Excel 应收应付款表格

Excel 应收应付款表格

第1节、到期示意表的提醒功能

尽管非常用心，非常在意，你也不可能清楚记得每一件事。但电脑还可以自动对重要的事情进行提示。比如，到期应付款项，可以自动填充颜色来提醒财务人员，更方便查看。

就上面例子，按照给定日期，自动对将要到期的汇票项填充颜色以提醒使用者，更醒目更直接。

步骤01 调用上例工作表

打开上例工作表，将文件另存为新文件，删除不用的F 列，同时删除G5、G6单元格内容，并去掉G6的填充色。

步骤02 使用条件格式

选中A2:E2单元格区域，点击“开始”→“样

式”→“条件格式”→新建规则，填出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，然后在“编辑规则说明”的编辑框中输入公式：“=($D2-$G$2<=30)*($D2-$G$2>0)”。

步骤03 设置单元格格式

公式输入完成后，点击下方的“格式”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，在“填充”选项卡中，选择一个填

充颜色，然后按“确定”按钮返回“条件格式”对话框。再次按确定按钮，完成条件格式的设置。

步骤04 复制条件格式

选中A2:E2单元格区域，点击工具栏中的“格式刷”按钮，当光标改变形状，变成空心十字加格式刷的形状时，按住Shift键不放单击E20单元格，现在，格式全部复制到A1:E20单元格区域了。

步骤05 高亮区分的到期提示项

现在，条件格式设置完成了，表中30天内到期的记录项就会自动填充橘黄色显示出来，非常醒目。

第2节、承兑汇票到期示意图

在公司财务工作中，长期会使用承兑汇票，承兑汇票到期后需要用现金偿还。这张到期示意图，可以清楚显示到期偿还的金额，还有到规定日期还剩余多少天数。相关人员从这张表可以随时掌握承兑汇票的现状。

步骤01 新建表格并录入数据

启动Excel2007新建一个工作簿，将Sheet1改名为“到期示意表”。在第一行单元格输入标题，并完成A2:E20单元格区域的数据录入。

步骤02 输入给定日期

选中H2单元格，输入给定日期“2009-2-28”，作为到期示意的日期判断标准。适当调整列宽，保证所有数据完整显示。

步骤03 编制到期示意公式

选中F2单元格，在编辑栏中输入公式：

“=IF(AND(D2-$H$2<=30,D2-$H$2>0),D2-$H$2,0)”，按回车键确认。将光标放在F2单元格的右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到F20单元格松开，就完成了改列公式的复制。

步骤04 到期示意

以给定日期为标准，未来30天内到期的汇票记录显示剩余天数，不满足条件的汇票记录，如已经过期的则显示为“0”。

步骤05 插入SUMIF函数

现在，我们来编制汇总金额的公式。选中H6单元格，点击“开始”→编辑→Σ符号边的下拉列表按钮→其他函数→弹出“插入函数”对话框。在“选择类别”中选择“数学与三角函数”，在“选择函数”列表中选择“SUMIF”函数，点击确定。

步骤06 输入函数各项参数

弹出“函数参数”对话框，将光标放到“Range”文本框中，用鼠标在工作表中选中2:F20单元格区域，这是条件判断的区域。在“Criteria”文本框中输入“">0"”，这是条件。将光标定位到“Sum_range”文本框，然后用鼠标在工作表中选定E2:E20单元格区域，这是求和区域。点击确认按钮。

步骤07 生成汇总金额

这时，H6单元格自动生成了公式：

“=SUMIF(F2:F20,">0",E2:E20)”，并计算出汇总金额。

知识点：SUMIF函数SUMIF函数将根据指定的条件对若干个单元格求和。

函数语法SUMIF(range,criteria,sum_range)range：为用于条件判断的单元格区域。

criteria：为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

sum_range：是需要求和的实际单元格。

函数说明只有在区域中相应的单元格符合条件的情况

下sum_range中的单元格才可求和。如果忽略了sum_range，则对区域中的单元格求和。

本例公式说明其各个参数值指定SUMIF函数从

F2:F20单元格区域查找大于零的记录，并对E列中同一行的相应单元格的数值进行汇总。F列是已经计算得到的到期剩余天数，E列是该汇票的金额。通过这样的条件求和，即可得到30天内即将到期的汇票总金额。

步骤08 完善表格

表格到此已经实现了功能，现在需要进一步美化。设置表格标题的字体、字号和填充颜色。同时为了突出显示给定日期和将到期金额，选中H2和H6单元格，在“设置单元格格式”中为这两个单元格选择一个醒目的填充色。表格中的0很影响表格的美观，可以通过设置取消零值的显示。点击Office按钮→

Excel选项→高级→此工作表的显示选项→去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零”→确定。

步骤09 到期提示的另一种提示方法

在上面得到期提示表中，到期提示是到给定日期剩余的天数。如果你不想看到还有多少天，而只是需要一个更明显的字样，提示到期了。那么，你可以通过下面的设置实现。选择F2:F20单元格区域，点击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“设置单元格格式”→数字→自定义，然后在右边的“类型”列表中选择“[>0]"到""期";G/通用格式”，点击确定。

步骤10 到期提示

现在，可以看到到期提示发生了变化。喜欢哪一种方法，全凭个人喜欢。

第3节、应付款图表制作

对于财务人员来说，数字是有魔力的，搭建出一座财务的高塔，非常神奇。但对于非财务人员来说，数字却是枯燥的、乏味的、死板的。表哥、表姐辛苦汇总而来的表格对于某些人来说，有种遥远而陌生的感觉，但图表却不同，形象且直观地反应出一些客观事实，对于那些对数字不感冒的人，图表是拉近距离非常好的表现形式。Excel就有非常丰富的图表绘制工具，通过各种几何图形和色彩传达着信息。下面，我们就以应付款明细表为例，为大家讲解图表的绘制。步骤01 指定数据源

选中A3单元格，按住Shift键盘不放，再点击B12单元格，就选中了用于绘图的数据。

步骤02 柱形图

选择“插入”→“图表”→“柱形图”→“簇状柱形图”，也就是柱形图的第一个。

步骤03 标准的柱形图

这时，Excel自动生成了一个标准的簇状柱形图，样式