最新最全公司档案室管理制度
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
公司档案资料管理制度（3篇）
公司档案资料管理制度是公司为了规范、科学、高效地管理和使用各类档案资料而制定的一套管理规范和流程。
其重点是对公司档案资料的收集、归档、保管、利用、借阅、销毁等各个环节进行规范和控制，确保公司档案资料的安全性、完整性和可用性。
以下是一个典型的公司档案资料管理制度的内容：1. 机构设置和职责：明确公司档案管理部门的职责和人员编制，确保有专门人员负责档案资料的管理和维护。
2. 档案分类和归档：制定档案分类标准，根据内容、形式、价值和保管期限等要素，将各类档案资料进行分类和归档。
并建立档案目录和检索系统，便于查找和利用。
3. 档案收集和整理：确定档案资料的收集渠道和时间，保证及时获取相关档案资料。
对新收集到的档案资料进行整理和编目，确保档案完整有序。
4. 档案电子化和数字化：对重要档案资料进行电子化和数字化处理，提高档案管理的效率和可靠性。
同时，制定相应的电子档案管理规范，确保电子档案的安全和可查询性。
5. 档案借阅和使用：制定档案借阅和使用的流程和规定，保证档案资料的合法、安全和高效使用。
制定借阅申请表和借阅期限，确保档案被用于正当的目的。
6. 档案保管和安全：制定档案保管的规划和原则，包括物理安全和网络安全方面的措施。
确保档案资料的完整性、机密性和防灾备份。
7. 档案销毁和归档：制定档案销毁的规定和程序，对符合销毁条件的档案资料进行销毁。
对到达保管期限的档案资料进行归档，保证档案的历史性。
8. 档案培训和考核：开展档案管理方面的培训和培训，提高员工的档案管理意识和操作技能。
建立档案管理考核机制，对档案管理工作进行评估和奖惩。
这是一个常见的公司档案资料管理制度的框架，不同公司可以根据实际需要进行调整和完善。
制度的严格执行和有效监督是确保档案管理工作顺利进行的关键。
公司档案资料管理制度（二）第一章总则第一条为加强公司档案资料的管理，规范档案资料的收集、保管、利用和销毁，维护公司档案资料的完整性、安全性和可查找性，提高档案管理的效率和科学性，制定本制度。
公司档案管理制度5篇
公司档案管理制度5篇公司档案管理制度篇1一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。
七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。
八、归档资料必须符合下列要求：①文件材料齐全完整;②根据档案内容合并整理、立卷;③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。
十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
公司档案管理制度篇2一、文件材料的归档要求：1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
单位档案管理制度(5篇)
档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。
第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负责档案提供利用服务；5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
5、声像、实物档案，在产生后及时归档。
6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。
2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
公司档案管理制度范例(五篇)
公司档案管理制度范例(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。
(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。
(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。
(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。
(六)建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。
(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。
(八)档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。
档案保密制度(一)档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。
(二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。
(三)查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。
(四)借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。
(五)不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。
(六)档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。
(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。
档案利用制度(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。
(二)外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。
(三)查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。
公司档案室档案管理及保密制度
公司档案室档案管理及保密制度一、档案管理制度1.档案室组建及职责分工1.1公司设立档案室，负责公司所有档案管理工作。
1.2档案管理员负责档案室日常管理工作，包括档案的归档、整理和保管等。
2.档案分类与归档2.1档案应按照文件种类和时间进行分类归档。
2.2档案应按照文件编号进行登记，记录档案的名称、文件编号、归档日期、档案责任人等信息。
3.档案存储及保管3.1档案室应具备安全、防火、防潮等环境条件，保证档案的安全性。
3.2档案应储存在专用档案柜中，柜门应加装密码锁或指纹锁等措施，仅由档案管理员掌握。
3.3凡移交档案室的员工，应当完成移交手续，并教育其离职后不得擅自带离公司档案。
4.档案检索与借阅4.1每份档案都有档案编号，对于需要检索或借阅的档案，应通过系统或书面申请进行登记。
4.2档案查询和借阅应有明确的流程，并严格按照程序进行办理。
4.3对于借阅档案的员工，应严格责任追究制度，如违规使用或遗失档案将被追究相应责任。
5.档案销毁5.1档案室应按照规定的保管期限进行档案销毁，及时清理过期档案。
5.2档案销毁应经过上级领导同意，并严格按照档案销毁的程序进行操作，保障档案销毁的安全性和合法性。
5.3档案销毁应编制销毁清册，记录销毁档案的名称、文件编号、销毁日期等信息。
二、档案保密制度1.保密责任1.1公司全体员工应具备保密意识，严守公司内部档案的保密，不得将档案外传或泄露给未经授权的人员。
1.2档案管理员具有保密责任，应当严守公司的档案保密制度，不得将档案外传或随意将机密档案提供给未经授权人员。
2.机密档案管理2.1公司将机密档案和非机密档案分开存储，避免机密档案被非授权人员访问。
2.2机密档案柜的门禁设置应更为严格，只有特定的权限人员才能进入。
2.3公司应制定机密档案的访问审批制度，明确机密档案的使用权限范围，并建立相应的记录。
3.员工教育与管理3.1公司应定期组织员工档案保密培训，提高员工对档案保密的认识和理解。
公司档案室管理制度及规定
第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案资料的管理，包括纸质档案、电子档案、录音录像档案等。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分级保管；（三）规范操作，确保安全；（四）高效利用，服务发展。
第二章组织机构与职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案室的主要职责：（一）贯彻执行国家档案管理的法律法规，制定公司档案管理制度；（二）负责公司档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁；（三）负责公司档案的检索、查询、借阅、复制、整理等工作；（四）负责档案信息化建设，推进档案资源的数字化、网络化；（五）负责档案安全工作，确保档案实体和信息安全；（六）负责档案统计、分析和报告工作；（七）负责档案宣传、培训和咨询工作。
第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第三章档案收集与整理第七条公司档案收集范围：（一）公司发展规划、年度计划、统计资料；（二）财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况；（三）人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同；（四）项目方案、通知、公告等具有查考价值的文件资料；（五）其他对公司发展具有参考价值的资料。
第八条档案收集要求：（一）档案资料必须齐全、完整，字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序；（二）对属永久、长期保存的档案，发现有破损，应立即进行修复；（三）档案资料应按照国家档案分类标准进行分类、整理、归档。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）档案室应保持清洁卫生，通风干燥，摆放整齐有序；（二）档案资料应按照保管期限、密级等进行分类存放；（三）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防尘、防虫蛀等设施；（四）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
档案室管理制度范本(3篇)
档案室管理制度范本1. 目的与适用范围本制度的目的是为了规范和管理公司档案室的使用和维护，确保档案的安全性、完整性和可查阅性。
适用范围包括所有公司员工。
2. 管理责任2.1 公司总经理负责档案室管理的总体责任，并指定一位档案管理员负责具体的档案管理工作。
2.2 档案管理员负责档案室的日常运营和维护，并向总经理汇报相关情况。
3. 档案室使用规定3.1 所有公司员工需向档案管理员提出申请，并经批准后方可使用档案室。
3.2 使用档案室的员工需按照管理规定进行档案的查阅、借阅和归还，并保证档案的安全和完整。
3.3 档案室禁止存放任何涉密、非法或违规文件，禁止私自移动档案架或文件。
3.4 使用档案室的员工需保持工作区域的整洁和干净，不得在档案室内吃喝或抽烟。
4. 档案管理规定4.1 档案管理员负责档案的分类、整理、归档和销毁工作，并制定相应的档案管理流程和标准。
4.2 档案管理员负责记录档案的出借和归还情况，并对已借出的档案进行定期的跟踪和回收。
4.3 档案管理员应对重要档案进行备份和存储，确保档案的安全性和可恢复性。
4.4 档案室内的文件应进行编号和标注，以方便查找和管理。
5. 档案保密规定5.1 所有员工在使用档案室时应遵守公司的保密规定，严禁向未经授权的人员泄露档案和文件信息。
5.2 档案室内的文件和资料不得私自复制、外借或带离公司。
5.3 档案室内的档案应根据重要性和保密级别进行分类和存放，重要档案应采取额外的安全措施。
6. 档案维护规范6.1 档案管理员负责对档案室内的环境进行定期检查和维护，保证档案室的整洁和安全。
6.2 档案室内的文件和纸质档案应采用防潮、防尘、防虫等措施进行保护。
6.3 档案室内的电子档案应进行定期备份和更新，确保数据的完整性和可访问性。
6.4 档案室内的档案清单应进行定期核对和更新，确保档案的准确性和完整性。
7. 处罚与奖励7.1 违反档案室管理制度的员工将受到相应的纪律处罚，包括口头警告、书面警告、停职、辞退等。
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最新最全公司档案管理制度
一、总则
1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。
２、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
３、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于办公室,办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
公司制定明确的档案管理职责,档案管理员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二)各部门资料管理
１、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
２、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。
三、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
２、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值,便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
(二)立档
１、档案文件材料按照批复在前，请示在后,正件在前，附件在后，印件在前,定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
２、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件,发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
(三)分类
１、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴，不能笼统含糊.（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类:
（１）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类:分外来文件和内部文件;
(3）制度类:管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5)计划总结类：分年度计划及总结等；
（6)会议纪要类:办公例会纪要等
(五)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆.
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作.
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料,应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。
(二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。
定期按文件材料的保持价值分为1年，５年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2)股东名册
（３)组织规程及办事细则
（４)财务报表
（5)政府机关核准文件
（6）不动产所有权及其他债权凭证
(7）工程设计图
(８)公司规章制度
(９）其他经核定须永久保存的文书
２、1０年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
(４）其他经核定须保存10年的文书
３、1年至5年保存:
(1)期满或解除之合约
（2)其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存：
(1）结案后无长期保存必要者。
（三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表.全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续:
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（２)办公室接到借阅条，经核查后,取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。
（3）档案归还时，经办公室核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录.
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案.
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准.
5、借阅人应于规定期限内归还.如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。
(二）销毁
１、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的《档案销毁清单》,报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。
《档案销毁清单》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间。
２、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
《档案销毁清单》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项;正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者.应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三)移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交.《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
２、移交前,按照清册清点；移交后,在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四)保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。
任何无关人员未经许可不得入内.
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动，准确,迅速地为利用者提供档案资料.
3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
（一)在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
附
办公室档案管理职责
１、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架,保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。
纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。
4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理,编制，以便查找。