数码照片档案的管理与研究
3.20变电数码照片档案管理
数码照片档案管理规定一、总体要求1、适用范围110kV 及以上变电站、换流站工程（含新建、扩建和改建项目）2、文件夹的建立数码照片档案应以电子文档文件夹形式分层归档建立，共分三层。
一级文件夹以工程名称命名（如“***变电站新建工程施工安全质量控制数码照片资料”），二级文件夹为三个，分别为“安全控制类”、“质量控制类”、“其他”；三级文件夹以单位工程命名，相关照片归入对应文件夹；“其他”文件夹专门存放安全质量事故等特殊事件过程照片。
3、数码照片拍摄基本要求照片分辨率宜设置为1200×1600像素及以上、采用JPEG“精细”压缩方式，拍摄时设置“日期时间显示”功能。
拍摄时应注意画面质量，严禁在画面中出现违反“强条”、规范、厂家要求等质量问题的现象以及违反安规的现象（着装、安全帽的佩带等习惯性违章），拍摄画面要主题突出，同时应注意周边环境，严禁出现脏、乱、差等违反文明施工要求的画面，与主题无关的人员、施工机械不要出现在画面内。
严禁采用补拍、替代、合成等弄虚作假行为。
在条件允许的情况下，应在光线充足的天气拍摄。
画面出现的项目部人员（含合同工、外委工）应穿公司统一的工作服、佩戴统一的安全帽，并且着装干净无破损；监理人员也应穿本公司的工作服、佩戴本公司安全帽；厂家服务人员和其他进入现场的人员着装和安全帽的佩戴要正确。
4、数码照片的整理及责任项目部应设专人负责数码照片的采集和整理，并每周对采集的数码照片进行整理，同时数码照片采集人员应能掌握相机的基本使用功能，并负责相机的保管。
项目部专工对数码照片的质量负责，每周整理后的数码照片项目专工都应进行严格审查，发现有问题的照片及时删除。
一级文件夹最好设置密码保护，所用数码照片应在不同的计算机或硬盘上进行备份，防止数码照片被无关人员更改内容和丢失。
工程结束后20天内数码照片应整理完成，并编写档案说明和目录，将整理后的数码照片刻录在不可擦写型光盘上保存。
5、数码照片的文字说明单张数码照片名称应能反映事件的主要内容，并尽可能简洁。
谈谈高校数码照片档案的管理
华许必建陈超
谈会”。即ＸＺＩｌ－ｏｌ；第二个事件是：“学校召开先进集体、先进个人 表彰会”，即ｘｚ！ｌ—０２，依次类推。即“迎春座谈会”中形成数码照片 １０张，起止号为ｌ—ｌＯ，“表彰会”中形成数码照片１５张，起止号为 ｌｌ－２５，“校际合作”形成的数码照片８张，起止号为２５—３３，…… 这种分类方案可使一年—个二级类目产生的事件有—个统一 的流水号，照片的张数也有—个流水号。此分类方案的优点，一是事 件结束后形成的数码照片随时冲（或打）印、整理、装册。数码照片的 元数据也可直接在计算机内随时整理、编目．避免形成积压。二是年 底可以直接统计出一年内同一类目下的事件数、照片张数。三是能 够实现年度照片档案按事件整理编目，按册进行统一管理。 ３．冲（或打）印出来的数码照片整理、编目的操作方法。（１）整理、 编目。将冲（或打）印出来的数码照片像前面讲的一样按照分类方案 规定，即按事件发生的先后顺序整理编目。（２）装册。完整的数码照 片档案，应包括数码照片的元数据（或数码照片的分辨率、色彩空间 等特性）图像文件、冲（或打）印出来的数码照片和文字说明三部分。 每组数码照片档案的总说明、分类号（由二级类目号和一组照 片的顺序号组成）、冲（或打）印出来的数码照片起止号（一组照片在 本二级类目下的起止号）、数码照片元数据的文件名、事由、时间、地 点、人物（重要人物）、背景、摄影者、简要说明（关键词）等。冲（或打） 印出来的每张照片的说明包括：照片号（本张照片在本二级类目下 的顺序号）、数码照片（元数据）的文件名、事由、时间、地点、人物（重 要人物）、背景、摄影者等。每一册照片装满后，都要在册内写本册数 码照片内容的总说明，册内归档数码照片目录。 ４．依ＥＡ－ｔｄ算机系统对数码照片元数据的整理、编目、保管。依托 计算机系统对数码照片元数据进行分类、整理、编目与装册的归档 数码照片的方法相同。笔者认为，数码照片元数据与冲（或打）印出 来的数码照片没有必要——对应保存。计算机内的数码照片的数量 可以相对多—些，以备将来多方面的需求。一年或一学年（机关为年 度。院系为学年）工作结束后，为了保证数码照片档案信息不被修 改．应通过计算机转移刻录到只读光ｒｅ＿ｌ：进行脱机保存。刻录的光 盘应—式三套；—套封存保管；—套供查阅使用；—套异地保存。 ５．装册的数码照片归档目录与元数据数码照片的归档目录相 同。无论是装册的归档数码照片。还是依托计算机系统处理的元数 据数码照片都要有一个完整的归档数码照片目录，且填写内容一 致。目录内容有：顺序号是指一组照片的编号（事件的流水号）；照片 起止号；数码照片起止号是指本组数码照片在本二级类目下的起止 号（数码照片的流水号）；题名要简明概括、准确反映数码照片的基 本内容；照片张数；元数据张数；日期；保管期限；摄影者；备注里写 明ｌＥｔＳ数码照片在数码照片元数据中的位置（包括光盘号、类别、组 号）。这种归档目录的一致，便于数码照片档案的查找与利用，体现 了数码照片档案管理的规范、完整、统一。 总之。归档的数码照片与元数据的数码照片的统一管理，既符 合照片档案管理规范，还利于数码照片档案的保管和利用。
关于数码照片档案管理问题的研究
关于数码照片档案管理问题的研究作者：和兴兰来源：《北京档案》2020年第04期摘要：信息化时代为数码照片的管理提供了方便，同时为数码照片管理提出了挑战。
本文阐述了数码照片档案管理制度不完善、数码照片归档不规范以及安全保管存在隐患等问题，并有针对性地制定更加有效的对策，以期对提升数码照片档案的管理水平有现实性的指导作用。
关键词：数码照片档案归档制度安全保管数码照片档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的，对国家和社会具有保存价值，并归档保存的数码照片。
近几年，许多单位产生的数码照片越来越多，被运用得越来越广泛，但是管理的难度越来越大，存在的问题也越来越突出。
因此，必须建立完善的数码照片档案管理制度，规范数码照片归档流程，提高对数码照片档案的管理水平，以便为各项工作服务。
一、数码照片档案管理存在的问题（一）数码照片归档意识淡薄有些部门的数码照片是兼职档案员拍摄和整理的，而很多兼职档案员没有经过专业培训，对数码照片的重要性认识不足，不但归档意识淡薄，而且也缺乏数码照片整理的专业知识。
其拍摄的数码照片被散乱保存在个人或部门当中，导致数码照片收集不全。
（二）缺乏完善的数码照片档案管理制度由于缺乏具体的数码照片档案管理制度，没有进一步细化数码照片形成部门的职责和归档要求；数码照片的拍摄人员和数码照片管理人员分工不明确，使得拍摄的数码照片质量参差不齐。
例如，单位部门举办活动时，一般由宣传科人员拍摄，同时本部门的人也会拍照，由于相机的格式不同，拍摄人的技术水平高低不一，拍摄出的数码照片质量也不同，导致数码照片良莠不齐，有的可以归档，有的无法归档。
（三）管理不规范，查阅利用比较困难数码照片没有经过系统的整理，形成的信息不完整。
在查阅利用数码照片时，因为不具备完整的检索条件，查阅者就很难查阅到需要的照片。
有的拍摄人员很少对数码照片进行分类整理，有一部分虽然进行了分类和编写照片说明，但非常不规范，分辨率和归档格式不符合归档要求，影响了数码照片的完整性和规范性。
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（征求意见稿）1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片 digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案 digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。
数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。
EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
数码照片归档与管理规范
组题名文：件本组格照式片所共同反映的W主J要G内S容。 字符型 文文文字件说格件明式存：：本本储张张路照照片片径的的说计明算，机W包文J括件C人类C物型L、，J地包点括、JPE事字G由、等符TI要F型F素或。RAW。
4 100
开放状开态放：本状张态照片是否开放的K标F记Z，T开放为“Y逻”,不辑开型放为“N”。 1 13
• 对反映同一内容的若干置张、数快码门照速片度、，光应圈选值择、其白中平具衡有等代）的表文性件和。典R型AW 性的数码照片归档，所是化选未为数经“码处原照理始片、图也像应未编能经码反压数映缩据该的”项格或活式称动，为的可“以数全把字貌底R，A片W且”概主念 题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一 张。
• 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原 载体同时保留时间不少于4年
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1.6 利用和鉴定销毁
01 利用
• 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利
用时应确保数码照片档案的信息安全
02 鉴定销毁
• 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴 定、销毁工作
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1.5 存储和保管
01 存储结构
• 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般
应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹， 在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文 件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹
• 示例-某单位的数码照片档案统一存放在档 案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下， 2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数 码照片为2009年第一组照片，保管期限为 “永久”，该组数码照片存放的路径为： D:\数码照片档案\YJ\2009\0001\
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（征求意见稿）1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片 digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案 digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。
数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。
EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
数码照片档案整理的探讨
要 职 能活 动 和 重要 工 作 成果 的 数码 照 片 。２领 导 人 和 著 名 人 物 参 加 与本 单 ． 位 、本 地 区 有关 的 重 大公 务 活 动 的数 码 照 片 。３记 录 本 单 位 、本 地 区重 大 ．
（ 二）鉴 定 。在 鉴定 应 归 档 的照片
码 相 机 已成 为绝 大 多数 单 位 和 个人 的
首 选 。数 码 照 片 整理 归档 比 传 统 的相 纸 照 片 整 理 归 档 更 有 利 于 收 集 和 整 理 ，而且 操 作 程 序 简 单 、方 便 快 捷 。
一
时 ，剔 除 没有 归 档价 值 的 或重 复 的 照
片 。反 映 同一 场 景 的数 码 照片 一般 只 收集 一 张 。 归档 的每 一 张数 码 照 片都 要 确定 保 管 期限 ，保 管 期限 可 以 参 照 文 书档 案 的 划分 办 法永 久 和定 期 （ 定 期又分为 ３ Ｏ年 和 １ ０年 ） ，如 果 一 个
录本 地 区 地理 概 貌 、城 乡建 设 、重 点
单位 每 年 形成 的 照片 比 较 少 ，可 以一 律 定 为永 久保 管 。
（ 三）分 类 。将数 码 照片 按 其形 成 年 度 、保管 期 限 、问 题分 类 。不 同年
度 的数 码 照片 应 分别 整理 。如果 一 个
工 程 、名胜 古 迹 、 自然 风光 以及 民 间 风 俗 和著 名人 物 的 数 码 照 片 。５其 他 ．
数 码 照 片档 案 的 定 义
数码 照 片 是 指 用 扫描 仪 、数码 相
是 解 决 了 许多 单 位共 同存 在 的摄 影
者 借 口工 作需 要 不愿 意 把 相 纸 照片 移
数码照片档案管理办法
《数码照片档案管理办法》关于印发《××股份公司数码照片档案管理办法》的通知股份公司各子、分公司：在工程项目实施过程中，照片可以真实记录重大事件和整个施工过程。
为进一步加强项目实施过程中数码照片的档案管理，整理、归档有保存价值的历史记录，更好地开发利用数码照片档案信息资源，服务企业发展，各项目部应切实加强数码照片的管理。
鉴于传统纸质照片数量的大幅减少和数码照片大幅增加的现状，为更加科学地对数码照片档案进行管理，规范数码照片档案在收集、整理、归档、保存等各环节的工作流程，依据中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合数码照片档案在产生、编辑、存储、传输等环节的特点，及股份公司实际，现将《××股份有限公司数码照片档案管理办法》（见附件一）印发给你们。
各单位组织所属项目部依据本办法，使用符合本办法要求的专业的数码照片档案管理软件《数码照片档案管理系统PMS》，对在建工程的数码照片档案开展收集、整理和归档工作。
《数码照片档案管理系统PMS》软件介绍参见附件二。
各单位应足够重视数码照片档案的归档工作，应本着“传承历史、服务当代、功在千秋”的历史责任感，认真做好各项目部在建工程数码照片档案的收集、整理和归档等工作，各级机关产生的数码照片档案可参照执行。
数码照片档案可通过邮件或刻制光盘的形式逐级移交股份公司档案馆。
为切实做好数码照片管理，股份公司档案管理部门将建立项目信息台帐，逐一审核项目数码照片档案提交情况，审核结果纳入股份公司经营业绩考核范围。
特此通知。
二〇一二年二月二日附件一：××股份有限公司数码照片档案管理办法第一章总则第一条为加强和规范数码照片档案的管理，根据中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合××股份有限公司（以下简称股份公司）的实际情况，制定本办法。
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数码照片档案的管理与研究
作者：何涓
来源：《办公室业务》 2015年第8期
文/ 中国电子科技集团公司第51 研究所何涓
【摘要】随着数码相机的普及，各单位在生产经营过程中产生的数码照片越来越多，做好
这些数码照片档案的收集、归档和整理保管工作，是目前档案工作中需要解决的新课题。
【关键词】数码照片；档案；管理；研究
随着数码相机的普及，各单位在生产经营过程中产生的数码照片越来越多，做好这些数码
照片档案的收集、整理和归档保管工作，是目前档案工作中需要解决的新课题。
一、数码照片档案的特点及其管理规范
（一）数码照片是数码技术和照相摄影技术的完美结合体，是数字化的摄影作品。
它是利
用感光电子元件（CCD 或CMOS），将真实世界的信息（光学信号）转换成二进制数字信息，并
在存储载体上记录保存起来。
数码照片是可依赖于计算机系统阅读处理，并可通过网络进行传
送的静态图像文件。
数码照片相对于传统纸质照片而言，优点是成像迅速，处理快捷，传输范
围广，编辑手段丰富，检索方便等；缺点是对软硬件依赖性强，格式多，容易被修改，易感染
病毒等。
数码照片既是照片又是数据底片，相机拍摄后形成的没有调整修改的数码影像元数据
比底片收集容易得多。
数码照片归档后就作为档案保存了，形成了数码照片档案。
（二）传统照片与数码照片可以互相转换。
传统照片经翻拍或扫描，等同于进行了数字化
处理，形成了数码照片，方便管理与利用；数码照片可以冲印或打印成纸质照片，也可以生成
传统底片。
（三）数码照片档案的管理目前国家还没有出台专门的标准和规范。
数码照片既是同传统
照片一样的光学照片又是电子文件。
所以，既要遵循《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），又要遵循《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。
二、数码照片的超前控制
数码照片的超前控制是指提前设计和规划好将要生成的数码照片的各种属性、品质及归档
状况，并对生成过程进行控制，使得照片按设计好的目标生成，从而保证数码照片能满足归档
的技术要求，有利于归档后的维护和高效利用。
（一）拍摄型数码照片的超前控制。
1. 存储格式的选择。
依据照片的用途和拍摄对象的特点，选择恰当的格式，如JPEG，TIFF 等。
2. 分辨率控制。
数码照片最低采用1600*1200 的分辨率，满足冲印出常见的高品质5 寸照片的质量要求。
3. 元数据控制。
包括拍摄日期设定，
拍摄者代码，拍摄现场信息内容的文本记录。
4. 拍摄技术指标控制。
相机上设置的光线、色彩、构图、测光、曝光指数、白平衡等指标的控制。
这些指标考验拍摄者的技术水平。
5. 硬件选择。
为了达到各项预设指标，需选择合适的数码相机及其附件。
（二）扫描型数码照片的超前控制。
1. 原件的保护。
对于要扫描的原件，事先要进行清洁、去污、修复等技术处理，从而保证扫描后的影像质量。
2. 扫描模式选择。
确定恰当的扫描模式、图像类型及色彩模式的选择，确保扫描后图像的质量，又能节省存储空间。
3. 输出格式及分辨率控制。
依据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），确定TIFF 和JPEG 两个格式
为扫描仪存档标准。
4. 图像处理。
纠正偏差，比如旋转、拼接、去污、锐化、色彩等调整。
不能破坏真实，只能再现真实。
5. 硬件的控制与选择。
依据扫描的类型、规格等指标，选择合适的扫描仪。
三、数码照片的收集工作
数码照片收集工作的原则是要有利于档案的完整成套，有利于安全管理，有利于利用。
（一）收集范围。
鉴于数码照片的特殊性及归档后管理与利用的需要，其收集范围要比传
统的底片照片的归档范围宽。
凡是在本单位活动中直接形成的，反映本单位主要职能活动和工
作成果的数码照片均属于收集范围。
包括重要会议、重大活动、重大事故、重点工程、仪器设备、实物档案等照片。
（二）收集要求。
首先，数码照片需要专人收集。
数码照片复制方便，导入导出方便，不
安排专人集中收集，很容易丢失。
因此，各单位要指定专人负责本部门相关内容的数码照片的
拍摄工作，并定期向档案部门移交。
其次，要做好照片模式及存档格式质量的控制。
负责数码
照片收集和移交的工作人员必须严格依照数码照片超前控制中的各项指标的要求来做好整个过
程的管理。
再次，数码照片的审核和技术处理也不可缺少。
数码照片的审核主要指质量鉴定、
遴选、元数据检查与补录。
其中，鉴定包括真实性鉴定，可读性鉴定，病毒检查和摄影质量审查。
而对于存在技术缺陷又无法重拍的数码照片可以进行适度的技术处理。
四、数码照片的整
理工作
数码照片的整理工作要有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供
服务。
（一）在整理过程中，要注意根据照片所反映的内容。
包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，制作相应的文字说明文件readme.doc，包括：1. 事由：照片影像所反映事件、事物的情由。
2. 时间：事件发生或事物产生的时间和拍摄时间。
3. 地点：被摄物所在的具体
地点。
4. 人名（或物名）：照片影像上主要人物的姓名或实物的名称。
5. 背景：对揭示照片
影像主题具有一定作用的背景。
6. 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
综合运用好这6 个要素，内容力争准确，文字务必简洁，语言描述通畅，并注意用阿拉伯数字表示时间。
（二）按照项目及产生时间顺序排列和组合，不同项目的照片不能混放。
对照片进行排列
组合时，要注意先排组再排张。
有密切联系的照片组合为一组照片，组与组的排列按形成时间
的先后顺序而定。
（三）排列整理好的数码照片需按年度刻录在光盘内。
1 个年度 1 张光盘，如果空间不够，可追加多张，逐一编号即可。
刻录好的光盘最起码应一式两套，一套封存保管，一套供借查阅
使用。
五、数码照片的归档工作
数码照片的归档比传统纸质照片复杂，档案管理人员要督促承办部门及时收集整理，并履
行审核、验收、归档手续。
一是属于收集与归档范围的数码照片应定期向档案管理部门归档，
任何部门和个人不得据为己有。
二是归档的数码照片要求达到各项超前控制指标的要求，画面
清晰完整，未加修饰剪裁。
文字说明文件中应包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者
六要素，缺一不可。
三是归档的数码照片档案必须齐全完整，应是原件、原版，并刻录成光盘（DVD，VCD），盘片应该为原盘，并具备保存和利用价值。
四是在刻录好的光盘盒上按照SJ/T 11156-1998《计算机辅助设计文件档案管理制度》的规定，贴上标准格式的光盘封面，其中包
括档号、标题名称、保管期限、密级、硬件软件环境等等说明内容，最后编制光盘目录，并分
类整理入电子柜。
五是如果有已经洗出来的照片，则按照文书档案和科技档案两大类分别编号登记。
首先我们给照片编号，文书档案中的档号包括类别、照片标志符、照片顺序号；科技档案中档号包括类别、项目代号、照片标志符、照片顺序号。
在反面左上角编号。
随后，我们再编制照片目录：目录包括档号，拍摄时间、照片名称、照片张数等内容。
最后，按档号分别依此装入照片册，并标明每张照片的拍摄时间及内容。
要注意的是，根据照片所反映的内容，按项目及产生的时间顺序排列和组合，不同项目的照片不能混放。
六、数码照片档案的保管工作
数码影像数据来得快去得也快，由于病毒的侵入，计算机硬件的损坏，误操作，以及一些不可抗拒的外力因素等影响，使得数据丢失损坏并不罕见。
但是刻录成光盘后，也会有很多不安全因素，时间长久，天气温湿度，或多或少都会影响光盘的质量。
如何解决这些问题呢，我们可以从下面几点做起。
一是要确保数码照片档案的信息不被修改、破坏，归档时必须刻录到只读光盘上进行脱机保存。
禁止使用U 盘、硬盘作为数码照片的存储介质。
二是保存数码照片档案的库房必须具备“六防”条件（防火、防光、防尘、防潮、防高温、防有害生物），并配备专门的电子防磁防潮柜。
光盘每四年检查翻刻一次。
三是建立数码照片档案管理制度，规范职责，发现问题，及时解决。