称，位于正文上方，顶格。
正文附件应当置于主件后，与主件装订在一起，并在正文之后注明附件的名称。
成文日期一般署会议通过或领导人签发日期；二00五年。
决议、决定、条例、规定等不需标明主送部门，成文日期加括号标注于标题下方居中的位子。
主题词位于抄送部门上方。
各发文需由专人起草、送批、修改、定稿。
发文人由部门经理或上一级主管/公司任命，不得随意更换。
如遇人员变动需通知集团行政中心。
各发文标题均以二号黑体字，正文以四号宋体字书写，同类型/主题发文以（-1，-2）划分，补充文件说明的，应在文件名上标注。
红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命等，其他文件一般用公司信件的固定格式（如通知等）。
非紧急重要文件，不得随意以红头文件发布。
各红头文件格式、行文见附表。
六. 公文的行文规则行文应确有需要，注重实效，坚持少而精。
可发可不发的公文不发。
向上级部门行文，应当主送一个上级部门；如需其他相关的上级部门阅知，可以抄送。
不得越级向上级部门行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送越过的直接上级部门。
集团各部门在各自职权范围内可以向下级相关单位或部门发与业务相关的公文。
集团部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下属单位行文。
同级单位必要时可以联合行文。
不相隶属单位、部门之间一般用函行文。
向上级单位请示问题，应该一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。
对不符合行文规则的上报公文，上级部门可退回下级呈报部门。
七. 公文的校核、签发公文审核的基本任务是保证公文的质量，公文的校核由行政部负责或交由上级部门审核。
公文审核的内容是：报批程序是否符合规定。
是否确需行文。
文稿如需做较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
文稿在通过审批后，应再次对文稿的字句、标点符号、格式等进行校对，确保发文的正式化。
公文须经由主管领导人签字确认，由行政中心统一下发。
文稿的起草、校核、审批、签发一律使用钢笔（蓝黑墨水或碳素墨水），不得使用圆珠笔和红色笔。
八. 权限签批（1）任命a．集团内各部门经理以上人员的任命，须由集团总裁签批；b．二级公司人员的任命由分公司总经理签批，总助以上人员的任命由分公司总经理签批并送集团行政中心，由集团行政中心交相关领导审批后返还二级公司下发。
（2）公告参照任命签批办法（3）会议纪要a．集团组织的会议，由集团行政中心负责记录会议内容并对会议形成的决议、决定等整理成会议纪要，送报部门经理/高级经理审核；b．二级公司协调会、例会会议纪要须于每次会后交行政部门经理/高级经理审核，并每月底整理成月度会议纪要报告上报集团行政中心；（4）一般性通告不做特殊要求，对涉及到两个及以上部门的通知须知会相关衔接部门的部门经理。
呈报所有红头文件均须呈报集团总裁、副总及项目公司总经理，经审批通过方能行文下发。
抄送对象1.任命a. 集团抄报：**控股有限公司总裁、总裁助理抄送：华北集团、华东集团、北京集团主送：集团职能部门及各公司b. 二级公司抄报：**集团总裁及副总裁抄送：**集团职能部门及各分公司主送：各分公司对接主管部门2.公告类、会议纪要的抄送对象及界定参照以下规定：抄报：指需要了解发文事项的上级部门。
抄送：与发文事件有一定关联，需要知会的平级部门。
主送：与发文事件密切相关，需共同协作完成该事项的部门。
3.一般类通告性文件抄报、抄送、主送对象依据实际业务涉及的相关部门及通知事项而定，抄送对象不做具体要求。
九. 公文的办理和传递（1）签收各部门/二级公司收到有关公文，以签字或盖章的方式给发文方以凭据。
各部门或下属单位在收到公文后应认真阅读，如发现问题，应及时向发文部门询问。
（2）登记公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。
（3）拟办对上级部门下发的公文，需办理的公文应提供必要的背景材料，送主管领导批示。
（4）分发相关文件根据规定和领导批示将公文分发到有关部门，行政文件统一由行政部门对外发布。
（5）传阅相关文件由行政交由各部门传阅，行政部随时掌握公文的去向，避免漏传、误传、延传。
十. 公文的立卷和归档公文应按永久、长期、短期三种立卷存档。
永久性封存公文应定期组织清查，长久未用公文应组织集中销毁。
销毁公文应报上一级主管部门，在对所需销毁公文的内容、所存年限作出说明，经上一级主管部门批准后方可销毁。
公文销毁须两人同时在场，个人不得损坏、销毁公文。
公文应依发文内容、涉及部门等相关信息分别归类，并设专柜、标签统一标注。
做到一目了然，方便查阅。
公文不得损坏、撕毁、漏页，如发现以上情况应立即报告相关部门并及时追究责任。
公文按收、发文件类型分别归档，注明收文单位及签收人；定期对现存公文进行整理，并分类登记。
十一. 公文的收发管理对内、对外发文由集团/二级公司行政中心统一负责。
审批流程见（附表一），审批表参见（附表）。
集团（公司）行政部设置专职公文收发员，统筹并管理本集团（公司）公文的收发业务。
将送件文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
所有发放文件，需有登记、签收手续。
（见附表二）各部门收到相关文件后交由集团/二级公司行政中心统一收集，集团/二级公司行政中心对所收集的文件做归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
待阅示完毕后，依据实际情况对文件内容作出回复及配合，必要时将回复文件存档附后、归类以留后查看。
定期对收、发公文进行整理和清查，并对收、发文件的类型、字号等登记，列出现存公文的明细清单。
（见附表三）图示1. 文件下发流程**·**集团发文稿纸签发：行政部经理审批：标题：主送：抄报：抄送：附件：打印份数和附本分发单位：打字：校对：发文：注解1. 签发——文件的终审签批人（集团/二级公司总裁、总经理）2. 行政部经理审批——各发文均需经由行政部经理签批3. 标题——文件标题4. 主送——与发文事件密切相关，需共同协作完成该事项的部门。
5. 抄报——指需要了解发文事项的上级部门（**·**集团）6. 抄送——与发文事件有一定关联，需要知会的平级部门。
7. 附件—— 需补充、附注的相关事项或条款，需详尽说明的内容 8. 打印份数和附本分发单位—— 文件需要列印的具体份数及发送的单位和部门 9. 打字、校对、发文—— 文件起草、校对、负责发送的责任人 10.发文字号—— 按要求统一编号 11.发文日期—— 发文的准确时间 会议纪要发文流程**·**集团 ①**有限公司武顺 『2009』 任字 001 号②签发人：韩德明③关于对***等同志的任免决定④（正文）⑤按照**有限公司的有关规定，经**集团总裁田爱军同意，**投资控股有限公司总经理韩德明做出以下任免决定。
**投资控股有限公司 二00五年四月二十日⑥主题词：席任免决定抄报：**控股有限公司集团总部、**集团总经理及副总经理主送：**投资控股有限公司各部门抄送：**控股有限公司**集团职能部门及各公司⑦**投资控股有限公司注解起草要求：1. 提写标头2. 主题3. 正文：内容表述准确、字意清楚、用词准确4. 注明主题词、呈报、抄送、主送格式注解：①字体：红色小一号黑体、加粗、居中；各分公司、项目公司红头的公司名称，变更成本公司名称，并列在集团名下排，单倍行距；②黑体，四号字，居中；字号参照（四.公文字号规定），[ ]年以当时发文的年份为准，××号以三位数（001、002）为基数编号；③签发人/名字字体：宋体，四号字，加粗，置右上角；④宋体，小二号字，加粗居中；⑤正文用宋体四号字，倍行距；⑥右下角为：签发日期，大写；字体为：小四、宋体；⑦页面下端为：主题词、抄报、主送、抄送、印发单位名称；字体为小四号宋体、标题加粗。
注：如二级公司发布红头文件，“抄报”一栏按如下要求填写：抄报对象需同时注明抄报**控股有限公司集团总部、**集团总经理及副总经理。
二级公司需发文件只须抄报**集团，如需向**抄报则由****集团转呈，各二级公司不得越级上报。
附公告类文件格式要求及注解**·**集团①** 『2005』公告 001号②**集团关于×××××××××××××××决定③（200 年月日）④（正文）⑤××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（此件发至×××××）⑥主题词：××××决定抄报：主送：抄送：⑦**·**集团注解起草要求：1. 提写标头2. 主题3. 正文：内容表述准确、字意清楚、用词准确4. 注明主题词、呈报、抄送、主送格式注解：①字体：红色小一号黑体、加粗、居中；各分公司、项目公司红头的公司名称，变更成本公司名称，并列在集团名下排，单倍行距；②黑体，四号字，居中；字号参照（四.公文字号规定），[ ]年以当时发文的年份为准，××号以三位数（001、002）为基数编号；③小二号字，加粗，居中；④宋体，四号字，单倍行距；决议、决定、条例、规定等不需标明主送部门，成文日期加括号标注于标题下方居中的位子。