记录控制程序完整版

记录控制程序

HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】

目录

1 目的 (2)

2 范围 (2)

3 职责 (2)

4 控制程序 (2)

记录的范围、分类与形式 (2)

记录表格的编制和审批 (3)

记录表格的发放和更改 (3)

记录的使用和管理 (4)

记录的特殊控制 (5)

记录的保存期限 (6)

记录的处置 (8)

5 相关文件 (8)

6 记录 (8)

1 目的

为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的

控制，并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。

2 范围

适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包

括：文字、图表、声像及电子文件等。

3 职责

1）档案室负责所有归档记录的管理和控制；

2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制；

3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设

计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录；

4) 记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记

录表格的审批职责和权限。

5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。

4 控制程序

记录的范围、分类与形式

4.1.1 记录的控制范围

1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，

记录表格是一种文件，按文件进行控制，对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求

进行控制。

2)记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输

出是具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮

存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。

4.1.2 记录的分类

记录按其性质和使用范围可分为以下四类：

1)管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录，文件受控清单等。

2)资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备维修记录，安全管理、环境管理记录等。

3)产品实现方面的记录，如产品要求评审记录，供方评价记录，特殊过程确认记录，不合格品处置记录和产品让步放行记录等。

4)测量、分析和改进方面的记录，如顾客满意度测量记录，内、外部审核记录，产品检验和试验记录，职业健康安全和环境方面的检查、检验、检测及改进方面的记录等。

4.1.3 记录的形式

1)记录一般为表格、图表和文字报告等形式；

2)在特定条件或场合下，记录亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带中的记录等。

记录表格的编制和审批

4.2.1 记录表格的编制

1)管理体系所必须的表格，由文件编写人员在文件编写的同时进行编制。

2)与工程有关的检验和试验所需的记录表格，首先应按建设工程相关规定提供的表格格式进行填写，无明确要求时，则应采用相关程序和作业文件中确立的记录格式，或按有关标准和规程规范规定的记录格式执行。

3)当管理体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时，文件实施部门可以增编非受控且适用的表格，涉及几个部门共同使用的表格，由文件主控部门编制，经使用验证是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部。

4)质量安全标准部组织相关部门或专业人员对文件使用部门传递来的记录草案进行评审，以便确定是否需要在相应文件中新增设记录表格，并负责新增表格的审核。

4.2.2 记录表格的审批

1)管理体系文件确立的记录表格，应随同体系文件审批的同时得到审批，不需要另行签发批准手续。

2)各部门根据工作需要新增编的记录表格，在使用前应得到本部门负责人的审阅；表格正式使用时，部门负责人或主管领导签字审核或批准即意味该表格格式已得到确认和审批。

3)经质量安全标准部组织评审后确定新增设的记录表格，由管理者代表按《文件控制程序》中规定的要求进行审批。

记录表格的发放和更改

4.3.1 记录表格的发放

1) 管理体系文件所确立的记录表格，应随同体系文件同时发放。

2) 各部门新增编的记录表格需下发时，按《文件控制程序》中的有关规定进行发放和管理。

4.3.2 记录表格的更改

1)管理体系文件确立的记录表格需更改时，按《文件控制程序》中规定的更改依据、更改方式和更改审批等要求进行更改。

2)当管理体系文件确立的记录格式不完全适合实施项目特定条件时，文件使用部门可以在原表格的基础上进行修改，改编成非受控的且适用的记录表格，经使用验证认为记录的格式是适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部，由质量安全标准部组织相关部门或专业人员进行评审，以便确定是否需要在相应文件中更改或更换

不适宜表格。

3) 管理体系文件需更改或更换(包括新增)记录表格时，由质量安全标准部负责按《文件控制程序》中的有关规定办理“文件更改申请”，并以“文件更改通知”的方式通知文件使用部门进行文件更改。

记录的使用和管理

4.4.1 记录的填写要求

1）记录填写要及时、内容完整、字迹清晰，能准确识别、不得随意涂改、伪造和抽撤。做到真实准确地记载质量、环境、职业健康安全管理过程信息。

2）因某种原因不能填写的项，应能说明理由，并将该项用单杠划去，按表格规定的格式内容进行填写，凡空白项应用斜杠号表示；

3）不得随意更改和涂抹表格内容，如发现填写错误，应用划线的方式进行更改，并有更改人签署并注明日期。

4）各签字栏，必须是相关负责人亲笔手签，不允许空白，不得由他人代签，签署要清晰易于辨认，并且要准确标注日期。

5）记录应用签字笔或钢笔填写。

记录的使用

1) 记录主要用于证明管理体系运行的有效性和产品符合规定要求的程度，也用于各项活动的数据分析和统计技术，为分析动态和管理体系的持续改进提供真实可靠的证据。

2) 记录使用前，使用人员首先应识别记录的建立是否符合相关的规定和要求，是否得到法定认证部门或主管部门的确认。

3) 使用记录时，使用人员应真实准确引用相关数据，不得随意更改相关数据，不得涂改和损坏原始记录。

4) 记录只准许内部使用，使用人员不得私自复制和不按规定的批准程序对外提供。

4.4.3 记录的收集和归档

1)各相关部经理、室主任和专业技术负责人负责本部门发生的和相关部门传递来的记录的收集、整理和归档工作。

2) 每项活动结束后，相关部、室应及时收集和整理活动发生的各类记录，并保持顺序号或日期、页码的连续性，以便于检索。

3) 各部、室应定期对日常发生的记录进行收集和整理，分项分类存放，每年进行一次自行立卷归档，建立卷宗目录，便于检索。

4) 对供方的记录，相关部、室应分类建立目录立卷归档。

7)档案室接收各相关部门移交贮存的记录，应按规定的要求进行验收，并在移交单上签字，上一级部门有权拒收填写不合格的记录。

6) 档案室按有关要求，对移交的记录进行分类、编目、登记和造册，并按要求进行装订和入库贮存。

7）记录的管理实行公司和部门两级管理,记录经主管部门验收合格后方可归档，如果归档资料不全。负责归档验收的人员有权拒收。

记录的查阅和借阅

1) 查阅已归档的记录时，公司内部人员查阅需经档案管理人员同意，公司外部人员查阅需经档案管理部门负责人或公司主管领导批准；

注：对于公司有保密规定的文件，无关人员一律不得查阅和借阅。

2) 借阅已归档的质量记录时，执行公司相关规定；

3) 凡借阅记录，均应填写《记录借阅登记表》；

4) 所有记录的原件一律不借给本公司以外的单位或人员，但不包括有合同要求的顾客或其代表；

5) 各部室自行保存的记录的查阅和借阅，参照以上规定执行。

4.4.5 外来记录的管理

1) 供方提供的物资产品的有关记录，由采购部门收集和整理，检查并保管其记录，必要时编入相关的记录卷宗中。

2) 供方提供的工程产品的有关记录，工程总承包项目部按合同规定和相关要求进行验收，合格后编入相关工程档案中，按内部文件进行管理。

3) 顾客的投诉，由市场部部负责记录、整理和管理。

4) 其他外来记录由相关部门保存。

记录的特殊控制

记录的标识

1) 记录的标识，应具有唯一性．名称要正确无误，应有分类号和流水号，便于归档和检索。没有标识或不符合标识要求的记录无效。

2) 项目实施过程记录的标识，应按项目规定和项目进度及时收集、处理，进行标识；

3) 设计文件的标识执行公司《设计文件编制格式的规定》、《设计文件编号规定》、设计文件目录编制规定》、《设计更改管理规定》。

4) 体系运行过程记录的标识,各部门、室管理体系运行中产生的记录，需要时由各部、室自行编号，

记录的贮存

记录贮存应保持适宜的环境和设施，存放于通风、干燥的地方。要求防潮、防火、防蛀．防止损坏、变质和丢失。

对于电子记录，要考虑防病毒和非现场的备份储存。

记录的保护

1) 使用期的记录由记录产生部门负责保管和保护，

2) 文件管理和保管人员对记录的保护负具体责任，应经常检查保存和贮存情况，确保在保存和贮存期内不受潮、不霉变、不被鼠咬虫蛀，不被污秽。

3) 贮存记录的磁带或软盘，还应在防压、防磁等方面进行特殊保护，必要时，可复制备份。

4) 采取必要的安全防范措施，确保记录不丢失和不发生火灾等意外损害。

记录的检索

1) 记录保存和贮存部门应按标识要求对记录进行统一和正确的编号，杜绝混编乱编。

2) 日常保存记录的袋、盒、夹中，应建立相关记录的目录，贮存部门应建立贮存清单，使记录保持清晰，便于检索。

3) 记录应按类别及时编制目录,字迹清楚、完整，以便于检索。

记录的保存期限

文件没有规定时，应根据顾客或主管部门的要求进行定期保存，或按随机商定的期限进行定期保存。如果合同对记录提出要求，则按照顾客的要求确定保存期限。一般情况下，记录的保存期限为三年．主要的记录应保存五年，重要的记录应长期保存。

记录控制汇总表

记录的处置

1)各级相关部门保管的超过保存期限又无保存价值的记录，由文件保管部门负责填写《文件/记录销毁申请审批表》（MP0402T01），经本部门负责人鉴定后，技术档案类的记录由总工（或项目总工）批准，管理体系文件类的记录由管理者代表批准。

2) 经批准的销毁文件，销毁人员要保留销毁的审批记录。

5 相关文件

《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328

《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》SH/T3503

《设计文件和技术资料管理规定》

《设计文件编制格式的规定》

《设计文件和设计技术资料档案号编写规定》

《设计文件目录编制规定》

6 记录

《文件/记录销毁申请审批表》（MP0402T01）

编制部门：质量安全标准部

修订人：校核人：批准人：