行政部事务工作流程图

行政事务工作流程图
一、印章管理
1、流程图
2、说明
○1使用公章到行政部填写《印章使用申请表》；
○2《印章使用申请表》要有经手人、部门负责人签字；
○3报总经理批准后至集团总裁办盖章；
○4如遇总经理不在，可电话请示同意后有效；
○5如果工作需要使用合同专用章（1）的，需持有集团审批的合同审批表，到行政部按上述程序办理；
○6如果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理；
⑦因工作需要将印章携带外出的，由总经理特批，批准程序如上。

3、使用表格
印章使用申请表
二、档案、公文管理
（一）档案管理
1、归
2、说明
1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件
2）归档
○1各部门将所需存档的档案整理成册；
○2本部门存档及移交行政部存档；
○3相关人员在《档案目录》登记。

○4技术档案归档：由开发中心自行建档并报行政部备案。

3、使用表格
档案管理相关表格
（二）公文管理
1、行文流程
2、说明
1）拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确；
2）汇稿：文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见；
3）核搞：文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质量、内容是否符合规定；
4）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。

5）对不同内容的发文建立发文登记表，含发文的时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执；
3、使用表格
1）发文登记表
2）文件流转呈批表单
（三）、收文管理
1、流程图
2、说明
1）收文的范围：上级来文、函件、邮件、传真、信件等；
2）收文的处理：行政部职员在接到上级来文、信、函、邮件、传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮票被撕应拒绝签收，登记的内容包括：来文单位、文件内容、收到时间。

3、使用表格
1）文件流转呈批表单；
2）收文登记表。

（四）文件/档案查询、借阅管理
1、流程图
2、说明
1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意；
2）由总经理批准行政部方可借阅。

3、使用表格
1）档案借阅登记表2）公文查询登记表
三、会议管理
2、说明
1）由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员；
2）经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知，接到通知人员要有回执；
3）会议召开要有专人记录，整理会议纪要，会议纪要要有与会人员签字；
4）会议纪要下发，行政部备案；
3、使用表格
1）会议通知单
2）会议纪要
四、图书资料管理
1、图书管理流程
2、说明
1）公司图书资料由行政部统一保管，需图书资料由所需人提出申请，行政部登记，并由本人签字，方可借阅；
2）图书借出如到期未还由行政部负责催还，直至返回。

3、使用表格
图书借阅登记表
五、办公用品管理
（一）办公用品采购管理
1、办公用品采购流程图
2、说明
1）部门提出所需办公用品，到行政部领取《物品请购单》；2）部门经理在申请单上签字，再由行政部负责人签字，最后经总经理审批；
3）由行政部对总经理批准申请单进行汇总，由采购部统一购
买；
4）行政部对采购物品进行验收、入库；
3、使用表格
1）《物品请购单》
（二）办公用品领用管理
1、流程：按照《物品请购单》进行办公用品的发放
2、说明
1）办公用品出库直接记入个人台账；
3、使用表格
1）部门办公用品出库登记表
六、招待费用管理
1、招待费用管理流程图
2、说明
1）各部门需招待业务往来客人，提出来访单位、来访事由、时间、人数，报总经理批准；
2）总经理确定招待标准、费用和规模，由招待部门到财务借取费用；
八、传真、信件收发及名片管理
（一）传真接收管理
1、传真接收管理流程图
2、说明
1）接收到传真由行政部进行登记，通知接收人来领取，接收人签字方可拿走传真；
3、使用表格
传真接收登记表
（二）传真发送管理
1、传真发送管理流程图
2、说明
1）各部门需发传真，先到行政部登记再由部门负责人签字；2）如发送关于公司资料的文件需总经理签字批准，一般性文件由各部门经理签字即可发送；
3、使用表格
传真发送登记表
（三）名片管理
1、名片管理流程图
2、说明
1）申请人提出印制名片申请，到行政部领取名片印刷申请单；2）申请人认真填清本人职务、姓名、联系方式等内容；
3）由部门经理审核批准，再由总经理批准，转交企划部统一印制；
3、使用表格
1）名片印刷申请单
九、设备申请及维修流程
（一）设备申请管理
1、流程图
2、说明
1）各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理签字同意后，报送给行政部，行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。

3）如果采取“调拨”程序，行政部将协调确认后实施；如果采取“购买”程序，行政部将参照公司办公用品采购程序进行。

4）采购由采购部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。

设备采购结束后统一由行政部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。

3、使用表格
1）固定资产申请单
2）固定资产调拨单
（二）设备维修流程
2、说明
1）报修人员先将报修信息反馈给各部门的负责人；
2）部门经理报送到采购部；
3）采购部根据编号，联系厂商，组织及时维修；
4）通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；
5）机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；
3、使用表格
1）设备维修单
十、车辆管理
1、车辆管理流程图
2、说明
1）用车人持部门领导批示的用车申请向行政部提出用车；
2）行政部核准，并根据先后急缓顺序安排车辆；
4）驾驶员认真填写《用车登记表》；
5）车辆返回后，驾驶员填写《用车单》上的内容，上报行车里程、往返时间、地点等。

用车人将《用车单》交至行政部，行政部做好车辆的使用登记；
3、使用表格
1）用车单
2）用车登记表。