批量制作询证函教程
Excel函数在询证函制作中的应用
CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/中国管理信息化C hina Management Informationization2010年1月第13卷第2期Jan.，2010Vol ．13，No ．2Excel 函数在询证函制作中的应用叶根深，忻志鸣（蚌埠市第一人民医院，安徽蚌埠233000）［摘要］本文综合利用Excel 数学函数、查找与引用函数、逻辑函数等，实现快速准确制作询证函。
［关键词］Excel ；函数；询证函doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2010.02.031［中图分类号］TP391.13［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2010）02-0085-02Microsoft Excel 是目前国内常用办公软件，不需编写程序，易学好用，计算精确，能极大地提高工作效率，已广泛用于统计、管理等领域［1-2］。
使用Excel 制作询证函，是医院药学的重要工作，是药剂科与财务科、医药配送企业业务来往的重要环节，必须按时、准确完成，否则不但直接造成经济损失，还影响到科室乃至医院的信誉、形象。
询证函包含数据信息量大，相同单据号数据情况普遍。
在已有入库单原始数据基础上制作询证函，手工录入或查找后复制、粘贴数据，工作烦琐且易出错；简单利用Index 函数或Vlookup 函数，不能有效、准确提取所需数据；而利用高级筛选，虽然能提取所需数据，但需进一步复制、粘贴等步骤处理，不能明显提高工作效率。
本文综合利用Excel 数学函数、查找与引用函数、逻辑函数等，能快速准确制作询证函，并防止错误操作。
现结合实例详细介绍如下。
为便于工作，将入库单原始数据、拟制作的询证函等数据，均存放在同一工作簿“药品单据信息”中。
1.建立入库单数据。
原始入库单数据可以从医院信息管理系统中导出，或手工录入。
设数据所在工作表名称为“入库单”。
本例中，为便于表述，单据号、品种名称、规格、价格、数量等项分别设在A 、B 、C 、D 、E 列中。
编制银行询证函的步骤
B、询证函编制的基本步骤：通常，项目经理或项目组长会把需要询证的信息告诉助理人员，由助理人员根据获知的信息填制银行询证函。
但多数情况下，由于现场审计时间较紧，项目经理或项目组长常无暇详细讲解具体操作，常需要助理人员自助完成函证。
编制询证函基本步骤如下：[1]、详细了解项目经理的函证计划和策略，做好函证程序的时间安排。
由于我们要求对所有的银行存款执行100%的函证程序，因此选取函证样本就不必抽样了，工作较之应收账款函证就相对简单了。
但助理人员要在接下来的工作中获取与客户发生业务的所有银行账户信息。
[2]、了解被审计单位负责银行业务的具体工作人员，取得联系方式、以便为下一步知悉函证范围的银行情况做好人员准备。
[3]、将银行询证函里的询证内容制成单项明细表（最好是电子版），发给企业负责银行业务的工作人员填列，并确定各明细表合理的回收期，询证内容明细表中要附加被询证银行的联系方式栏次，如发函地址、联系人（或部门）、联系电话、邮编或邮政挂号等。
——程序管理底稿（助理人员自制，非本所要求，目的是为准确填写正式询证函做资料准备及轨迹记录）以银行存款为例：银行存款明细情况表编制人： 编制时间： 年 月 日[4]、与此同时，取得被审计单位到科目末级的“年度科目发生额及余额汇总表”，自行核查被审计单位账务中有关可能发生银行业务的账户和明细科目的相关会计记录，进行期初与期末的比较，关注变化情况，同时关注只在期间发生，无期初又无期末的会计记录。
插入表样：[5]、根据从科目汇总表等了解的信息，编制函证地址明细表。
[6]、获取银行对账单原件，原则上要索取全部对账单，如果企业银行业务较多可能银行对账单也非常多，实操时，至少要取得审计年度1月份第一张对账单和12月份最后一张对账单，并复印。
然后根据对账单审计基准日的存款余额，填写函证地址明细表中的函证金额。
[7]、回收各询证内容明细表，并与自行编制的函证地址明细表进行核对，在表中形成核对标记。
委外加工询证函模板自动生成
委托加工询证函
致：
编号：
江苏吉鑫风电科技股份有限公司（以下简称本公司）聘请的江苏天华大彭会计师事务所正在对本公司2010年度财务报表进行审计。
按照中国注册会计师审计准则的要求，应当询证截至2010年12月31日由贵公司持有的代本公司加工、保管的存货的详细资料。
下列数据出自本公司账簿记录，如与贵公司记录相符，请在本函下端“信息证明无误”处签章证明，如有不符，请在“信息不符”处列明不符情况。
请先将回函传真至0510-********，再请寄至江苏天华大彭会计师事务所 罗九成 收。
地址:南京市山西路128号和泰国际大厦704邮编：210009
电话：(025)83721886转228传真：(025)83716000
1、截至12/31/2010由贵公司持有的代本公司加工、保管的存货及加工费列示如下：
2、其他事项
本函仅为复核账目致用，并非催款结算。
若款项在上述日期之后已经付清，仍请及时函复为盼。
江苏吉鑫风电科技股份有限公司(盖章)
2010年1月4日
结论：
1、数据证明无误
2、数据不符，本公司账户余额如下：签章签章
日期 20 年 月 日日期 20 年 月 日。
询证函批量打印
编号：201601
截止日期：
2015年12月31日
（公司印章）
2018年1月7日
（公司盖章）经办人： 年 月 日以下供被询证方使用
1、数据证明无误
2、数据不符需加说明事项：
（公司盖章） 经办人：
年 月 日往来款项询证函
致：邢台钢铁有限责任公司
我公司年终决算，根据会计师事务所以及公司内部管理的要求，需询证本公司与贵方的往来账项。
下列数额出自本单位账簿记录，如与贵方会计记录相符，请在本函下端“数据证明无误”处签章证明并盼及时付款；如有不符，请在“数据不符及需加说明事项”处详为指正。
回函请直接寄洛阳耐火材料有限公司。
地址：河南省洛阳市 邮编：471924
若款项在上述日期之后已经付清也请及时函复为盼。
如何利用Word制作批量公函信
如何利用Word制作批量公函信封
现如今已经很少用到信封了，但公函信封的使用还是要用到的，而且用量用时会很大，那么能不能自己制作公函信封并批量处理呢，下面，就教大家如何利用Word制作批量公函信封。
操作步骤
1、首先，在word菜单项目里选择邮件选项。
2、在创建项里面选择中文信封项。
3、选择后，会弹出界面，选择中文信封
4、点击下一步，进行信封样式的选择，如下：
一般第一个选项(176*125尺寸)就可以做为公函信封来使用了。
5、单击下步，进入信封数量设置上，该项分为两个选项，第一个为手工输入收信人信息，即只生成一个信封，即只包含发信人信息的，无收信人信息的待完善的信封，另一个是通过你的地址登记电子文档进行批量生成信封。
6、因为需要大量生成公函信封，所以，我在这里选择第二个选项，下一步后出现界面：
点击键入收信人信息，生成单个信封。
7、点击选择地址簿按钮，选定地址簿文件，其中有两种格式的文件可供选择，格式分别是text 和Excel 格式、为了清晰明了，以Excel表格为例。
8、为例清晰，我按照word收信人列的名称做了相应的项目。
9、下面，来对应地址簿关系，其实很简单，点击每个收信人项目的左边的地址簿对应关系的下拉箭头选定对应位置就可
以了。
10、下一步，来设置你的相关信息，为了你能清楚各项目在信封的位置，我输入了汉字，你可以通过汉字在信封上找到它们的位置。
11、下一步后，点击完成结束信封编辑过程。
12、系统会根据你的地址簿条数生成多个信封。
公函信封设置完成。
WORD自动生成询证函
07-05] 巧用WORD的邮件合并功能做审计函证在审计工作中，函证是非常重要，也是最常用的一种审计手段。
在实际审计工作，一般使用手工发询证函，更多的是利用WORD发询证函，但大多是手工输入，在输入数据和单位名称等内容时，存在重复劳动，且容易出错。
另外容易选取了样本，但在填写询证函时漏掉。
在发函数量较少的情况下，影响尚小，在发函数量很大的情况下，工作量很大，这时发函的自动化就显得非常重要了。
利用WORD的邮件合并功能，你可以方便、准确的发函，结合EXCEL电子表格，可以方便的统计发函的金额，并且可以进行进一步的回函情况统计。
下面，笔者来制作这样一个利用WORD的邮件合并功能来实现发函的系统，为了方便大家理解，将主要步骤的页面做了截图。
一、先制作一个WORD文件，内容是询证函的内容，保存为“询证函.DOC”文件。
（如下图）二、接下来，分析哪些数据是固定的，哪些是变动项目，需要输入的数据。
需要输入的主要是被函证单位名称、期末金额，其他基本上固定，可以直接在WORD模板文件中输入。
如果要想这个模板自动化程度更高，可以选择多一些项目作为参数。
经过分析，需要输入的主要有“被函证单位名称”、“发函日期”、“结算日期”、“应收金额”、“应付金额”、“被审计单位名称”和事务所联系人，而笔者为了这个文件方便大家使用，更是把“会计事务所名称”、“邮编”、“地址”和“询证函编号”也作为需要自动输入的参数来处理。
这样，自动化程度更高了。
三、现在，开始使用WORD邮件合并功能了，打开“询证函.DOC”文件。
选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令，出现如下图所示的“邮件合并帮助器”单击“主文档”组框中的“创建”按钮，从出现的下拉列表中选择“套用信函”命令，出理对话框，再选择“活动窗口”，即选择当前文件做主文档，如你要另外的文件做主文档，则选择“新建主文档”。
四、创建数据源，即包含准备让系统取出的数据的文件。
WORD的邮件合并功能几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括 Word 表格、Microsoft Outlook 联系人列表、Excel 工作表、Microsoft Access 数据库和 ASCII 码文本文件。
邮件合并编辑询证函
为一名财务人员，笔者负责单位往来账项的询证工作。
查阅凭证、合同台账和合同原件，笔者费了九牛二虎之力，总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了，并编辑成了一张Excel表格，接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。
难道还要笔者再费力地重复劳动吗？不，我们自有办法。
技术看点：邮件合并功能。
一、制作明细表首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。
笔者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。
图1二、询证函的格式为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容)，该文件名称为“询证函.doc”。
在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。
图2三、进行“邮件合并”1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。
2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步 选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步 撰写信函”。
3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。
4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。
5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。
6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。
单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。
同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。
中普审计-事务所版V9.0常见问题解答..
中普审计-事务所版V9.0常见问题解答..--------------------------------------------------------------------------作者: _____________--------------------------------------------------------------------------日期: _____________中普审计系统-事务所版V9.0常见问题解答一、安装问题：1.1、XP系统安装第一步“安装操作系统补丁（WindowsXP）”时出现报错。
一般会出现在WindowsXP sp3版本的系统之上，因为，sp3版本已包含此系统补丁，不需更新。
XP系统，操作如下：1>、开始——运行——输入regedit——回车2>、找到注册表,HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFWARE\Microsoft\Internet Explorer下的MAIN子键，点击main后，在上面菜单中找到“编辑”--“权限”，点击后就会出现“允许完全控制”等字样，勾上则可。
3>、开始——运行——输入cmd——回车——在打开的窗口中输入net stop WuAuServ4>、开始——运行——输入%windir%5>、在打开的窗口中有个文件夹叫SoftwareDistribution，把它重命名为SDold6>、开始——运行——输入cmd——回车——在打开的窗口中输入net start WuAuServ7>、安装.NET Framework 4.0Win7系统，操作如下：1>、以管理员身份运行X:\Windows\System32文件夹内的cmd.exe这个程序(X为系统盘符，一般是C)2>、输入net stop WuAuServ3>、将X:\Windows\SoftwareDistribution\这个文件夹重命名为SDold4>、重复第一步，并输入net start WuAuServ5>、以管理员身份运行.NET Framework 4.0的安装程序1.3、苹果系统（MacOS）不支持审计软件的安装。
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批量制作询证函教程集团公司文件内部编码：（TTT-UUTT-MMYB-URTTY-ITTLTY-
1、首先把事务所发来的excel版询证函模板粘贴进word版文件：
转贴为：
2、按以下格式整理重分类过后的往来余额：
注意：数据格式要设好，用round函数截断，保留两位小数。
3、将整理好余额的表格关闭。
4、在第一步转贴好的word版询证函模板中，点击工具栏的“邮件”按钮：
再点击“开始邮件合并”，选择“邮件合并分步向导”：
点击右下角的“下一步：正在启动文档”：
点击右下角的“下一步：选取收件人”：
点击右下角的“下一步：选取收件人”后显示如下界面：
点击左上角的“浏览”，出现如下界面：
找到存放重分类数据的excel所在位置并选中：
点击“打开”，出现如下界面后点击“确定”：
点击“确定”后出现如下界面，再次点击“确定”：
然后点击右下角的“下一步：撰写信函”，出现以下界面：
把光标移到到询证函正文的
部位后，点击右侧上方的“其他项目”，出现如下界面：
选择“单位名称”后依次点击“插入”、“关闭”，出现以下界面：
再把光标移到至“编号：”位置，重复以上点击“其他项目”——选择“编号”、点击“插入”、“关闭”后，出现以下界面：
再根据要制作的往来余额性质，选择销售或采购或是其他项目合适的单元格，并把光标移到至对应位置，例如应付账款贷方余额，把光标移到至“欠贵公司”单元格后，
重复以上点击“其他项目”——选择“编号”、点击“插入”、“关闭”后，出现以下界面：
点击右下方“下一步：预览信函”：
最后点击后下方“下一步：完成合并”即可。
可在工具栏上方选中“预览结果”后点击翻页按钮进行预览：
调整好格式即可批量打印，搞定！。