电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则

第一章总则

第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。

第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。

第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。

（一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

（二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。

（三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。

（四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。

（六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。

第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。

第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件（档案）备份中心或者异地备份库。

第二章电子文件的收集登记与移交

第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。

（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

（二）电子文件应收集齐全。电子文件的元数据也一起收集。办公自动化系统中产生的电子发文《审签单》、收文《办理单》，重要发文的历次修改稿本，也一起收集；收集时，分别作为一份电子文件。没有使用办公自动化系统的，其纸质发文《审签单》应该扫描成电子文件收集。纸质来文及其《办理单》扫描成电子文件收集。

（三）电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。

1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。电子公文应同时收集本市公文传输系统版式文件SEP格式；

2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；

3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；

4、音频文件以WAV、MP3为通用格式。

第七条电子文件的登记应符合下列要求。

（一）每一份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附件1、2）。登记时，将构成同一件电子档案的几份电子文件集中排列。

（二）电子文件登记表应与电子文件同时保存。纸质电子文件登记表应与电子文件载体一起保存。

（三）电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。

（四）电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件。

第八条电子文件应于归档前向档案室移交。

第九条电子文件形成机构移交前应按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由机构负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《电子文件移交接收检验登记表》（见附件3）。档案室接收检验后，完成《电子文件移交接收检验登记表》相关内容的填写。该表一式2份，移交机构与档案室各存1份。

第三章电子文件的归档与电子档案的保管

第十条电子文件的归档范围和保管期限，按照国家关于文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的元数据。电子文件的定密按照国家关于文件材料定密的有关规定执行，并应包括相应的元数据。

第十一条逻辑归档随时进行，物理归档在第二年6月底前完成。

第十二条电子文件以件为单位整理归档。一份电子文件为一件，密不可分的几份电子文件也为一件。归档电子文件参照不同属性纸质档案的分类规定，在同一档案属性、同一全宗内分类。

（一）文书电子档案在同一全宗内按照年度-保管期限-机构（问题）进行分类。其档号为“WS-全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号”。档号中的全宗号为4位代码，第一位是表示全宗属性的大写英文字母（清朝为Q，民国为M，革命历史为G，建国后为J），后三位为表示全宗顺序号的阿拉伯数字。档号中的保管期限“永久、长期（30年）、短期（10年）”分别用“Y、C、D”表示，年度用4位、件号用3位阿拉伯数字表示，机构（问题）用汉语表示。档号中可以不显示“WS”项。无档案信息代码项的档号，默认为文书电子档案档号。

（二）其他属性电子档案档号以此类推，具体方式另行规定。

第十三条档案室于每年归档纸质文件时，应同时按照下列规则归档电子文件：

（一）将同一件电子档案的各份电子文件放到一个标识该件电子档案的档号文件夹内。

（二）该档号文件夹的名称为该件电子档案的档号。

例：某公文归档后其档号为：“ 5，2009，30年，办公室，11”，则其电子档案档号文件夹命名为：“WS-J005-2009-C-办公室-011”。

第14条按归档电子文件类别代码相对集中组织存盘。同一全宗同一属性电子档案存入一盘或多盘光盘中。涉密档案单独组织存盘。

（一）光盘存储结构：在光盘根目录下的文件夹（光盘标识）下设“说明文件、目录文件、电子档案、其他文件”等4个子目录，分别用于存储该光盘信息的说明文、《电子档案机读目录》、档号文件夹、非通用格式电子档案的阅读显示软件及其说明手册等。具体如下：

1、“电子档案”文件夹下设：“年度1”文件夹、“年度2”文件夹、......“年度n”文件夹。

2、每一个“年度”文件夹下设：“永久”、“长期（30年）”、“短期（10年）”文件夹。

3、每一个保管期限文件夹下存放该保管期限电子档案的档号文件夹。

4、对于以卷为单位整理的电子档案，每一个保管期限文件夹下设：“案卷1”文件夹、“案卷2”文件夹、......“案卷n”文件夹。案卷文件夹命名：“全宗号-目录号-案卷号”。

5、每一个“案卷”文件夹下存放：a、含有卷内文件扫描件的档号文件夹，该文件夹命名：“全宗号-目录号-案卷号-页号”；b、含有存放卷皮、卷内文件目录和备考表扫描件的文件夹，该文件夹命名：“全宗号-目录号-案卷号”。其中，目录号、案卷号、页号分别用3位、4位、3位阿拉伯数字表示。

（二）以盘为单位著录机读目录。按件将同一光盘的电子档案信息记入同一《电子档案机读目录》（见附件12）。

（三）以盘为单位填写《电子档案登记表》。按件将同一光盘的电子档案信息记入同一《电子档案登记表》（见附件4、5）。

在著录《电子档案机读目录》和填写《电子档案登记表》时，正文与附件为一件的，用正文标题作为本件题名；转发文与被转发文为一件的，用转发文题名作为本件题名；复文与来文为一件的，用复文题名作为本件题名。

（四）编写说明文件。说明文命名为“说明文件.TXT”。一张光盘只有一个说明文件，用于存放本张光盘有关信息，包括：光盘参数（如光盘容量、光盘规格等），光盘编号，光盘保管单位，光盘制作单位，光盘一致性检查单位，阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等），其他各种有助于说明本光盘的信息。

（五）刻录数据。归档内容采用全盘一次性刻录方式进行数据刻录。DVD—R 光盘应采用8—12倍速一次刻录。归档光盘数据刻录完成，不能再对光盘数据进行增减。刻录光盘一式三套，套别号分别用大写字母A、B、C表示。A：封存；B：利用；C：异地保存。同时，将归档内容存储在一套磁性载体上。

档案数据不许压缩保存。加密数据，解密后保存。

（六）标识光盘。按照下列要求标识光盘盘面及光盘盒封面、封底。（见附件9、10、11）

1、光盘盘面填写光盘内档案的核心信息，包括：光盘编号、套号、光盘规格、制作单位或复制单位、制作日期或复制日期。

应该打印标签内容，或者用软性“光盘标签笔”将标签内容写在光盘盘面上。禁止给光盘上粘贴标签。

2、光盘盒封面填写光盘的载体信息，包括：光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。

3、光盘盒背面填写光盘的背景信息，包括：文件格式、光盘类型、光盘容量、制作部门、制作日期、复制部门、复制日期、备注。

4、盘脊填写光盘编号。

5、标注规则：

光盘编号：为同一全宗内光盘顺序号，由“全宗号-档案信息代码-光盘序号”组成。光盘序号是同一全宗内光盘排列的顺序号，具有唯一性，用5位阿拉伯数字表示。

光盘版号：指光盘复制次数。用阿拉伯数字表示原版及所复制版本的次数。001表示原版，002以上表示复制版本。

名称：光盘内所记录的立档单位的全称。

内容摘要：指用文字或数字对档案信息内容进行简要的揭示，标明全宗、年度、件数（以卷为单位的档案标明数字化档案所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间）及相关内容。

保存年限：对光盘划定的存留年限。分为：5年、10年、20年等等。

制作（复制）部门及日期，指制作（复制）该光盘的部门及日期，日期用8位阿拉伯数字表示。

（七）将光盘装入光盘盒中，一盘一盒装。

（8）打印《电子档案登记表》（首页及其续页），与该光盘一起归档保存。

（九）原电子文件存储载体在完成电子文件归档后，至少保留1年时间。