记录控制程序完整版
记录控制程序
记录控制程序1 目的对质量、环境、职业健康安全及能源管理的记录进行控制，确保能够提供产品、环境、职业健康安全及能源使用符合规定要求和管理体系有效运行的证据。
2 适用范围适用于与质量、环境、职业健康安全、能源管理体系运行相关的所有记录。
3 术语及定义3.1 记录是指公司按照管理体系文件实施过程的文件化证据和记录的结果。
4 职责4.1 先期质量管理部是质量记录控制的归口管理部门，负责管理体系记录控制的监督和检查。
4.2 行政部负责环境和职业健康安全体系相关记录的归口管理；4.3 装备动力部负责能源管理体系相关记录的归口管理。
4.4 公司各部门负责本部门所产生记录的填写、收集、整理、保存、标识和处置工作。
5 工作程序图5.1 内部编制管理性文件控制工作流程记录填写记录保管5.1 记录目录编制5.1.1 各部门体系员负责建立本部门管理体系记录目录清单，并经部门领导批准。
5.1.2 先期质量管理部负责第四层次记录目录、格式汇编的编制。
5.1.3 记录目录清单必须包括记录编号、名称、来源文件、填写部门、归档部门、保存位置、保存期限等内容。
5.2 记录的编号规则5.2.1 记录的编号由文件编制部门根据HT/P01《文件控制程序》自行编制。
要求记录的编号在表单的右上方。
5.2.2 文件编制人员负责记录空白表单的编制。
根据体系运行的要求，适当时对记录表单进行修订，但需要相关领导的确认和批准。
5.3 记录编写5.3.1 填写人员严格按规定的栏目，填写记录要求完整、准确、真实；要求使用蓝、黑签字笔，字迹工整、清晰。
若确有无需填写的栏目，应以“ / ”划销标注，若表单备注中有相关要求，则按实际表单备注要求执行。
5.3.2 各部门负责人对审核记录结果或结论的正确有效性负责。
5.3.3 记录原则上不允许更改，若有少量的更改，采取划改形式并由填报人签署，否则视为无效记录。
5.3.4 各部门应培训员工正确填写记录并熟悉其传递路径。
GJB9001C记录控制程序
1目的对记录进行控制和管理，为保证产品质量符合规定要求，体系有效运行以及产品、相关活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防和改进措施提供依据。
2适用范围适用于质量管理体系运行记录及质量活动记录的控制和管理。
3 职责3.1 品质部负责编写“质量记录清单”，备案各类记录和样本。
3.2 各部门对所负责的记录进行标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置等工作。
3.3 品质部档案室负责保管超过二年的记录。
4 程序4.1 记录的范围4.1.1 与管理有关的质量记录，如：管理评审记录、文件控制记录等。
4.1.2 与资源有关的质量记录，如：培训记录、设备保养记录、实验室温湿度检查记录等。
4.1.3 与产品实现有关的质量记录，如：合同评审记录、采购记录、设计开发任务书、原辅材料明细表、技术鉴定报告、首件目录、首件鉴定报告等。
4.1.4 与分析、测量、改进有关的质量记录，如：检验记录、纠正措施、预防措施等。
（包括本公司要求供方产生并提交的记录。
如：供应商的出厂检验报告等。
）4.2 记录的形式及要求4.2.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告等，可以是纸质或电子文档。
4.2.2 记录的样式及内容要求一般在相应的体系文件中规定。
包括本公司要求供方产生并提交的记录。
4.2.3 填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名齐全，提供的数据要准确，不得后补和伪造，不得随意涂改，如发现数据填写错误，要采用“划改”的方式进行更正，并签名或盖章、注上日期。
记录应按设置的项目逐项填写，不得有缺少项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.2.4 产品实现过程记录应尽可能是定量的或可进行等级差别评价的，能清楚地证明产品满足规定要求的程度。
4.3 记录的收集、归档、标识和检索4.3.1 各部门应及时收集、汇总各类记录，按“质量记录清单”的要求保存。
应保持顺序号或日期、页码的连续性以便于查阅。
4.3.2 各部门将二年以上的记录进行装订，做好标识，送交品质部档案室保管。
ISO9001-2015记录控制程序
记录控制程序（ISO9001：2015）1.目的对本公司QMS 所要求的记录予以控制，以确保其满足证实的需要，达到追溯的要求，并为验证、纠正和预防措施提供客观证据。
2.适用范围本公司Q MS 要求的所有记录，包括：原始记录、统计报表、分析报告和来自相关方的质量记录。
3.职责3.1办公室负责质量记录控制工作。
3.2各部门负责本部门职责范围内的质量记录设置、填写、收集、保存与控制。
4.控制要求4.1质量记录的构成质量记录由原始记录、统计报表、分析报告和来自相关方的质量记录构成。
各部门按照ISO9001：2015质量管理体系要求之运行要求，设计相应的质量记录格式，经管理者代表审核后，统一进行印制、分发。
4.3质量记录的标识4.3.1质量记录的标识方法按《文件控制程序》执行。
4.3.2质量记录通常按程序文件或质量计划标识，程序文件或质量计划中未规定标识者，可按该记录所属文件编号或视具体情况进行标识，该标识只要能达到可追溯即可。
4.3.4质量记录标识通常采用编号方法。
4.3.4对供方提供的质量记录应收集编号，便于查找。
4.4质量记录的填写4.4.1每种质量记录应明确填写人及要求。
4.4.2原始记录的规定项目，必须逐项填写，不得遗漏，如不需填写时，可在该空格内打“/”表示；如填写有误，只能采用划改，并在划改附近签上姓名和日期。
4.4.3填写必须及时、正确、真实、字迹清晰。
4.4.4每份记录都应有填写时间和填写人签名或盖章。
4.4.5统计报表必须按规定项目、时间编制，并按时间要求送有关领导和部门。
4.5质量记录的保存、归档4.5.1所有质量记录应按规定保存期进行分类保存，并指定保存地点。
4.5.2质量记录的保存环境、设施应适宜，以防损坏、变质和丢失。
4.5.3办公室应建立”质量记录控制一览表”，(附录B)以便控制检索。
4.6质量记录的利用4.6.1管理人员应充分利用质量记录提供的信息，及时整理、统计和分析记录中反映的实际和潜在问题，及时分析其产生的原因，采取纠正和预防措施。
记录控制程序
5.5.1 各部门的记录表格在使用前均须经过主管级批准并交文控中心登记于《记录清单》。
5.5.2 在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级提出修改，并通过总经办审批。可按《文件控制程序》的有关要求执行修改。
5.5.3 表单每修改一次,应更新表单的版本,新表单正式使用时须将旧表单全数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,根据必要性，选择直接禁用旧表或将旧表先用完后,再使用新表单。
5.2 记录的归档管理:
5.2.1 责任部门应对各自部门的记录分类后装订成册，避免出现记录遗失的现象。
5.2.2 较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。
5.3 记录的储存与维护:
5.3.1或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。
5.5.4旧版空白表单由使用部门自行处理，操作方法按照5.6.2执行。
5.6 表单的标识
5.6.1 参与质量管理体系的表格应按要求制作编号与版本号，并通过文控中心发行方可使用。编号方式详见《文件编号作业指导书》。
5.6.2 已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面打上“×”作标识。
3.2部门负责:保管、维护本部门的记录文件。
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:
5.1.1 依据表格的格式及实际运行状况如实填写。
5.1.2 须填写记录日期与签核日期。
5.1.3 依权限签名、审核与批准。
5.1.4 不可以用铅笔填写品质记录表格。
5.1.5 书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。
5.3.2 存放处须保持干燥干净，注意防火防损。
记录控制程序
一、目的对记录进行有效控制，以提供符合质量、环境管理体系要求有效运行的证据。
二、适用范围适用于本公司质量、环境管理体系的所有记录。
三、职责3.1行政部负责对公司质量、环境记录表格编号，对表格电子档及打印的空白样版的使用、改版、增删、保管的归口管理。
3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递、收集、归档、保管、储存，确保记录的可追溯。
四、内容4.1记录表格的设计4.1.1记录可以透过表格﹑报告﹑图表﹑U盘﹑光盘﹑照片的形式体现出来。
4.1.2表格的设计要求格式清晰﹑项目明确﹑填写方便，能实现使用的目的。
4.1.3表格一般应包含公司Logo、表格名称﹑表格编号﹑版本、记录内容﹑记录日期、制作、核准等，表格设计时应尽可能全面，能反映质量、环境管理体系的运行情况和效果，能为质量、环境管理体系提供必要的信息和依据。
4.1.4表格的格式由各部门根据需求设计，部门编号、检查，行政部留一份空白表格存档。
4.2记录的填写4.2.1记录填写字迹要清晰,内容要真实﹑准确﹑完整，能准确识别，不能随意更改、涂抹。
如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。
4.2.2应使用蓝色或黑色圆珠笔﹑水笔﹑碳素笔填写，不得使用铅笔﹑彩笔填写。
4.2.3记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。
4.2.4各部门负责人对本部门的记录进行审核﹑监督﹑管理。
4.3记录的编号行政部按《文件控制程序》中规定的记录表格编号方式进行编号。
4.4记录的归档和保存4.4.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序或日期、页码的连续，便于查阅。
4.4.2文件所用到的表单记录在保存期限内应妥善保管，若有缺失、损坏或变质应给予维护更新；4.4.3各部门应根据记录数量的多少应定期对记录进行收集整理，在保存记录的明显位置记录名称部门和年份。
当记录在使用场所已满或到了适当时机，应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、日期、部门等标识，然后做妥善保存。
记录控制程序
生产、质量记录控制程序一、目的1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
二、适用范围1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。
三、职责1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。
2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。
四、工作程序1、记录的设计与编号（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。
（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。
2、记录的填写（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。
（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。
3、记录的收集与归档（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。
（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。
4、记录的存储（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。
（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。
5、记录的检索（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。
（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。
6、记录的保护（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。
（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。
7、记录的保存期限（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。
（2）保存期限应符合法律法规、合同要求和公司的规定。
8、记录的处置（1）超过保存期限的记录，由质量部门按照规定的程序进行销毁。
（2）销毁方式应确保记录信息不可恢复。
五、内部审核与改进1、定期对记录控制程序的执行情况进行内部审核，检查记录的完整性、准确性和管理的规范性。
2、针对审核中发现的问题，采取纠正措施，持续改进记录控制程序。
记录控制程序
1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。
3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。
3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。
4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。
4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。
4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。
4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。
4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。
4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。
4.3 质量记录的编目和保管。
4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。
归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。
4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。
4.4 查阅和处理。
4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。
如需提供复印件带走，应由办公室长批准。
4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。
4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。
记录控制程序
记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。
2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。
3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。
4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。
4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。
5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。
各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。
5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。
各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。
5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。
5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。
5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。
5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。
5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。
5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。
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记录控制程序HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】目录1 目的 (2)2 范围 (2)3 职责 (2)4 控制程序 (2)记录的范围、分类与形式 (2)记录表格的编制和审批 (3)记录表格的发放和更改 (3)记录的使用和管理 (4)记录的特殊控制 (5)记录的保存期限 (6)记录的处置 (8)5 相关文件 (8)6 记录 (8)1 目的为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制，并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。
2 范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包括：文字、图表、声像及电子文件等。
3 职责1）档案室负责所有归档记录的管理和控制；2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制；3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录；4) 记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记录表格的审批职责和权限。
5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。
4 控制程序记录的范围、分类与形式4.1.1 记录的控制范围1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，记录表格是一种文件，按文件进行控制，对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。
2)记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输出是具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。
4.1.2 记录的分类记录按其性质和使用范围可分为以下四类：1)管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录，文件受控清单等。
2)资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备维修记录，安全管理、环境管理记录等。
3)产品实现方面的记录，如产品要求评审记录，供方评价记录，特殊过程确认记录，不合格品处置记录和产品让步放行记录等。
4)测量、分析和改进方面的记录，如顾客满意度测量记录，内、外部审核记录，产品检验和试验记录，职业健康安全和环境方面的检查、检验、检测及改进方面的记录等。
4.1.3 记录的形式1)记录一般为表格、图表和文字报告等形式；2)在特定条件或场合下，记录亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带中的记录等。
记录表格的编制和审批4.2.1 记录表格的编制1)管理体系所必须的表格，由文件编写人员在文件编写的同时进行编制。
2)与工程有关的检验和试验所需的记录表格，首先应按建设工程相关规定提供的表格格式进行填写，无明确要求时，则应采用相关程序和作业文件中确立的记录格式，或按有关标准和规程规范规定的记录格式执行。
3)当管理体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时，文件实施部门可以增编非受控且适用的表格，涉及几个部门共同使用的表格，由文件主控部门编制，经使用验证是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部。
4)质量安全标准部组织相关部门或专业人员对文件使用部门传递来的记录草案进行评审，以便确定是否需要在相应文件中新增设记录表格，并负责新增表格的审核。
4.2.2 记录表格的审批1)管理体系文件确立的记录表格，应随同体系文件审批的同时得到审批，不需要另行签发批准手续。
2)各部门根据工作需要新增编的记录表格，在使用前应得到本部门负责人的审阅；表格正式使用时，部门负责人或主管领导签字审核或批准即意味该表格格式已得到确认和审批。
3)经质量安全标准部组织评审后确定新增设的记录表格，由管理者代表按《文件控制程序》中规定的要求进行审批。
记录表格的发放和更改4.3.1 记录表格的发放1) 管理体系文件所确立的记录表格，应随同体系文件同时发放。
2) 各部门新增编的记录表格需下发时，按《文件控制程序》中的有关规定进行发放和管理。
4.3.2 记录表格的更改1)管理体系文件确立的记录表格需更改时，按《文件控制程序》中规定的更改依据、更改方式和更改审批等要求进行更改。
2)当管理体系文件确立的记录格式不完全适合实施项目特定条件时，文件使用部门可以在原表格的基础上进行修改，改编成非受控的且适用的记录表格，经使用验证认为记录的格式是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部，由质量安全标准部组织相关部门或专业人员进行评审，以便确定是否需要在相应文件中更改或更换不适宜表格。
3) 管理体系文件需更改或更换(包括新增)记录表格时，由质量安全标准部负责按《文件控制程序》中的有关规定办理“文件更改申请”，并以“文件更改通知”的方式通知文件使用部门进行文件更改。
记录的使用和管理4.4.1 记录的填写要求1）记录填写要及时、内容完整、字迹清晰，能准确识别、不得随意涂改、伪造和抽撤。
做到真实准确地记载质量、环境、职业健康安全管理过程信息。
2）因某种原因不能填写的项，应能说明理由，并将该项用单杠划去，按表格规定的格式内容进行填写，凡空白项应用斜杠号表示；3）不得随意更改和涂抹表格内容，如发现填写错误，应用划线的方式进行更改，并有更改人签署并注明日期。
4）各签字栏，必须是相关负责人亲笔手签，不允许空白，不得由他人代签，签署要清晰易于辨认，并且要准确标注日期。
5）记录应用签字笔或钢笔填写。
记录的使用1) 记录主要用于证明管理体系运行的有效性和产品符合规定要求的程度，也用于各项活动的数据分析和统计技术，为分析动态和管理体系的持续改进提供真实可靠的证据。
2) 记录使用前，使用人员首先应识别记录的建立是否符合相关的规定和要求，是否得到法定认证部门或主管部门的确认。
3) 使用记录时，使用人员应真实准确引用相关数据，不得随意更改相关数据，不得涂改和损坏原始记录。
4) 记录只准许内部使用，使用人员不得私自复制和不按规定的批准程序对外提供。
4.4.3 记录的收集和归档1)各相关部经理、室主任和专业技术负责人负责本部门发生的和相关部门传递来的记录的收集、整理和归档工作。
2) 每项活动结束后，相关部、室应及时收集和整理活动发生的各类记录，并保持顺序号或日期、页码的连续性，以便于检索。
3) 各部、室应定期对日常发生的记录进行收集和整理，分项分类存放，每年进行一次自行立卷归档，建立卷宗目录，便于检索。
4) 对供方的记录，相关部、室应分类建立目录立卷归档。
7)档案室接收各相关部门移交贮存的记录，应按规定的要求进行验收，并在移交单上签字，上一级部门有权拒收填写不合格的记录。
6) 档案室按有关要求，对移交的记录进行分类、编目、登记和造册，并按要求进行装订和入库贮存。
7）记录的管理实行公司和部门两级管理,记录经主管部门验收合格后方可归档，如果归档资料不全。
负责归档验收的人员有权拒收。
记录的查阅和借阅1) 查阅已归档的记录时，公司内部人员查阅需经档案管理人员同意，公司外部人员查阅需经档案管理部门负责人或公司主管领导批准；注：对于公司有保密规定的文件，无关人员一律不得查阅和借阅。
2) 借阅已归档的质量记录时，执行公司相关规定；3) 凡借阅记录，均应填写《记录借阅登记表》；4) 所有记录的原件一律不借给本公司以外的单位或人员，但不包括有合同要求的顾客或其代表；5) 各部室自行保存的记录的查阅和借阅，参照以上规定执行。
4.4.5 外来记录的管理1) 供方提供的物资产品的有关记录，由采购部门收集和整理，检查并保管其记录，必要时编入相关的记录卷宗中。
2) 供方提供的工程产品的有关记录，工程总承包项目部按合同规定和相关要求进行验收，合格后编入相关工程档案中，按内部文件进行管理。
3) 顾客的投诉，由市场部部负责记录、整理和管理。
4) 其他外来记录由相关部门保存。
记录的特殊控制记录的标识1) 记录的标识，应具有唯一性．名称要正确无误，应有分类号和流水号，便于归档和检索。
没有标识或不符合标识要求的记录无效。
2) 项目实施过程记录的标识，应按项目规定和项目进度及时收集、处理，进行标识；3) 设计文件的标识执行公司《设计文件编制格式的规定》、《设计文件编号规定》、设计文件目录编制规定》、《设计更改管理规定》。
4) 体系运行过程记录的标识,各部门、室管理体系运行中产生的记录，需要时由各部、室自行编号，记录的贮存记录贮存应保持适宜的环境和设施，存放于通风、干燥的地方。
要求防潮、防火、防蛀．防止损坏、变质和丢失。
对于电子记录，要考虑防病毒和非现场的备份储存。
记录的保护1) 使用期的记录由记录产生部门负责保管和保护，2) 文件管理和保管人员对记录的保护负具体责任，应经常检查保存和贮存情况，确保在保存和贮存期内不受潮、不霉变、不被鼠咬虫蛀，不被污秽。
3) 贮存记录的磁带或软盘，还应在防压、防磁等方面进行特殊保护，必要时，可复制备份。
4) 采取必要的安全防范措施，确保记录不丢失和不发生火灾等意外损害。
记录的检索1) 记录保存和贮存部门应按标识要求对记录进行统一和正确的编号，杜绝混编乱编。
2) 日常保存记录的袋、盒、夹中，应建立相关记录的目录，贮存部门应建立贮存清单，使记录保持清晰，便于检索。
3) 记录应按类别及时编制目录,字迹清楚、完整，以便于检索。
记录的保存期限文件没有规定时，应根据顾客或主管部门的要求进行定期保存，或按随机商定的期限进行定期保存。
如果合同对记录提出要求，则按照顾客的要求确定保存期限。
一般情况下，记录的保存期限为三年．主要的记录应保存五年，重要的记录应长期保存。
记录的处置1)各级相关部门保管的超过保存期限又无保存价值的记录，由文件保管部门负责填写《文件/记录销毁申请审批表》（MP0402T01），经本部门负责人鉴定后，技术档案类的记录由总工（或项目总工）批准，管理体系文件类的记录由管理者代表批准。
2) 经批准的销毁文件，销毁人员要保留销毁的审批记录。
5 相关文件《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》SH/T3503《设计文件和技术资料管理规定》《设计文件编制格式的规定》《设计文件和设计技术资料档案号编写规定》《设计文件目录编制规定》6 记录《文件/记录销毁申请审批表》（MP0402T01）编制部门：质量安全标准部修订人：校核人：批准人：。