公司档案管理制度
档案管理制度(精选6篇)
档案管理制度（精选6篇）档案管理制度1为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。
进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。
不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
档案管理制度2一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》。
企业档案管理制度方案（三篇）
企业档案管理制度方案一、背景和目的随着企业的发展壮大，企业档案管理成为一个重要的组织和管理工作。
企业档案是企业的重要财富和资产，是企业管理和决策的基础和依据。
因此，建立健全的企业档案管理制度是非常必要和重要的。
本文旨在制定一套针对企业档案管理的制度方案，明确企业档案管理的目标、原则、职责、流程等，并提出相关的措施和建议，以提高企业档案管理的效率和质量。
二、企业档案管理的目标和原则1. 目标：（1）保证企业档案的完整性和可靠性，以便为企业管理和决策提供准确的信息和依据；（2）提高企业档案管理的效率和质量，减少企业档案管理的成本和风险。
2. 原则：（1）全面性：对企业所有的档案进行全面管理，包括档案的建立、归档、检索、使用和销毁等环节；（2）规范性：制定明确的档案管理制度和流程，规范档案管理的各项工作；（3）责任性：明确档案管理的职责和权限，强化相关人员的责任感和执行力；（4）科学性：运用现代信息技术手段，提高档案管理的科学性和智能化水平；（5）保密性：严格遵守保密规定，保护企业档案的安全和机密性。
三、档案管理的组织和职责1. 档案管理部门组织：（1）设立档案管理部门，负责企业档案管理工作；（2）确定档案管理部门的职责和权限，明确各个档案管理岗位的职责。
2. 档案管理职责：（1）档案管理部门：- 负责制定和审定档案管理制度和流程；- 组织档案管理培训和考核；- 监督各部门的档案管理工作，协调解决档案管理中的问题；- 定期对档案进行总结、评估和改进。
（2）各部门：- 负责本部门的档案管理工作；- 配合档案管理部门的工作，及时提供必要的档案信息；- 做好档案的整理、归档和借阅工作；- 定期整理和归档档案，及时更新档案备份。
四、档案的建立和归档1. 档案的建立：（1）确定档案的种类和格式，建立档案分类目录；（2）明确档案的责任人和建档手续；（3）采用现代信息技术手段，尽量减少纸质档案的建立。
2. 档案的归档：（1）根据档案分类目录，将档案按照一定的顺序进行归档；（2）采用档案编号和标签，方便档案的检索和使用；（3）建立档案登记簿，记录档案的归档情况。
单位档案管理制度(5篇)
档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。
第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负责档案提供利用服务；5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
5、声像、实物档案，在产生后及时归档。
6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。
2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
集团公司档案管理制度(3篇)
集团公司档案管理制度一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。
凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。
新员工入职时进行现场复印，每月____日-____日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的____日-____日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：1、营业执照办理或变更;2、每年的审计报告存档;3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);4、各公司的营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;5、员工个人档案。
____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
公司档案管理制度范文10篇
公司档案管理制度范文10篇机关应当统筹做好传统载体档案数字化、电子文件归档、电子档案管理等安全工作，采取有效措施，严格防止信息被篡改、丢失或泄露。
下面是小编给大家带来的档案管理制度范文，希望能够帮助到大家!档案管理制度范文1第一章总则第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。
机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。
国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。
地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。
档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。
中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。
中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。
第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。
机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
第六条机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
公司行政部档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司行政部管理的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、声像档案等。
第三条公司行政部档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由行政部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
（二）完整准确原则：确保档案的完整、准确，保证档案记录的真实性、可靠性。
（三）安全保密原则：加强对档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损毁、泄露。
（四）科学利用原则：提高档案利用率，充分发挥档案在企业管理中的作用。
第二章档案分类与编号第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司内部文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。
（二）科技档案：包括公司研发、生产、技术改造等方面的技术文件、图纸、照片等。
（三）人事档案：包括员工入职、离职、晋升、培训等人事变动相关文件。
（四）声像档案：包括公司活动、会议、产品展示等音视频资料。
第五条公司档案采用统一编号，编号格式为：“类别编号+年度+流水号”。
第三章档案收集与整理第六条档案收集（一）公司各部门、各单位应按照档案分类要求，及时将产生的档案材料报送行政部。
（二）行政部应定期检查各部门、各单位档案收集情况，确保档案收集齐全。
第七条档案整理（一）档案整理应遵循“按时间顺序、按类别归档、按内容排列”的原则。
（二）档案整理应确保档案的完整性、准确性、连续性。
（三）档案整理应采用统一格式的档案盒、文件夹等装具。
第四章档案保管与利用第八条档案保管（一）档案保管应遵循“防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉”的原则。
（二）档案保管应采用防盗、防潮、防尘等设施，确保档案安全。
（三）档案保管人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第九条档案利用（一）档案利用应遵循“合法、合理、有效”的原则。
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档案管理制度第一节总则第一条为规范鄂尔多斯市国宸房地产开发有限责任公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二节管理体制和职责第二条综合管理部设臵档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：（1）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（4）负责档案提供利用服务；（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三节文件材料的形成和归档第三条档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案（项目开发建设工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购臵部门向公司综合管理部档案室归档。
（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。
（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求（一）归档的文件、资料必须完整。
（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。
（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
第四节档案的利用档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。
档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。
第五节档案保管期限的划分及鉴定第六条档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》（附件1）确定档案的保管期限及档案的价值。
第七条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。
其中长期为10年以上，短期为3-5年。
第八条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。
第九条对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
第十条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第六节档案保密规定第十一条严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
第十二条接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
第十三条严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
第十四条整理档案应在办公区内进行。
不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。
第十五条档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。
第十六条公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。
第十七条发现档案丢失，损坏要及时报告。
第七节档案查阅、借阅规定第十八条借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
第十九条因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用审批表》（附件2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。
查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
第二十条档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。
如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经分总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
第二十一条复印档案资料需填写《档案使用审批表》，由复印人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可复印。
第二十二条档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用审批表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。
机密档案须经集团领导批准后方可外借。
第二十二条借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。
第二十三条借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。
如发生上述情况要追究借阅人的责任。
第二十四条借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。
第二十五条借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用审批表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。
如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
第八节档案室管理规定第二十六条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。
第二十七条档案室内的档案柜要统一编号。
做到存放有序，查找有据。
第二十八条要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。
第二十九条要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。
保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。
第三十条档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。
第三十一条下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。
离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。
第三十二条认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。
第三十三条案卷归还后，及时放回原处。
第三十四条每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
第九节档案销毁规定第三十五条按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
第三十六条销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附件3），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。
第三十七条严禁将销毁档案转做其它用途。
第三十八条档案销毁清册需归档，并长期保存。
档案管理细则第一节总则第三十九条为加强鄂尔多斯市国宸房地产开发有限责任公司文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据公司实际情况，特制订本细则。
第四十条本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及管理办法。
第四十一条本细则适用于鄂尔多斯市国宸房地产开发有限责任公司的所有文书档案管理。
第二节档案的收集与管理第四十二条坚持部门收集、管理文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。
对处理完毕的文件材料，由档案管理员集中统一归档和保管。
第四十三条凡公司缮印发出的公文，一律由公司综合管理部统一收集管理。
第四十四条由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。
第四十五条会议文件由会议主办部门收集归档。
第四十六条档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。
第四十七条档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。
第四十八条立卷分工（一）上级党、政、管理机构的来文，由公司综合管理部分别立卷归档。
（二）上级业务主管部门的来文，由本级业务主管部门立卷归档。
（三）各部门、办事机构和区域起草的文件、材料，由起草单位（部门）立卷归档。
（四）各部门办事机构和区域召开的专业会议或其它重要活动形成的文件材料，分别由各部门立卷归档；由几个部门联合形成的文件材料，由主办或牵头部门立卷归档。
（五）由下级部门起草，以上级的名义发布的文件，由上级部门立卷归档，起草部门存副本。
第三节档案的立卷第四十九条组卷方法（一）公司形成的文件材料是组卷的主要内容。
（二）上级针对公司的主要发文，同公司同类问题一起组卷。
（三）上级（包括归口管理部门）下发的普发性文件，按问题特征组卷；文件数量少时，可按作者特征组卷。
（四）干部任免、机构设臵、启用印章等文件，按问题特征分别组卷。
（五）各种会议记录、纪要和大事记、简报等以及各种会议文件材料，按名称特征组卷。
（六）各种典型经验、调查材料，可按问题特征组卷，也可按作者结合名称特征组卷。
（七）领导人在各种会议上的讲话材料，随会议文件一起组卷。
（八）各种报表、花名册，按名称特征组卷。
（九）请示与批复等文件，按问题特征组卷。
（十）文件形成针对时间不一致时，可做如下处理：1、一般文件在形成年度立卷；重要文件在批准年度立卷。
2、多年的计划在起始年度立卷；工作总结在终止年度立卷。
3、总结与计划写在一起的，根据主要内容确定立卷时间。
4、跨年度处理完毕的文件，在处理完毕的年度立卷。
5、跨年度的会议文件材料，在会议召开的年度立卷。
6、公司转发或批转的文件，按转批时间立卷。
7、跨年度的请示与批复按批复年度立卷。
无批复的重要请示在请示年度立卷。
（十一）档案盒正面应附有《案卷封面》（附件4）。
第五十条卷内文件排列（一）按文件的重要程度或时间顺序排列。
1、密不可分的文件按重要程度依次排列，公司文件材料在前，上级或下级文件材料在后。
2、请示与批复，批复在前、请示在后。
3、正文在前，附件在后。
4、转发件和被转发件一起组卷时，转发件在前，被转发件在后。
5、印件在前，定稿在后。
重要法规性文件的历次稿件依次排在定稿后。
6、非诉讼案件排列顺序为：上级批复、结论（处分决定）、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、组织说明、基层意见等。
（二）按问题—时间排列反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。
（三）按地区—时间排列由同一管辖区内的几个单位组成一卷时，先分开单位再按时间顺序排列。
（四）按作者—时间排列先分开作者，再按时间排列。
（五）按姓氏笔划排列对某些人事案卷组成的卷，可按姓氏笔划排列。