文书工作与档案管理
文书工作与档案管理
归档文件整理方法
（四）案盒内文件的排列
应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以“件”为单 位进行排列
1、事由结合时间排列 2、按事由结合重要程度排列 3、成套性文件可集中排列 4、短期保管的文件可以按办理完毕后归档的先后顺序排列
举一例
人文艺体分院于2007年3月19日开始对2006年度的文书材料进行系统归档， 有以下需要归档文件： 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作总结》（06年6月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作总结》（07年2月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作总结》（06年7月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作总结》（07年2月）
C.跨年度文件
1.单份跨年文件：根据文 2.一组有密切联系的文件：如 件内容，归入偏重的部分。 一次从2009年持续到2011年的 会议文件，可归入2011年。
D.专门年度文件
在实际工作中，除了通用年度，一些特殊部门往往使用 专门年度来开展工作。如学校部门的“教学年度”，粮食 部门的“粮食年度”等。
文书整理归档的范围和原则
三、文书整理归档的质量要求
1、整理归档的文书应该齐全完整
2、整理归档的文书要符合档案保护的要求
3、整理归档的文书材料的保管期限应区 分 全 宗
编制 分类 方案 类目
初 步 整 理
第七章 文书工作与档案管理-档案的检索、利用与编研
7．文号索引
文号索引是将档案的文号与档号相对 应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 文号索引一般采用表格形式，所以通常称 之为文号档号对照表。
8．人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物 并指明其出处的检索工具。档案人名索引 的编制方法，是将档案内容中涉及的人名 摘录出来加以排列，所以索引的格式主要 包括人名和档号两种。档案馆(室)日常使 用的人名索引，通常采用卡片形式。
分类标引概念转换的基本做法是根据 主题分析的结果，查找档案分类表，将其 相应类目的分类号作为检索标识赋予被标 引文件。
7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法
1. 案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案 整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统 计案卷数量，监督、保护档案材料的一种 管理工具；也是档案馆(室)最基本的、使 用较为频繁的一种检索工具。它既是查找 档案最基本的工具，又是编制其他检索工 具所必须使用的工具。
（1）主题分析
主题分析是确定被标引档案主题概念 的过程。主题分析的主要内容有两方面： 一是分析主题的类型；二是分析主题的构 成要素(亦称主题因素)。主题的类型依据 档案内容可分为单主题和多主题。单主题 是指一件(卷)档案只表达一个问题，多主 题是指一件档案表达两个以上的问题。
（2）概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将 其转换为检索语言标出，这个过程即为概 念转换的过程，也就是给出检索标识的过 程。
（1）档案开放的本质
档案开放的本质就是让更多的人利用更 多的档案，充分发挥档案的价值。
档案的开放和档案的利用也是一对具有 从属关系的概念。档案的开放从属于档案的 利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊 形式。
（2）档案开放的办法
各级国家档案馆开放档案的利用手续： 大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信， 可直接到档案馆利用。
文书工作与档案管理
⽂书⼯作与档案管理⽂书⼯作与档案管理题型：填空题、名词解释、简答题、阐述题1、库房管理的“⼋防”措施：1）防⽕2）防盗3）防⽔4)防潮5）防霉6）防⾍7）防尘8）防光。
2、电⼦档案的归档⽅式：（1）物理归档（2）逻辑归档（3）“双套制”归档。
3、档案：档案是机关、组织和个⼈在社会活动中直接形成的，保存备查的⽂字、图表、⾳像等及其他各种⽅式和载体的历史记录。
概括的说，档案是原始的历史记录。
4、档号：档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的⼀种代码。
5、全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某⼀全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的由有关⽂件材料所组成的专门案卷。
可以说，全宗卷是管理某全宗档案⼯作的原始记录，是管理全宗档案的“档案”。
6、档案标引：档案标引是在档案著录⼯作中对档案的内容进⾏分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。
7、归档制度：对国家规定的应当⽴卷归档的材料，必须按规定定期向被单位档案机构或档案⼯作⼈员移交，集中管理，任何⼈不得据为⼰有。
归档制度是党和国家明⽂规定的⼀项制度。
8、全宗：全宗即⼀个国家机构、社会组织、个⼈形成的具有有机联系的⽂件整体，是档案馆档案的第⼀层分类和管理的单位。
9、⽂书的作⽤。
答：⽂书的作⽤主要在于它可以作为传达和贯彻执⾏党和国家的各项路线、⽅针、政策，管理政务，处理事务，沟通机关单位之间的联系的⼀种⼯具。
具体表现在以下⼏个⽅⾯：（1）领导、指导作⽤。
（2）⾏为规范作⽤。
（3）公务联系和知照作⽤。
（4）凭据记载作⽤。
（5）传递信息与宣传教育的作⽤。
10、如何恰当地选⽤⽂书的种类？答：（1）在发⽂机关权限内选⽤恰当的⽂种。
（2）在发⽂机关和收⽂机关⾏⽂关系的准确定位中选⽤⽂种。
（3）在明确发⽂具体⽬的、要求后选⽤⽂种。
11、需要登记的收⽂范围。
答：需要登记的收⽂有：（1）上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的⽂件。
（2）下级单位报送来的请⽰性、报告性、建议性或批评性的⽂件。
文书工作与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十）批复
根据《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示 事项”。 批复的种类有两类： 1.专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。 因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频 率较高。 2.普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关， 而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普 遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案
1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的
历史记录。
查考依据作用
历史凭据作用
档案
科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第一章 概述
二、文书与档案的联系与区别
根据《办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： 1.工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某 一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会 以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 2.呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随 物呈送的报告。 3.建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意 见或者建议的报告。
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、 国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关 办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。
《文书与档案管理》第一章 文书与文书工作
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
文书工作与档案管理复习资料
文书工作与档案管理复习资料1、简述发文环节。
答：发文办理主要包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（★）2、请示与报告的区别。
答：①、概念的不同：请示是主要适用于下级向上级机关请示问题，并要求上级对所请示的问题给予批示或答复；报告则是主要适用向上级机关汇报工作，反映情况，福上级机关的询问。
②、对象的要求不同：请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。
③、发文时间不同：请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
④、结束语不同：请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。
（★）3、文书的概念。
答：第一、“文书”是指物。
即国家机关、社会团体、企事业单位在公务人员活动中或者个人、家庭、家族在私务活动中形成的文字、图表、声像等记录资料；第二“文书”是指人。
即在国家机关、社会团体、企事业单位里从事文书起草、处理、保管等相关的专职人员。
（★）4、文书的构成要素：文书主要是由符号、物质、信息三要素构成的。
（★）5、文书工作的基本特征。
答：①政治性；②服务性；③规范性；④时限性；⑤机要性。
（★）6、文书工作的含义。
答：文书工作也成文书处理工作，是指公务文书的形成、处理和管理等一系列相互衔接的程序和手续。
（★）7、文书工作经历了哪些发展阶段？答：①奴隶社会文书工作的发展；②封建社会文书工作的发展；③民国以后文书工作的发展。
8、文书工作的基本内容是什么？答：①公务文书的制作形式；②公务文书的传递；③公务文书的办理；④公务文书的管理；⑤公务文书的归档或销毁。
9、文书工作的基本原则与要求是什么？答：（1）基本原则：①时效性；②实事求是；③保密；④少而精。
文书工作与档案管理PPT课件
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（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
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3、保存性
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（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
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三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
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2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
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二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
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3.文书、公文、文件的联系与 区别
文书工作档案管理制度规范
第一章总则第一条为加强文书工作档案管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性，根据国家档案管理法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文书工作档案的管理工作。
第三条文书工作档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法合规。
2. 科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率和水平。
3. 规范化：建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
4. 安全保密：加强档案安全保卫，确保档案信息安全。
第二章档案管理机构与职责第四条我单位设立档案管理机构，负责文书工作档案的日常管理工作。
第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定档案管理制度和操作规程。
2. 组织档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 负责档案信息系统的建设和管理。
4. 对各部门档案管理工作进行监督和指导。
5. 定期开展档案安全检查，确保档案安全。
第三章档案收集与整理第六条文书工作档案的收集范围：1. 我单位各类文件、资料、图表、照片等。
2. 各部门报送的各类报告、请示、函件等。
3. 各类会议记录、决议、纪要等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。
2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，并注明文件编号。
3. 档案卷宗封面应填写完整，包括档案名称、起止时间、编制单位、保管期限等。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠。
2. 档案柜应分类存放，便于查找和保管。
3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和维护。
第九条档案利用要求：1. 档案查阅应遵循申请、审批、登记的程序。
2. 查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、内容等。
3. 查阅档案不得擅自复制、摘抄、损坏或带走。
第五章档案销毁第十条档案销毁应遵循以下原则：1. 符合国家档案管理法律法规。
2. 档案保管期限已满或因其他原因需要销毁的。
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一般机关单位，通常只管理一个全宗，专业档案馆则管理多 个全宗。
3.全宗的变化
（1）构成全宗的立档单位并非一成不变，该变化直接影响全总 的划分，如单位的合并、撤销、增设等。
（2）只有根本性变化才能改变全宗，根本性变化时指牵涉到政 治性质和基本职能的变化。
文书的整理归档
一、文书整理归档及其意义 二、文书整理归档的范围和原则要求 三、文书整理归档的方法和步骤
文书整理归档及其意义
（一）文书整理归档
文书归档整的文件材料，按照他们在形成过程中联系，以“件”为单位，分 类整理，并进行装盒、归档的过程。
1.人物全宗
定义：社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。历史上 一些著名的家庭、家族所形成的档案也属于这一类。
形成任务全宗的个人、家庭、家族也就是立档单位。 包括：与人物的手稿、著作、日记、信件、遗嘱以及记载个人
或家庭活动的全部有价值的材料，也包括别人撰写的相关材 料。但一般不包括人物在机关、单位任职时所处理的官方文 件原件，如不把握这一界限，会导致许多全宗管理的混乱。
个以上日期且属 分类依据。法规性文件以批准日期为根据；领导性文件以
于不同年度
签署日期为根据；计划、总结、预算、决算类文件以内容
针对的时间为根据；来往文书以收文日期为依据。
C.跨年度文件
1.单份跨年文件：根据文 2.一组有密切联系的文件：如一 件内容，归入偏重的部分。次从2009年持续到2011年的会
复式分类法
1.年度-组织机构：适用于李丹单位内部组织机构偶有变化， 但变化不复杂的现行机构。
2.组织机构-年度：适用于历史档案和撤销机构档案。 3.年度-问题：适用于立档单位内部组织机构变动频繁，档案
已无法按组织机构进行分类的全宗。 4.问题-年度：适用于历史档案和撤销机构档案。
归档文件整理方法
2.全宗的补充形式
难以按全宗分类或者不便于按全宗保管的特殊情况，可根据 全宗原则采取某些变通方法。 主要分为三种：“联合全宗”
“全宗汇集” “档案汇集”
3.全宗群
三、全宗内文件分类
1.年度分类法 2.组织机构分类法 3.问题分类法 4.复式分类法：（1）年度-组织机构
（2）组织机构-年度 （3）年度-问题 （4）问题-年度
年度分类法
是以形成和处理文件日期所属的年度为依据进行 分类，将每一年形成的档案分成一类的方法。这 是常用的方法，采用此法，应准确判定文件所属 的年度。
A.文件无明确 运用多种方法，判定文件的准确日期或者接近日期。如分 日期（主要针对 析内容、研究制成材料、字体、格式等。 残损或出土文件）
B.文件上有两 应根据文件特点，确定最能说明文件时间特点的日期作为
文书整理归档的范围和原则
三、文书整理归档的质量要求
1、整理归档的文书应该齐全完整 2、整理归档的文书要符合档案保护的要求 3、整理归档的文书材料的保管期限应准确界定
文书整理归档的方法和步骤
区
编制
初
系统
归
分
分类
步
整理
全
方案
整
宗
类目
理
档
一、区分全宗
1.全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机 联系的文件整体。
问题分类法
1. 又称为内容分类法，也是常用分类法之一。是按照档案 内容所说明的问题来进行分类。
2. 与组织机构分类法有很多共同点，也能较好地保持文件 之间的联系，能使相同性质的档案得到集中，可以减少同 类问题档案分散的现象，便于档案的查找和利用。
3. 因区分判断时人为因素较多，所以，只有不能采用组织 机构分类法时，才会考虑使用该法。
状况，较好地保持档案在来源上的联系。 （2）便于查找利用档案。 （3）有较明显的客观标准，简便易行，归类准确。
3.条件： （1）各组织部门间的档案没有被混淆，完整齐全。 （2）立档单位内部组织健全，且相对稳定。内部组织机构
少、工作简单，或者经常变动的单位均不适合采用这种方 法。 （3）对于机关内部设立的临时性机构产生的档案，按组织 机构分类时，一般应该和其他内部机构一样对待，单独设 类并排在最后一类。
1）归整的文书，必须是办理完毕的 2）归整的文书，必须具有一定的考查利用价值 3）归整的文书的材料介质必须是纸质的 4）归整的文书是以“件”为单位的 5）归整文书的保管应装盒
文书整理归档的范围和原则
一、文书整理的范围
企事业单位的文书档案归档范围主要有： 1、党群工作类方面的文件材料。 2、行政管理类方面的文件材料。 3、经营管理类方面的文件材料。 4、生产技术管理类方面的文件材料。
（3）以下变化不影响全宗： A.单位名称改变 B.领导关系变更 C.内部组织机构调整 D.工作地点在变更 E.短期停止活动后又恢复
4.确定全宗
判断档案所属全宗，关键是确定立档单位——档案形成 者。
实际工作中，常有一些文件经过几个立档单位办理，这 样的文件应当归入最后承办完毕的立档单位的全宗类。
二、全宗的特殊形式
文书整理归档及其意义
（二）文书整理归档的意义
保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和 维护文书档案的完整与安全，便于文书档案的保管。
文书整理归档的范围和原则
二、文书整理归档的基本原则
1、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联 系。
2、准确判定文件的保管期限。 3、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。
议文件，可归入2011年。
D.专门年度文件 在实际工作中，除了通用年度，一些特殊部门往往使用专 门年度来开展工作。如学校部门的“教学年度”，粮食部 门的“粮食年度”等。
组织机构分类法
1.将立档单位每一个内部组织机构形成的档案分成一类，也 是常用的分类法。
2.优点： （1）能客观反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌和
（一）确定“件”——归档单位
1、单份文件，即自然件，一份文件为一件； 2、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本） 内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本） 作为一件。 3、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。（计算机及网 络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其 打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。） 4、文件的正文与附件，作为完整的一件。